推進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理改革探究

崔愛君

【摘要】科學(xué)高效的檔案管理為行政事業(yè)單位有序開展各項(xiàng)工作提供了保障，所以在新時(shí)代推進(jìn)檔案管理改革是行政事業(yè)單位的重要工作內(nèi)容。下面就從行政事業(yè)單位檔案管理的意義著手，探究推進(jìn)其改革的若干策略，對(duì)行政事業(yè)單位提高檔案管理效果有一定的參考作用。

【關(guān)鍵詞】行政事業(yè)單位；檔案管理；改革；推進(jìn)策略

隨著社會(huì)的高速發(fā)展，人們不斷加深對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，檔案不僅被大眾所用，其潛在的有效性與真實(shí)性等也逐漸得到重視。而作為國(guó)家檔案管理的內(nèi)容之一，行政事業(yè)單位的檔案是其規(guī)范化、科學(xué)化管理的真實(shí)記錄，推進(jìn)檔案管理改革勢(shì)在必行。

一、行政事業(yè)單位檔案管理的意義

對(duì)于國(guó)家機(jī)構(gòu)而言，行政事業(yè)單位是其重要組成部分，它的健康可持續(xù)發(fā)展對(duì)維持國(guó)家正常有序運(yùn)轉(zhuǎn)有重要意義，而這離不開檔案管理的支持。檔案記載著行政事業(yè)單位的重要業(yè)務(wù)信息和內(nèi)部文檔信息，是全部信息的匯聚地，職工要想做好本職工作，發(fā)揮單位職能，就離不開檔案的幫助，尤其是在工作中遭遇突發(fā)性問題或難以處理的業(yè)務(wù)時(shí)，就可借鑒檔案資料汲取前人的處理方法與經(jīng)驗(yàn)，更好地解決問題。因此，行政事業(yè)單位檔案管理至關(guān)重要。

二、推進(jìn)檔案管理改革的策略建議

（一）完善檔案管理制度，關(guān)注制度執(zhí)行。無(wú)規(guī)矩不成方圓，完善檔案管理制度是行政事業(yè)單位檔案信息有序的保證。一是行政事業(yè)單位要基于自身實(shí)際情況以及檔案管理的特殊性，建立科學(xué)合理的檔案管理制度。二是保證檔案管理制度的簡(jiǎn)明與實(shí)用，提高其可操作性，以便用制度有效約束、規(guī)范檔案管理工作。三是檔案管理制度不僅要約束檔案人員，還要約束單位領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案管理具有獨(dú)立性特點(diǎn)，不會(huì)因個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)原因發(fā)生檔案管理不合規(guī)定的問題。四是在完善檔案管理制度時(shí)要保證獎(jiǎng)懲分明，及時(shí)獎(jiǎng)勵(lì)嚴(yán)格管理行政事業(yè)單位檔案信息的人員，激勵(lì)他們更好地工作，同時(shí)處罰非法操作檔案信息的人員，杜絕他們惡意篡改信息，保證行政事業(yè)單位有序開展檔案管理工作。當(dāng)然，建立制度的最終目的是執(zhí)行，規(guī)范檔案管理工作，所以行政事業(yè)單位在檔案管理改革中不但要建立完善的制度，還要重視在管理過程中有效執(zhí)行相關(guān)制度，由單位領(lǐng)導(dǎo)充分關(guān)注制度的執(zhí)行情況，在實(shí)踐環(huán)節(jié)持續(xù)完善檔案管理制度，促使檔案管理制度不斷趨于合理化、規(guī)范化，從而最大限度調(diào)動(dòng)檔案人員的主動(dòng)性與積極性，確保他們認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度，深化檔案管理改革。

