談高中檔案管理信息化發(fā)展策略

高帥

【摘要】隨著當(dāng)前信息技術(shù)的快速發(fā)展，在高中檔案管理工作中也應(yīng)該借鑒新興技術(shù)，將傳統(tǒng)工作中存在的問題予以改進(jìn)，并且通過實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化等來不斷提升相關(guān)工作的效率。筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)檔案管理工作存在的問題進(jìn)行分析，并對(duì)其信息化發(fā)展道路進(jìn)行闡述，望為相關(guān)工作者的研究提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】高中；檔案管理；信息化；發(fā)展

一、高中檔案管理存在的問題

（一）安全性較差。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要都是通過人力來對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行錄入，并且對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)信息等進(jìn)行分析整理，在這種高強(qiáng)度的工作模式下，很容易出現(xiàn)差錯(cuò)，并且這種模式也會(huì)使得相關(guān)工作存在一定的安全隱患。在工作中會(huì)因?yàn)橄嚓P(guān)操作人員主觀性等原因使得信息輸入錯(cuò)誤，并且由于一些工作開展的過程缺乏規(guī)范性，因此導(dǎo)致校園檔案管理信息化工作無法有序?qū)嵤?/p>

（二）工作量大。高中檔案管理工作，工作量是非常大的，每年都要定期對(duì)需要入檔的材料進(jìn)行收集、分類和整理，尤其是在面對(duì)學(xué)校人事變動(dòng)的過程中，需要進(jìn)行調(diào)檔、查找等諸多繁瑣的工作，并且通過傳統(tǒng)的方式在很大程度上加大檔案管理工作的強(qiáng)度。對(duì)于工作人員的精力來說是一項(xiàng)很大的挑戰(zhàn)。

（三）檔案查找困難。如果使用較為傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)方式，那么在查找相關(guān)資料時(shí)會(huì)非常繁瑣，并且對(duì)檔案進(jìn)行更新和維護(hù)工作也是較為困難的，往往需要花費(fèi)更多的精力與時(shí)間，并且紙質(zhì)檔案會(huì)占據(jù)很大的空間，并且隨著時(shí)間的積累不斷增多，使得高中檔案資源管理工作更加困難。因此當(dāng)下應(yīng)該針對(duì)上述狀況，有效運(yùn)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化，進(jìn)而有效提升工作效率，也能夠解放人力，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有序開展。

二、高中檔案管理信息化發(fā)展策略

（一）改變檔案管理工作的重心。當(dāng)前隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，社會(huì)上很多行業(yè)都通過有效引入相關(guān)技術(shù)來不斷提升工作效率。因此在高中檔案管理工作中，不能僅僅依靠傳統(tǒng)的方式來開展工作，要能夠盡快轉(zhuǎn)移工作重心，將傳統(tǒng)檔案管理工作逐漸轉(zhuǎn)移到檔案信息化建設(shè)中。因?yàn)橥ㄟ^信息化建設(shè)，可以更好地確保在檔案信息等相關(guān)信息方面的準(zhǔn)確性。通過實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化，可以更好地對(duì)其進(jìn)行加工與分享，并且保障檔案管理工作更加科學(xué)、規(guī)范地運(yùn)行。當(dāng)前檔案管理工作人員要能夠意識(shí)到計(jì)算機(jī)對(duì)于檔案管理工作的重要性，有效借助工具來提升工作效率，并且也能夠在很大程度上避免主觀性的錯(cuò)誤。檔案管理人員在翻閱資料時(shí)，也不用使用傳統(tǒng)的方式，只需要在網(wǎng)上對(duì)相關(guān)的資料進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)取，進(jìn)而提升了工作的質(zhì)量與效率，并且更方便對(duì)相關(guān)檔案信息的查閱與更新。

