山東省圖書館電子文件管理策略研究
——基于通達OA系統(tǒng)的調(diào)查

（山東省圖書館 山東濟南 250100）

隨著信息化水平的提高，各行各業(yè)已經(jīng)嘗試使用OA系統(tǒng)（Office Automation，即辦公自動化系統(tǒng)），進行業(yè)務管理和行政管理，以提高協(xié)同辦公能力和決策效能。OA系統(tǒng)主要包括信息采集、信息加工、信息傳輸和信息存取等四個基本環(huán)節(jié)，通過表單和流程的設計，產(chǎn)生諸多電子文件，能完全取代傳統(tǒng)紙質審批工作模式。因此，加強電子文件管理的研究，對于提高OA系統(tǒng)服務效能，提升使用方的生產(chǎn)力和核心競爭力有重要意義。

一、山東省圖書館通達OA系統(tǒng)電子文件管理現(xiàn)狀

1.山東省圖書館通達OA系統(tǒng)基本情況

山東省圖書館現(xiàn)有總館和國學分館、少兒館兩個分館，共計300余名工作人員，分館與總館距離較遠，加之各個崗位人員排班不一，為了提高行政管理效能，本館于2004年開始采用通達OA系統(tǒng)。使用OA辦公自動化的好處：無紙化辦公節(jié)約成本；簡化傳遞方式提高工作效率；規(guī)范企業(yè)流程，實現(xiàn)流程硬規(guī)范；實現(xiàn)工作過程記錄，可追溯防扯皮；資料檔案的自動歸總，規(guī)范檔案管理；內(nèi)網(wǎng)平臺替代普通的企業(yè)內(nèi)刊；遠程網(wǎng)絡登錄，實現(xiàn)異地辦公。

通達OA系統(tǒng)主要有溝通通訊平臺、行政辦公平臺、流程處理平臺、知識管理平臺、資源管理平臺、擴展應用平臺，內(nèi)含個人事務、工作流、行政辦公、知識管理、人事管理、公文管理、檔案管理、交流園地、系統(tǒng)管理等諸多功能模塊。

圖1.通達OA系統(tǒng)界面

功能模塊通過諸多電子文件進行通訊，每個功能依靠電子文件之間的關聯(lián)配合來實現(xiàn)，就像某個任務需要諸多員工配合完成一樣，各個電子文件就像是分散的員工，完成的任務通過界面來展示就構成了該功能模塊。

2.山東省圖書館通達OA系統(tǒng)使用情況

目前本館使用的功能模塊有：個人事務、工作流程、行政辦公、知識管理、職工交流園地、附件程序六個模塊。本文以與電子文件管理最密切相關的個人事務和知識管理兩個模塊為例，介紹通達OA系統(tǒng)。

（1）OA個人事務功能模塊介紹

個人事務分電子郵件、消息管理、瀏覽公告通知、新聞、投票、個人考勤、我的日程安排、我的工作日志、我的通訊簿、我的文件柜、控制面板11個子模塊。電子郵件子模塊可以收發(fā)郵件、查詢郵件、廢紙簍等功能，具備與外網(wǎng)郵箱相似功能，不同之處是在填寫收件人地址時只需選擇本單位成員姓名方便成員間郵件通訊。消息管理模塊可以實現(xiàn)員工間較簡短會話。瀏覽公告通知模塊是本館下發(fā)通知的重要渠道，包含發(fā)布人、標題、發(fā)布范圍、生效日期四個字段，可以上傳附件，可以閱讀、下載、轉存至個人文件柜，發(fā)布的信息有閱讀提醒，提醒員工閱讀，后臺可統(tǒng)計閱讀量、下載量、轉存量。有的僅可閱讀不可下載，有的可下載，發(fā)布范圍有的是全體部門，有的是部分部門。新聞模塊是發(fā)布信息的渠道，包含標題、類型、發(fā)布時間、點擊次數(shù)、評論條數(shù)、新聞評論六個字段。新聞也可以上傳附件，附件可閱讀、下載和轉存，與通知相較，不含提醒功能，員工可以對新聞進行評論。此處主要發(fā)布本館內(nèi)部不宜對外的新聞。投票模塊是用于針對某一事件征求員工態(tài)度的工具，包含發(fā)布人、標題、匿名與否、生效日期、終止日期、操作（查看結果）六個子字段。個人考勤模塊是管理員工考勤情況的工具，系統(tǒng)自動獲取時間，按照設定的登記規(guī)則進行登記，如：本館規(guī)定時間之前 30 分鐘到之后 10 分鐘這段時間可進行上班登記，規(guī)定時間之前 10分鐘到之后30分鐘這段時間可進行下班登記，其余時間不在登記時間段，能控制遲到和早退時間。OA考勤機有上下班登記、外出登記、請假登記、出差登記、加班登記、我的值班和查崗記錄。我的日程安排可以添加日程安排、周期性事務、我的任務、倒計時器、導入導出功能。日程安排幫助我們記錄和提醒工作事務，具有備忘錄的功能。我的工作日志模塊用于記錄員工建立的個人或者工作日志，可以設置共享人員，可以查看被閱讀情況，可被點評，可以日后檢索。我的通訊錄相當于手機通訊錄的功能，但它可以共享，員工均可使用。比如本館管理員建立了全省公共圖書館通訊錄，內(nèi)含本省各地市及縣區(qū)公共圖書館館長聯(lián)系方式，方便員工聯(lián)絡。個人文件柜模塊是為了方便員工管理個人工作文件而設置的，員工可以分級建立文件柜的文件夾，可以將通知公告中的文件直接轉存至文件柜，方便日后快速查閱。

