淺談項(xiàng)目管理及其應(yīng)用

左紅玲

摘 要：提高工作效率，使項(xiàng)目運(yùn)作的更加流暢，只有在正確的方式方法、科學(xué)的項(xiàng)目管理下才能夠?qū)崿F(xiàn)。項(xiàng)目、項(xiàng)目管理及其應(yīng)用知識(shí)、技巧、工具及相關(guān)流程；組織、團(tuán)隊(duì)、干系人對(duì)項(xiàng)目的重要影響及其之間的有效溝通；項(xiàng)目的生命周期；項(xiàng)目管理主要由九大知識(shí)領(lǐng)域、五大過(guò)程和三大限制或其它工具組成，適用于管理所有項(xiàng)目。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目；項(xiàng)目管理；干系人；生命周期；九大知識(shí)領(lǐng)域；五大工程；三大限制

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2018.15.216

0 引言

在日常工作中，經(jīng)常會(huì)聽到項(xiàng)目管理這一詞語(yǔ)，有些人可能會(huì)認(rèn)為項(xiàng)目管理就是管理工程，其實(shí)，這是一種很狹隘的定義。凡是能夠創(chuàng)造獨(dú)特產(chǎn)品、服務(wù)或結(jié)果的暫時(shí)性工作，都認(rèn)為是一個(gè)項(xiàng)目，而項(xiàng)目管理就是如何能夠更好的完成所遇到的事情。

1 項(xiàng)目管理

1.1 項(xiàng)目管理的具體任務(wù)

項(xiàng)目管理就是利用相關(guān)的項(xiàng)目管理的知識(shí)和工具等對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)行綜合性的管控，使得項(xiàng)目能夠完成需求，項(xiàng)目管理的具體任務(wù)是以下幾點(diǎn)：

（1）在整個(gè)項(xiàng)目任務(wù)當(dāng)中，應(yīng)用相關(guān)的知識(shí)和工具技術(shù)，使得其能夠滿足設(shè)計(jì)要求；

（2）通過(guò)對(duì)于啟動(dòng)、編制和最后執(zhí)行的項(xiàng)目管理過(guò)程組的應(yīng)用和集成來(lái)完成；

（3）在互相沖突的期望和變更中，使用他人的資源，并在有限授權(quán)下達(dá)到期望的結(jié)果。

1.2 影響項(xiàng)目管理的因素

（1）組織影響。組織結(jié)構(gòu)是一個(gè)重要的內(nèi)部影響：組織是根據(jù)職能來(lái)建立，還是通過(guò)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)或其它方法來(lái)建立；目前的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是否適合現(xiàn)有的結(jié)構(gòu)；是職能經(jīng)理還是項(xiàng)目經(jīng)理主要擁有權(quán)力和控制資金。對(duì)于這些問(wèn)題的答案會(huì)對(duì)項(xiàng)目是如何完成產(chǎn)生戲劇性的影響。

（2）外部影響。社會(huì)、經(jīng)濟(jì)或環(huán)境性質(zhì)的因素通常是超出項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)控制的。但它們也會(huì)促成或中斷項(xiàng)目。在另一個(gè)國(guó)家建立工廠會(huì)要求根據(jù)當(dāng)?shù)氐纳鐣?huì)風(fēng)俗、實(shí)踐和法律體系做出調(diào)整。在程序員供不應(yīng)求時(shí)，完成復(fù)雜的軟件開發(fā)項(xiàng)目會(huì)對(duì)項(xiàng)目的成本產(chǎn)生顯著的影響。在美國(guó)建立核電站廠要考慮環(huán)境因素。好的項(xiàng)目經(jīng)理必須能夠考慮到這些類似的外部因素，來(lái)調(diào)整項(xiàng)目計(jì)劃編制和執(zhí)行。

（3）干系人。項(xiàng)目干系人就是項(xiàng)目的整個(gè)利益相關(guān)者，他們的利益會(huì)受到項(xiàng)目執(zhí)行或者完成情況的相關(guān)影響，項(xiàng)目管理組織團(tuán)隊(duì)對(duì)于這些人要進(jìn)行相應(yīng)的識(shí)別，同時(shí)對(duì)于他的期望要進(jìn)行進(jìn)一步的確定，能夠盡量的對(duì)于其需求進(jìn)行管理，盡量的避免繼續(xù)需求的影響，使得項(xiàng)目能夠，最終得到認(rèn)定和成功。

項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)負(fù)有重要的責(zé)任。其中項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中所有的商業(yè)分析人員、技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)及技術(shù)員工均需直接或間接向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)其目前所需要關(guān)注的需求、解決方案及關(guān)注任務(wù)。項(xiàng)目經(jīng)理需要組織，配備人員、計(jì)劃和控制項(xiàng)目，并且需要平衡各方面的行動(dòng)，及時(shí)調(diào)整客戶想要的和團(tuán)隊(duì)的前進(jìn)方向，理解團(tuán)隊(duì)的動(dòng)機(jī)，以保持高績(jī)效，并維護(hù)和建設(shè)團(tuán)隊(duì)的發(fā)展。

