淺析檔案管理的創(chuàng)新提升

陳愛云

【摘 要】檔案作為重要信息記錄和保存載體，是一種重要的資源。本文立足醫(yī)院實際，在對檔案創(chuàng)新管理重要性進行簡要論述基礎(chǔ)上，結(jié)合當前檔案管理現(xiàn)狀，特別是創(chuàng)新管理中存在的重視不夠、意識不強、缺乏積極性等問題，對創(chuàng)新檔案管理模式、方式、理念、手段等措施進行了探究。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；醫(yī)院檔案；創(chuàng)新提升

檔案在一個單位發(fā)展中具有重要作用，對醫(yī)院而言，關(guān)系到醫(yī)療檔案保存，以及診療手段和醫(yī)療設(shè)備等內(nèi)容。隨著當前信息技術(shù)發(fā)展及群眾健康需求提高，傳統(tǒng)檔案管理方式已不能適應日益復雜和多樣的檔案管理需求。因此，有必要結(jié)合檔案管理中存在的突出問題，對創(chuàng)新提升醫(yī)院檔案管理進行探究。

一、醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新提升重要性和現(xiàn)狀

（一）醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新提升的重要性

醫(yī)院工作質(zhì)量關(guān)系群眾健康，特別是現(xiàn)代工作壓力加大，居民心理類、精神類問題增多，精神類醫(yī)院門診量不斷增加。檔案作為記錄診療技術(shù)、設(shè)備等業(yè)務科研資料及患者治療記錄的重要載體，對醫(yī)院發(fā)展至關(guān)重要。

隨著形勢發(fā)展，檔案管理需要創(chuàng)新，一是有利于提升檔案輔助決策的有效性，通過創(chuàng)新提升，實現(xiàn)有效的檔案保存和管理，能為醫(yī)院發(fā)展決策制定和診療技術(shù)研究提供輔助。二是有利于提升醫(yī)療服務水平，借助檔案資料記錄的業(yè)務開展情況，能為相關(guān)業(yè)務開展提供借鑒，為提升醫(yī)療服務水平提供理論依據(jù)。三是有利于提升醫(yī)療設(shè)備利用水平，通過檔案記錄的醫(yī)療設(shè)備使用情況，為更好地操作設(shè)備、提升設(shè)備利用率和利用水平提供有效依據(jù)。

（二）醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新提升現(xiàn)狀

當前，借助信息技術(shù)等手段，醫(yī)院檔案管理不斷進步，但對照提升檔案有效性、利用率等目標，還普遍存在一些共性問題：一是重視不夠。個別醫(yī)院管理者認為檔案管理不是主營業(yè)務，對檔案管理技術(shù)、設(shè)備、資金、人力等方面支持不夠，軟硬件設(shè)施更新不足，制約了檔案管理水平提升。

二是意識不強。醫(yī)院檔案主要來自各業(yè)務科室，資料每天都形成，但當前醫(yī)院業(yè)務人員對檔案收集、保存和分類管理意識不強，認為檔案管理有專門人員，不是份內(nèi)職責，易造成檔案收集不及時、保存不全等問題，影響檔案管理質(zhì)量。

三是積極性不高。在醫(yī)院人員中，檔案人員非主要業(yè)務人員，在管理者重視不夠前提下，處于“邊緣地帶”，打擊了檔案管理人員的工作積極性，使檔案管理更加被動。

二、醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新提升對策措施

（一）創(chuàng)新檔案管理模式

要結(jié)合醫(yī)院業(yè)務特點創(chuàng)新工作模式，更好地適應醫(yī)院發(fā)展。提升對檔案管理重視程度，成立專門檔案管理機構(gòu)，明確專門負責人員進行信息管理，加強對業(yè)務人員培訓，確保重要檔案信息資料能及時登記、按時歸檔，保證檔案完整性，突出醫(yī)院檔案業(yè)務性，增強檔案實用性。要提升檔案管理質(zhì)量，結(jié)合醫(yī)院業(yè)務特點研究制定檔案收集、保存、分類的統(tǒng)一標準，明確檔案管理各環(huán)節(jié)、各流程的明確具體的要求和硬性規(guī)定，杜絕檔案工作的隨意性，確保檔案管理協(xié)調(diào)有序。

