新時期檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展

王碧輝

【摘 要】知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，信息技術(shù)的功能越來越強(qiáng)，其應(yīng)用范圍已深入到各個領(lǐng)域中，檔案管理方面也正在傾向于現(xiàn)代化管理模式發(fā)展。檔案管理作為企業(yè)中不可缺少的一部分，是企業(yè)發(fā)展過程中最有憑證價值與參考價值的依據(jù)，加強(qiáng)檔案管理對企業(yè)發(fā)展有著更大的作用與意義。為更好的實現(xiàn)檔案資源信息化、檔案管理現(xiàn)代化，就要不斷加強(qiáng)檔案管理方式方法的改進(jìn)與創(chuàng)新，推動檔案管理更好發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】新時期；檔案管理；創(chuàng)新；發(fā)展

一、新時期檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案管理不受重視，觀念落后

對于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者而言，他們通常認(rèn)為檔案是否存在并沒有那么重要，員工在進(jìn)行工作和查閱資料時檔案管理就會自然而然的形成。實則不然，檔案管理對員工的工作效率具有極其嚴(yán)重的影響，如今大部分事業(yè)單位管理工作中，其工作人員的工作方式較為系統(tǒng)化、機(jī)械化，后期資料的使用造成不必要的麻煩，對可以使用并具有一定價值的資料進(jìn)行反復(fù)的篩選工作，從而使員工的工作效率與積極性造成嚴(yán)重的影響。

2.業(yè)務(wù)基礎(chǔ)較低，手段落后

事業(yè)單位一直備受國家以及人們的關(guān)注，但事業(yè)單位檔案管理的設(shè)施卻沒受到來自國家的關(guān)懷。在我國大部分事業(yè)單位，其檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較為陳舊，并且在很長時間內(nèi)得不到來自上級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，此現(xiàn)象是沒有辦法滿足新世紀(jì)的基本工作要求的。除此之外，事業(yè)單位對于檔案管理投入的資金相對較少，因此其設(shè)備得不到更新，最終導(dǎo)致沒有好的環(huán)境來進(jìn)行檔案管理的相關(guān)工作。

現(xiàn)如今，隨著社會的進(jìn)步與科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國大部分高科技都得到了較為廣泛的使用，但是在部分事業(yè)單位中，其檔案管理人員仍才采用傳統(tǒng)的方法進(jìn)行資料整理，使檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展受到了一定的局限。除此之外，部分單位不存在檔案鑒定工作，此現(xiàn)象存在一定的不可靠性。

3.信息得不到有效利用，制度不完善

在任何單位中，都擁有屬于自身的相對完善的管理制度，事業(yè)單位檔案管理也不例外。在我國，大部分事業(yè)單位的檔案管理制度存在問題。例如，其他部門在工作過程中對檔案進(jìn)行借閱，檔案管理人員在做好借閱記錄時便完成了工作，并沒有對檔案的歸還進(jìn)行詳細(xì)記錄，甚至連什么時候歸還的都不清楚，最終不了了之。

4.大難管理人員綜合素質(zhì)較差

部分事業(yè)單位在進(jìn)行員工招聘是沒有設(shè)定相對嚴(yán)厲的選拔制度，對學(xué)歷也沒有嚴(yán)格要求，對事業(yè)單位員工的整體素質(zhì)造成了嚴(yán)重的影響，大部分管理人員并沒有工作經(jīng)驗，一切工作都需要從零入手。除此之外，事業(yè)單位將各個部門的員工進(jìn)行拆分，將其安排在多個部門，使工作效率嚴(yán)重下降。

二、創(chuàng)建現(xiàn)代化的檔案資源管理體系

對企業(yè)檔案實施現(xiàn)代化管理，是其想要順應(yīng)時代的必然趨勢走向，是新形勢下檔案相關(guān)部門應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注的發(fā)展內(nèi)容之一。

1.創(chuàng)設(shè)完備的檔案信息網(wǎng)絡(luò)

首先，企業(yè)需要根據(jù)自身實際的經(jīng)營生產(chǎn)情況，依照原有網(wǎng)絡(luò)體系，建設(shè)相關(guān)的檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)，將企業(yè)生產(chǎn)過程中所涉及每個環(huán)節(jié)中的各種數(shù)據(jù)、記錄等歸納起來，整理成完善的信息庫，有利于相關(guān)部門以及各工作人員便捷調(diào)取資料。其次，應(yīng)大范圍的收集行業(yè)內(nèi)相關(guān)資料，關(guān)注其他企業(yè)中的檔案工作內(nèi)容，取其精華，以擴(kuò)充企業(yè)內(nèi)部的資源系統(tǒng)。

2.進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理

首先，企業(yè)應(yīng)全方位的建設(shè)相關(guān)的檔案資源庫，并分別以其科目、內(nèi)容以及表現(xiàn)形式等作為依據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的劃分。其次，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將現(xiàn)存的檔案資源進(jìn)行有針對性的錄入，并將其以不同主題的形式進(jìn)行區(qū)分，有利于資源的快捷搜索。然后，在日常的檔案信息管理過程中，利用多元化、現(xiàn)代化的管理手段，例如：要求工作人員及時的將所收集資源進(jìn)行編制錄入、定期對網(wǎng)絡(luò)中的檔案資源進(jìn)行整合以及完善等，有助于管理工作的高效實施，同時，也有利于企業(yè)對相關(guān)資源的調(diào)配，對企業(yè)的良好發(fā)展具有積極意義。