2 項(xiàng)目管理流程

2.1 啟動(dòng)流程

需要對(duì)于項(xiàng)目的具體需求進(jìn)行識(shí)別，確立起目標(biāo)，同時(shí)對(duì)于期望值進(jìn)行計(jì)算，對(duì)于項(xiàng)目范圍進(jìn)行較為精準(zhǔn)的描述。

2.2 計(jì)劃流程

在項(xiàng)目管理的具體過(guò)程當(dāng)中，計(jì)劃編制是較為復(fù)雜的，對(duì)于各個(gè)項(xiàng)目和其相關(guān)領(lǐng)域都要進(jìn)行相應(yīng)的考量，才能夠使得編制的計(jì)劃更加符合于實(shí)際情況，我們同時(shí)要對(duì)各階段的輸出進(jìn)行管控。

2.3 實(shí)施流程

在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程當(dāng)中會(huì)占用大量的資源，這個(gè)階段必須要根據(jù)上個(gè)階段的具體情況來(lái)采取必要的措施，使得計(jì)劃能夠完成相關(guān)的任務(wù)，在任務(wù)的具體實(shí)踐的項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)行相應(yīng)的分類，按照具體的技術(shù)類別對(duì)其進(jìn)行劃分，讓項(xiàng)目組的不同成員來(lái)對(duì)其進(jìn)行項(xiàng)目工作的完成。

2.4 控制流程

對(duì)于計(jì)劃的偏離情況要進(jìn)行識(shí)別，采取相關(guān)的措施使得其能夠與所設(shè)計(jì)的計(jì)劃保持一致，接受和評(píng)估相關(guān)的項(xiàng)目變更需求，對(duì)于項(xiàng)目的活動(dòng)要進(jìn)行實(shí)質(zhì)調(diào)整，使得其能夠滿足于資源的情況，同時(shí)又使得調(diào)整后的項(xiàng)目獲得相關(guān)利益者的認(rèn)可。

2.5 收尾流程

項(xiàng)目整個(gè)收尾過(guò)程是項(xiàng)目階段的結(jié)束，是相關(guān)利益者對(duì)于項(xiàng)目的接收，為了使得其能夠有效的進(jìn)行收尾工作，要對(duì)于各個(gè)成果進(jìn)行相應(yīng)的交付，對(duì)于各階段所產(chǎn)生的文檔和相關(guān)記錄進(jìn)行保存。

3 項(xiàng)目經(jīng)理的可用工具

3.1 項(xiàng)目生命周期

許多行業(yè)、政府機(jī)構(gòu)和商業(yè)企業(yè)都對(duì)解釋項(xiàng)目生命周期有自己的術(shù)語(yǔ)。在建筑業(yè)，制訂者會(huì)分為可行性分析。計(jì)劃編制和設(shè)計(jì)、建筑、交付和啟用。國(guó)防并構(gòu)項(xiàng)目會(huì)經(jīng)歷確定目標(biāo)需求、概念研究和定義、演示和核實(shí)、工程和制造開發(fā)，以及生產(chǎn)和部署。藥品制造商會(huì)經(jīng)歷的循環(huán)是開發(fā)和篩選、臨床前開發(fā)。注冊(cè)檢查和提交后的活動(dòng)。軟件開發(fā)公司會(huì)經(jīng)歷可行性分析、需求、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)、編碼、集成和實(shí)施等步驟。

3.2 九大知識(shí)領(lǐng)域

（1）項(xiàng)目集成管理：保證項(xiàng)目中不同的因素能夠做好協(xié)調(diào)工作，制定相應(yīng)的項(xiàng)目計(jì)劃，做好變更控制等。

（2）項(xiàng)目范圍管理：項(xiàng)目管理范圍的相關(guān)任務(wù)是指讓項(xiàng)目要包含相應(yīng)的工作，能夠使得項(xiàng)目完整的完成。

（3）項(xiàng)目時(shí)間管理：應(yīng)該確定在工作分解結(jié)構(gòu)當(dāng)中所規(guī)定的相關(guān)任務(wù)，同時(shí)利用文檔對(duì)其進(jìn)行記錄。

（4）項(xiàng)目成本管理：成本估計(jì)必須包括項(xiàng)目中所需的所有資源。

（5）項(xiàng)目質(zhì)量控制：質(zhì)量計(jì)劃、保證及控制，是確定項(xiàng)目質(zhì)量，以達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求：

