試論優(yōu)化企業(yè)物資保供體系的措施

胡煜

摘 要 企業(yè)物資保供工作歷來是業(yè)界討論的熱點，由于其本身的煩瑣性，制約了很多企業(yè)的發(fā)展。目前，有些企業(yè)在物資保供方面存在一些問題，主要表現(xiàn)在采購環(huán)節(jié)不夠規(guī)范、預算管理不夠精確、價格管理不夠嚴謹、驗收環(huán)節(jié)不夠嚴格、承付手續(xù)不夠明確等問題。優(yōu)化企業(yè)物資保供體系，應當嚴格準入制度，規(guī)范采購渠道；加強預算管理，做好資金控制；優(yōu)化采購招標，完善價格管理；重視驗收環(huán)節(jié)，確保物資質(zhì)量；規(guī)范承付手續(xù)，加強結(jié)算管理。

關(guān)鍵詞 物資保供 價格管理 措施

一、研究背景

隨著物流技術(shù)的發(fā)展和供應鏈管理思想的普及，企業(yè)物資保供體系的建立逐漸走上了專業(yè)化的道路。就目前來看，企業(yè)生產(chǎn)或服務所涉及的各類物資越來越多，門類越來越繁雜，建立有效的物資保供體系是很多企業(yè)急需解決的問題。由于物資保供工作本身涉及企業(yè)諸多環(huán)節(jié)，物資供應的廠商也越來越同質(zhì)化。物資保供工作在傳統(tǒng)的企業(yè)運作方面也存在一定的難度。企業(yè)要想在數(shù)量眾多的供應商中選擇，找到適合本企業(yè)發(fā)展的物資供應商，進而推動本企業(yè)物資保供工作的建設，這對企業(yè)相關(guān)工作人員的工作提出了很大的挑戰(zhàn)。優(yōu)化企業(yè)物資保供體系，應從物資準入環(huán)節(jié)開始，加強物資采購、預算管理、價格管理、驗收和結(jié)算環(huán)節(jié)等。

二、企業(yè)物資保供工作存在的問題

（一）采購環(huán)節(jié)不夠規(guī)范

目前，部分企業(yè)在物資采購方面存在一些問題，主要表現(xiàn)在規(guī)范化管理有所欠缺。具體而言，首先是物資準入辦理程序不夠健全。在準入辦理程序方面，企業(yè)對于物資供應商的準入審核不甚嚴格，時有資質(zhì)不符的供應商出現(xiàn)。物資準入辦理程序一旦出現(xiàn)漏洞，對于企業(yè)后續(xù)很多工作的開展都會帶來連帶影響。再加上有些企業(yè)對于供應商所供應的物資門類的核查也不夠仔細，經(jīng)常出現(xiàn)沒有通過核查的物資種類摻雜其中，魚龍混雜，難辨真?zhèn)巍＿@些都反映了企業(yè)在物資準入辦理程序方面的不成熟。其次，企業(yè)審核供應商資質(zhì)的標準不夠細化。按照規(guī)定，每種物資的供應都應有資質(zhì)問題。而在現(xiàn)實中，經(jīng)常出現(xiàn)有些物資沒有進行資質(zhì)審查就入了企業(yè)倉庫。很明顯，各類物資對應的準入標準沒有明確到位。最后，物資采購環(huán)節(jié)對物資準入資質(zhì)審查不夠。部分企業(yè)雖然有比較完整的物資準入辦理程序，也制定了供應商準入、物資準入的相應標準，但是在實際操作中，核查不嚴格，導致程序和標準形同虛設，沒有起到應有的作用。

（二）預算管理不夠精確

企業(yè)物資保供體系在預算管理方面的問題，主要表現(xiàn)為預算管理工作不夠精確和細致。具體而言，首先表現(xiàn)在預算管理方式和方法有所欠缺。按照傳統(tǒng)的預算管理模式，一旦預算制定出來，后期企業(yè)各項運作就應該嚴格按照預算開展和運行。而當前，隨著市場環(huán)境的變化，企業(yè)所面臨的問題越來越多，傳統(tǒng)的預算管理模式顯得有些僵化，并不能有效反映企業(yè)資金需求的變動和發(fā)展趨勢。特別是對于企業(yè)物資供應，供應商和物資的準入資質(zhì)常常干擾企業(yè)預期資金的花費。僵化的預算管理模式很難反映供應商物資供應方面的一些問題。其次，在預算結(jié)算方式方面，部分企業(yè)缺乏對預算結(jié)算的有效控制和監(jiān)督。不管是物資采購環(huán)節(jié)還是物資供應環(huán)節(jié)，牽涉結(jié)算問題時，難免出現(xiàn)一些影響整體利益的個人行為。個人交易行為的出現(xiàn)是對結(jié)算的主要干擾。

