如何做好新形勢下企業(yè)文書檔案的收集

史宏珍

【摘 要】在企業(yè)的各類檔案管理工作中，文書檔案管理十分重要，而對于文書檔案管理而言，其中最基礎的工作就是檔案的收集工作，即將分散的文書檔案進行集中收集整理，為企業(yè)的后續(xù)發(fā)展提供指導。目前我國大部分企業(yè)的文書檔案收集工作存在問題，導致文書檔案管理水平相對較低，所以需要對其進行解決和控制。論文重點就新形勢下企業(yè)文書檔案收集工作存在的問題和對策進行研究分析，旨在為業(yè)內人士提供一些建議和幫助。

【Abstract】In the management of all kinds of files in enterprises， the management of documents and archives is very important， among which， the most basic work is the collection of archives， that is， centrally collecting and arranging the scattered documents and archives， so as to provide guidance for the subsequent development of enterprises. At present， there are some problems in the collection of documents and files in most of the enterprises in our country， which leads to the relatively low level of the management of documents and archives， so it is necessary to solve and control them. The paper mainly studies and analyzes the problems and countermeasures in collecting documents and archives of enterprises under the new situation， so as to provide some suggestions and help for the personnel of the industry.

【關鍵詞】新形勢；文書檔案收集；問題；對策

【Keywords】new situation； collection of documents and archives； problems； countermeasures

【中圖分類號】G275.2 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2018）07-0131-02

1 引言

文書檔案是企業(yè)各項經營生產活動的有效記錄文件，對于企業(yè)后續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的制定有著不可忽視的重要作用。在文書檔案管理的各個環(huán)節(jié)中，檔案資源的收集是最重要，也是最基礎的環(huán)節(jié)，它對于豐富文書檔案資源、合理開發(fā)利用有著重要的現(xiàn)實意義。相對比其他類型的檔案資源，文書檔案涉及內容較廣，檔案收集難度較大，特別是隨著社會的經濟水平的不斷提升，企業(yè)文書檔案朝著多樣化方向發(fā)展，給文書檔案收集工作提出了更高的要求，如何在新形勢下做好企業(yè)文書檔案的收集工作，這就成為企業(yè)相關檔案管理人員需要思考的一大難題，必須要給予足夠的重視。

2 新形勢下企業(yè)文書檔案收集工作存在的問題

隨著社會的不斷發(fā)展以及信息技術的不斷推廣，給企業(yè)文書檔案管理創(chuàng)造了巨大的便利，例如相關計算機軟件的應用，提高了文書檔案管理效率和質量，但是總體而言，新形勢下企業(yè)文書檔案收集工作還存在一些問題，詳細包括以下幾點：第一，在企業(yè)日常的文書檔案收集工作中，管理人員僅僅將重點放在紅頭文件的收集上，而對于其他檔案資源重視力度較低，例如公司簡報、生產性合同等，這些檔案資源在新形勢下對于企業(yè)發(fā)展有著重要的制約作用，一旦檔案收集忽略了這些資源，就會導致嚴重的檔案丟失問題，無法指導企業(yè)進行后續(xù)的生產和經營管理；第二，新形勢下很多企業(yè)檔案管理人員在進行文書檔案管理收集時，沒有注重收集內容的完整性和系統(tǒng)性，而是盲目的開展檔案收集和整理，使得各類檔案資源交叉現(xiàn)象嚴重，一方面破壞了檔案資源之間的關聯(lián)性，另一方面也給后續(xù)的歸檔造成壓力。由于文書檔案收集缺乏系統(tǒng)性指導，使得文書檔案管理進度緩慢，無法發(fā)揮出實質性效果。

3 企業(yè)文書檔案收集問題產生的原因分析

對于企業(yè)文書檔案管理工作而言，由于其無法直接對企業(yè)產生經濟效益，所以很多企業(yè)都沒有對其給予足夠的重視，使得文書檔案管理逐漸缺乏可靠性，這就進一步限制了文書檔案收集工作的有效開展，最終導致收集環(huán)節(jié)出現(xiàn)諸多問題。總體而言，造成文書檔案管理出現(xiàn)問題的原因包括以下幾點：第一，企業(yè)相關管理人員缺乏足夠的檔案管理意識和理論知識，往往認為文書檔案就是紅頭文件，沒有很好的掌握其重要性和復雜性，導致文書檔案收集出現(xiàn)不完整的現(xiàn)象，最終造成重要檔案資源信息的丟失。第二，管理制度不健全?？茖W有效的文書檔案管理制度是確保收集工作順利進行的關鍵，但是就當下而言，很多企業(yè)缺乏健全完善的文書檔案管理制度，使得檔案收集沒有相應標準和規(guī)范可循，例如對于收集時間、注意事項等沒有明確，最終導致檔案收集極度混亂。第三，領導層面的不重視同樣是導致文書檔案收集出現(xiàn)問題的原因，由于資金、技術、設備和人員等方面投入不到位，所以導致文書檔案收集工作效率和質量較低，無法發(fā)揮出實質性效果。第四，當下很多企業(yè)文書檔案管理人員大都不是專業(yè)的檔案專業(yè)人才，有的甚至是身兼多職，由于檔案收集專業(yè)知識匱乏，所以導致質量和效率達不到規(guī)范要求，最終給企業(yè)的發(fā)展造成嚴重的影響。[4]

