數(shù)字化校園背景下檔案管理模式研究

吳錫

【摘 要】這篇文章講述了關(guān)于檔案管理的一些知識(shí)，并且在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的時(shí)期指出此類(lèi)工作存在的特性和當(dāng)前怎樣對(duì)于高等院校的此類(lèi)管控方式改變。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；模式；轉(zhuǎn)變

中圖分類(lèi)號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：11007-0125（2018）18-0247-01

由于我國(guó)數(shù)字化進(jìn)一步發(fā)展，對(duì)于云計(jì)算、云存儲(chǔ)這些新型的服務(wù)產(chǎn)業(yè)進(jìn)步直接導(dǎo)致大數(shù)據(jù)時(shí)代信息的飛速增長(zhǎng)，各個(gè)高等院校的檔案室的信息存儲(chǔ)量也有了進(jìn)一步增長(zhǎng)。對(duì)于如此繁雜的又具有不同結(jié)構(gòu)的文字信息，與此同時(shí)，還要深入滿(mǎn)足當(dāng)前人類(lèi)對(duì)于接受的信息的多樣化、個(gè)性化的特征要求，過(guò)去的信息管理方式很明顯已經(jīng)不再能符合時(shí)代發(fā)展的腳步。在信息集中發(fā)展的今天，對(duì)于原始的產(chǎn)業(yè)變革所提出的要求也越來(lái)越高，原始的管理方式改變非常有必要。特別是在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，信息時(shí)代迅速發(fā)展和其它的訊息傳播手段來(lái)說(shuō)，更加適合時(shí)代發(fā)展需要，將數(shù)字信息轉(zhuǎn)化為自己知識(shí)，即將發(fā)展成為當(dāng)今時(shí)代發(fā)展必然走向，同時(shí)，信息集成化管理也將在信息存儲(chǔ)的歷程中發(fā)揮越來(lái)越重要作用。數(shù)字化背景下，高等院校的信息管理方式如果不能進(jìn)行有效變革，那么高等院校的信息管控工作就會(huì)徹底失去其意義，檔案館制度也會(huì)在其發(fā)展過(guò)程中受到極大沖擊。

一、檔案管理的內(nèi)容和性質(zhì)

（一）檔案管理的內(nèi)容

檔案是在國(guó)家發(fā)展過(guò)程中的相關(guān)組織機(jī)構(gòu)、社會(huì)上的組織與個(gè)人在日常的發(fā)展過(guò)程中創(chuàng)造的一種將文字、圖片、音頻或者其它內(nèi)容進(jìn)行的最簡(jiǎn)單記錄方法。它主要分為科學(xué)技術(shù)、文化、藝術(shù)和平時(shí)的教育筆記等。

（二）檔案管理的性質(zhì)和特點(diǎn)

檔案管理是在科學(xué)管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行的信息收集與整理，并且將這些信息應(yīng)用到日常學(xué)習(xí)與工作中。它最根本任務(wù)是對(duì)于一些重要的文件信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)管理，便于在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中能夠及時(shí)使用這些信息。作為單一管理相關(guān)檔案的組織機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，它相對(duì)獨(dú)立，是我國(guó)的科學(xué)文化事業(yè)的重要的一部分，對(duì)于特定組織來(lái)說(shuō)，檔案管理是各個(gè)組織中的重要的組成部分，例如會(huì)計(jì)檔案管理就是日常的財(cái)務(wù)管理工作中的重要組成部分，而干部檔案管理是干部管理任務(wù)組成，科技檔案管理又是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理與科研管理的一部分。

二、檔案管理的地位和作用

檔案管理是我國(guó)進(jìn)行發(fā)展的過(guò)程中必不可少的一個(gè)重要因素。檔案管理工作與國(guó)家的各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展息息相關(guān)，同時(shí)，國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展也在一定程度上受到檔案管理工作制約與影響。根據(jù)檔案管理和國(guó)家企事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r來(lái)看，檔案管理是一種服務(wù)性的工作項(xiàng)目，為促進(jìn)其發(fā)展，就必須為其創(chuàng)造其相關(guān)發(fā)展條件。在特定的環(huán)境下，檔案管理工作也會(huì)在事物的發(fā)展過(guò)程中起決定性作用。

三、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理工作的特點(diǎn)