（2）OA知識管理功能模塊介紹

知識管理提供兩個各具特點的公共文檔管理模塊：公共文件柜與網(wǎng)絡硬盤。均支持任意多級目錄層次；均支持全局搜索；均支持多媒體文件播放與瀏覽；均支持權限控制，公共文件柜還可以指定任一層次目錄的訪問及操作權限，網(wǎng)絡硬盤管理的文件是磁盤中實際存儲的文件，不僅可以支持局域網(wǎng)文件共享，還可以支持廣域網(wǎng)文件共享。

二、山東省圖書館通達OA系統(tǒng)電子文件管理現(xiàn)狀

1.OA系統(tǒng)電子文件的運行機制

我館通達OA系統(tǒng)主要由各職能部門和業(yè)務部門使用，由計算機網(wǎng)絡中心維護。采用分級管理不同的部門有不同的使用權限，不同層級員工（館長、中層主任和職員）使用權限不同。OA系統(tǒng)中的功能模塊都依賴后臺電子文件的運轉，電子文件以附件的形式保存在OA系統(tǒng)目錄底下，附件可被共同調(diào)用。同步機制在于指針指向，多個路徑指向同一文件，當文件本身更新后再被調(diào)用也是最新版本。電子文件被保存在系統(tǒng)服務器上，為保證文件安全需建立備份機制。

2.OA系統(tǒng)電子文件的管理

OA中的電子文件相當于是在OA系統(tǒng)上發(fā)布和保存可使用的文件，并未嚴格按照檔案進行編目、檢索和歸檔管理。按照我國目前較流行的對電子文件運動階段的劃分方法—陳兆祦教授提出的“四分法”，即文件的孕育形成階段、文件的現(xiàn)實使用階段、文件的暫時保存階段、文件的保存階段或歷史階段[1]，OA中的電子文件處于現(xiàn)實使用階段，為了保證電子文件的真實、完整、有效，需對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理。

目前我館處于紙質檔案與電子檔案并存，有OA系統(tǒng)無檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀。紙質檔案由辦公室統(tǒng)一整理歸檔，OA系統(tǒng)中的電子文件未歸檔，也未樹立應長期保存電子文件的意識，而只是分散的保存在文件產(chǎn)生的設備上，造成文件不能公開查詢。

三、山東省圖書館通達OA系統(tǒng)電子文件管理存在問題

1.電子文件管理不規(guī)范

OA系統(tǒng)的運轉離不開電子文件的調(diào)用，使用過程中也產(chǎn)生了諸多電子文件，目前電子文件主要用于發(fā)布和使用，并沒有歸檔保存。電子文件從源頭開始就沒有進行未按照電子文件著錄標準進行著錄，無法記錄其產(chǎn)生背景、有效期、公開范圍、密級等信息。這樣不利于檢索和后期使用，經(jīng)查閱管理后臺，其檢索框僅可以檢索有限的標題，關鍵字和附件中的部分文字。

2.電子文件數(shù)量不完整

我館以紙質文件保存為主，紙質文件進行分類編目裝入檔案盒管理。電子文件從起草、修改到印發(fā)都在個人電腦上進行。在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件以使用為主要目的，有的電子文件會被公布，有的電子文件存在起草者電腦終端，造成有的發(fā)，有的不發(fā)，電子文件較為分散。

3.電子文件信息不全面，不能保留檔案的特性

檔案是形成者當時當事直接使用的原始文件的轉化物，就是說檔案是歷史的原始記錄[2]。由于電子文件便于修改、便于復制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印件的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難人為的劃定一條界線[2]。

