淺議文物藏品管理規(guī)范化和信息化

張愛民

摘 要：社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展在現(xiàn)階段有著高度信息化的特點。如何利用信息技術(shù)整合文物藏品資源，是改進(jìn)文物藏品內(nèi)部管理和最大限度地發(fā)揮文物藏品的價值的重要手段之一，是現(xiàn)階段高度信息化的時代背景下對文物藏品管理提出的新的要求。文章從文物藏品管理規(guī)范化和信息化建設(shè)兩個方面對文物藏品管理進(jìn)行了初步的探討。

關(guān)鍵詞：文物藏品管理；規(guī)范化；信息化

信息化的時代背景是催生文物藏品管理規(guī)范化和信息化的主要基礎(chǔ)和前提。傳統(tǒng)的文物藏品館藏式的管理模式伴隨著信息化時代的到來，必須做出相應(yīng)的改革。信息化以其創(chuàng)新性、倍增性、滲透性和普遍性為文物藏品管理提供了改革的空間。文物藏品管理應(yīng)以信息化為切入點，將規(guī)范化作為重要的目標(biāo)，并充分利用信息化整合文物藏品的資源，最大限度地發(fā)揮文物藏品的社會服務(wù)職能，從各個方面延伸文物藏品的價值和內(nèi)涵。

1 文物藏品管理的規(guī)范化探析

規(guī)范化的文物藏品管理應(yīng)包括接收、鑒選、分類、定級、定名、登記入賬、編目、建檔、分類入庫、保管、提用、注銷、統(tǒng)計。

文物藏品通常會被展示出來，只有文物藏品被展示出來，其本身的價值才能得到更充分的體現(xiàn)。博物館陳列展覽對文物藏品的數(shù)量有著較高的要求，現(xiàn)階段各個博物館的文物藏品中仍有較大一部分由于種種原因從未被展出，陳列展出的文物藏品占文物藏品總量的比例依然較低。那部分常常展出的文物藏品成為各個展覽的基礎(chǔ)和前提，包括各類型的專題展覽、巡回展、出國展、外借展等。這部分文物藏品參與展覽活動頻率較高，也直接導(dǎo)致了文物藏品的損耗幾率的增長。因此，在文物藏品展出率極高的背景下，文物藏品保管、提用記錄、統(tǒng)計等的規(guī)范性就顯得尤為重要。規(guī)范的文物藏品管理能夠為保管、展覽人員提供全面的數(shù)據(jù)支持。

文物藏品的定名有相應(yīng)的原則。這個原則在文物藏品定名過程中有著明顯的體現(xiàn)：本身有名的文物藏品不需要重新命名；本身沒有命名的文物藏品需要根據(jù)命名原則，通常是以文物藏品的紋飾、較為明顯的特征、使用時代和質(zhì)地定名。文物藏品分類管理過程中普遍按照文物藏品的自然屬性進(jìn)行分類管理，通常按照文物藏品的質(zhì)地將文物分為陶器、石器、瓷器、銅器、鐵器等二十七個類型。文物藏品登記入賬的規(guī)范化對于文物藏品的規(guī)范化管理具有重要的作用。登記號作為文物藏品的標(biāo)記，在文物藏品賬目、檔案中有著唯一性和次序性的特征。當(dāng)下登記號普遍使用阿拉伯?dāng)?shù)字和英文字母進(jìn)行編排。規(guī)律性的數(shù)字和字母組合有利于登記號的規(guī)范和識別，同時要確保登記號的唯一性。

2 文物藏品管理的信息化探析

2.1 文物藏品管理信息化的特點

文物藏品管理信息化與文物藏品管理的信息化建設(shè)工作有著直接關(guān)系。文物藏品的信息化建設(shè)本質(zhì)上是通用網(wǎng)絡(luò)平臺的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)公開，其中涉及到文物藏品數(shù)據(jù)庫建設(shè)、文物藏品的網(wǎng)站建設(shè)和其他各項信息化建設(shè)項目的實施工作。安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)平臺對于文物藏品管理的信息化有著重要作用。

網(wǎng)絡(luò)平臺的硬件部分和軟件部分是構(gòu)成網(wǎng)絡(luò)平臺的兩個組成部分。由網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、各類交換機(jī)設(shè)備及其附帶或獨立的安全設(shè)備、存儲設(shè)備、通訊線路等構(gòu)成的網(wǎng)絡(luò)平臺硬件部分，有著物理性和載體性的特點。因此，網(wǎng)絡(luò)平臺的打造與其硬件部分有著重要的關(guān)系。這種關(guān)系體現(xiàn)在文物藏品的管理要以瀏覽文物藏品所需的網(wǎng)絡(luò)速度和安全性為基礎(chǔ)，通過科學(xué)規(guī)范的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境秩序?qū)W(wǎng)絡(luò)流量進(jìn)行合理的分配，同時數(shù)據(jù)服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備的配置要確保安全、合理。在構(gòu)建文物藏品網(wǎng)絡(luò)平臺的軟件部分的過程中，要實現(xiàn)文物藏品的藝術(shù)價值特點與網(wǎng)絡(luò)管理功能、數(shù)據(jù)庫建設(shè)和其他信息化建設(shè)所需管理軟件的充分結(jié)合。專業(yè)的文物藏品信息化管理軟件一方面能夠體現(xiàn)信息化管理模式的實踐應(yīng)用，另一方面是對文物藏品藝術(shù)價值和歷史價值的雙向補充。因此，以文物藏品管理的特點為基礎(chǔ)，科學(xué)有效地結(jié)合國家文物藏品信息化建設(shè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建文物藏品管理信息化體系，是文物藏品管理信息化始終要遵循的原則。

