論檔案管理工作的現(xiàn)狀與創(chuàng)新研究

秦偉強(qiáng)

摘 要：檔案是記錄并保留人們生活和工作歷史的一種方式，在人們的生活中扮演著重要角色。不同行業(yè)都會(huì)建立檔案來(lái)記錄一些信息和數(shù)據(jù)，以便今后查閱，因此，檔案管理工作是否得當(dāng)，起到至關(guān)重要的作用。因?yàn)椴煌块T(mén)、不同人員的檔案記錄是不同的，檔案管理者需要分類歸檔整理，這就會(huì)對(duì)檔案管理工作提出更加嚴(yán)格的要求。本文就檔案管理工作概述、檔案管理工作的現(xiàn)狀、檔案管理工作的創(chuàng)新對(duì)策進(jìn)行深度探究分析，從而為各行各業(yè)提高自身的檔案管理水平提供理論依據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)狀；創(chuàng)新；對(duì)策

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，不同行業(yè)都隨之興起，伴隨著越來(lái)越多的業(yè)務(wù)量，就要進(jìn)行整理、記錄和保存，方便今后查閱。因?yàn)樾袠I(yè)的不同，檔案管理工作的要求也不同，我國(guó)目前許多行業(yè)的檔案管理工作都存在或多或少的問(wèn)題，導(dǎo)致后續(xù)的很多工作無(wú)法順利進(jìn)行。因此，各行業(yè)參與檔案管理的工作人員，要慢慢改變目前存在缺陷的現(xiàn)狀，為保證檔案管理安全化和規(guī)范化的同時(shí)，還要積極發(fā)掘并開(kāi)拓檔案管理的各項(xiàng)功能，不斷對(duì)檔案管理工作的觀念、管理、機(jī)制等進(jìn)行創(chuàng)新，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。

一、檔案管理工作概述

檔案管理工作對(duì)于每個(gè)單位來(lái)說(shuō)都具有重要的意義，合理歸檔、開(kāi)發(fā)、管理檔案資源，有利于單位今后的查閱。檔案管理工作具有許多特點(diǎn)，例如：需求多樣性，整理歸檔后的檔案會(huì)被不同使用者查閱，使用者的類型各不相同，對(duì)檔案的要求也就不盡相同，所以檔案管理使用的載體、記錄的內(nèi)容就會(huì)具有多樣性，以滿足不同使用者的多樣性需求。隨著科技的日新月異，信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，推動(dòng)了檔案管理的公開(kāi)化發(fā)展，從而體現(xiàn)出了檔案管理開(kāi)放性的特點(diǎn)。此外，因?yàn)槿耸聶n案管理具有廣泛性，其檔案信息需要面向整個(gè)社會(huì)群體，管理內(nèi)容相對(duì)來(lái)說(shuō)比較復(fù)雜，增加了檔案管理的難度。

二、檔案管理工作的現(xiàn)狀

檔案管理工作涉及的數(shù)據(jù)比較多，內(nèi)容也具有多樣性，所以檔案管理工作在管理時(shí)具有一定的難度。大部分檔案記錄的信息是要手動(dòng)錄入的，這樣工作的效率較低，并且在錄入時(shí)，一旦出現(xiàn)錄入錯(cuò)誤的情況，今后使用者在進(jìn)行查閱時(shí)，就不會(huì)查詢到相關(guān)信息，這樣就造成了資源信息的無(wú)效化利用，除此之外，我國(guó)目前的檔案管理工作還存在一些其他的不足之處，主要有：

（一）檔案管理工作繁瑣復(fù)雜

隨著國(guó)家對(duì)人事的重視，部分單位也開(kāi)始逐漸加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，即便如此，我國(guó)目前的檔案管理工作依舊存在一些并不令人滿意的地方。單位在擴(kuò)展業(yè)務(wù)，壯大規(guī)模的同時(shí)，各個(gè)部門(mén)人數(shù)、項(xiàng)目信息、數(shù)據(jù)等也隨之增加，為了方便今后查閱，就要利用先進(jìn)的技術(shù)方法，將復(fù)雜的檔案進(jìn)行記錄、規(guī)整。大多數(shù)單位依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，表面看似正常，但實(shí)際的工作體系已經(jīng)出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象。

（二）檔案管理工作缺乏完善的機(jī)制

不同于其他工作的性質(zhì)，檔案管理工作具有較高的敏感性，前期工作做不好，會(huì)對(duì)后期構(gòu)成嚴(yán)重威脅。許多單位采用的檔案管理機(jī)制并不完善，導(dǎo)致檔案記錄的模糊、混亂，不利于后期使用時(shí)的查閱。例如：對(duì)于工作表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，進(jìn)行適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，"表現(xiàn)優(yōu)秀"評(píng)定的概念沒(méi)有闡釋清楚，是按時(shí)上下班，做好自己的本職工作就是表現(xiàn)優(yōu)秀，還是除此之外，做了許多本職工作以外的工作，這樣籠統(tǒng)的概念沒(méi)有明確的要求，會(huì)讓員工覺(jué)得一切的獎(jiǎng)勵(lì)制度都是由領(lǐng)導(dǎo)隨心所欲而制定的，并沒(méi)有規(guī)范性，這樣并不能激起員工的工作熱情。部分單位會(huì)模仿、采用其他單位的成功模式，忽略了本單位自身的發(fā)展模式和特點(diǎn)，導(dǎo)致檔案管理機(jī)制實(shí)施的過(guò)程中出現(xiàn)更多的矛盾和失誤，不能很好的歸納整理，對(duì)今后的查閱也埋下了隱患。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)水平有待提高