4.OA系統(tǒng)不具備檔案管理系統(tǒng)的功能

OA系統(tǒng)集成了辦公常用功能，正如職員的桌面，使用起來比較方便。若使用哪個功能只需看導航，不必挨個查找，讓員工集中精力工作。但是OA系統(tǒng)形成的電子文件要在實踐層面真實、完整、有效歸檔，存在相當大的困難[1]。崔海莉[1]對高校OA系統(tǒng)形成電子文件的歸檔程式試做了一些探索，對OA系統(tǒng)形成的電子文件從收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索等檔案工作基礎業(yè)務環(huán)節(jié)的諸方面工作提出了解決方案。

5.OA系統(tǒng)使用效果不佳

OA系統(tǒng)雖為每位員工分配了賬號，但是大部分情況是有通知等消息時才去用。造成這方面的原因是多樣的：一是僅限于內(nèi)網(wǎng)使用，離開辦公區(qū)域無法使用；二是未開通移動辦公，現(xiàn)在是移動服務的時代，移動端以其方便快捷備受用戶親睞，而OA系統(tǒng)使用不夠便捷；三是領導不夠重視程度，OA系統(tǒng)預設了很多辦公中可用的功能，如文件共享，考勤，工作日志等沒有執(zhí)行下去，造成資源的浪費；四是流程設計不符合實際工作場景，造成使用起來瑣碎，降低了可用性；五是維護不及時，例如人員變更管理不及時，有的退休人員未及時簽退新進人員增加遲緩。

6.數(shù)據(jù)備份與數(shù)據(jù)安全策略低端

電子文件具有易丟失的風險，未建立電子文件長期保存的機制。為預防數(shù)據(jù)丟失，數(shù)據(jù)備份必不可少。我館OA系統(tǒng)使用的是MySQL數(shù)據(jù)庫，為關系型數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)備份采用每天定時自動熱備份數(shù)據(jù)庫，包括電子郵件、微訊、公告通知、日程安排、文件柜、工作流、部門、用戶、附件等，每隔三天數(shù)據(jù)庫定時智能熱備份數(shù)據(jù)庫，對于已備份歸檔的數(shù)據(jù)不進行重復備份，每周完整手動備份數(shù)據(jù)一次。

四、山東省圖書館通達OA系統(tǒng)電子文件管理提升對策

1.改變思想認識，重視OA系統(tǒng)電子文件管理

由于計算機形成的文件比手工起草紙質文件方便快捷，保存在磁盤上，不像紙質文件占用實體空間，相比于紙質文件定期歸檔，電子文件的管理很容易被忽視。但是當用到電子文件的時候，總覺得在哪里有，但是很難找到，增加了使用難度。即使使用搜索功能查找，也只能按照文件名或者日期進行查找，很難按照內(nèi)容查找。即使費力找到了想要的文件，有可能不是定稿，是修訂中的版本，往往讓人大使所望。這就是人們只重視電子文件眼前作用的發(fā)揮，忽略了存檔還有那么多技術與業(yè)務細節(jié)問題[3]。因此，我們應該重視電子文件管理，按照國家電子文件管理辦法進行管理。

2.改良OA系統(tǒng)，具備檔案管理的功能

OA系統(tǒng)在研制時普遍僅考慮公文的建立、流轉和督辦，而沒有考慮辦理完畢后的電子文件管理，檔案管理并沒有在系統(tǒng)中體現(xiàn)[4]。因此考慮建立檔案管理系統(tǒng)，將電子文件進行規(guī)范管理。建立檔案管理系統(tǒng)時按照國家檔案局《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》的規(guī)定進行，并吸收先進經(jīng)驗，建立可擴展性強，功能完善的檔案管理系統(tǒng)。最好是能與OA系統(tǒng)無縫對接，電子文件由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到OA系統(tǒng)中，并由檔案人員、技術人員共享[2]。對于OA系統(tǒng)形成的電子文件與檔案管理系統(tǒng)的無縫對接，崔海莉[1]對OA系統(tǒng)形成電子文件的歸檔程式做了一些探索，她提出四方面的做法：全程管理與前端控制協(xié)調(diào)統(tǒng)一；歸檔范圍擴展至背景信息和元數(shù)據(jù)；運用虛擬整理技術；邏輯歸檔與物理歸檔并重。