三、如何推進(jìn)新時期檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展

1、加強(qiáng)基礎(chǔ)性機(jī)制建設(shè)，保障檔案管理基礎(chǔ)性

其一，建立科學(xué)的決策機(jī)制。由于檔案管理現(xiàn)代化的系統(tǒng)性、規(guī)模性特征，在進(jìn)行其管理中，必須具有整體性、全面性的決策支持。決策制定立足于行業(yè)、部門實際，做到?jīng)Q策適應(yīng)于檔案管理的實際性需求；以檔案管理的整體性效益實現(xiàn)為目標(biāo)，通過環(huán)節(jié)性、部門性的決策制定和責(zé)任落實，實現(xiàn)具體效益的同時，促進(jìn)檔案管理的發(fā)展；堅持決策有效性和指導(dǎo)性，決策要具有一定的發(fā)展高度，對檔案管理進(jìn)行統(tǒng)籌安排。

其二，進(jìn)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化制定。通過有效的管理規(guī)范、業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)規(guī)范等，進(jìn)行檔案信息的收集、傳遞、檢索、儲存等統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定；參照國家相關(guān)性規(guī)定，如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子文件歸檔及管理規(guī)范》等文件要求，落實檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

2、推進(jìn)信息資源建設(shè)，做好檔案管理現(xiàn)代化一手準(zhǔn)備

建設(shè)完善檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，強(qiáng)化館藏檔案的數(shù)據(jù)化、信息化、數(shù)字化以及電子文件的采集和接收，以有效擴(kuò)展檔案基數(shù)與涉及范圍，為檔案服務(wù)做好基礎(chǔ)性的資源準(zhǔn)備。由于一些檔案記載形式如感光型記載、磁性記載、虛擬檔案館等的數(shù)據(jù)、資料一般以數(shù)字、解碼等形式存在，由于對這些載體形式記載數(shù)據(jù)和資料的分析，往往要轉(zhuǎn)化為紙張性質(zhì)，這就要求對其進(jìn)行技術(shù)化處理，并對處理后的檔案進(jìn)行整理與分析，加強(qiáng)檔案的保管工作，利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行信息編輯、匯集以整合，以提升信息的實用性。最后，檔案部門要加強(qiáng)歸檔工作，在接收檔案后，向文件處理部門提出要求，按照歸檔要求進(jìn)行歸檔。

3、落實檔案管理人本化，為現(xiàn)代化檔案管理提供人力保障

強(qiáng)化鞏固基礎(chǔ)性技能與知識，如檔案分類、歷史知識、檔案管理知識、文件保存等知識，并及時豐富現(xiàn)代檔案管理知識，以有效提升基礎(chǔ)性的檔案服務(wù)質(zhì)量。進(jìn)行技術(shù)性培訓(xùn)。在現(xiàn)代檔案管理技術(shù)更新條件下，如采用微縮技術(shù)、微機(jī)管理等，檔案工作者要根據(jù)檔案的記載形式、利用者要求以及館藏結(jié)構(gòu)，及時調(diào)整自身工作方向，并要學(xué)習(xí)現(xiàn)代技術(shù)與設(shè)備相關(guān)理論與技能，以提升自身技能操作力，實現(xiàn)檔案整理工作技術(shù)性提升。

檔案管理的直接目的是服務(wù)檔案利用者，這就要求檔案管理現(xiàn)代化以服務(wù)為走向，以檔案工作者服務(wù)意識和水平的提升為手段，通過人文知識、社會知識、市場知識等多方面的培訓(xùn)和教育，來提升檔案工作者的職業(yè)道德、人文素養(yǎng)、精神思想、服務(wù)意識和業(yè)務(wù)水平，以全面保證服務(wù)進(jìn)行與質(zhì)量提升。

4、提升技術(shù)、改進(jìn)設(shè)備，充分完善檔案管理現(xiàn)代化硬軟件條件

硬件設(shè)備是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)性保障，在現(xiàn)代技術(shù)化的今天，檔案管理一定要具備良好的設(shè)備支持，要及時配置計算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等設(shè)備，并展開適時查看與維護(hù)，以保證硬件設(shè)備能夠正常發(fā)揮作用。加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)以及操作系統(tǒng)建設(shè)，同時，要積極運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，如微縮技術(shù)、感光技術(shù)等，進(jìn)行實用、通用軟件的研制，以技術(shù)性、設(shè)備性的保障，來促進(jìn)檔案現(xiàn)代化的進(jìn)一步發(fā)展。

在新時期新階段，種種問題出現(xiàn)在檔案管理面前，只有不斷的提高管理水平，吐故納新，才能更好的實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，才能優(yōu)化檔案管理信息，為社會所用，為經(jīng)濟(jì)服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]承潔.新時期做好勘察設(shè)計企業(yè)檔案服務(wù)工作的探討[J].機(jī)電兵船檔案，2016，（06）：53-55.

[2]郭莉.新時期推動煤炭企業(yè)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（07）：90.