現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理研究

劉玉媛

【摘 要】現(xiàn)代企業(yè)制度對(duì)于企業(yè)檔案管理提出了新的要求，本文分析了當(dāng)前企業(yè)制度的特點(diǎn)和現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上提出了現(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè)檔案管理方法，以期促進(jìn)企業(yè)檔案管理效率提高，輔助企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代企業(yè)制度；企業(yè)；檔案管理

隨著社會(huì)和技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)所面臨的環(huán)境也日益復(fù)雜，企業(yè)的管理要求也在不斷提升。尤其對(duì)于企業(yè)的檔案管理而言，如何有效利用現(xiàn)代化的工具和技術(shù)，加強(qiáng)現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作，提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理效率，是當(dāng)前企業(yè)需要明確的重要問(wèn)題。

一、現(xiàn)代企業(yè)制度對(duì)企業(yè)檔案管理的要求

企業(yè)制度是對(duì)企業(yè)的日常運(yùn)行和管理做出基本規(guī)定的規(guī)章，通過(guò)企業(yè)制度的引導(dǎo)，能夠有效對(duì)企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、人員激勵(lì)和管理、企業(yè)的文化和信息管理等各個(gè)方面的運(yùn)作進(jìn)行指導(dǎo)?，F(xiàn)代企業(yè)制度包括了現(xiàn)代企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度、現(xiàn)代企業(yè)組織制度和現(xiàn)代企業(yè)管理制度三方面。而隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)所面臨的企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境也越來(lái)越復(fù)雜，企業(yè)的人員管理、日?；顒?dòng)規(guī)劃以及企業(yè)的信息檔案管理等各類活動(dòng)也日益增加，且日益繁雜?，F(xiàn)代企業(yè)制度需要考慮到企業(yè)不斷復(fù)雜化的管理要求，同時(shí)也要保證企業(yè)的盈利水平和發(fā)展。因此現(xiàn)代企業(yè)制度需要更多地注重企業(yè)與不斷發(fā)展的社會(huì)之間的協(xié)調(diào)，同時(shí)也要注重企業(yè)內(nèi)部人員、信息的協(xié)調(diào)。

在這樣的背景之下，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式已無(wú)法滿足現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求。而是需要在管理體制、管理內(nèi)容、管理方式上加深變革。企業(yè)的檔案管理對(duì)于企業(yè)信息的編輯和存貯，企業(yè)的日常運(yùn)作，企業(yè)的盈利目標(biāo)實(shí)現(xiàn)以及企業(yè)的人員管理等各個(gè)方面都有著重要的作用。只有將企業(yè)的檔案進(jìn)行合理的管理，才能夠讓這些信息得益有效存儲(chǔ)，并指導(dǎo)企業(yè)的運(yùn)行。而傳統(tǒng)的手工化的企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代化企業(yè)制度的發(fā)展需要。因此需要提倡的是一種信息化、網(wǎng)絡(luò)化、專業(yè)化、綜合化的企業(yè)檔案管理模式。通過(guò)高效的企業(yè)檔案管理，促進(jìn)企業(yè)的綜合化管理，充分適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)制度的要求。

二、現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)檔案管理工作不重視

當(dāng)前很多企業(yè)對(duì)于檔案管理工作十分不重視，認(rèn)為檔案管理僅僅只是一個(gè)十分簡(jiǎn)單的資料工作，也無(wú)需由專門(mén)的人員和部門(mén)對(duì)其管理。導(dǎo)致很多企業(yè)的檔案管理人員配備不完善，沒(méi)有專業(yè)的管理人員。若人員一旦流動(dòng)，就會(huì)導(dǎo)致檔案信息的缺失。同時(shí)也會(huì)造成檔案內(nèi)容不完整，更新不及時(shí)等情況發(fā)生。同時(shí)由于企業(yè)的投入不高，重視程度不夠等問(wèn)題，導(dǎo)致企業(yè)的檔案保管不善，數(shù)據(jù)有所丟失或損毀等情況發(fā)生。檔案管理工作的不重視還體現(xiàn)在，對(duì)于企業(yè)的檔案管理沒(méi)有專業(yè)化的管理流程和制度，由于缺少了管理流程和制度的指導(dǎo)，檔案管理工作變成了一種十分隨意，流于形式的工作。

（二）檔案管理工作缺乏信息化手段

對(duì)于現(xiàn)代化企業(yè)管理而言，信息化是一個(gè)有效的技術(shù)手段，也是企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。信息化手段的應(yīng)用能夠有效提高企業(yè)檔案管理的效率，同時(shí)更好地輔助企業(yè)的信息及人員的管理。然而當(dāng)前很多企業(yè)都還沒(méi)有利用信息化的手段對(duì)檔案進(jìn)行管理。當(dāng)前很多企業(yè)的檔案都是手工紙質(zhì)版，導(dǎo)致檔案的錄入、修改和傳遞過(guò)程都十分復(fù)雜，需要檔案管理人員手工進(jìn)行謄寫(xiě)，然而這樣的方式一來(lái)比較容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，二來(lái)會(huì)大大降低企業(yè)檔案信息的傳遞效率，導(dǎo)致在檔案的修改和查詢時(shí)，需要耗費(fèi)一定的人力物力，還有可能產(chǎn)生信息上的錯(cuò)誤。這樣低效率的手工化的紙質(zhì)檔案的管理，極大程度上降低了企業(yè)的信息管理效率，進(jìn)而影響了企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)與管理活動(dòng)。

