大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的創(chuàng)新途徑

馬浩智

【摘 要】當(dāng)前，“大數(shù)據(jù)”、“物聯(lián)網(wǎng)”的斷發(fā)展并且成熟的過程中，我們身邊都發(fā)生了翻天覆地的變化，各行各業(yè)也迎來了新一輪的發(fā)展挑戰(zhàn)與諸多發(fā)展契機(jī)。通過運(yùn)用大數(shù)據(jù)，對用戶行為的分析、判斷，可以分很直觀的數(shù)收集、存儲(chǔ)檔案資源，不論是對于后期維護(hù)還是利用都能夠提供極大便捷，也有助于促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量、效率的大幅度提升，對此相關(guān)工作人員應(yīng)給予足夠重視與不斷優(yōu)化。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；電子信息檔案；管理；創(chuàng)新途徑

就現(xiàn)階段而言，大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的發(fā)展和優(yōu)化不僅確保各個(gè)行業(yè)的快速穩(wěn)定的發(fā)展，同時(shí)還能夠提升各企業(yè)管理者的管理水平，能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位以及個(gè)體商戶提供最大程度的保障，，因此作為電子信息檔案管理人員需要盡早的轉(zhuǎn)變管理理念，緊隨時(shí)代進(jìn)步和發(fā)展的步伐，采用全新的電子信息管理方法，優(yōu)化管理的流程以提升管理所帶來的成效。

一、大數(shù)據(jù)背景下創(chuàng)新電子信息檔案管理的優(yōu)勢

1.可以保障企事業(yè)單位的信息安全

信息檔案中包含有很多企事業(yè)單位的重要資料信息，其中很多信息具有高度的法律效力，如果出現(xiàn)信息泄露的情況不僅對導(dǎo)致企事業(yè)單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)的穩(wěn)定，同時(shí)會(huì)對其以后的發(fā)展帶來負(fù)面影響。電子信息檔案管理的優(yōu)化能夠設(shè)置多重保護(hù)措施，不僅方便工作人員快速的查閱所需資料，同時(shí)能夠最大限度的降低資料在查閱期間被損壞或者泄露的情況，提升資料信息的保密性和安全性。

2.給企事業(yè)單位健康發(fā)展提供支持

在不斷的優(yōu)化和完善過程中，電子信息檔案管理能夠逐漸提升工作人員的工作效率，減輕其所負(fù)責(zé)的工作量；此外開展電子信息化管理之后可以及時(shí)、高效的檢查文件、檔案是否有遺漏、損壞現(xiàn)象，可以在第一時(shí)間進(jìn)行補(bǔ)充和修復(fù)，確保資料信息的完整性。再者，電子信息檔案管理能夠經(jīng)計(jì)算機(jī)來制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，滿足新時(shí)代的智能化管理，為標(biāo)準(zhǔn)化、人性化管理創(chuàng)設(shè)基礎(chǔ)條件。

3.為社會(huì)安定發(fā)展提供有力保護(hù)

現(xiàn)階段，公民的絕大多數(shù)信息均是以電子檔案的形式被存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中，公民的所有信息與其生活、學(xué)習(xí)和工作均關(guān)系密切，與此同時(shí)也是公民的個(gè)人隱私，如果出現(xiàn)泄漏會(huì)被不法分子用來謀利從而損害公民的合法權(quán)益，并且給社會(huì)穩(wěn)定帶來威脅。因此對電子信息檔案管理的創(chuàng)新和優(yōu)化能夠盡力保護(hù)公民的革新信息安全，為社會(huì)的穩(wěn)定、和諧發(fā)展提供助益。

二、傳統(tǒng)電子信息檔案管理路徑的不足

1.較為純粹的人為管理方式

費(fèi)時(shí)費(fèi)力中國的廉價(jià)勞動(dòng)力比較多，因此在傳統(tǒng)的電子信息檔案管理工作中，常常以人力彌補(bǔ)管理不足的情況是十分常見的。傳統(tǒng)的電子信息檔案管理方式是一種較為純粹的人為管理，檔案管理員需要把海量的電子信息檔案集中管理起來，是非常浪費(fèi)時(shí)間和精力的，而且由于是人為管理，難免會(huì)出現(xiàn)不少的管理失誤，埋下不小的檔案信息數(shù)據(jù)隱患。

