淺談如何創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作

馬瑞華

摘要：醫(yī)院檔案記載著醫(yī)院發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，為研究本醫(yī)院的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學(xué)分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材，加強對這一信息的管理有著極其重要的意義。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；檔案管理

一、醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄。醫(yī)院里不少同志，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識還較為淡薄。因為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)大多來自于臨床部門，一貫重視醫(yī)療護理人員素質(zhì)和技能提高，在規(guī)劃醫(yī)院人才培養(yǎng)體系時，往往會對衛(wèi)生技術(shù)人員培養(yǎng)作為重點，忽略檔案工作人員知識提高和更新的必要性，認(rèn)識不到檔案在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。同時，檔案在醫(yī)院工作中發(fā)揮作用和開發(fā)程度不夠，也導(dǎo)致醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和職工對檔案工作的認(rèn)識有偏差。

（二）檔案管理體制和機制不健全。醫(yī)院檔案工作業(yè)務(wù)受上級檔案業(yè)務(wù)主管部門指導(dǎo)，工作關(guān)系受本單位領(lǐng)導(dǎo)，這種不健全、不完善的檔案管理體制和機制，必然導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理混亂。目前絕大多數(shù)醫(yī)院都制定了較為健全的醫(yī)院管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)卻較少，沒有統(tǒng)一規(guī)范的醫(yī)院檔案管理模式；有價值的文件材料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性，醫(yī)院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發(fā)展的需要，不利于科學(xué)管理。

（三）檔案管理硬件投入不足。由于一些醫(yī)院資金緊張，投入更多的傾向于大樓建設(shè)、醫(yī)療設(shè)備的購置等醫(yī)療硬件方面，檔案工作硬件投入不足。有的單位檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)；有的單位檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少，采用手工收集、檢索的較多，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。沒有現(xiàn)代化的設(shè)備，要跟上時代發(fā)展步伐就是一句空話。

（四）檔案管理規(guī)范化程度不夠。由于檔案不能直接為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟效益，特別是有些醫(yī)院主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作存在價值認(rèn)識不足，對其作用把握不準(zhǔn)，因此檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度不夠。如檔號不規(guī)范、案卷標(biāo)題不規(guī)范、案卷目錄不全面、案卷未標(biāo)頁碼、組卷混亂、案卷厚薄不一等等問題。在市場經(jīng)濟發(fā)展過程中，醫(yī)院注重經(jīng)營而輕視了檔案，落實檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化更是沒有被提及。

二、檔案管理工作創(chuàng)新的意義

（一）創(chuàng)新檔案管理工作，是加強檔案資源建設(shè)的需求。首先隨著社會的進步，人們的檔案利用意識越來越強，對檔案內(nèi)容的要求也越來越多，要求提供利用的檔案，不僅是文書檔案，更需要科技檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案、實物檔案等等，以及從檔案原件中提煉、加工出來的檔案信息。要求能夠快捷、方便地查詢到對于檔案館提供有關(guān)政策性、法規(guī)性、公益性、服務(wù)性等與人民群眾關(guān)系密切，又能夠公開的現(xiàn)行文件。其次隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)的廣泛運用，電子文件的大量產(chǎn)生，檔案館不僅要接收和管理傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，還要接收和管理電子形式的檔案以及多種新型載體的檔案。無疑，這就給我們檔案部門和檔案工作者提出了更高的要求。

（二）創(chuàng)新檔案管理工作，是提升檔案服務(wù)能力的需求。當(dāng)下，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、管理和服務(wù)的范圍已從過去的黨政機關(guān)、國有企業(yè)、團體組織、重點工程項目等延伸到村社、社區(qū)以及社會各個組織，甚至家庭、個人，涉及的領(lǐng)域、行業(yè)越來越廣，許多新問題是檔案部門原來沒有碰到的，原來的規(guī)章制度也有很多不適應(yīng)，必然要求檔案工作要不斷完善、不斷創(chuàng)新。

三、檔案管理工作創(chuàng)新舉措

（一）創(chuàng)新思想觀念。檔案作為一項重要信息資源，要轉(zhuǎn)變以往檔案工作中“重藏輕用”的觀念，充分認(rèn)識管理是必要的手段，利用才是真正的目的。做好這一工作，就要在思想觀念上創(chuàng)新，重點強化三種意識，一是要有強烈持久的學(xué)習(xí)意識、二是要有積極的信息轉(zhuǎn)化意識、三是要進一步強化檔案的效益意識。要想使醫(yī)院檔案工作更加有效地為醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展服務(wù)，必須改變過去檔案工作中無所作為的思想，強化檔案的效益意識，及時把檔案內(nèi)容通過加工整理變成更直接、更有效的信息，這是醫(yī)院檔案部門義不容辭的職責(zé)，也是社會主義新時代對檔案工作提出的新的要求。

（二）健全規(guī)章制度。在檔案管理過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障管理工作順利運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。醫(yī)院檔案部門應(yīng)聯(lián)系衛(wèi)生改革實際，制定適合本單位的一系列相應(yīng)的檔案的接受、整理、統(tǒng)計、借閱、保密、鑒定和銷毀等規(guī)章制度：一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。

（三）配強硬件設(shè)施。要按照檔案管理的要求，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備計算機、復(fù)印機、掃描儀、防磁柜、空調(diào)、刻錄機、滅火器、加濕機、溫濕度計等一系列硬件設(shè)備，裝密集架檔案柜，科學(xué)安排檔案柜架的排放和檔案存放布局，制作柜架檔號標(biāo)簽，做到各類檔案排架整齊美觀、檔案存放規(guī)范合理、檔案查找醒目方便，簡化檔案繁瑣、呆板的操作步驟。要努力實現(xiàn)檔案裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題，積極運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進技術(shù)和手段，來提高檔案工作技術(shù)含量和水平，使檔案信息在現(xiàn)代化機器設(shè)備中迅捷、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。

（四）拓寬服務(wù)領(lǐng)域。日常的檔案服務(wù)只局限在做好為本單位查閱利用本單位產(chǎn)生的檔案方面，而對本單位檔案如何主動為外單位、為社會服務(wù)，考慮得很少。這種現(xiàn)狀必然已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在日益發(fā)展的工作要求，醫(yī)院檔案部門要主動地開展深層次加工，拓寬服務(wù)內(nèi)容，改變服務(wù)方式，變被動等待服務(wù)為積極主動上門服務(wù)，更好地為社會和群眾服務(wù)。要充分利用網(wǎng)絡(luò)、微信、微博等平臺，共享檔案信息資源，使服務(wù)范圍由“窄”變“寬”，服務(wù)層次由“淺”變“深”。

綜上所述，做好醫(yī)院檔案管理工作一定要研究新情況，適應(yīng)新變化，尋求新發(fā)展。只有把握發(fā)展的脈搏，步入創(chuàng)新之路，才能找準(zhǔn)醫(yī)院檔案管理工作的切入點，不斷加強服務(wù)能力，有效地促進醫(yī)院檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。