喬昌偉 張黎梅 聶秀麗
【摘 要】對(duì)于煙草企業(yè)來(lái)說(shuō),財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)是十分重要的,其在煙草企業(yè)的發(fā)展建設(shè)中具有不可替代的功能與優(yōu)勢(shì)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)有利于將財(cái)務(wù)管理與現(xiàn)代信息技術(shù)結(jié)合在一起,使得流程更加規(guī)范合理。本文分析了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的必要性,并給出了如何建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的意見(jiàn),供大家參考。
【關(guān)鍵詞】煙草;煙草企業(yè);財(cái)務(wù);共享服務(wù)中心
對(duì)于一些大型煙草企業(yè)而言,傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式將財(cái)務(wù)部門和人員分散在下屬機(jī)構(gòu),導(dǎo)致財(cái)務(wù)資源分散,溝通和管理成本增加。財(cái)務(wù)共享中心通過(guò)集中化處理財(cái)務(wù)事項(xiàng),實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的統(tǒng)一化、集約化,在很大程度上降低了煙草企業(yè)的管理成本,并通過(guò)資源共享的方式使效率與效益最大化。煙草企業(yè)在建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心的過(guò)程中,需要結(jié)合煙草企業(yè)的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行建設(shè)。
一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的必要性
(一)有利于煙草企業(yè)管控能力提升
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的共享業(yè)務(wù)是由經(jīng)辦人在共享平臺(tái)發(fā)起的,其是隨機(jī)分配的,在經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化后,通過(guò)線上資金交易,并生成會(huì)計(jì)憑證,由此可以有效地避免人員徇私舞弊的行為。企業(yè)的財(cái)務(wù)人員或是決策層還可以在共享平臺(tái)查閱業(yè)務(wù)辦理的全過(guò)程,一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題可以及時(shí)解決。另外財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可大大提升信息的流通效率,使得信息查閱起來(lái)更方便,信息庫(kù)的信息也更全面,數(shù)據(jù)能實(shí)時(shí)更新,一定程度削弱了監(jiān)管不力導(dǎo)致的不當(dāng)行為的負(fù)面影響,提升了煙草企業(yè)的辦事效率與管理控制能力。
(二)有利于保證財(cái)務(wù)工作效率的穩(wěn)步提升
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心有利于使業(yè)務(wù)流程更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,使數(shù)據(jù)得到了統(tǒng)一的管理。通過(guò)后臺(tái)功能可以方便信息間的交流與溝通,同時(shí)簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程,由此也方便了信息資源的共享與流通,在緩解工作人員壓力的同時(shí)大大提升了工作效率,并為財(cái)務(wù)人員提供了真實(shí)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),為客戶提供了準(zhǔn)確的交易信息。
二、煙草企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)存在的挑戰(zhàn)
(一)模式選擇的問(wèn)題
財(cái)務(wù)共享中心在本質(zhì)上仍然屬于財(cái)務(wù)管理體系,一些煙草企業(yè)將財(cái)務(wù)共享中心作為財(cái)務(wù)部的下屬機(jī)構(gòu),一些煙草企業(yè)則將共享中心作為與獨(dú)立于財(cái)務(wù)部的同級(jí)別機(jī)構(gòu)。不同的模式有著不同的優(yōu)劣勢(shì)。將財(cái)務(wù)共享中心作為財(cái)務(wù)部的下屬機(jī)構(gòu),有利于共享中心與財(cái)務(wù)部的交流與溝通,但不利于共享中心的專業(yè)化和長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。
(二)信息化和流程的問(wèn)題
現(xiàn)代大型煙草企業(yè)的分(子)公司往往分布在不同城市和區(qū)域,財(cái)務(wù)共享中心通過(guò)共享節(jié)約了資源,但如果信息化水平不高,則可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)效率被嚴(yán)重拖累。同時(shí),共享中心針對(duì)不同的分(子)公司和業(yè)務(wù)開(kāi)展業(yè)務(wù),也更加注重流程和標(biāo)準(zhǔn)化,往往會(huì)在審批和程序上有著更嚴(yán)格的要求。原有的傳統(tǒng)模式下,存在問(wèn)題時(shí)經(jīng)辦人員可以直接和財(cái)務(wù)人員溝通,但共享中心下,如果流程設(shè)計(jì)不合理,可能會(huì)導(dǎo)致不同區(qū)域之間的人員大幅度增加溝通成本,影響業(yè)務(wù)效率。
(三)財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)缺乏規(guī)范化
由于煙草企業(yè)涉及到多種業(yè)務(wù),加上旗下分(子)公司的多樣化,其財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)流程各不相同。在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)時(shí),由于各個(gè)分(子)公司的財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)流程各不相同,財(cái)務(wù)信息有不同的表達(dá)、搜集、傳遞方式,因此不利于整個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)的構(gòu)建。而且由于財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)缺乏規(guī)范化,會(huì)給煙草企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員留下巨大的操作空間,從而會(huì)為煙草企業(yè)財(cái)務(wù)管理埋下隱患,也會(huì)造成財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)各操作流程的不統(tǒng)一,致使數(shù)據(jù)無(wú)法統(tǒng)一分析,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)應(yīng)有的作用無(wú)法發(fā)揮。
(四)財(cái)務(wù)人員綜合素質(zhì)參差不齊
