淺析檔案管理中的電子檔案管理

張寧

【摘要】隨著檔案管理水平的快速發(fā)展，對(duì)于檔案管理的方式也發(fā)生了翻天覆地的變化?，F(xiàn)代檔案管理對(duì)于電子檔案的管理和要求也隨之提高。筆者針對(duì)目前電子檔案管理技術(shù)存在的問(wèn)題進(jìn)行全面分析，并且提出了針對(duì)性的解決對(duì)策，促進(jìn)檔案管理水平的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；電子檔案；解決對(duì)策

電子檔案就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息的存儲(chǔ)方式，相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，電子檔案的優(yōu)勢(shì)非常明顯：一方面，電子檔案的存儲(chǔ)與保存都是在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)或者移動(dòng)硬盤(pán)當(dāng)中，不僅存儲(chǔ)空間巨大，而且查閱檔案的操作非常簡(jiǎn)單，而且計(jì)算機(jī)硬盤(pán)或者移動(dòng)硬盤(pán)體積小、易攜帶，能夠隨時(shí)隨地進(jìn)行查閱。另一方面，電子檔案在信息處理的速度上要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，因?yàn)殡娮訖n案可以快速進(jìn)行提存和轉(zhuǎn)檔，并且能夠針對(duì)同類(lèi)信息進(jìn)行有效分類(lèi)歸納；但是紙質(zhì)檔案必須通過(guò)人工的方式進(jìn)行解決，所以電子檔案在檔案管理之中的應(yīng)用效率非常高。

一、電子檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

電子檔案伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生，對(duì)于檔案管理水平的提高有著非常積極的作用。從目前來(lái)看，無(wú)論是國(guó)有企業(yè)還是私有企業(yè)，無(wú)論是組織機(jī)構(gòu)還是個(gè)人，對(duì)于電子檔案的建設(shè)都很普遍，并且在各行各業(yè)中發(fā)揮了非常重要的作用。在這種情況下，電子檔案作為新生事物，必然會(huì)存在許多方面的問(wèn)題與不足，并且可能會(huì)對(duì)檔案管理造成負(fù)面影響，必須針對(duì)這些問(wèn)題加以解決。

（一）電子檔案管理存在安全隱患。由于電子檔案存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)或者移動(dòng)硬盤(pán)之中，所以在很大程度上面臨著信息技術(shù)安全的問(wèn)題。首先，目前很多電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)不足，并且針對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化處理的過(guò)程中，如果出現(xiàn)斷電、死機(jī)、系統(tǒng)崩潰等問(wèn)題容易造成數(shù)據(jù)丟失。另外，由于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中存在很多木馬病毒等，如果一旦不慎下載安裝了木馬病毒程序，會(huì)加重電子信息檔案泄露的風(fēng)險(xiǎn)，如果這些信息被不法分子入侵、竊取或者篡改電子信息，那么整個(gè)檔案管理工作都會(huì)陷入癱瘓。例如，最近發(fā)生的勒索病毒入侵事件，給很多醫(yī)院、學(xué)校、事業(yè)單位的電子信息檔案造成了嚴(yán)重的破壞與威脅，造成了巨大的經(jīng)濟(jì)損失。由此可見(jiàn)，電子檔案安全問(wèn)題危機(jī)四伏，并且很容易在今后發(fā)生大規(guī)模病毒爆發(fā)事件。

（二）電子檔案管理存在的問(wèn)題。很多電子檔案管理的過(guò)程中缺乏一定的管理監(jiān)管制度，尤其是對(duì)于存儲(chǔ)在移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)中的電子信息檔案的管理不夠嚴(yán)格，缺乏備案登記制度，對(duì)于移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)的保存也沒(méi)有嚴(yán)格的規(guī)范管理體系，檔案保密等級(jí)缺乏明確的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，所有的檔案都按照同樣的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，極大增加了檔案泄密的風(fēng)險(xiǎn)。整個(gè)電子檔案管理系統(tǒng)中存在安全漏洞，隨時(shí)可能出現(xiàn)問(wèn)題。

（三）電子檔案管理人員水平不足。由于電子檔案管理人員大多數(shù)為兼職人員，缺乏專(zhuān)業(yè)技術(shù)和職業(yè)道德素養(yǎng)，所以在電子檔案管理的過(guò)程中無(wú)法利用專(zhuān)業(yè)知識(shí)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行歸納與整理。而且，由于檔案管理人員缺乏審核制度和管理措施，很容易造成檔案管理人員整體水平不高。另外，電子檔案管理人員流動(dòng)頻繁，檔案管理交接工作缺乏有效溝通，對(duì)于檔案管理難免存在疏忽。

二、提高電子檔案管理質(zhì)量的有效措施

（一）加強(qiáng)電子信息檔案安全管理系統(tǒng)。首先要建立電子信息檔案管理保障機(jī)制，嚴(yán)格按照管理規(guī)范進(jìn)行管理和操作。其次要完善電子信息檔案管理系統(tǒng)的軟件和硬件設(shè)施，采用訪客權(quán)限來(lái)保障電子檔案的管理和操作。及時(shí)更新防火墻，提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)于病毒的抵御能力，檢查系統(tǒng)安全漏洞，保證電子檔案信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)安全管理。

（二）完善電子檔案管理機(jī)制。只有加強(qiáng)電子信息檔案管理工作的保障制度建設(shè)，才能積極提高管理效果。首先，一定要建立完善的電子檔案管理工作制度管理體系，加強(qiáng)電子檔案管理工作的規(guī)范性，做到電子檔案管理工作貫徹落實(shí)有制度保障。其次，要統(tǒng)籌兼顧電子檔案管理工作管理體系，加強(qiáng)各部門(mén)之間協(xié)調(diào)和密切配合，形成全面、立體的電子檔案管理工作管理戰(zhàn)線，做到發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題，爭(zhēng)取在出現(xiàn)問(wèn)題之前就全面解決。同時(shí)要簡(jiǎn)化管理流程，提高電子檔案管理工作管理的工作效率，更好地確立電子檔案管理工作的地位，保證電子檔案管理工作的順利開(kāi)展。

（三）提高電子檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。首先要重視電子檔案管理的重要性，積極轉(zhuǎn)變思想觀念，明確電子檔案的地位，對(duì)于電子檔案管理工作的順利開(kāi)展，必須要設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)的資金用于引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備和先進(jìn)人才。加大對(duì)于電子檔案管理工作的財(cái)政補(bǔ)貼，幫助電子檔案管理工作更新技術(shù)和設(shè)備，提高電子檔案管理質(zhì)量。電子檔案管理工作的主要目的就是在日常管理的過(guò)程中及早發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，而不是在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題之后去解決。

三、結(jié)論

本文針對(duì)電子檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，從而有效地增強(qiáng)電子檔案管理的安全保障，促進(jìn)電子檔案管理技術(shù)安全的提升，更好地提高檔案管理的整體水平，為建立安全、便捷、高效的電子檔案管理系統(tǒng)提供一定的參考。

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