（6）項(xiàng)目人力資源管理：盡可能有效地使用項(xiàng)目中涉及的人力資源。

（7）項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理：風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃要制定相關(guān)的流程，使得風(fēng)險(xiǎn)管理的等級(jí)能夠得到控制，同時(shí)其重要性和組織的相關(guān)任務(wù)是有著一致性的。

（8）項(xiàng)目采購(gòu)管理：為了完成該項(xiàng)目所要進(jìn)行貨物獲取的過(guò)程。

3.3 五大過(guò)程

（1）啟動(dòng)：對(duì)于項(xiàng)目做好授權(quán)工作。

（2）計(jì)劃編制：定義和改進(jìn)目標(biāo)，為行動(dòng)選擇最好的可選方案。這是項(xiàng)目經(jīng)理工作的核心，并涵蓋了很多范圍。

（3）執(zhí)行：協(xié)調(diào)人和其它資源執(zhí)行項(xiàng)目。

（4）檢測(cè)和控制：確保通過(guò)監(jiān)測(cè)和衡量發(fā)展，識(shí)別與項(xiàng)目的偏差，以采取糾正措施，來(lái)達(dá)成項(xiàng)目目標(biāo)。執(zhí)行和控制兩個(gè)過(guò)程組在計(jì)劃編制后共同組成了實(shí)施過(guò)程。

（5）收尾：正式接受項(xiàng)目并有序地完成項(xiàng)目。通常每個(gè)人在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)都會(huì)匆忙進(jìn)行，實(shí)際上適當(dāng)?shù)氖瘴矊?duì)真正地項(xiàng)目成功十分重要。

3.4 三個(gè)限制

范圍、成本和時(shí)間三要素組成為三角限制。三角限制通常被描述為三角形。因?yàn)槊恳幻娑己苤匾?，沒(méi)有一方面比另一方面更重要，至少?gòu)捻?xiàng)目控制的角度來(lái)說(shuō)是如此。

3.5 項(xiàng)目干系人管理工具

（1）溝通方法。在項(xiàng)目干系人管理當(dāng)中，應(yīng)該采用較為合適的溝通方法來(lái)對(duì)其進(jìn)行參考，面對(duì)面會(huì)議是最常采用的方法，如果不能進(jìn)行面對(duì)面會(huì)議的時(shí)候，要通過(guò)電話或者電子郵件等工具來(lái)進(jìn)行密切的溝通。

（2）問(wèn)題記錄單。問(wèn)題記錄單是對(duì)項(xiàng)目的具體情況進(jìn)行相關(guān)進(jìn)度監(jiān)控的記錄表，這些問(wèn)題還并不需要對(duì)其進(jìn)行相關(guān)的處理，但是需要對(duì)其進(jìn)行記錄來(lái)保持相關(guān)人員之間的工作關(guān)系，通過(guò)一定方式對(duì)問(wèn)題進(jìn)行陳述，使得問(wèn)題能夠得到有效的解決，需要對(duì)每項(xiàng)問(wèn)題當(dāng)中的具體情況進(jìn)行規(guī)定，如果問(wèn)題還沒(méi)有按時(shí)得到解決，就可能會(huì)造成一定的項(xiàng)目沖突情況。

4 應(yīng)用

項(xiàng)目管理有四個(gè)核心要素即SPPT——Strategy戰(zhàn)略目標(biāo)、People優(yōu)秀人才、Process制度流程、Tools管理工具。在整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行相關(guān)能力的改進(jìn)過(guò)程當(dāng)中，都需要對(duì)于這四個(gè)核心要素進(jìn)行相關(guān)的知識(shí)。

（1）戰(zhàn)略目標(biāo)。可以理解為做事的目的和意義，目的和意義不同，會(huì)導(dǎo)致做事的結(jié)果完全不同。所以項(xiàng)目開始前，項(xiàng)目發(fā)起人首先要讓項(xiàng)目成員理解項(xiàng)目的目的和意義。

（2）優(yōu)秀人才。人的要素非常重要。有時(shí)在項(xiàng)目中只要有足夠能干和優(yōu)秀的人來(lái)?yè)?dān)任項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或核心骨干，哪怕是在制度和流程不完善的情況下，也能做出好的結(jié)果。

（3）規(guī)則流程。項(xiàng)目管理在很多時(shí)候研究的是做事的方法次序和安排、流程和過(guò)程。建立并實(shí)施完善優(yōu)質(zhì)的制度流程，能讓公司內(nèi)部管理的效率和效果顯著提升。

（4）管理工具。項(xiàng)目管理中涉及項(xiàng)目的分解、執(zhí)行的優(yōu)先級(jí)，所以真正要把一個(gè)項(xiàng)目做好，很多時(shí)候要用到一系列工具、方法或技術(shù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王眾拓.項(xiàng)目管理中的知識(shí)管理問(wèn)題[J].中國(guó)機(jī)電工業(yè)，2003.