3.嘗試OA系統(tǒng)在線歸檔，保障電子文件的容易歸檔

電子文件大部分是在辦理公務和一般事務或交流信息過程中產(chǎn)生的工作記錄，他們多以文本、圖像、聲音或影像等形式出現(xiàn)，極大地方便了文件信息的傳遞和數(shù)據(jù)共享[5]。正是因為電子文件產(chǎn)生隨意且有價值，這些不會在檔案管理系統(tǒng)中產(chǎn)生，也不會被檔案管理系統(tǒng)及時收納管理，因此我們可以考慮利用接口對電子文件進行在線歸檔，實現(xiàn)OA系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件可及時歸入檔案管理系統(tǒng)中。丁國勇[5]等人提出了實現(xiàn)路徑，在OA系統(tǒng)建立中間庫，將公文的電子文件內(nèi)容和公文條目對應關系一并以標準XML格式提交到中間庫，在檔案系統(tǒng)中建立預歸檔庫，兩者通過標準接口進行數(shù)據(jù)傳遞。

4.實行雙套制

現(xiàn)實中紙質文件的保存較為完善，電子文件管理確是未來趨勢，我們可以推行電子和紙質文件雙套制。紙質文件仍然統(tǒng)一管理和歸檔。電子文件逐步按照檔案管理的辦法規(guī)范，并建立和紙質文件的關聯(lián)，指向紙質文件的存檔地點，盒號，標題等信息。并且逐步對沒有電子版的紙質文件進行數(shù)字化，增加保存的份數(shù)，便于傳播和利用。對于一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙質文件保存，這些往往是稀有且珍貴的資料，一方面必須以紙質文件的形式長期存在，另一方面利用縮微、拍照等技術進行數(shù)字化。

另一種雙套制是電子文件雙套制。由于電子文件的易更改性，電子文件長期保存技術的不成熟性和電子文件版本升級技術的不穩(wěn)定性，容易造成只有一份電子文件不夠安全的后果。因此，我們有必要探索電子文件雙套制，制作兩套電子檔案，一套封存，一套提供利用；封存的一般只用于與拷貝件核對校驗，不能對外提供利用，以保證電子檔案的原始性[1]。

5.引入知識管理思想，重視圖書館其他文件的檔案管理

圖書館是保存信息資源供用戶使用的事業(yè)單位，圖書館有豐富的電子文件，圖書館產(chǎn)生的電子文件大致可分為以下幾種：（1）文本文件（2）數(shù)據(jù)庫文件（3）圖像文件（4）圖形文件（5）視頻文件（6）音頻文件。從知識管理的角度看，這些電子文件對于圖書館的業(yè)務建設和智能管理都有舉足輕重的作用，都具有保存價值，應該納入檔案管理的范疇。圖書館應從上到下建立知識管理和電子文件管理的意識，將本館類似于灰色文獻的電子文件統(tǒng)一管理起來，這將成為本館的機構知識庫，是本館獨一無二的財富。而現(xiàn)實中，圖書館大部分館員和管理層并沒有這個意識，也就是理論與實踐嚴重脫節(jié)的地方所在。

6.提升數(shù)據(jù)安全策略

電子文件多存在磁盤上，作為OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)支撐。筆者認為至少應該在網(wǎng)絡安全、數(shù)據(jù)加密、多重備份、在線熱備四個方面采取措施保障數(shù)據(jù)安全。

第一種網(wǎng)絡安全方面。OA系統(tǒng)處于單位局域網(wǎng)，為防止服務器被敵對勢力、不法分子以及黑客的入侵。圖書館一定要加強防范意識，增加網(wǎng)絡安全設備、設置更高級別的路由策略，防止被攻擊。

第二種數(shù)據(jù)加密方面。電子文件往往是一個單獨的文件，往往是有辦公軟件或者是多媒體軟件支持的格式，在傳輸過程中往往容易被攔截。因此，我們應該不僅在傳輸過程中加密，也在文件形成之時加密，即使被攔截也不容易打開。

第三種多重備份方面。備份是防止數(shù)據(jù)丟失后再無復制品可用而采用的策略。我們應該通過多種組合的備份方式，如每天定時增量備份，一星期的全備份，盡量做到異地備份，來保證電子文件的完整與安全。

第四種在線熱備方面，是區(qū)別于上述的靜態(tài)備份而言的，靜態(tài)備份往往是由時間延遲的，在線熱備可以做到實時同步，一旦災難發(fā)生，生產(chǎn)端即可遷入備用端，不耽誤前段服務運行。

這幾種數(shù)據(jù)安全策略，對于提高數(shù)據(jù)安全性都有著舉足輕重的作用。

結語

本文調(diào)研了我館采用的通達OA系統(tǒng)使用情況，描述了OA系統(tǒng)中的電子文件產(chǎn)生、運轉機制和管理策略，分析了電子文件管理中存在的問題，并根據(jù)問題提出了提升本館電子文件管理的對策。通過本研究，發(fā)現(xiàn)了存在的問題，對于實際工作有一定的促進作用，確實達到了學以致用的目的。