4 如何做好新形勢下企業(yè)文書檔案收集工作

4.1 實行紙質檔案和電子檔案雙套收集制

隨著信息技術的不斷發(fā)展，企業(yè)文書檔案管理朝著信息化方向發(fā)展，同時也使得傳統(tǒng)的紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案。相對比紙質檔案而言，電子檔案收集工作效率更高，可以更加快速準確地進行相關資源信息的收集和存儲。但是由于網絡的不安全性，網絡系統(tǒng)經常面臨不法分子的入侵，使得文書檔案資料受到嚴重的威脅，給企業(yè)的發(fā)展造成嚴重影響。因此，新形勢下企業(yè)應當實行紙質檔案和電子檔案的雙套收集制度，這樣就可以有效彌補彼此的缺陷，從而達到提高文書檔案收集質量和效率的目的。[3]

4.2 健全完善的文書檔案收集制度

對于企業(yè)文書檔案收集工作而言，需要有相應的標準制度進行規(guī)范和約束，這樣才能確保檔案收集的完整性和可靠性。因此，需要企業(yè)建立健全完善的文書檔案收集制度，同時在制度建立過程中要結合相應的法律條例需求，實現(xiàn)制度與法律的有效結合，以確保文書檔案收集工作有條不紊進行。另外，在進行文書檔案收集制度建立時，企業(yè)相關負責人要對以往的問題進行分析和總結，將其納入到制度體系中，以避免后續(xù)出現(xiàn)同樣的問題。[2]

4.3 全面提升文書檔案收集人員綜合素質水平

文書檔案收集作為檔案管理工作的前提和基礎，對于企業(yè)發(fā)展有著至關重要的作用，所以企業(yè)負責人要特別重視，重點放在檔案收集人員素質培養(yǎng)方面，以確保管理人員素質符合實際需求，詳細做到以下幾方面內容：第一，加強人員素質培訓。企業(yè)應當建立相應的培訓機制，定期組織檔案管理人員的專業(yè)培訓，培訓內容重點放在檔案收集工作上，確保文書檔案收集環(huán)節(jié)不出現(xiàn)問題；第二，在招收檔案管理人員時，需要有效衡量其專業(yè)能力，不能盲目進行招收，以確保檔案資源收集的可靠性和真實性；第三，企業(yè)還需要建立和完善考核機制，對文書檔案管理人員進行定期考核，包括他們的檔案收集和管理能力以及工作態(tài)度，對于一些表現(xiàn)好的人員給予獎勵，對于能力差的進行相應懲罰，以調動檔案管理人員的工作積極性，確保文書檔案收集工作的順利進行。

4.4 完善檔案分類管理

檔案收集工作如果工作人員沒有嚴格的文檔分類意識，就會大大降低檔案管理工作的效率，影響檔案管理的質量。因此，針對如今文書檔案收集中存在的資料分類不明等現(xiàn)象，各大企業(yè)應該切實加強文書管理工作人員的分類和備份意識，通過對工作人員進行理論知識的學習，以及在公司進行相關新聞、實例的宣傳等，旨在時時刻刻的提醒工作人員應該注意對檔案的歸納和整理。文書檔案收集的檔案如果能夠得到有效的歸納和整理，將會在一定程度上有效地提高檔案管理工作的工作質量和工作效率，對企業(yè)的發(fā)展和社會的進步也有非常積極的作用[1]。

5 結語

綜上所述，文書檔案管理是企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄，同時也是后續(xù)發(fā)展的有效指導。而文書檔案收集作為檔案管理的基礎環(huán)節(jié)，對其效率和質量的提升顯得尤為關鍵，特別是新形勢下信息技術不斷推廣和應用，使得文書檔案收集更加需要強化。針對目前企業(yè)文書檔案收集工作存在的問題，需要負責人給予足夠重視，具體結合企業(yè)自身的實際情況，通過實行紙質檔案和電子檔案雙套收集制、健全完善的文書檔案收集制度、全面提升文書檔案收集人員綜合素質水平以及完善檔案分類管理等手段，切實提高檔案收集效率和質量，最終推動企業(yè)更進一步發(fā)展。

【參考文獻】

【1】楊雁，徐波.如何做好新形勢下企業(yè)文書檔案的收集[J].云南科技管理，2017，30（05）：46-48.

【2】朱方惠.淺談企業(yè)文書檔案的收集與管理[J].科技經濟導刊，2017（11）：264.

【3】邵堃.如何做好企業(yè)文書檔案的收集工作[J].黑龍江檔案，2011（04）：71.

【4】何鷥鷗.如何做好企業(yè)文書檔案的收集工作[J].辦公室業(yè)務，2011（S1）：69-70.