大數(shù)據(jù)時代檔案管理的關(guān)鍵問題研究

馬啟莉

摘要：大數(shù)據(jù)時代背景下，對檔案管理工作提出了更高的要求。關(guān)于大數(shù)據(jù)與檔案方面的研究成為社會熱點(diǎn)，人們越來越重視數(shù)據(jù)資源的價(jià)值性。但是在大數(shù)據(jù)趨勢下行政單位的檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，基于此，文章將針對大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理存在的關(guān)鍵問題及其具體優(yōu)化策略展開探討。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；檔案管理；關(guān)鍵問題

行政單位想要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的順利轉(zhuǎn)型和升級，應(yīng)與時俱進(jìn)將大數(shù)據(jù)與檔案管理有機(jī)結(jié)合。實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的電子化，這不僅能夠顯著提高工作的質(zhì)量和效率，還能強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)的安全性。因此，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案管理與大數(shù)據(jù)的研究，積極探索優(yōu)化策略，從而提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作面臨的關(guān)鍵問題分析

基于大數(shù)據(jù)時代背景下，行政單位在開展檔案管理工作時，存在問題主要包括以下幾方面：其一，檔案信息泄露問題嚴(yán)重，大數(shù)據(jù)時代，網(wǎng)絡(luò)活動愈加頻繁。一旦檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，或遭遇黑客攻擊，將會造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。如果因檔案管理工作失誤導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)泄露將會對行政單位的發(fā)展造成嚴(yán)重的負(fù)面影響。其二，大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理的環(huán)境和方式發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變，對檔案管理人員提出更高要求。然而當(dāng)前我單位極度缺乏檔案管理新型人才；其三，大數(shù)據(jù)時代下，對檔案管理工作流程提出了新的要求；最后，傳統(tǒng)的檔案保存形式已經(jīng)無法滿足檔案管理工作需求。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的具體優(yōu)化策略研究

（一）檔案管理——轉(zhuǎn)變陳舊檔案管理理念

長期以來，檔案管理模式固化，大多采用供給模式，一般會根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行現(xiàn)階段檔案信息的處理，從而提供相應(yīng)的服務(wù)。但是會導(dǎo)致需求與服務(wù)不對等情況的發(fā)生?；诖髷?shù)據(jù)時代背景下的檔案管理，更側(cè)重于個性化，具有針對性，能夠提供更加優(yōu)質(zhì)精確的服務(wù)。因此，行政單位想要獲得長遠(yuǎn)發(fā)展，應(yīng)抓住發(fā)展機(jī)遇，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，不斷提高自身的檔案管理能力。重視信息數(shù)據(jù)的深入挖掘，加大資金上的投入，積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段。通過信息的共享，提高數(shù)據(jù)的可利用價(jià)值。針對檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行不斷的優(yōu)化升級，以此來提高其安全防護(hù)等級，實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)全方位的保護(hù)和充分利用。

（二）檔案管理——強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)安全性

基于大數(shù)據(jù)的檔案管理，同過去相比管理效率顯著提升、管理成本大幅降低、檔案存儲更加便捷。與此同時，信息技術(shù)的高度發(fā)達(dá)在某種程度上也增加了檔案數(shù)據(jù)管理難度，數(shù)據(jù)安全性得不到保證，極易發(fā)生檔案數(shù)據(jù)泄露的情況。因此，大數(shù)據(jù)時代下，想要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作順利轉(zhuǎn)型，應(yīng)揚(yáng)長避短，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)因素，采取措施強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)的安全性。具體需要做到以下幾點(diǎn)：（1）現(xiàn)階段，檔案管理電子化建設(shè)不斷完善，無紙化辦公已成為未來發(fā)展趨勢，要求作為各類檔案信息的管理人員，應(yīng)加強(qiáng)對電子數(shù)據(jù)的維護(hù)與管理，具備較強(qiáng)的安全防范意識。防止因電腦病毒的人侵，造成電子檔案數(shù)據(jù)庫的癱瘓或是信息的丟失。（2）基于大數(shù)據(jù)時代的檔案管理，政府應(yīng)進(jìn)行工作細(xì)則的調(diào)整和改進(jìn)，健全和完善檔案管理制度。確保檔案管理操作更加規(guī)范，從整體上實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)安全性的防護(hù)。（3）加大法律保護(hù)力度。針對當(dāng)前日益猖撅的非法竊取檔案信息行為，加大法律保護(hù)和懲治力度。在有關(guān)刑法規(guī)制內(nèi)容中融入破壞檔案信息安全行為，采取強(qiáng)有力的法律手段來保護(hù)檔案信息安全。

