海洋科技檔案管理與未來(lái)發(fā)展方向

朱丹華

【摘要】海洋科技檔案工作在海洋行政科研管理工作中屬于非常關(guān)鍵的內(nèi)容，也是優(yōu)化海洋科研工作質(zhì)量和工作效率的核心保障之一。要維護(hù)海洋科技研究的歷史，就必須要做好此項(xiàng)工作。本文從當(dāng)下海洋科技檔案工作中存在的不足出發(fā)，簡(jiǎn)要提出了解決辦法和未來(lái)發(fā)展方向。

【關(guān)鍵詞】海洋科技；檔案管理；發(fā)展方向

對(duì)于海洋行政管理部門(mén)而言，海洋科技檔案管理工作是十分重要的，其能夠提升海洋科研的工作質(zhì)效，并促進(jìn)海洋科研工作的和諧、穩(wěn)定發(fā)展。當(dāng)下，必須要對(duì)海洋科技檔案工作進(jìn)行合理地規(guī)范，以此提升海洋行政管理單位的海洋科研工作水平。就當(dāng)前的情況看，海洋科技檔案工作還存在一些問(wèn)題，必須要采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M(jìn)行處理。

一、海洋科技檔案工作的重要意義

所謂海洋科技檔案，指的是海洋行政主管部門(mén)的檔案館（室、中心）對(duì)海洋科技檔案實(shí)體和檔案信息實(shí)施科學(xué)管理，并為不同的工作研發(fā)提供有效的服務(wù)。在實(shí)踐中，海洋科技檔案的收集、整理、保管，或者是鑒定、統(tǒng)計(jì)、提供利用等，都需要相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行監(jiān)管和指導(dǎo)。海洋科技檔案工作的意義，是為了記錄海洋科技研究當(dāng)下的狀態(tài)，并且對(duì)過(guò)去工作的真實(shí)記錄和歷史發(fā)展情況進(jìn)行客觀反映。優(yōu)秀的海洋科技檔案工作讓想了解海洋科技?xì)v史業(yè)績(jī)的人有記錄可查，同時(shí)也為海洋科研未來(lái)的工作方向奠定決策依據(jù)，具有非凡的意義。

二、當(dāng)前海洋科技檔案管理存在的問(wèn)題

（一）海洋科技檔案重視程度不高。目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)不少的海洋科技檔案人員不是正式編制內(nèi)員工，人員流動(dòng)性大，福利低，人浮于事，部分具體檔案工作標(biāo)準(zhǔn)都無(wú)法真正落到實(shí)處。其次，從事海洋科技檔案工作的人員大多思想上并未意識(shí)到自己工作的重要性，在整理收集資料的過(guò)程中缺乏一定的專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)。再者，因?yàn)榇蟛糠中姓芾聿块T(mén)存在“重業(yè)務(wù)輕檔案”的普遍性現(xiàn)象，不少基層海洋科技檔案管理部門(mén)存在聘請(qǐng)不專(zhuān)業(yè)人士來(lái)管理檔案的情況，海洋科技檔案的工作質(zhì)量得不到保證。環(huán)環(huán)相扣，最終導(dǎo)致了個(gè)別海洋科技檔案管理工作難以取得扎實(shí)成效，對(duì)當(dāng)下海洋科研的要素性、基礎(chǔ)性保障作用呈現(xiàn)不足的情況。

（二）海洋科技檔案流程不規(guī)范。完善的海洋科技檔案流程關(guān)系到檔案的完整性與保密性。目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)還未對(duì)海洋科技檔案的管理制定足夠細(xì)化的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，比如，對(duì)海洋科研檔案工作應(yīng)當(dāng)開(kāi)展二級(jí)管理。所謂一級(jí)管理工作，就是由綜合管理部門(mén)來(lái)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃管理，而二級(jí)管理則指的是不同部門(mén)對(duì)海洋科技檔案資料實(shí)施管理。但針對(duì)眼下的情況而言，海洋科技檔案工作的環(huán)節(jié)分配不夠明晰，不論是海洋科技檔案資料檢定、整理或是保管、檢索等，一系列程序都欠缺一個(gè)從上而下的規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)流程，缺少上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)的監(jiān)管，在程序上也缺乏復(fù)核流程。

（三）對(duì)信息化手段的運(yùn)用不足。隨著整個(gè)社會(huì)步入了信息時(shí)代，海洋科技檔案工作也同樣要求手段日新月異，理念跟上時(shí)代。但是，就目前看，我國(guó)海洋科技檔案管理行業(yè)內(nèi)采用高科技的手段來(lái)對(duì)海洋科技檔案進(jìn)行管理的現(xiàn)象還十分罕見(jiàn)。不少海洋科技檔案還是在沿用人工歸檔的形式，這樣一來(lái)，海洋科技檔案有效利用性就得到制約。同時(shí)，過(guò)度依靠人工進(jìn)行的海洋科技檔案管理，也影響了日后查找資料和提取海洋科技檔案的速度和效率。信息化時(shí)代，效率是海洋科研事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，也是核心競(jìng)爭(zhēng)力，海洋科技檔案管理的大規(guī)模信息化運(yùn)用勢(shì)在必行。

