論信息化環(huán)境下企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程的優(yōu)化措施

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在企業(yè)的應(yīng)用范圍也越來越廣泛，在信息化環(huán)境下企業(yè)的財(cái)務(wù)工作也已經(jīng)發(fā)生了較大的變化，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程已經(jīng)顯然不適應(yīng)信息化環(huán)境的需要，因此企業(yè)急需結(jié)合實(shí)際情況來優(yōu)化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程。本文從傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程的缺陷出發(fā)，分析了信息化對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的影響，并提出了幾點(diǎn)企業(yè)優(yōu)化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程的措施，目的在于提高企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的水平，更好的為企業(yè)提供便利、有效的服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】信息化環(huán)境 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì) 工作流程 優(yōu)化 措施

一、傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程的缺陷

（一）企業(yè)的經(jīng)營情況得不到全面的反映

由于傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)工作流程受到了當(dāng)時(shí)技術(shù)和體系的制約，并不能全面的對(duì)業(yè)務(wù)流程的整體數(shù)據(jù)進(jìn)行采集，僅僅能對(duì)一部分的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和加工，因此企業(yè)的經(jīng)營情況也就不能得到全面、客觀的反映。

（二）子系統(tǒng)核算的連貫性差

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程是一種手工記賬的系統(tǒng)，是在順序業(yè)務(wù)流程下完成的勞動(dòng)分工。在財(cái)務(wù)工作流程中，財(cái)務(wù)工作者有著不同的分工，雖然一些企業(yè)開始了會(huì)計(jì)電算化，但只是簡(jiǎn)單的照搬和模仿手工會(huì)計(jì)的簡(jiǎn)單流程，這就導(dǎo)致了各個(gè)子系統(tǒng)之間的相互分離，子系統(tǒng)核算的連貫性較差，不能實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。

（三）不能合理控制和更新數(shù)據(jù)

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算流程一般都是相互分離的，由于受到當(dāng)時(shí)體系和技術(shù)的制約，只是在業(yè)務(wù)發(fā)生之后才進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集，不能及時(shí)的進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的更新，導(dǎo)致了會(huì)計(jì)信息的滯后性。

二、信息化對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的影響

（一）輸入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的方式

在信息化的環(huán)境下，輸入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的方式會(huì)出現(xiàn)一些不同之處。一方面體現(xiàn)在原始憑證方面上，現(xiàn)階段無論是外來和自制的原始憑證，逐漸從原始的紙質(zhì)憑證向電子憑證的轉(zhuǎn)變，例如：各類電子版的發(fā)票、網(wǎng)上銀行交易憑證等；另一方面體現(xiàn)在登記賬簿上，在信息化條件下登記賬簿是由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來完成的，這就會(huì)減少會(huì)計(jì)工作人員的工作量，也改變了輸入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的方式。

（二）處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的內(nèi)容

真實(shí)性、全面性和客觀性是企業(yè)會(huì)計(jì)信息的主要特點(diǎn)，在信息化環(huán)境下會(huì)形成數(shù)據(jù)庫信息，這些信息會(huì)在數(shù)據(jù)庫中實(shí)現(xiàn)共享。隨著信息技術(shù)的不斷完善，會(huì)計(jì)工作人員可以通過專業(yè)的方法來預(yù)測(cè)、規(guī)劃、控制、考核和分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，為財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息使用者提供客觀、準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

（三）處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的流程

企業(yè)的數(shù)據(jù)處理流程在信息化環(huán)境下也會(huì)發(fā)生較大的改變，一方面改變了處理數(shù)據(jù)流程的起點(diǎn)，錄入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的工作不僅僅由財(cái)務(wù)部門獨(dú)立完成，企業(yè)的銷售、生產(chǎn)等部門也可以直接輸入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，提高了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)來源的準(zhǔn)確性；另一方面在處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)流程的過程中，要嚴(yán)格按照相關(guān)法律的規(guī)定，按照處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)流程的規(guī)定進(jìn)行操作。

