行政事業(yè)單位會計檔案管理問題思考

張明霞

摘 要：會計檔案管理是行政事業(yè)單位在進行財務管理的最后一個步驟，對會計檔案進行科學的管理十分重要，可以促進信息化時代的發(fā)展，但在現(xiàn)階段的檔案管理過程中常常會出現(xiàn)許多問題，對行政事業(yè)單位工作的進一步發(fā)展有著阻礙作用，本文將探討行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題，以及解決措施。

關鍵詞：行政事業(yè)單位；會計檔案管理；問題思考；解決措施

會計檔案對經(jīng)濟發(fā)展有重大作用，可以通過會計檔案了解到經(jīng)濟活動以及經(jīng)濟趨勢，是國家檔案的一個重要組成部分，它記錄的內(nèi)容有會計賬薄、財務報告、憑證等，正因為它記錄了經(jīng)濟活動的重要信息，所以對之后的財政管理、績效評估、決策信息等都有著重要的作用，因此行政事業(yè)單位會計檔案管理尤為重要，應引起重視。

一、行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的一些問題

（一）沒有認識到會計檔案管理的重要性。無論是會計檔案的責任者、管理者，還是使用者，他們在對會計管理的重要性上都存在一定問題，首先從責任者開始進行問題分析，大家都知道在財務管理中會計檔案管理是其中一個重要的環(huán)節(jié)，但是在工作的過程中基本都是各管各的，覺得會計檔案管理是管理人員的事情，忽視了會計檔案管理產(chǎn)生過程與檔案管理也是息息相關的；而會計檔案管理人員也覺得在管理的期間有經(jīng)辦人、責任人等具體的分工，在進行檔案管理的時候主要工作就是保管或者按時限銷毀；從管理者角度出發(fā)，單位領導一般對資金的核算管理比較重視，但是對于財務檔案立卷、保管、查閱等工作一般都不夠重視，這個問題在一些財務 集中核算單位尤為突出，代理記賬單位普遍存在財務檔案管理與他們無關的思想，對財務檔案重視程度不夠，出現(xiàn)檔案管理與使用脫節(jié)現(xiàn)象，造成工作被動。最后，從使用者的角度出發(fā)，他們在使用會計檔案的過程中感受到了檔案管理的重要性，但是卻對相關的辦理手續(xù)都不清楚，覺得很復雜繁瑣，甚至認為在借閱財務檔案時履行的一些手續(xù)完全沒有必要。

（二）會計檔案管理制度不健全執(zhí)行力度不夠。一些行政事業(yè)單位在工作的過程中沒有按照國家的規(guī)定制定符合自身發(fā)展的檔案管理制度，僅僅將其視作為財務管理中的一個小部分。還有的行政事業(yè)單位即使設置相關的檔案管理制度，但是在實施的過程中卻存在一些問題，實施的力度不夠。在這樣的環(huán)境之下，長此以往就會造成工作程序不明確、手續(xù)不齊全、職責分不清等，使得單位的會計檔案管理不夠規(guī)范，不斷出現(xiàn)新的問題。

（三）會計檔案管理資金投入不足，硬件措施跟不上。許多行政事業(yè)單位的會計檔案管理因為不重視，常常會出現(xiàn)資金投入不足的問題，主要表現(xiàn)在存放的環(huán)境過于簡陋、防火、防盜、防潮、防蟲等設施不齊全，存放架不符合相關的規(guī)定，并且許多行政事業(yè)單位沒有專門進行電子檔案的存儲；其次，沒有配備相關的軟件設施，也沒有制定相關的規(guī)章制度，或者制度的執(zhí)行力度不嚴；最后，由于財務人員配備不足，多數(shù)單位都沒有專職的檔案管理人員，由于兼職多項業(yè)務，所以檔案管理人員專業(yè)性不夠，導致工作質(zhì)量受到影響。

（四）會計檔案管理的工作流程不規(guī)范。首先從立卷和歸檔上來說，有的單位沒有重視建立與涉案卷制度，使得立卷、分類等較為混亂，在保管工作上也沒有進行定期的歸檔，驗收等，使得一些會計檔案不能及時進行歸檔，或者使得一些不規(guī)范的檔案進入檔案庫。

二、會計檔案管理的建議措施

（一）不斷加強相關人員對檔案管理的認識.首先要對相關的工作人員進行業(yè)務培訓，使得會計檔案管理人員或其他相關人員能夠加強對會計檔案管理基本知識的了解，會進行基本的業(yè)務操作，從根本上做好檔案管理工作；其次要定期進行業(yè)務指導培訓，不斷提升業(yè)務管理水平，提高檔案管理工作質(zhì)量；最后，單位內(nèi)部要形成良好工作氛圍，相互幫助學習，將好的工作經(jīng)驗繼續(xù)傳承下去。

（二）不斷完善檔案管理制度。按照《會計檔案管理辦法》對檔案管理的流程理清，并根據(jù)單位實際情況制定可行的規(guī)章制度，落實責任制，提升檔案管理的質(zhì)量。

（三）加大經(jīng)費的投入。經(jīng)費一方面是在硬件設施上的投入，確保檔案管理能有一個良好的保存場所和符合相關規(guī)定的設施要求；另一方面是要對管理體制進行完善，有明確的責任機構(gòu)，確保檔案管理的資金充足。

（四）規(guī)范會計檔案管理流程。首先是要結(jié)合實際情況對檔案管理的立卷、歸檔進行科學管理，其次是要定期做好管理工作，明確檔案的時間、分類等，不斷將檔案管理規(guī)范化，其次還要規(guī)范檔案的借閱、銷毀等，明確手續(xù)流程，做好相關的記錄。

三、結(jié)束語

綜上所述，就是筆者對檔案管理的一些思考理解，不足之處還望指出，共同探索科學的管理方式，促進會計檔案管理的發(fā)展。

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