（二）提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。對(duì)于高中檔案管理工作人員來說，其應(yīng)該在新時(shí)期下不斷提升自己的專業(yè)素養(yǎng)，并且有效革新工作理念，而不是使用傳統(tǒng)的模式來開展相關(guān)工作。要能夠用于接受新理念的熏陶。當(dāng)下需要實(shí)現(xiàn)檔案無紙辦公，就需要真正依靠信息化技術(shù)。高中的檔案管理工作要能夠及時(shí)引入信息化技術(shù)，并且引入無紙化辦公理念，響應(yīng)當(dāng)下的環(huán)保理念。對(duì)于管理者來說，應(yīng)當(dāng)在新時(shí)期不斷革新工作理念，并且在工作之余，不斷加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的補(bǔ)充，豐富自己的內(nèi)涵，不斷為校園的檔案管理工作提供更加高效便捷的工作方式，進(jìn)而切實(shí)提升檔案管理的有效性。

（三）加強(qiáng)檔案保密工作。對(duì)于檔案管理工作來說，保密工作是非常重要的內(nèi)容。對(duì)于高中干部人事檔案的管理來說，需要具備足夠的安全性，因?yàn)橄嚓P(guān)資料對(duì)于學(xué)校的職工來說是非常重要的，對(duì)于其工作生涯以及道德品德、工作變動(dòng)等都有著詳細(xì)的記錄，對(duì)于記錄者本身具有非常重要的意義。因此校方要能夠確保檔案管理工作的有效性，確保干部人事檔案信息是真實(shí)可靠的，并且防止相關(guān)工作人員出于私利對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行修改等。因此實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，并且設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，就可以更好地對(duì)人事檔案以及相關(guān)資料進(jìn)行保存，并且網(wǎng)上訪問檔案資源都是有記錄的，對(duì)于檔案出現(xiàn)問題的狀況也能夠追責(zé)到人。校方也應(yīng)該針對(duì)相關(guān)工作設(shè)置更加專業(yè)的管理人員，確保專人負(fù)責(zé)，進(jìn)而在出現(xiàn)問題時(shí)可以迅速問責(zé)。

（四）統(tǒng)一檔案數(shù)字化規(guī)范。在高中檔案資源數(shù)字化的過程中，要確保其流程以及模式的規(guī)范化，能夠針對(duì)相應(yīng)的內(nèi)容建設(shè)數(shù)據(jù)庫服務(wù)，并且按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來開展工作內(nèi)容。確保在檔案信息化建設(shè)中能夠?qū)崿F(xiàn)依據(jù)、程序、管理制度等標(biāo)準(zhǔn)化，并且防止傳統(tǒng)工作中不同部門各自為政的現(xiàn)象出現(xiàn)，有效做好新時(shí)期檔案資源共享工作，進(jìn)而提升相關(guān)管理工作的實(shí)效性。

三、結(jié)束語

在高中檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)其信息化建設(shè)，不僅是為了更好地滿足時(shí)代發(fā)展的需求，也是為了針對(duì)在傳統(tǒng)工作中存在的不足予以應(yīng)對(duì)策略，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、便捷化等。有效運(yùn)用新技術(shù)來提升檔案管理工作的有效性，是對(duì)校職工負(fù)責(zé)的一種表現(xiàn)，當(dāng)前高中應(yīng)該針對(duì)相關(guān)問題不斷探索，并且尋求適合本校檔案管理工作的具體模式。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王英瑋，張秋燕.關(guān)于改革我國人事檔案管理機(jī)制的幾點(diǎn)建議[J].檔案學(xué)通訊，2009（04）.

[2]張建文.從個(gè)人資料保護(hù)看人事檔案法制的重構(gòu)[J].檔案學(xué)研究，2009（03）.

[3]王琴.合并高職院校干部人事檔案管理與利用問題及對(duì)策[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2009（12）.

[4]潘自力.淺談如何做好中學(xué)教學(xué)檔案管理工作[J].蘇鹽科技，2013（03）.