（二）實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理，優(yōu)化檔案工作。在當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，各種先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)施設(shè)備在檔案管理領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，優(yōu)化檔案工作，行政事業(yè)單位也不例外。一是行政事業(yè)單位要利用多種介質(zhì)做好檔案存儲(chǔ)工作，基于現(xiàn)代化技術(shù)，利用加密U盤、光盤等移動(dòng)介質(zhì)存儲(chǔ)檔案，同時(shí)建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高行政事業(yè)單位檔案的管理與利用效率。行政事業(yè)單位還應(yīng)做好檔案數(shù)據(jù)信息的容災(zāi)備份工作，尤其是異地存儲(chǔ)備份，避免因數(shù)據(jù)系統(tǒng)崩潰而遺失檔案數(shù)據(jù)。二是行政事業(yè)單位要提高檔案人員的現(xiàn)代化專業(yè)素質(zhì)，中國(guó)已經(jīng)正式進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，國(guó)務(wù)院在2015年7月4日印發(fā)的《國(guó)務(wù)院關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)的指導(dǎo)意見》標(biāo)志著國(guó)家全面推行“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，所以行政事業(yè)單位檔案管理也迎來新要求，要求檔案人員務(wù)必要立足工作實(shí)際，在操作中積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化技術(shù)，掌握計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)等在檔案管理中的應(yīng)用，提高專業(yè)技能與綜合素養(yǎng)。三是基于現(xiàn)有電子政務(wù)外網(wǎng)建設(shè)行政事業(yè)單位檔案資源管理平臺(tái)，同時(shí)建立檔案管理分級(jí)制度，保證在可控范圍里共享檔案信息。行政事業(yè)單位應(yīng)建立辦公平臺(tái)，涵蓋檔案管理模塊，形成文書檔案模塊、人事檔案模塊等，從而采集并保管整個(gè)系統(tǒng)的電子檔案信息，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)促進(jìn)檔案管理的互聯(lián)互通。

（三）加強(qiáng)檔案保密工作，保證檔案安全。檔案保密工作關(guān)系到行政事業(yè)單位乃至國(guó)家的安全和利益。檔案管理庫(kù)房安全與否是行政事業(yè)單位檔案保密的一個(gè)重點(diǎn)，不宜在日常辦公、人員流動(dòng)大等區(qū)域設(shè)置庫(kù)房，應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家規(guī)定興建，并進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控，對(duì)進(jìn)出人員實(shí)施嚴(yán)格的控制，同時(shí)加強(qiáng)安保警衛(wèi)，加固庫(kù)房出入口以及天花板、窗戶等，嚴(yán)格驗(yàn)證進(jìn)出人員的身份，只有專門管理檔案的人員才能進(jìn)入庫(kù)房，為他們配備難以被盜用、被復(fù)制的進(jìn)出證明，設(shè)立多重關(guān)卡，做到對(duì)檔案的保密。有關(guān)檔案的保密期限和保管期限，也需要行政事業(yè)單位做好區(qū)分，明確劃分的原則和保管，正確鑒別檔案的歷史作用與現(xiàn)實(shí)作用，清楚哪些檔案是處于國(guó)家保密期的資料，即檔案內(nèi)容當(dāng)中涉及到國(guó)家的秘密事項(xiàng)，資料受到國(guó)家法律法規(guī)的保護(hù)，有法律效力的時(shí)限就是保密期限，一旦將保密檔案泄露出去，將會(huì)使社會(huì)乃至國(guó)家的團(tuán)結(jié)安定遭受不可預(yù)估的損失。所以檔案人員必須清晰認(rèn)識(shí)這一點(diǎn)，明白涉密檔案在國(guó)家保密期限里被泄露的嚴(yán)重后果，在行政事業(yè)單位檔案管理中忠于職守，行政事業(yè)單位也要詳細(xì)了解檔案人員的背景與平時(shí)的為人、社會(huì)關(guān)系等，保證檔案的安全性。

三、結(jié)語(yǔ)

行政事業(yè)單位在檔案管理中應(yīng)嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》，制定與本單位實(shí)際情況相符的檔案管理制度，并加大執(zhí)行力度，利用先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備等實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，加快行政事業(yè)單位檔案管理信息化進(jìn)程，同時(shí)加強(qiáng)落實(shí)對(duì)檔案的保密工作，優(yōu)化配置檔案管理資源，為行政事業(yè)單位檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

【參考文獻(xiàn)】

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