知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與農(nóng)業(yè)和工業(yè)相比來(lái)說(shuō)，在下面幾個(gè)角度是有著很明顯區(qū)別的：第一，農(nóng)業(yè)的發(fā)展中土地是最重要的因素，工業(yè)發(fā)展中最重要的因素則是資金，知識(shí)發(fā)展過(guò)程中最重要的是人才，人才的進(jìn)步是全社會(huì)發(fā)展的不竭動(dòng)力，屬于決定性力量。第二，三者對(duì)于競(jìng)爭(zhēng)的方向完全不同。在農(nóng)特經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中，所關(guān)注的重點(diǎn)是土地；在經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中，所關(guān)注的重點(diǎn)則是社會(huì)中可挖掘的資源條件和工作人員上的優(yōu)勢(shì)；而在知識(shí)發(fā)展的過(guò)程中，關(guān)注的重點(diǎn)則是人才，訊息與知識(shí)，只有在發(fā)展中掌握了這三者，才能在激烈社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中取得勝利。第三，三者資金投入的方向不同。在農(nóng)業(yè)上，側(cè)重于對(duì)土地投入；在工業(yè)上，側(cè)重于機(jī)器、設(shè)備、生產(chǎn)線(xiàn)這些可以看見(jiàn)的因素，會(huì)側(cè)重于追求經(jīng)濟(jì)上的利益；而在知識(shí)上，更加注重于長(zhǎng)久發(fā)展，側(cè)重于科技方面的發(fā)展與人才的長(zhǎng)久培養(yǎng)。第四，是資源形態(tài)有所差別，在農(nóng)業(yè)和工業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，其使用的是資源，而資源卻不是取之不盡，在復(fù)雜發(fā)展過(guò)程中，一定要堅(jiān)持人與自然的和諧發(fā)展；然而，知識(shí)發(fā)展過(guò)程中，發(fā)展的是知識(shí)、技術(shù)等，永遠(yuǎn)不會(huì)枯竭，更不會(huì)受到時(shí)間和地點(diǎn)制約。

四、實(shí)現(xiàn)高校檔案管理模式的三大轉(zhuǎn)變

（一）由以實(shí)體管理為主向以人力資本管理為主轉(zhuǎn)變

在過(guò)去的檔案管理工作中，更加關(guān)注于用戶(hù)層面的體驗(yàn)效果，然而對(duì)于管理方面的工作人員有所忽視。在當(dāng)前知識(shí)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的過(guò)程中，管理層面的工作人員是集合信息、保存信息的主體，也是對(duì)于檔案管理信息系統(tǒng)正常運(yùn)作的維持者，也是用戶(hù)與訊息之間進(jìn)行有效溝通利用的中間人。由此可以知道，檔案管理者在檔案存儲(chǔ)與利用方面發(fā)揮著重要作用。所以，一定要堅(jiān)持用戶(hù)與檔案管理人員相結(jié)合的制度，才能更好的促進(jìn)檔案信息管理與傳播。只有真正發(fā)揮檔案管理人員在工作中的主觀能動(dòng)性，才能在未來(lái)的信息發(fā)展過(guò)程中取得優(yōu)勢(shì)。

（二）由以硬性管理為主向以軟性管理為主轉(zhuǎn)變

我們一定要對(duì)于檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理，將過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)管理轉(zhuǎn)變?yōu)楫?dāng)前時(shí)代的知識(shí)管理；將硬性管理轉(zhuǎn)變?yōu)檐浶怨芾?，使檔案信息與當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)發(fā)展條件相適應(yīng)，同時(shí)滿(mǎn)足廣大用戶(hù)對(duì)于信息需求。很明顯，軟性管理能讓檔案信息隨著時(shí)代發(fā)展而發(fā)展，在新時(shí)代也能有更加旺盛生命力。

（三）由區(qū)域性管理向全方位、網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變

近幾年，國(guó)家陸續(xù)確立了局域性的檔案管理制度，使不同的區(qū)域在一定程度上實(shí)現(xiàn)信息共享。并且以其為基礎(chǔ)，將這種信息管理擴(kuò)大化，實(shí)現(xiàn)全方位、網(wǎng)絡(luò)化管理。首先，將同種工作性質(zhì)的行業(yè)之間建立聯(lián)系，信息共享；其次，不同性質(zhì)的行業(yè)也將所有信息相互連接，在全國(guó)范圍內(nèi)做到信息聯(lián)機(jī)服務(wù)。