（三）價格管理不夠嚴謹

企業(yè)物資供應通常采用投招標的方式進行，就目前來看，投招標中所涉及的價格管理在很多企業(yè)都存在一些問題。首先是缺乏有效的組織形式。企業(yè)沒有專門的部門來承接招投標工作。沒有系統(tǒng)的部門介入，就容易產(chǎn)生利益流失的問題。同時，有些企業(yè)在運作過程中，甚至連招標計劃書都沒有。沒有對應的價格限制文件，在招投標環(huán)節(jié)勢必出現(xiàn)混亂。物資供應商的準入資質(zhì)很大程度上與價格相關(guān)，如果沒有嚴謹?shù)膬r格管理，那么所選擇的物資供應商的準入資質(zhì)就會大打折扣。同時，牽涉具體物資的供應價格，一般要參考當?shù)叵嚓P(guān)物價管理部門的制度和意見。環(huán)境的變動會干擾價格的形成，沒有統(tǒng)一的標準把控，就會出現(xiàn)價格亂象，就會出現(xiàn)不合理的價格壟斷行為和不平等競爭現(xiàn)象。一旦出現(xiàn)這些情況，物資供應的價格管理就失掉了應有的效果。

（四）驗收環(huán)節(jié)不夠嚴格

目前，企業(yè)物資供應在驗收環(huán)節(jié)存在的問題主要表現(xiàn)為不夠嚴格，具體而言有3個方面：首先，企業(yè)物資驗收人員權(quán)責不清晰。權(quán)責不清晰，主要是因為驗收工作本身過于重要.在部分企業(yè)，由于驗收人員的權(quán)力過大，出現(xiàn)一些質(zhì)量不過關(guān)的物資流入企業(yè)內(nèi)部，給企業(yè)造成了巨大損失。而出了問題去追究責任的時候，又無法明確到個人，因此給企業(yè)造成了一些人為的不必要損失。其次，有關(guān)驗收工作的監(jiān)督力度不強。驗收工作本身就有監(jiān)督的含義，對物資的驗收，其實也是對企業(yè)采購人員的監(jiān)督。而物資到了驗收人員手中，企業(yè)卻容易忽略對驗收人員本身的監(jiān)督。在物資供應方面，物資和供應商都有準入資質(zhì)，如果沒有對驗收人員的工作進行有效監(jiān)督，那么所謂的準入資質(zhì)其實就有可能變成個人的標準。最后，倉庫管理人員最后一重驗收職能沒有到位。物資采購完畢，通過驗收人員驗收，如果合格，在投入生產(chǎn)環(huán)節(jié)之前通常要入庫。這時倉庫管理人員的最后一道驗收關(guān)口顯得特別重要。正是因為倉管的特殊工作性質(zhì)，所以一旦工作失誤，貽害無窮。

（五）承付手續(xù)不夠明確

按照物資保供體系的流程，物資對應的承付手續(xù)以及結(jié)算問題都既有可能來自外部，也有可能來自企業(yè)內(nèi)部。就目前來看，外部物資供應商方面，由于企業(yè)準入制度的影響，在資金承付和結(jié)算方面似乎越來越規(guī)范，疑難問題也很少出現(xiàn)。而偏偏在企業(yè)內(nèi)部，有關(guān)物資的承付手續(xù)和結(jié)算問題反而變得越來越嚴重。一方面，從內(nèi)部來看，物資資金的承付應秉承價格與價值相符的原則，但是實際過程中，經(jīng)常出現(xiàn)物資的價格與價值不相符，某些物資的出現(xiàn)并非物有所值。物資的承付手續(xù)還牽涉企業(yè)前期的預算工作，有些企業(yè)內(nèi)部不重視預算，從而導致物資資金承付過程中無法平衡預算。另一方面，在物資資金結(jié)算方面，傳統(tǒng)的結(jié)算模式可能比較隨意，一旦出現(xiàn)物資采購和供應就產(chǎn)生一次結(jié)算，這種單個的結(jié)算形式時常出現(xiàn)。這種單個的結(jié)算形式看起來靈活，好像便于核算和管理，其實無形中增加了財務工作的工作量和難度。并且，單個的結(jié)算行為容易讓供應商對結(jié)算者產(chǎn)生依賴，經(jīng)常出現(xiàn)討好對應業(yè)務人員的情況。久而久之，企業(yè)采購業(yè)務人員的整體工作風氣會受到嚴重影響，企業(yè)的部分資金也會相應流失。既不利于企業(yè)形象的塑造，也不利于規(guī)范企業(yè)內(nèi)部運營和管理。