三、企業(yè)優(yōu)化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程的措施

（一）建立一體化的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程

財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的基本思想是，在包括網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、管理軟件平臺(tái)等要素的IT環(huán)境下，將企業(yè)經(jīng)營中的三大主要流程，即業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程、管理流程有機(jī)融合，將計(jì)算機(jī)的“事件驅(qū)動(dòng)”概念引入流程設(shè)計(jì)，建立基于業(yè)務(wù)事件驅(qū)動(dòng)的財(cái)務(wù)一體化信息處理流程，使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)融為一體。在信息化的經(jīng)濟(jì)背景下，企業(yè)要建立起一體化的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程，實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的管理一體化：一方面要導(dǎo)入業(yè)務(wù)管理，企業(yè)的業(yè)務(wù)部門要正確使用庫存管理、采購管理、銷售管理、存貨核算等信息子系統(tǒng)，啟用財(cái)務(wù)分析、合并報(bào)表、支持決策等功能，認(rèn)真的完成合并報(bào)表的工作，這樣可以為經(jīng)營決策提供科學(xué)合理的依據(jù)，企業(yè)要派遣專業(yè)的人員來對(duì)業(yè)務(wù)信息進(jìn)行錄入，在公共的數(shù)據(jù)庫中信息可以在同一個(gè)時(shí)間對(duì)多個(gè)事件的程序進(jìn)行觸發(fā)，將于業(yè)務(wù)事件相關(guān)的信息錄入到管理信息系統(tǒng)當(dāng)中去。企業(yè)在進(jìn)行材料采購的過程中，在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理軟件中，采購、入庫與應(yīng)付業(yè)務(wù)的處理經(jīng)過流程重組，業(yè)務(wù)處理過程優(yōu)化為采購計(jì)劃、采購發(fā)票和采購入庫單的錄入以及應(yīng)付賬款的支付。這些工作全部由采購部門獨(dú)立完成，形成的采購、付款和庫存記錄自動(dòng)傳遞到財(cái)務(wù)部門，然后由財(cái)務(wù)部門完成賬務(wù)記錄并進(jìn)行審核和賬務(wù)處理。另一方面提高財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程一體化風(fēng)險(xiǎn)性的防范。在構(gòu)建一體化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程過程中會(huì)遇到一定的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)，例如系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)、系統(tǒng)技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)等數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)，因此為了規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)，就需要采用科學(xué)合理的措施來減少一些不必要的損失。企業(yè)在內(nèi)部要加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的管理，給予會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程一定的控制，對(duì)各個(gè)系統(tǒng)實(shí)施環(huán)節(jié)進(jìn)行安全控制，建立一個(gè)綜合控制的崗位，這樣可以對(duì)輸入一體化的數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的控制，提高財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程的安全性。

（二）充分利用財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件

在優(yōu)化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程的過程中，要充分的利用財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件，其中要堅(jiān)持以下原則：

1.合法性原則。軟件應(yīng)當(dāng)同時(shí)提供國家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度允許使用的多種會(huì)計(jì)核算方法，以供用戶選擇；軟件應(yīng)當(dāng)提供機(jī)內(nèi)記帳憑證打印輸出功能，可以提供原始憑證的打印輸出功能，必須提供會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表的打印輸出功能，打印輸出的格式和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。

2.安全性原則。財(cái)務(wù)軟件必須具備加密或較強(qiáng)的安全保護(hù)措施，這樣才能避免財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)被盜取或是流失的問題出現(xiàn)，當(dāng)計(jì)算機(jī)發(fā)生強(qiáng)行關(guān)機(jī)或發(fā)生故障問題的時(shí)候，可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行快速的恢復(fù)。

3.合理選擇性原則。企業(yè)購買財(cái)務(wù)軟件，是為了幫助進(jìn)行賬務(wù)處理工作，解決財(cái)務(wù)管理問題，若軟件功能欠缺或不完善，將會(huì)帶來很多不必要的麻煩。例如金蝶軟件功能：做憑證、財(cái)表自動(dòng)生成、帳套管理、權(quán)限設(shè)置等等。同時(shí)軟件在使用的時(shí)候，隨時(shí)都是有可能出現(xiàn)問題的，這時(shí)，若沒有軟件廠商的支持，你可能無法繼續(xù)使用軟件。所以，在選購產(chǎn)品時(shí)，選購像金蝶軟件的大廠商、服務(wù)好的產(chǎn)品，會(huì)對(duì)以后的使用軟件進(jìn)行工作有著重大的意義。

（三）采用實(shí)時(shí)控制的策略

在信息化的背景下，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員在進(jìn)行初始設(shè)置的時(shí)候，要將能夠支持會(huì)計(jì)的各項(xiàng)準(zhǔn)則和標(biāo)準(zhǔn)融入到數(shù)據(jù)庫中，這樣信息管理軟件可以按照數(shù)據(jù)庫中的控制準(zhǔn)則和標(biāo)準(zhǔn)，客觀的分析和判斷企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)情況的實(shí)時(shí)控制，及時(shí)的管理者進(jìn)行經(jīng)營決策提供科學(xué)合理的依據(jù)，降低經(jīng)營決策的風(fēng)險(xiǎn)性。

四、總結(jié)

綜上所述，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程有著一定的缺陷，這些缺陷嚴(yán)重影響到了企業(yè)財(cái)務(wù)工作的順利進(jìn)行，因此企業(yè)要對(duì)信息化給企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作帶來的影響有一個(gè)清楚的認(rèn)識(shí)，利用信息化的手段來優(yōu)化企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程，這樣才能提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理的水平。

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作者簡(jiǎn)介：陳圓（1961-），女，漢族，浙江杭州人，浙江商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院副教授，學(xué)士，研究方向：會(huì)計(jì)電算化。