2.較為落后的零散管理模式，造成重要資料不全

傳統(tǒng)的電子信息檔案管理模式多采用零散管理，因?yàn)檫@樣可以最大程度的節(jié)省管理成本，但是這種零散管理模式也有非常致命的缺陷，那就是容易造成資料不全，例如需要調(diào)取某一電子信息的全部資料時(shí)，需要往返于多處地方，才能把資料收集完整，有時(shí)候還會(huì)因?yàn)椴糠仲Y料丟失而使得電子信息資料不全。

3.電子信息檔案登記信息不細(xì)致，易造成資料丟失

電子信息檔案登記信息是反映電子信息檔案管理情況的重要數(shù)據(jù)，但是傳統(tǒng)的電子信息檔案登記信息并不細(xì)致，這就容易造成重要資料在歸檔、出借時(shí)丟失、錯(cuò)亂。而且傳統(tǒng)的電子信息檔案登記也是通過人為完成，管理載體雖然是計(jì)算機(jī)，但綜合（一）情況來看，電子信息檔案登記信息本身就存在極大的不安全性，造成重要資料丟失的概率也會(huì)增加。

三、大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的創(chuàng)新

1.電子信息檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)

大數(shù)據(jù)技術(shù)即是可以高效、準(zhǔn)確處理海量數(shù)據(jù)的技術(shù)，是現(xiàn)代科技發(fā)展的重要產(chǎn)物，如今，越來越多的行業(yè)中都引入了大數(shù)據(jù)技術(shù)，借此管理海量數(shù)據(jù)并分析重要信息。大數(shù)據(jù)技術(shù)作為新型的數(shù)據(jù)管理技術(shù)，已經(jīng)成為提升我國數(shù)據(jù)管理水平的重要力量，與時(shí)俱進(jìn)的引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，借此管理海量的電子信息檔案，可以在很大程度上節(jié)約人力物力，提升管理效率。

2.實(shí)施科學(xué)完善的管理模式

（1）優(yōu)化檔案管理制度。企業(yè)單位在收集、整理和提取檔案信息過程中，應(yīng)結(jié)合具體需求，采取一體化形式給予科學(xué)控制，在具體落實(shí)中，實(shí)施相應(yīng)考核機(jī)制，尤其是大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，相關(guān)工作人員應(yīng)真正做到與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合各項(xiàng)工作的具體落實(shí)來對管理制度做出不斷完善，以此來督促相關(guān)工作人員，全面調(diào)動(dòng)其工作積極性。（2）采用集中管理模式。相比于分散管理模式，集中管理模式的科學(xué)實(shí)施雖然會(huì)使得管理成本有所增加，但也能夠在最大程度上為電子信息檔案資料完整性提供保障，尤其是在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展帶動(dòng)下，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)能力也隨之不斷增加，這也在某種程度上為電子信息檔案資料實(shí)施科學(xué)的集中管理創(chuàng)造了良好條件。

3.制定明確、詳細(xì)、具體的電子信息檔案登記過程

（1）電子信息檔案登記過程必須要明確，即不能同時(shí)存在多個(gè)互相矛盾的登記過程，讓登記工作流程化；（2）電子信息檔案登記過程必須要詳細(xì)，保證隨時(shí)可以根據(jù)信息找到電子信息檔案資料；（3）電子信息檔案登記過程必須要具體，即總體過程如何，每個(gè)環(huán)節(jié)的執(zhí)行流程如何，都要有具體的操作方法和規(guī)范。

四、結(jié)束語

綜上所述，在信息化時(shí)代通信企業(yè)的檔案工作必須充分認(rèn)識到工作的緊迫感和時(shí)代感，加塊檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)，利用新一代信息技術(shù)建立新型檔案管理系統(tǒng)。檔案管理人員要不斷提高責(zé)任心和使命感，提升工作水平，按制度辦事，管理好、開發(fā)好、服務(wù)好各項(xiàng)檔案。

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