石油企業(yè)檔案管理中存在的問題及解決措施

韓瀅

【摘要】在石油企業(yè)管理中，必須要加強對檔案的管理，才能為石油的發(fā)展歷程提供證明，還可以方便管理者對企業(yè)的歷史、經(jīng)濟等方面的了解，便于進行深層次的管理。本文分析了石油企業(yè)檔案管理存在的問題，并且提出了相應(yīng)的解決措施，希望能對相關(guān)從業(yè)者提供幫助。

【關(guān)鍵詞】石油企業(yè)；檔案管理；問題

不論是哪個企業(yè)都需要規(guī)范化的管理，才能保證企業(yè)的正常運行。同樣，在石油企業(yè)檔案管理當中尤其要注意。作為企業(yè)歷史的見證，檔案管理的重要性應(yīng)該受到重視。為了提高企業(yè)健康運行，促進企業(yè)管理的發(fā)展，需要對檔案管理進行充分的認識。

一、石油企業(yè)檔案管理存在的問題

（一）企業(yè)的重視程度不夠。在石油企業(yè)中，有不少領(lǐng)導(dǎo)無法正確認識檔案管理工作對于企業(yè)的重要性，甚至有部分領(lǐng)導(dǎo)完全忽視了檔案管理這份工作。有些檔案管理工作人員認為這個工作只是收集每年的企業(yè)資料，其他的不管不顧。有些人員則是覺得檔案管理是一份需要投入大量人員、資金的工作，無法給企業(yè)帶來經(jīng)濟效益，反倒是加劇了企業(yè)開支。此外，部分工作人員沒有清楚明白檔案和業(yè)務(wù)之間的聯(lián)系，導(dǎo)致兩者出現(xiàn)了分裂。對于檔案信息安全也沒有充分的認知，比如，在石油企業(yè)檔案管理部門剛開始建立的時候，缺少了檔案的保密意識，忽視了對檔案的管理和檢查，有些工作人員甚至是對于借閱記錄持有不重要的心態(tài)，檔案借出之后沒有及時歸還，這些都不利于檔案的安全性。還有，目前不少企業(yè)的檔案管理工作完全占據(jù)了被動，沒有真正主動去進行檔案管理，單純?yōu)榱藨?yīng)付上級的考察。

（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。首先，當前處于信息時代，數(shù)據(jù)資料每時每刻都在增加。但是在這個時代中，企業(yè)的檔案管理人員無法做到正確的處理，甚至不少企業(yè)缺少具備高層次技術(shù)的人才，對于計算機技術(shù)和檔案管理工作無法做到深層次的掌握。其次，在不少企業(yè)的管理方式中，存在各種不足的情況。比如，現(xiàn)在有些企業(yè)雖然引進了數(shù)據(jù)化管理，但是還存在手工管理的模式，也沒有專業(yè)的人才將現(xiàn)代化技術(shù)的作用充分發(fā)揮出來，導(dǎo)致電子化檔案的處理很慢。

（三）檔案管理不夠標準和規(guī)范。在石油企業(yè)中，只有做到檔案管理的制度化和規(guī)范化，才能夠更好地實現(xiàn)電子化檔案管理。但是因為受到傳統(tǒng)的觀念影響，不少石油企業(yè)的檔案存在案卷、檔案號等無法統(tǒng)一的狀況，給電子化檔案帶來了很大的影響。甚至出現(xiàn)了管理混亂的問題，阻礙了企業(yè)檔案管理的進步。

二、加強對石油企業(yè)檔案管理工作的措施

（一）提高對檔案管理工作的認識。想要從根本上加強對檔案管理的工作，需要提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對檔案的重視程度。只有領(lǐng)導(dǎo)層次明確檔案管理對于企業(yè)的作用，并且制定相應(yīng)的制度，列入企業(yè)的綱領(lǐng)當中，促進檔案管理工作的展開。并且對專業(yè)人員、資金技術(shù)進行補貼，滿足工作人員的需求，才能夠提高檔案管理的完成度。

（二）提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員是管理工作的忠實執(zhí)行者，想要促進檔案管理的進步，需要做到以下幾點：首先，在企業(yè)進行招聘的時候，選擇專業(yè)性、技術(shù)性較高的人才，自身綜合素質(zhì)較強、熱愛檔案管理工作的人更是優(yōu)先考慮。只有有了充足的工作人員，才能夠保證檔案管理工作的正常進行。其次，對于檔案管理工作者自身的素質(zhì)需要進一步加強，實現(xiàn)工作人員的再教育。尤其是在當前經(jīng)濟、技術(shù)高速發(fā)展的時代，對于檔案管理人員有著更高的要求，需要他們緊隨時代步伐，提升自身能力。在企業(yè)方面，進行定期培訓(xùn)，通過企業(yè)檔案基礎(chǔ)知識和業(yè)務(wù)方面提高工作人員的能力，幫助他們熟練工作流程，提高對企業(yè)的認可。同時，還能夠提高工作人員對計算機技術(shù)的了解，促進企業(yè)檔案朝著電子化方向發(fā)展。

（三）實現(xiàn)規(guī)范化和標準化的管理。對檔案材料的收集和歸檔，應(yīng)該做到規(guī)范化有效性，這樣才能夠提高檔案管理的基礎(chǔ)水平。所以，企業(yè)需要制定相關(guān)的規(guī)章制度，對檔案收集進行嚴格規(guī)定，做到檔案材料收集的完整性、及時性。還可以創(chuàng)新收集的方法，比如說對某個資料進行重點收集等。工作人員還要重視時間的變化，對于不同種類型、不同時間的檔案進行劃分，確保檔案不會出現(xiàn)重復(fù)、延遲、丟失的問題。此外，對于借閱問題應(yīng)該高度重視起來，需要建立借閱的保障制度，確保檔案借出是通過正規(guī)渠道，保證檔案的安全性。對工作人員需要獎罰分明，按照規(guī)定，若是出現(xiàn)檔案丟失的狀況，應(yīng)該加大對失職者的處罰。

三、結(jié)語

總而言之，檔案管理在石油企業(yè)管理當中有著重要的作用，能夠幫助企業(yè)更好地發(fā)展。但是現(xiàn)在檔案管理存在不少的問題，這就需要企業(yè)制定相關(guān)制度，加強對檔案的管理，同時，還要定期培訓(xùn)管理人員，提升他們的綜合能力。只有如此，才能幫助企業(yè)更好地發(fā)展。

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