三、優(yōu)化企業(yè)物資保供體系的措施

（一）嚴格準入制度，規(guī)范采購渠道

我國當前的各種物資采購渠道，在實際運行中存在一定的問題，需要進一步規(guī)范管理，同時提升物資管理的水平。國內(nèi)很多企業(yè)在物資采購過程中都進行過一些摸索，要實施科學有效的物資采購管理，需要從準入制度上著手，一方面要確保供應商的資質(zhì)，提倡公允合理的價格，另一方面要保障企業(yè)內(nèi)部采購決策符合規(guī)范，不逾矩。

首先，企業(yè)物資采購要嚴格規(guī)范準入辦理程序。準入辦理程序是一項重要的前期工作，企業(yè)采購部門合理選擇供應商，嚴格規(guī)范準入辦理程序的具體操作和管理細節(jié)。從供應商申請準入開始，采購部門就應該進行確認，進而在業(yè)務審核階段進行把關(guān)，要求企業(yè)相關(guān)業(yè)務管理科室嚴格審核供應商的情況；如果審核通過，接下來應該交由企業(yè)準入管理委員會核準，對于達到核準要求的供應商再辦理準入證明。企業(yè)采購業(yè)務員要逐項仔細查核自己所分管科目的物資情況，如果供應商資質(zhì)沒有問題，那么還要保證供應商對應的各類物資的質(zhì)量，業(yè)務員審核完畢再交由企業(yè)相關(guān)科室進一步復核，最后再由準入委員會審批。例如，某公司通過構(gòu)建物資采購信息化平臺，參考各級物資采購發(fā)展的不平衡，推進物資采購體制改革。具體表現(xiàn)在物資采購信息化平臺必須統(tǒng)一設計、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫管理，強化物資采購監(jiān)督管理部門、物資采購當事人、相應的評審專家以及領導機關(guān)和審計部門在物資采購過程中各自的職責，以信息化技術(shù)為依托，在加強信息化建設的同時，適時推進物資采購準入辦理程序的構(gòu)建。

其次，采購部門要嚴格細化資質(zhì)標準。我國目前部分企業(yè)在物資采購過程中沒有將各類物資的情況按照資質(zhì)情況進行嚴格區(qū)分。針對這些問題，企業(yè)應當將不能明確的類別向相關(guān)職能部門請示和咨詢。對于國家規(guī)定的各類物資的生產(chǎn)許可證發(fā)放范圍要仔細查閱，確保企業(yè)所篩選的供應商提供的各類認證材料屬于國家政策規(guī)定的范疇。在具體工作中，還需要對國家相關(guān)標準進行細化，特別是牽涉企業(yè)物資供應和采購管理的業(yè)務，尤其需要進行規(guī)范管理，只有進行規(guī)范管理才能確保物資的質(zhì)量。