現(xiàn)代大型煙草企業(yè)的分(子)公司通常延伸到各縣市區(qū),業(yè)務(wù)繁冗復(fù)雜,管理構(gòu)建層次較多,從而使得煙草企業(yè)一線的財(cái)務(wù)人員增加,綜合素質(zhì)參差不齊,不利于財(cái)務(wù)管理水平的提升。同時(shí),由于煙草企業(yè)業(yè)務(wù)繁多,不同的分(子)公司對(duì)日常業(yè)務(wù)報(bào)銷單據(jù)的填制標(biāo)準(zhǔn)、粘貼標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)支撐依據(jù)等缺乏統(tǒng)一的財(cái)務(wù)制度來(lái)指導(dǎo),致使相同業(yè)務(wù)的處理結(jié)果存在差異,直接影響了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量,也為煙草企業(yè)內(nèi)部控制留下巨大隱患。
三、煙草企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的思路
(一)明確財(cái)務(wù)共享中心的定位
煙草企業(yè)需要對(duì)財(cái)務(wù)共享中心與原有的財(cái)務(wù)部進(jìn)行權(quán)責(zé)劃分,明確功能定位。以中國(guó)電信為例,該公司將財(cái)務(wù)共享中心作為與財(cái)務(wù)部下設(shè)的機(jī)構(gòu),功能定位為該公司進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的責(zé)任部門,同時(shí)需要配合財(cái)務(wù)部做好財(cái)務(wù)管理工作。這樣做的目的主要是在共享中心建設(shè)初期,能夠得到財(cái)務(wù)部的有力協(xié)助,并和財(cái)務(wù)部一起,在優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)工作時(shí)進(jìn)行協(xié)同,有利于財(cái)務(wù)共享中心解決和處理發(fā)展中面臨的問(wèn)題。
(二)基于信息化不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)流程
信息化是財(cái)務(wù)共享中心高效運(yùn)作的基礎(chǔ)。隨著越來(lái)越多的企業(yè)面向不同區(qū)域、甚至全球來(lái)開(kāi)展業(yè)務(wù),財(cái)務(wù)共享中心對(duì)信息化的要求也越來(lái)越高。財(cái)務(wù)共享中心在建設(shè)過(guò)程中,應(yīng)在影像設(shè)備、網(wǎng)上銀行、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等方面進(jìn)行系統(tǒng)化的打造,并在此基礎(chǔ)上盡量統(tǒng)一不同下屬單位的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、報(bào)銷模板、審核流程等,做到共享活動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)化與系統(tǒng)化。特別是財(cái)務(wù)共享中心作為面向不同業(yè)務(wù)單位的部門,需要做好不同信息系統(tǒng)之間的信息聯(lián)接,比如做好網(wǎng)上銀行和財(cái)務(wù)系統(tǒng)之間的對(duì)接,以減少查詢、解釋、溝通等活動(dòng)的時(shí)間,提高工作效率。
(三)健全財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)
煙草企業(yè)在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心時(shí)一定要注重將財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行健全,這樣才能夠?qū)⒇?cái)務(wù)共享服務(wù)流程達(dá)到真正的流程最優(yōu)化。財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)管理的核心就是流程再造,但該流程再造并不是傳統(tǒng)意義上的流程標(biāo)準(zhǔn)化。財(cái)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化通常是指流程達(dá)到規(guī)范化,它涵蓋財(cái)務(wù)處理環(huán)節(jié)操作的規(guī)范化、對(duì)用戶需求的響應(yīng)機(jī)制的規(guī)范化等。在落實(shí)財(cái)務(wù)共享服務(wù)前,煙草企業(yè)通常會(huì)存在一套標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)處理流程,但是在落實(shí)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的過(guò)程中一定要將其信息化,才能保證整個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的信息化建設(shè)。
(四)做好風(fēng)險(xiǎn)管理措施
財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)首先加強(qiáng)內(nèi)部的監(jiān)督與控制,比如通過(guò)定期自查自糾,及時(shí)發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享中心在運(yùn)作中存在的問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),將風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題消除在萌芽狀態(tài)。其次,財(cái)務(wù)共享中心可以和相關(guān)部門配合來(lái)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理,比如和審計(jì)部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門、財(cái)務(wù)部門等對(duì)各環(huán)節(jié)的過(guò)程進(jìn)行抽查,讓各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)重視其經(jīng)手的業(yè)務(wù),主動(dòng)降低問(wèn)題發(fā)生的概率。最后,財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)依托先進(jìn)的信息管理手段來(lái)控制好風(fēng)險(xiǎn),讓財(cái)務(wù)共享中心的工作人員及時(shí)了解潛在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),提高財(cái)務(wù)共享中心的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)與管理水平。
(五)建立完善的員工激勵(lì)機(jī)制
財(cái)務(wù)共享中心的崗位在許多財(cái)務(wù)人員眼中僅僅只是一個(gè)會(huì)計(jì)核算員,因此一些財(cái)務(wù)員工的工作積極性并不高。面對(duì)此種情況,財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)加強(qiáng)員工的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃,通過(guò)完善各類激勵(lì)手段,提高員工的待遇和工作滿意度,增強(qiáng)財(cái)務(wù)共享中心員工的職業(yè)素養(yǎng),拓寬職業(yè)晉升渠道,從而實(shí)現(xiàn)規(guī)劃目標(biāo)。
四、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述,對(duì)于煙草企業(yè)來(lái)說(shuō),構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,就是為了更好的提升煙草企業(yè)的財(cái)務(wù)工作水平,這是當(dāng)前實(shí)施垂直管理的煙草企業(yè)提高財(cái)務(wù)工作效率、防控資金風(fēng)險(xiǎn)的有效途徑,也是今后需要重點(diǎn)研究的工作。
【參考文獻(xiàn)】
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