三、海洋科技檔案的未來(lái)發(fā)展方向

（一）采用前沿科學(xué)技術(shù)。首先，就設(shè)備的角度來(lái)看，要規(guī)范采購(gòu)現(xiàn)代化設(shè)備，讓海洋科技檔案部門(mén)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的全方位覆蓋。當(dāng)前社會(huì)已然步入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，計(jì)算功能超強(qiáng)的電腦提供了十分強(qiáng)大的工具。運(yùn)用計(jì)算機(jī)海洋科技檔案系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)多種功能，比如檔案自動(dòng)編目和檢索、自動(dòng)存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、自動(dòng)標(biāo)引、文檔一體化管理工作等。其次，為了方便抓取和追蹤核心信息，要在海洋科技檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)格的數(shù)據(jù)錄入和提取制度。與此同時(shí)，也要考慮到電腦推陳出新的問(wèn)題。如今的電腦，壽命維持5年已經(jīng)算是長(zhǎng)壽，設(shè)備的老化必定會(huì)影響數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，因此海洋科技檔案管理機(jī)構(gòu)建立自己的數(shù)據(jù)庫(kù)也非常有必要。電腦只是前端設(shè)備，像遙控器一樣控制著海洋科技檔案的存儲(chǔ)和提取，而真正存儲(chǔ)海洋科技檔案的地方就是數(shù)據(jù)庫(kù)，因此這是最為關(guān)鍵的一個(gè)部分。

（二）規(guī)范海洋科技檔案管理流程。首先，要制定嚴(yán)格的保密措施，特別是對(duì)重要的海洋科技電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性，也要保證檔案的保密性。因?yàn)橹挥凶龅搅吮Ｃ苄?，才能保證海洋科技工程人員和技術(shù)人員的科研成果和工作成績(jī)不被人盜取，也才能保證國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)。其次，海洋科技檔案人員在錄入檔案，對(duì)海洋科技檔案編號(hào)、存儲(chǔ)、提取等等工作當(dāng)中，要注意檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量檔案人員工作效率和專(zhuān)業(yè)度高低的尺度。只有當(dāng)海洋科技檔案人員嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，才能保證檔案存儲(chǔ)工作的質(zhì)量，同時(shí)也會(huì)提高檔案工作的效率，加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的配合和默契程度。否則的話，檔案部門(mén)內(nèi)部混亂，檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。

（三）提高海洋科技檔案人才隊(duì)伍的綜合能力。首先，要從思想上重視海洋科技檔案工作。要實(shí)現(xiàn)海洋科技檔案的有效管理，并不是存儲(chǔ)好相關(guān)的資料就可以了，而是要從多個(gè)層面來(lái)開(kāi)展工作。例如對(duì)資料進(jìn)行檢閱、整合、總結(jié)等，這些都要依賴(lài)海洋科技檔案工作才能體現(xiàn)出其效用。其次，要提升海洋科技檔案管理工作人員的操作技能。相關(guān)人員要不斷提高自己的信息化意識(shí)，構(gòu)建起復(fù)合型的管理團(tuán)隊(duì)。在當(dāng)前時(shí)代背景下，海洋科技檔案管理應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全運(yùn)用等，而以上這些都需要采用有一定專(zhuān)業(yè)實(shí)操技能的人才可實(shí)施。所以，作為新時(shí)代的海洋科技檔案人員，不單單是要掌握海洋科技電子文件的特征和海洋科技檔案的科學(xué)管理流程，同時(shí)也要確保自己掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。只有做到這些，才能保障海洋科技檔案的安全性。要借鑒國(guó)外的豐富經(jīng)驗(yàn)，提高管理水平。最后，海洋科技檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)樹(shù)立學(xué)習(xí)意識(shí)。工作效率的提高和從業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)技能密不可分，海洋科技檔案管理人員把握好學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，在此基礎(chǔ)上不斷更新專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和水準(zhǔn)。要注重培養(yǎng)海洋科技檔案人員的觀察能力、分析、綜合能力；提高海洋科技檔案管理人員調(diào)查研究能力和組織協(xié)調(diào)能力。盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)海洋科技檔案模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，為我國(guó)的海洋科技事業(yè)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

四、結(jié)束語(yǔ)

就上述分析可以看出，我國(guó)的海洋科技檔案管理工作還存在一些亟須提升和完善的空間。在國(guó)家層面，應(yīng)加強(qiáng)海洋科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的制定和建設(shè)；在基層層面，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)日常海洋科技檔案工作的日常管理和規(guī)范。海洋科技檔案管理工作人員，要緊跟時(shí)代節(jié)奏，與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)、掌握、把握好新的技術(shù)和管理方法，在不斷強(qiáng)化自身素質(zhì)和意識(shí)的同時(shí)，推動(dòng)海洋科技檔案工作逐步發(fā)展。

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