淺析如何做好學(xué)校檔案的收集與整理工作

張彩虹

【摘要】學(xué)校檔案是學(xué)校的重點工作類型之一，它不僅為學(xué)校建立了豐富的資源庫，還為學(xué)校的實驗、科研、重大決策、人才的流動等方面發(fā)揮了重要作用，為此對于學(xué)校檔案工作的研究就顯得尤為重要，本文就如何做好學(xué)校檔案的收集與整理工作進行分析。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校檔案；收集與整理；策略

學(xué)校檔案，簡單地說就是在學(xué)校綜合管理工作中，各項活動如招生、管理、教學(xué)、科研等活動的歷史記錄，對于學(xué)校的管理工作、學(xué)生的生活以及社會的發(fā)展都具有一定的研究意義和價值。根據(jù)檔案的載體來分，學(xué)校檔案大體分為文本檔案和電子檔案，其形式涵蓋多個方面，包括視頻、音頻、圖表、圖像、文字等。學(xué)校檔案的日常工作由收集和整理兩部分組成，它是學(xué)校工作的有機組成部分，對檔案工作進行研究和分析，有助于提高工作效率，促進學(xué)校的發(fā)展。

一、學(xué)校檔案的收集和整理工作

（一）學(xué)校檔案的收集。學(xué)校檔案的收集是一項復(fù)雜的工作，它涉及學(xué)校的多個部門、多種工作人員，既包含教職人員，又涵蓋行政和后勤人員等，檔案收集需要由專人負責(zé)，協(xié)調(diào)檔案室與不同部門之間的關(guān)系，盡可能按照學(xué)校規(guī)定，將學(xué)校各部門的檔案搜集完整，分類歸檔。為了更好地將檔案分類整理，檔案室要陳列整齊，編排有序，便于及時搜索收集到的各類檔案資源，同時還應(yīng)該注意通風(fēng)、避免過度干燥出現(xiàn)火災(zāi)隱患，同樣也要避免過度潮濕，損壞檔案。要建立嚴格的歸檔制度，在搜集檔案時要認真對檔案內(nèi)容進行審核，確保檔案完整、系統(tǒng)、清晰、準確，按照檔案編排順序，對檔案分類編排后陳列在檔案室的相應(yīng)位置。

（二）整理。檔案整理工作是檔案實體整理和檔案內(nèi)容整理的統(tǒng)稱，是檔案管理的一項重要內(nèi)容。具體來說，檔案的內(nèi)容整理主要是鑒別檔案的真?zhèn)魏涂陀^性，確定其是否按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定符合收藏價值的標(biāo)準；檔案的實體內(nèi)容整理就是對各類實體檔案的分類與規(guī)整。整理工作是檔案工作的核心環(huán)節(jié)，它直接關(guān)系到檔案的利用，高質(zhì)量的檔案管理可以提高檔案利用的效率，降低檔案查詢的成本，可以在短時間內(nèi)完成檔案的借閱與歸還活動。在檔案的整理工作中，工作人員要保持耐心、細致的工作態(tài)度，對于一些零散的檔案內(nèi)容，按照相似性將其進行主題分類，并統(tǒng)一設(shè)置為同一個卷宗，在卷宗標(biāo)明其中存放的檔案名類。檔案管理人員盡可能把檔案管理工作做的更加細致和詳細，比如對于學(xué)生檔案的管理，對于每一名入校的學(xué)生，在入校的第一天開始就建立學(xué)生的學(xué)籍檔案，詳細記錄學(xué)生在每一年的學(xué)習(xí)成績、品行表現(xiàn)等，一直持續(xù)到學(xué)生畢業(yè)。

二、加強學(xué)校檔案收集與整理工作的有效措施

（一）加強宣傳，提升學(xué)校師生的檔案意識。在學(xué)校方面，應(yīng)當(dāng)加強宣傳力度，促使內(nèi)部檔案管理工作人員的責(zé)任意識得到充分培養(yǎng)，加強檔案管理工作人員的責(zé)任感，從而保證檔案收集、整理工作的水平和質(zhì)量。檔案管理工作的有效推進離不開學(xué)校師生的理解和支持，所以學(xué)校要主動對檔案管理工作進行宣傳，在全校范圍傳遞檔案對于師生而言的重要性，對于學(xué)校發(fā)展的作用，幫助學(xué)校師生樹立檔案意識，全面支持學(xué)校的檔案工作。

（二）建立健全學(xué)校檔案管理制度。完善的檔案管理制度是確保檔案工作高效開展的制度保障，為此學(xué)校要建立學(xué)校檔案管理制度，在管理制度內(nèi)，既要涵蓋檔案的流通運用制度，還要包括檔案管理人員的責(zé)任制度，圍繞檔案和管理人員兩個重要因素，制定配套的管理制度，以此來確保學(xué)校檔案管理活動有章可循。檔案管理制度要隨著時代的發(fā)展做出相應(yīng)的改進，通過不斷的改進來適應(yīng)時代的發(fā)展和社會的需求。

（三）借助信息技術(shù)來提高檔案管理的效率。信息技術(shù)的發(fā)展為學(xué)校的檔案工作帶來極大的便利性，學(xué)校檔案管理工作要充分借助信息技術(shù)來提高檔案管理的效率。在檔案管理中，不僅要做好紙質(zhì)檔案的管理與搜集工作，還要做好電子檔案的歸納與整理工作，將紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理信息全部錄入到學(xué)校內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)之內(nèi)，當(dāng)需要查閱相關(guān)檔案時，通過在檔案管理軟件內(nèi)輸入關(guān)鍵詞就可以查找到需要的檔案，極大提高了檔案管理的效率。

（四）加強檔案管理人才隊伍的建設(shè)。盡管信息技術(shù)高度發(fā)達，檔案借閱者可以通過學(xué)校內(nèi)部的軟件系統(tǒng)就可以直接查閱到相關(guān)的檔案內(nèi)容，但是檔案工作歸根到底來看，還是需要工作人員來具體執(zhí)行，他們對于學(xué)校檔案管理工作發(fā)揮著極大的作用，為此加強檔案管理人才隊伍的建設(shè)具有重要意義。學(xué)校要定期組織檔案管理人員去其他學(xué)校進行交流，與其他學(xué)校交流檔案管理經(jīng)驗，在交流中發(fā)現(xiàn)可以借鑒的檔案管理辦法；學(xué)校可以組織檔案管理的專家和學(xué)者，到學(xué)校開展專題講座，就學(xué)校檔案的收集與整理活動進行詳細的闡述，幫助學(xué)校檔案管理人員了解世界上其他國家的檔案管理先進方法，拓展視野，開拓思維，提高檔案管理水平。為了進一步加強學(xué)校檔案管理人才隊伍的建設(shè)，學(xué)校要對現(xiàn)有檔案管理人員建立嚴格的考核標(biāo)準，對于全面檔案工作零差錯的、在檔案管理中有突出貢獻的、在檔案管理工作中有所創(chuàng)新的檔案管理人員進行實質(zhì)性的獎勵，激發(fā)檔案管理人員的熱情，提高工作的效率。

三、總結(jié)

學(xué)校檔案管理的收集與整理工作與學(xué)校的發(fā)展緊密相關(guān)，學(xué)校檔案在學(xué)校的人才交流、科研、大型活動策劃、作出重大決策等方面提供了可靠性強、客觀性高的真實素材與案例，具有較強的可操作性，所以學(xué)校檔案管理人員要認真研究管理策略，全面提高學(xué)校檔案管理水平。

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