對基層事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)的幾點(diǎn)思考

趙寶山

摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫應(yīng)用技術(shù)的迅速發(fā)展，基層企事業(yè)單位的辦公自動化水平大幅提升，數(shù)字檔案室建設(shè)正當(dāng)其時(shí)。本文主要針對基層單位在數(shù)字化檔案室建設(shè)內(nèi)容、目標(biāo)、存在的問題及對策進(jìn)行了思考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案室；電子檔案；數(shù)字化；規(guī)劃

2014年國家檔案局出臺的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，明確了數(shù)字檔案室的概念，并圍繞基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字資源建設(shè)、保障體系建設(shè)等內(nèi)容進(jìn)行了詳細(xì)闡釋，開啟了檔案工作的新起點(diǎn)。各行各業(yè)的檔案工作者開始進(jìn)行數(shù)字檔案室建設(shè)的實(shí)踐探索和理論研究并取得了許多成果，但這些實(shí)踐和研究大多集中在市級檔案館、行政機(jī)關(guān)檔案（館）室，對基層事業(yè)單位涉及較少，基于此，怎樣在自己的能力范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案館（室）的改造升級，以信息化為支撐加速檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理，是基層事業(yè)單位必須思考并盡快予以研究、明確的問題。

一、基層事業(yè)單位建設(shè)數(shù)字檔案室的必要性

（一）事業(yè)改革發(fā)展需要。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，對數(shù)據(jù)信息的可靠性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性，提出了更高的要求，檔案的參考作用和憑證作用日益凸顯，各單位調(diào)取檔案用于材料上報(bào)、信息查詢、決策參考等工作日益頻繁。而依托辦公自動化系統(tǒng)，規(guī)范工作流程，強(qiáng)化聯(lián)動協(xié)作，提升規(guī)范化、精細(xì)化管理水平，是目前行政事業(yè)單位的辦公發(fā)展趨勢。

（二）檔案工作發(fā)展需要。數(shù)字檔案室已經(jīng)成為檔案發(fā)展趨勢。檔案工作已經(jīng)從過去管理的文書檔案逐步發(fā)展為當(dāng)今多門類、多載體的綜合檔案，年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案面臨較大的存儲難度，且無法滿足檔案后期利用，迫切需要通過信息化改造。

二、基層事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)內(nèi)容

數(shù)字檔案室需要實(shí)現(xiàn)檔案庫房管理、檔案利用信息化，檔案數(shù)據(jù)、檔案實(shí)體管理一體化，檔案數(shù)據(jù)和辦公自動化系統(tǒng)交換智能化等功能。

如對檔案室開展全方位的改造升級，基層事業(yè)單位至少需要開展以下建設(shè)。

（一）檔案庫房改造。按照數(shù)字檔案室基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求，集成建設(shè)適應(yīng)現(xiàn)有檔案資料和今后一定時(shí)期內(nèi)數(shù)字檔案增長規(guī)模的數(shù)據(jù)管理、滿足數(shù)字檔案室各項(xiàng)管理與服務(wù)需求的信息化、無人值守的現(xiàn)代化檔案庫房。

（二）檔案柜、架設(shè)備升級。大多數(shù)單位檔案室使用的檔案柜、架為老式立柜、架，已不能滿足正常使用要求及日益增長的檔案存量，因此設(shè)計(jì)為移動式密集架，安裝防磁柜，涉及工程建設(shè)的單位還需要安裝底圖柜，用于存放不可折疊的大型工程圖紙。

（三）建設(shè)庫房智能化管理系統(tǒng)。采用國際先進(jìn)的智能化控制技術(shù)，將溫濕度檢測控制技術(shù)、防盜報(bào)警技術(shù)、視頻監(jiān)控技術(shù)、防火滅火技術(shù)、信號采集技術(shù)等，集成到庫房安全保護(hù)綜合智能管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)溫濕度自動監(jiān)控、各設(shè)備自動啟動、自動消毒滅菌、報(bào)警事項(xiàng)自動記錄、火警事件自動報(bào)警、門禁智能自動登記等。每

（四）實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化智慧管理、利用。配置個(gè)性化檔案管理系統(tǒng)，配備高性能的符合信息安全要求的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和設(shè)施，檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)相對獨(dú)立，與外部網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)物理或邏輯隔離。預(yù)留端口與辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行鏈接，依托辦公自動化系統(tǒng)文檔檢索和存儲功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與日常公文處理工作的有機(jī)結(jié)合。

（五）加強(qiáng)檔案工作人員管理和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。進(jìn)一步健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，制定一套合乎單位實(shí)際和檔案存儲實(shí)際的行之有效的檔案管理制度，理清檔案領(lǐng)導(dǎo)小組、專職檔案管理員、兼職檔案管理員的權(quán)責(zé)脈絡(luò)。支持和鼓勵(lì)檔案工作人員開展檔案學(xué)術(shù)研究。

三、對基層事業(yè)單位建設(shè)數(shù)字檔案室的建議

（一）注重檔案信息安全。整個(gè)項(xiàng)自建設(shè)過程中必須嚴(yán)格依照《檔案法實(shí)施辦法》《檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范》等規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，切實(shí)加強(qiáng)檔案實(shí)體和信息安全保護(hù)，制訂安全與保密檢查、“三員”管理等制度。建立檔案數(shù)據(jù)安全管理制度，加強(qiáng)對電子檔案容災(zāi)備份工作的管理，保障安全高效可信應(yīng)用。

（二）注重實(shí)用性、合理性。要對本單位現(xiàn)存檔案資料、未來增量檔案資料的數(shù)量、類型、存儲方式等進(jìn)行系統(tǒng)性的摸底和分析，制定出合理的檔案工作遠(yuǎn)期規(guī)劃，結(jié)合數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)劃形成一個(gè)科學(xué)、完整的檔案發(fā)展網(wǎng)絡(luò)。要重視系統(tǒng)集成工作，集成在數(shù)字檔案室建設(shè)中屬于主題式的存在，對數(shù)字檔案室進(jìn)行開拓性地組合創(chuàng)新，以適應(yīng)本單位的個(gè)性化需要。

（三）注重與數(shù)字檔案室相適應(yīng)的檔案管理組織機(jī)構(gòu)建設(shè)和管理人員素質(zhì)提升。數(shù)字檔案室建設(shè)對檔案管理者提出了更高的要求，需要建立健全科.學(xué)有效的檔案工作管理體制和管理網(wǎng)絡(luò)，嚴(yán)格按照各類檔案歸檔制度及時(shí)整理歸檔。

（四）注重強(qiáng)化單位檔案使用效率意識。建設(shè)數(shù)字檔案室歸根到底就是讓檔案更好的、更方便的為的為單位發(fā)展、社會進(jìn)步服務(wù)，讓檔案的利用率達(dá)到最高。要主動將檔案工作與單位改革發(fā)展重點(diǎn)工作聯(lián)系起來，設(shè)立檔案工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，保證檔案管理各項(xiàng)工作有效運(yùn)行。

在辦公自動化水平日趨完善、先進(jìn)的今天，數(shù)字檔案室建設(shè)是基層事業(yè)單位檔案工作的全新要求，更是其邁向規(guī)范化、科學(xué)化正軌的一次難得機(jī)遇，但卻面臨諸多困難，各基層事業(yè)單位需要給予充分的認(rèn)識，在不斷提高自身檔案管理綜合水平的基礎(chǔ)上，積極進(jìn)行審慎的探索和嘗試，推動基層檔案室的建設(shè)和發(fā)展。

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