（二）創(chuàng)新檔案管理方式

要注重檔案管理方式創(chuàng)新，結(jié)合檔案管理制度化建設(shè)，在繼承傳統(tǒng)檔案管理方法基礎(chǔ)上，研究切合醫(yī)院檔案管理實際的管理方法，通過方法創(chuàng)新使檔案管理走上制度化、程序化、標準化道路。要加強檔案源頭管控，將檔案管理“觸角”前延到各業(yè)務科室，制定收集標準、要求以及考核辦法，全面加強檔案收集管理，并定期按照考核監(jiān)督辦法進行檢查，日常工作中通過抽查、自查等加強監(jiān)督，倒逼相關(guān)人員增強責任意識，在做好本職工作同時，更好地結(jié)合業(yè)務開展檔案管理。要注重建立專業(yè)化檔案管理隊伍，提升對檔案管理人員的重視程度，定期組織檔案新技術(shù)、信息化管理、計算機適應技術(shù)等方面培訓，使其更好地開展檔案管理。

（三）創(chuàng)新檔案管理理念

工作創(chuàng)新必須從理念創(chuàng)新開始。要注重營造良好的檔案管理環(huán)境，特別是管理者要提高對檔案管理的重視，將其作為提升醫(yī)院管理水平、診療水平的重要輔助手段，為檔案管理工作提供必要物質(zhì)支持。實施醫(yī)院檔案管理最終目標是為了服務主營業(yè)務開展，通過挖掘檔案資料內(nèi)在的信息、結(jié)合實際提升信息應用價值，輔助醫(yī)院創(chuàng)造更多經(jīng)濟效益和社會效益。要改變傳統(tǒng)“重管理、輕服務”的錯誤觀念，注重研究檔案服務制度化辦法，立足醫(yī)院發(fā)展目標和戰(zhàn)略，發(fā)揮好檔案的資料服務和決策輔助等功能，在服務醫(yī)院更好發(fā)展的同時，提升檔案管理部門在醫(yī)院中的影響力和地位。要強化服務意識、增強主動服務觀念，主動擴大檔案服務范圍，并結(jié)合現(xiàn)代電子檔案和檔案信息化發(fā)展趨勢，打造檔案服務平臺，通過信息化手段提升檔案查詢和應用便捷程度，推動檔案服務向更深層次延伸，為醫(yī)院發(fā)展和業(yè)務人員更好地開展業(yè)務提供強有力的資料支撐。要注意在做好檔案收集和分類等傳統(tǒng)管理工作基礎(chǔ)上，注重對檔案資料進行有機整合，特別是在各類病癥臨床經(jīng)驗、設(shè)備維修維護和使用等醫(yī)療技術(shù)應用、設(shè)備使用中，分類進行檔案資源整合，將相關(guān)資料提供給業(yè)務部門，服務業(yè)務工作更好地開展。要做到該公開的檔案信息及時公開、熱情服務，在服務醫(yī)院發(fā)展和醫(yī)療技術(shù)進步的內(nèi)部服務的同時，適當向社會特別是患者公開相關(guān)資料，服務居民提升精神健康水平的需求，但要注意精神疾病特殊性，對醫(yī)院檔案中該保密的嚴格保密，確保不影響醫(yī)院正常發(fā)展和患者正常生活，保證患者隱私，杜絕因檔案管理不善等引發(fā)醫(yī)患矛盾。

（四）創(chuàng)新檔案管理手段

要借助信息技術(shù)和計算機等現(xiàn)代化設(shè)備進行檔案管理，特別是結(jié)合電子檔案應用等提升檔案管理現(xiàn)代化水平。通過紙質(zhì)和電子檔案同步保存，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)信息的存儲，提升檔案資料和信息的共享性和查詢效率，提升檔案利用率。特別要結(jié)合當前醫(yī)院規(guī)模擴大、患者增多和病情復雜化等實際，及時進行檔案管理硬件設(shè)施購置和完善，通過檔案管理現(xiàn)代化，防止因設(shè)備等外在原因影響檔案管理人員正常工作、造成數(shù)據(jù)丟失和資料損壞等問題。同時，先進手段應用可提升檔案收集、信息錄入和存儲效率，相比傳統(tǒng)方式節(jié)省了時間，使檔案管理人員有更多時間和精力投入到檔案信息整理和資源整合等工作中，提升檔案管理質(zhì)量。

三、結(jié)論

綜上所述，檔案管理工作是醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，檔案管理創(chuàng)新提升有利于更好地發(fā)揮檔案作用，為企業(yè)發(fā)展和診療技術(shù)進步提供服務。

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