（三）企業(yè)檔案管理缺少安全保障

企業(yè)的檔案管理除了基本的信息正確和完整等方面的要求之外，還需要注重的是對(duì)信息安全的保障。企業(yè)的檔案包含了企業(yè)各個(gè)員工的個(gè)人數(shù)據(jù)，同時(shí)也包括了企業(yè)各類經(jīng)營(yíng)管理先關(guān)的數(shù)據(jù)，如果一旦泄露或是遺失，將會(huì)對(duì)企業(yè)造成一定的影響。然而很多企業(yè)對(duì)于檔案管理的安全工作并不重視。具體體現(xiàn)在其一，對(duì)檔案的保管工作不重視。很多企業(yè)的紙質(zhì)版檔案存放比較隨意，也沒(méi)有相應(yīng)的歸類和定期的保管，這導(dǎo)致企業(yè)檔案損壞和丟失的情況時(shí)有發(fā)生。其二，對(duì)于企業(yè)檔案的安全保密性工作沒(méi)有做好。企業(yè)的檔案管理人員對(duì)檔案的保密性和安全性缺乏一定的認(rèn)知，因此對(duì)檔案中的重要信息并沒(méi)有加以保護(hù)，對(duì)檔案的借閱和歸還等方面，也沒(méi)有加以重視。同時(shí)有些網(wǎng)絡(luò)化信息化的檔案信息，并沒(méi)有加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)措施，導(dǎo)致即使是存放在網(wǎng)絡(luò)或計(jì)算機(jī)中的檔案信息，也面臨了一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。

三、現(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè)檔案管理方法

（一）提高企業(yè)檔案管理意識(shí)

企業(yè)的檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的管理而言有著重要的作用，要想加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理，必須提高企業(yè)的檔案管理意識(shí)。首先企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)自身應(yīng)該提高相關(guān)的意識(shí)，明確檔案管理的重要性。并不斷通過(guò)企業(yè)內(nèi)部的文化和宣傳教育，提高企業(yè)內(nèi)部所有員工的檔案管理意識(shí)。設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)和人員，定期進(jìn)行員工的培訓(xùn)等，從而幫助企業(yè)檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平的提高。同時(shí)也可以通過(guò)企業(yè)的宣傳畫(huà)冊(cè)等多媒體形式，向員工宣傳檔案管理的作用，讓所有員工都提高檔案管理意識(shí)，明確檔案管理的要求和要點(diǎn)，從而更好地幫助企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)行。

（二）加強(qiáng)信息化管理技術(shù)的應(yīng)用

信息化管理技術(shù)的應(yīng)用，能夠有效將紙質(zhì)版的企業(yè)檔案轉(zhuǎn)化成為電子化的檔案，便于存儲(chǔ)、修改和查閱等各個(gè)方面檔案管理工作的進(jìn)行。企業(yè)應(yīng)加大檔案管理工作的投入，構(gòu)建企業(yè)的電算化信息系統(tǒng)，將檔案文件從紙質(zhì)版轉(zhuǎn)錄為電子化的版本，從而存儲(chǔ)于信息系統(tǒng)中。系統(tǒng)中需要對(duì)不同的檔案進(jìn)行分類存放，并由專門(mén)的檔案管理員對(duì)檔案進(jìn)行日常的維護(hù)和管理。對(duì)檔案的修改、刪除和查閱等功能，需要制定不同的權(quán)限，保證企業(yè)不同層級(jí)的員工對(duì)于檔案的權(quán)限不同，從而更好地保證企業(yè)檔案的安全性。此外，由于信息化技術(shù)的應(yīng)用面臨了一些技術(shù)的采用，企業(yè)應(yīng)定期對(duì)這些技術(shù)和系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，并加強(qiáng)病毒的預(yù)防和查殺，減少信息系統(tǒng)被入侵，檔案信息損壞丟失和被盜的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）制定企業(yè)檔案管理制度

檔案管理制度是整個(gè)企業(yè)的檔案管理指導(dǎo)方針，只有通過(guò)制度的引導(dǎo)，才能夠有效確保企業(yè)所有人員的檔案管理工作進(jìn)行。檔案管理制度首先應(yīng)明確檔案管理工作的基本職責(zé)和要求，尤其是針對(duì)檔案管理部門(mén)的相關(guān)人員，需要明確他們的日常工作職責(zé)和要求。同時(shí)對(duì)于檔案管理工作的流程和權(quán)限需要加以界定。如檔案的錄入、修改、刪除、查詢、維護(hù)等各個(gè)方面，都需要明確相應(yīng)的流程、負(fù)責(zé)人員和操作權(quán)限等，從而保證企業(yè)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

四、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展和社會(huì)不斷提高的要求，使得企業(yè)的檔案管理變得越來(lái)越重要。各企業(yè)應(yīng)該明確現(xiàn)代化技術(shù)的下企業(yè)檔案管理的新要求，用信息化、網(wǎng)絡(luò)化、電算化的方式進(jìn)行企業(yè)的檔案管理。加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作，提高企業(yè)管理效率。

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