最后，企業(yè)相關(guān)業(yè)務部門要嚴格審核物資準入資質(zhì)。在我國相關(guān)部門所公布的管理規(guī)定中，存在雙兌規(guī)項目，其既包括準入資質(zhì)的兌規(guī)，也包括供應商供應范圍的兌規(guī)。開展雙兌規(guī)項目，一方面能保障企業(yè)采購管理部門對所有供應商的資質(zhì)情況進行篩選和審核，另一方面也能對供應商供應物資的準入范圍進行管理和核實。一旦發(fā)現(xiàn)問題，就可以及時與供應商聯(lián)系，協(xié)商整改方案。采用這樣的模式也能方便企業(yè)內(nèi)部對相關(guān)準入資料進行存檔，便于查閱和管理。當然，準入資質(zhì)的核查是動態(tài)的管理過程，企業(yè)方一定要在日常工作中及時獲取供應商的相關(guān)資質(zhì)信息，并進行相應的更新，做好監(jiān)督和管理。如果發(fā)現(xiàn)有供應商資質(zhì)不全或是因為各種各樣的原因?qū)е滦抛u受損等問題而影響其準入資質(zhì)，作為企業(yè)方的物資采購管理人員要能及時和準確地獲知信息，規(guī)范采購和供應過程的相關(guān)工作。

（二）加強預算管理，做好資金控制

在開展物資供應管理工作的過程中，預算管理是影響后續(xù)流程的重要前提。加強預算管理，做好資金控制，對企業(yè)物資供應保障體系的建設有非常積極的促進和推動作用。加強預算管理，首先應改革企業(yè)物資供應環(huán)節(jié)的預算管理方式。物資供應保障體系重在預算統(tǒng)計和預算控制工作，因此應對企業(yè)物資采購過程和供應管理流程做好前期預算管理工作，以預算為參考，才能有效保障物資采購和供應環(huán)節(jié)按照企業(yè)既定方針進行。其次，企業(yè)應制定合理的預算結(jié)算方式。物資采購和供應過程、結(jié)算過程應受到監(jiān)督和控制，財務科室所發(fā)揮的積極作用要突顯出來。合理的結(jié)算方式能提高企業(yè)資金運作的效率，因此也能夠間接促進物資采購和供應工作的開展。如果預算在執(zhí)行過程中需要修訂，就必須在前期獲取即時的數(shù)據(jù)和資料，通過分析和處理，能夠充分將有限的財務資金用在物資供應過程中，這樣既能提高資金運轉(zhuǎn)的效率，也能提高物資供應的效率。

（三）優(yōu)化采購招標，完善價格管理

企業(yè)物資供應過程中，通常在采購環(huán)節(jié)就容易涉及價格管理的相關(guān)問題。采用招標的方式是現(xiàn)代企業(yè)普遍選用的采購模式。物資采購環(huán)節(jié)采用招標的形式，便于企業(yè)在采購物資的時候形成規(guī)模效應，能有效節(jié)約企業(yè)物資供應過程中所牽涉的運輸、倉儲費用。要完善企業(yè)物資采購招標環(huán)節(jié)，就必須從制度上或結(jié)構(gòu)上加強。企業(yè)可以通過建立物資采購招投標工作小組，在企業(yè)內(nèi)部選拔合適的管理者擔任其中重要的職位。一旦小組成立，就要嚴格按照物資采購招投標流程來開展工作。同時，企業(yè)方應事先對需要采購的物資進行統(tǒng)計，制訂完備的采購招標計劃書，在招標計劃書中應明確指出供應商應具備的準入資質(zhì)。供應商一旦獲取招標計劃書，馬上就能明確企業(yè)能夠提供的相應的物資。當然，供應商在確定物資范疇和物資價格的時候應充分考慮企業(yè)目前的實際發(fā)展狀況。企業(yè)方在供應商確定供應的物資種類和相應價格之后，要根據(jù)招標書的要求進行篩選，最終選擇合適的物資供應商。除此之外，在采用招標模式的時候，價格管理也是非常重要的一環(huán)。對于供應商所能提供的各類物資，企業(yè)應參考相應的物資價格管理制度進行采購。如果遇到新的物資，那么在價格管理的過程中需要參考當?shù)貎r格管理部門的審批流程。不管供應商所供應的物資是新的還是舊的，都要受到物價部門的監(jiān)督管理。合理和公允的定價是完善市場經(jīng)濟的重要組成部分。市場對價格的影響，雙方都應該作出妥善考慮。不論環(huán)境變動與否，物資的價格管理都應該綜合考慮市場、企業(yè)、流通等多種因素。加強價格管理，主要是杜絕價格壟斷和不公平競爭的出現(xiàn)，同時加強價格管理，也能對企業(yè)物資采購人員的工作進行有效監(jiān)督和考核。一旦出現(xiàn)不符合市場發(fā)展規(guī)律的物資價格，就應該追究相關(guān)人員的責任。