（三）檔案管理——優(yōu)化新型人才結(jié)構(gòu)

行政單位想要提升發(fā)展?jié)摿εc競爭力，必須重視對人才的引進(jìn)與培養(yǎng)。為了提高大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理工作水平，應(yīng)積極引進(jìn)新型技術(shù)人才。實(shí)現(xiàn)檔案管理理念與工作模式的創(chuàng)新。同時，針對現(xiàn)有檔案人才定期開展培訓(xùn)教育活動，或是邀請國外擁有豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人才進(jìn)行專題講座，豐富我單位檔案管理人才視野，吸收先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)應(yīng)對各類檔案管理問題的處理能力。不斷完善知識體系，強(qiáng)化業(yè)務(wù)水平，學(xué)習(xí)全新的檔案管理技術(shù)。此外，還應(yīng)對人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化?，F(xiàn)低段，行政單位檔案管理人員逐漸呈現(xiàn)老齡化趨向，主要是因?yàn)闄n案管理工作內(nèi)容在年輕人看來枯燥乏味，缺乏挑戰(zhàn)性。而長期以來對檔案管理工作都不夠重視，使得很多年輕人都不愿意從事檔案管理工作。大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理工作的模式發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變，對于人才需求缺口較大?；诖朔N現(xiàn)狀，應(yīng)加大宣傳力度，轉(zhuǎn)變年輕人思想觀念，使其能夠更為主動的從事檔案管理工作。只有這樣，才能為檔案管理人才隊(duì)伍注人新鮮活力，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代下人才結(jié)構(gòu)的進(jìn)一步完善。

（四）檔案管理——創(chuàng)建完善的工作平臺

現(xiàn)階段，在開展檔案管理工作中，存在技術(shù)水平落后、信息不健全、系統(tǒng)漏洞等問題?；诖髷?shù)據(jù)時代下，應(yīng)積極轉(zhuǎn)變檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設(shè)。因此，需要創(chuàng)建完善的檔案管理工作平臺。在實(shí)際工作中應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：（1）在收集檔案信息過程中，必須確保原始數(shù)據(jù)的完整性和精確性，要求工作人員端正工作態(tài)度，對信息資料進(jìn)行全面細(xì)致的核查工作。只有在信息數(shù)據(jù)確認(rèn)無誤的前提下，才能將其輸入到基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中，這樣一來，一份完整的電子檔案就保存成功了。（2）檔案信息的細(xì)化處理。為了實(shí)現(xiàn)更加便捷的檢索和查閱，應(yīng)將檔案信息進(jìn)行細(xì)化。以人力資源部門的人事檔案管理為例，以員工為單位，創(chuàng)建個人信息數(shù)據(jù)庫，收錄其姓名、性別、年齡、民族、工號等信息，并進(jìn)行科學(xué)的分類、編碼和命名，方便后期資料的檢索和獲取。

三、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)能夠?yàn)闄n案管理工作注人全新的活力，只有實(shí)現(xiàn)兩者的融合，檔案管理工作才能適應(yīng)時代發(fā)展需要。因此，應(yīng)轉(zhuǎn)變固有觀念，以大數(shù)據(jù)作為基石，創(chuàng)建全新的檔案管理工作平臺，重視對新型檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)。強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)的安全性，避免信息泄露情況的發(fā)生。

參考文獻(xiàn)

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