檔案管理工作人員的素質(zhì)水平高低，對(duì)檔案管理的質(zhì)量有至關(guān)重要的作用。大多數(shù)單位的檔案管理人員的綜合素質(zhì)都不是很高，主要是因?yàn)樵诠ぷ鞯倪^(guò)程中，并沒(méi)有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶?duì)待，出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，第一個(gè)想到的不是解決、彌補(bǔ)問(wèn)題，而是相互推卸責(zé)任。另外，檔案管理人員不能與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)學(xué)習(xí)新的前端技術(shù)，導(dǎo)致其管理水平仍然停留在舊時(shí)代上，加上團(tuán)隊(duì)間缺少必要的合作交流，影響整體團(tuán)隊(duì)利益的同時(shí)，對(duì)檔案管理工作也完成了不必要的影響。

三、檔案管理工作的創(chuàng)新對(duì)策

傳統(tǒng)檔案管理工作存在許多弊端，單位要想謀得好的發(fā)展，必須要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新檔案管理工作，常見(jiàn)的措施有：

（一）優(yōu)化檔案管理機(jī)制

每個(gè)單位要想使檔案管理工作規(guī)范化、正?；?，就需要突破原有檔案管理框架的束縛，不斷完善、優(yōu)化檔案管理機(jī)制。檔案管理機(jī)制的制定，應(yīng)該是符合單位全部包括上層領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)的全部人員，這樣才具有權(quán)威性，以此來(lái)確保檔案管理的質(zhì)量。優(yōu)化方案管理機(jī)制，需要構(gòu)建完善的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，采取公平公正的聘用方式，擇優(yōu)錄取。其次，單位應(yīng)當(dāng)在傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制的基礎(chǔ)上，完善對(duì)檔案管理的開(kāi)發(fā)和利用，建立規(guī)范的、合理的、行之有效的檔案管理機(jī)制。此外，還應(yīng)該建立完善的檔案管理人員評(píng)估機(jī)制，以此來(lái)激勵(lì)工作人員全身心的投入到檔案管理工作中。檔案管理工作人員自身，在做好本職工作的同時(shí)，也應(yīng)不斷學(xué)習(xí)并探索新的管理方法，促進(jìn)對(duì)檔案管理機(jī)制的優(yōu)化建設(shè)。

（二）建立檔案管理工作新體系

檔案管理工作需要將資料集中進(jìn)行分類管理，將分散的資料進(jìn)行整合。所以，單位需要對(duì)檔案管理機(jī)制的工作流程和體系進(jìn)行合理的規(guī)劃。建立新的檔案管理體系，需要建立安全的網(wǎng)絡(luò)工作平臺(tái)，將分類的檔案信息錄取系統(tǒng)，進(jìn)行合理管理。因?yàn)闄n案管理設(shè)計(jì)的內(nèi)容多樣化、復(fù)雜化，進(jìn)行電子技術(shù)管理的同時(shí)，對(duì)紙質(zhì)版最好是進(jìn)行備份管理。其次，建立完善的檔案管理工作體系，要與時(shí)俱進(jìn)，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，制定合理、規(guī)范的工作流程，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。

（三）提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，對(duì)檔案管理工作具有重要意義。在日常檔案管理工作中，單位應(yīng)該實(shí)行責(zé)任制，明確檔案管理工作人員的工作范圍和職業(yè)，誰(shuí)負(fù)責(zé)的工作，出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)該自己主動(dòng)承認(rèn)并解決。所有工作人員，應(yīng)當(dāng)遵守單位考核制度，及時(shí)發(fā)展工作中存在的不足，防止問(wèn)題的發(fā)生。檔案管理工作人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)新的技術(shù)和技能，多多參加交流活動(dòng)，提高自身處理和解決問(wèn)題的能力，降低故障發(fā)生的頻率，提高整體工作能力。

（四）強(qiáng)化數(shù)據(jù)管理

對(duì)于檔案管理工作的優(yōu)化而言，各單位還需要強(qiáng)化數(shù)據(jù)管理。第一，所有的檔案數(shù)據(jù)盡量通過(guò)云存儲(chǔ)進(jìn)行保管，打造屬于自身的檔案管理工作系統(tǒng)，確保在數(shù)據(jù)管理上能夠更加的靈活、便捷。第二，在數(shù)據(jù)管理的過(guò)程中，要堅(jiān)持進(jìn)行革新。例如，當(dāng)有新產(chǎn)品或者新技術(shù)問(wèn)世后，要進(jìn)行積極咨詢和試用，觀察是否與自身的檔案管理工作任務(wù)相符合，如果新的科技產(chǎn)品符合預(yù)期，則可以進(jìn)行積極的推廣應(yīng)用，促使數(shù)據(jù)管理層面，能夠得到良好的優(yōu)化、革新。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作需要不斷進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，才能及時(shí)發(fā)展問(wèn)題的根源和不足之處。傳統(tǒng)檔案管理工作將會(huì)隨著科技的發(fā)展，面臨更大的挑戰(zhàn)，所以必須與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新并優(yōu)化檔案管理體質(zhì)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，采取科學(xué)合理的有效方式進(jìn)行管理，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。

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