（四）重視驗收環(huán)節(jié)，確保物資質(zhì)量

企業(yè)所需要的各類物資在經(jīng)歷采購環(huán)節(jié)之后進入生產(chǎn)環(huán)節(jié)之前，還應有效把控驗收環(huán)節(jié)，確保物資質(zhì)量。企業(yè)物資供應的質(zhì)量直接關(guān)系到企業(yè)提供的產(chǎn)品和服務的質(zhì)量，有時候可能直接與人們的生命安全掛鉤，因此，驗收工作不能馬虎，必須引起足夠的重視。第一，重視驗收環(huán)節(jié)，應明確相關(guān)人員的權(quán)利和責任范疇，采用責任包干制度，誰經(jīng)手誰負責，哪個環(huán)節(jié)出問題追究相應環(huán)節(jié)工作人員的責任。第二，要加強驗收環(huán)節(jié)的監(jiān)督工作。驗收環(huán)節(jié)是物資進入企業(yè)的最后一道關(guān)口，如果沒有有效的嚴格監(jiān)督，一旦不合格的物資進入企業(yè)生產(chǎn)或服務環(huán)節(jié)，最終影響到的就是企業(yè)的聲譽。加強驗收環(huán)節(jié)的監(jiān)督，應妥善研究各類物資的質(zhì)量標準，做到每件物資都有質(zhì)量指標，都能有數(shù)據(jù)可以參考。每件物資的進入都有前期的準入制度，有可以核查的供應資質(zhì)，因此，如果出了問題，對應的責任方應該非常明確。第三，物資在進入生產(chǎn)或服務環(huán)節(jié)之前，企業(yè)內(nèi)部倉儲管理部門應再一次驗收即將發(fā)料的物資。物資的出庫都有相應的庫存管理人員和檢驗人員把關(guān)，在實際操作中，要對物料的數(shù)量、質(zhì)量等方面進行查驗，達到標準才能入庫，符合標準才能出庫。當然，庫存管理人員與實際需要物資的業(yè)務部門之間還是存在一定的溝通關(guān)系。為了確保物資的質(zhì)量，庫存管理人員可以向業(yè)務部門進行全程直觀的物資保管過程展示，讓業(yè)務部門能夠直接獲取物資的相關(guān)信息，然后根據(jù)物資的數(shù)量和質(zhì)量進行選擇，達到開展業(yè)務的目的。對于發(fā)料過程中一些容易過期或耗損的物資，庫存部門要及時更換，節(jié)約采購和庫存資金，降低庫存成本。

（五）規(guī)范承付手續(xù)，加強結(jié)算管理

企業(yè)要優(yōu)化物資保供體系，除了采購、價格管理、驗收、庫存等環(huán)節(jié)需要加強管理之外，物資的最后結(jié)算環(huán)節(jié)也應該受到關(guān)注。物資的結(jié)算主要牽涉的單位來自企業(yè)內(nèi)部。對于相應的物資需求方，企業(yè)的主要業(yè)務部門應在物資供應之后參考物資價格進行結(jié)算。結(jié)算環(huán)節(jié)一方面是審查物資價格，確保所有物資都能物有所值，另一方面也是有效平衡各業(yè)務部門的前期預算。預算對應的金額需要雙方進行核銷，并做好結(jié)轉(zhuǎn)相應的簽字工作。另外，在付款方面，企業(yè)一般采用的承付手續(xù)中，應盡量采用集中付款的方式，杜絕過去常見的個人掛支單方式。采用集中的付款方式，能確保對應的承付資金在當天之內(nèi)全部支付。這樣做能有效避免業(yè)務人員與供應商的私下交易出現(xiàn)，也能加強對企業(yè)物資供應全過程資金的把控，杜絕不良行為。

四、結(jié)語

企業(yè)物資保供體系的構(gòu)建，需要從物資采購開始，分別在物資準入程序、價格管理、入庫、出庫、結(jié)算等方面進行有效監(jiān)控。只有不斷優(yōu)化企業(yè)物資保供體系，才能使企業(yè)物資供應工作逐漸規(guī)范和科學，才能提升物資保供體系的規(guī)范化管理。

（作者單位為荊州市四機賽瓦石油鉆采設備有限公司）

參考文獻

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