2.2 信息化在文物藏品管理過程中的應(yīng)用

信息化在文物藏品管理過程中的應(yīng)用首先體現(xiàn)在文物藏品辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)。其目的是利用網(wǎng)絡(luò)滿足不同級別的管理者和工作人員對文物藏品進(jìn)行管理的需求。辦公自動化系統(tǒng)能夠為文物藏品管理人員提供日程提醒、簡化的辦公步驟、安全的郵件服務(wù)、集中的議題討論、輔助性的決策支持、全面的監(jiān)督管理等。這樣一方面能夠有效地協(xié)助文物藏品管理人員提高工作效率，另一方面則實現(xiàn)了內(nèi)部管理信息資源的共享，從而有效地增強(qiáng)了各級管理人員之間的合作。另外，信息化在文物藏品管理的應(yīng)用能夠有效地提高內(nèi)部辦公文件申請、審核、簽批等行政事務(wù)的處理效率，同時對于促進(jìn)文物藏品管理的規(guī)范化有著重要的推動作用。文物藏品管理辦公自動化系統(tǒng)具有較強(qiáng)的實用性和適應(yīng)性，它只有在規(guī)范化的前提下進(jìn)行建設(shè)才能保證管理過程中信息交換和傳輸?shù)臏?zhǔn)確性、有效性、機(jī)密性，同時文物藏品管理辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)對于實現(xiàn)透明化和規(guī)范化管理具有不可替代的推動作用。

文物藏品的管理本質(zhì)上包括文物藏品的收藏、保護(hù)、整理、研究等一系列系統(tǒng)的工作，大致分為實物管理和資料管理兩個方面。資料管理工作一直以來都保持著傳統(tǒng)的人工管理模式。傳統(tǒng)的人工管理模式下，原始的信息資料由人工制作、填寫、保存，這些原始信息資料基本以紙質(zhì)形式存在，而紙質(zhì)資料容易丟失、損毀且難以被復(fù)制。在信息化時代，計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等的應(yīng)用大大改變了這種局面。對藏品進(jìn)行數(shù)字化處理，這是博物館全面實現(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)。信息技術(shù)的應(yīng)用能夠有效地建立起現(xiàn)代化文物藏品資料數(shù)據(jù)庫，利用信息技術(shù)實現(xiàn)文物藏品資料管理是文物藏品管理工具改革的重要方式。信息化管理不僅對文物藏品管理的變革有著重要的意義，同時文物藏品的信息化管理對于發(fā)掘和細(xì)化文物藏品內(nèi)部的各類信息和潛在價值也有著明顯的作用。在這個過程中，能夠通過信息技術(shù)手段對文物藏品所承載的文字、符號、圖像等信息進(jìn)行有效的記錄、描述、保存、復(fù)制。文物藏品本身擁有的信息經(jīng)過加工后又能產(chǎn)生出潛在的價值，能夠?qū)ι鐣l(fā)展做出貢獻(xiàn)?？梢酝ㄟ^高分辨率掃描、數(shù)字化拍攝、3D模型制作和三維掃描技術(shù)將文物信息以數(shù)據(jù)形式存儲在數(shù)據(jù)庫或硬盤里，這樣不僅方便數(shù)據(jù)復(fù)制、傳輸，也方便信息查詢、下載。信息化的資料管理能夠減少資源的浪費，具有傳輸速度快、信息保存久、信息整合便利、安全性較高等特征。在資料數(shù)據(jù)庫搭建后，文物藏品管理人員可以通過計算機(jī)、手機(jī)實時瀏覽、查詢、管理文物信息，這樣大幅度提高了工作效率。

信息化管理的應(yīng)用使文物藏品資料管理從傳統(tǒng)單一的人工模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾滦偷囊孕畔⒒癁橹鞯娜轿还芾砟Ｊ?，在這一過程中實現(xiàn)了準(zhǔn)確快速地傳遞文物藏品信息。同時，信息化管理能夠?qū)⑽奈锊仄返男畔⑼ㄟ^網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行共享和傳播，突破了時間與空間的限制，能夠讓民眾在各個時間、地點通過已經(jīng)構(gòu)建的文物藏品網(wǎng)絡(luò)平臺查詢、瀏覽文物信息。文物藏品資料數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)平臺能夠為文物藏品管理人員提供有效的技術(shù)支持，是文物藏品管理信息化建設(shè)的重要組成部分。文物藏品信息化系統(tǒng)使管理程序更加規(guī)范化、科學(xué)化，使文物藏品的一切記錄，諸如總賬、分類賬、卡片等都存儲在數(shù)據(jù)庫里，自然生成藏品檔案并永久保存。這樣既保存了原始信息，又減少了存儲空間，也減輕了管理人員的工作量，更規(guī)范了管理程序，用最新的管理手段與管理模式實現(xiàn)了文物藏品的信息化管理，提高了博物館的管理水平。

3 結(jié)語

時代發(fā)展方向的變化從內(nèi)部和外部兩個方向推動著文物藏品管理的規(guī)范化和信息化。文物藏品管理的規(guī)范化和信息化應(yīng)用對于文物藏品的服務(wù)方式和發(fā)展方向有著明確的指導(dǎo)意義。在科學(xué)水平變化趨勢持續(xù)向上的背景下，文物藏品管理的規(guī)范化和信息化工作依舊是相關(guān)行業(yè)學(xué)者、專家始終要強(qiáng)調(diào)和研究的重點內(nèi)容。