事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理研究

肖璟

摘要：事業(yè)單位文書檔案是事業(yè)單位檔案的重要組成部分。本文謹(jǐn)從事業(yè)單位文書檔案管理存在的問題出發(fā)，明確了文書檔案規(guī)范化管理的概念和原則，闡述了事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理措施，以期提高事業(yè)單位文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為事業(yè)單位各項工作的科學(xué)決策提供內(nèi)容詳實(shí)、富有價值的參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；文書檔案；管理；規(guī)范化

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2018）29-0016-02

事業(yè)單位文書檔案從多角度、多側(cè)面、多層次記載了事業(yè)單位過去的發(fā)展歷史，展現(xiàn)了現(xiàn)實(shí)發(fā)展?fàn)顩r，在事業(yè)單位檔案建設(shè)中具有不可或缺的地位。隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，對文書檔案管理的要求也越來越高。事業(yè)單位檔案管理工作者應(yīng)清醒地認(rèn)識到自身肩負(fù)的重要使命，結(jié)合自己的檔案管理工作實(shí)際，分析和發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位文書檔案管理存在的問題，掌握文書檔案規(guī)范化管理的概念和原則，探索事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理措施。從根本上消除事業(yè)單位文書檔案管理的不利因素，合理開發(fā)利用文書檔案信息資源，高效發(fā)揮文書檔案對事業(yè)單位黨務(wù)、行政、規(guī)劃、決策等工作的促進(jìn)作用。

一、事業(yè)單位文書檔案管理存在的問題

事業(yè)單位是承擔(dān)某些社會事務(wù)管理或社會公益服務(wù)的組織和機(jī)構(gòu)，是保障國家政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等各項事業(yè)健康發(fā)展的社會支持系統(tǒng)。在事業(yè)單位的工作和發(fā)展過程中，形成了大量的文書檔案。規(guī)范、高效地管理這些文書檔案，對于提升事業(yè)單位檔案管理效能至關(guān)重要。盡管在各級領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和廣大檔案管理工作者的不懈努力下，事業(yè)單位文書檔案管理取得了長足的進(jìn)步，但其中存在的諸多問題依然不容忽視。

1.對文書檔案管理的認(rèn)識有偏差。在事業(yè)單位，檔案管理通常被看做附屬性工作，其中的文書檔案管理更處于說著重視、實(shí)際忽視的尷尬地位。一些單位領(lǐng)導(dǎo)片面地認(rèn)為文書檔案管理不外是收收各部門的一般性業(yè)務(wù)資料，技術(shù)含量低，不能給單位帶來直接的經(jīng)濟(jì)和社會效益。部分事業(yè)單位的檔案管理人員也對自己的工作性質(zhì)認(rèn)識不清，工作的主動性、創(chuàng)新性不足。

2.文書檔案的收集、建檔不及時。由于事業(yè)單位文書檔案原始資料形成于不同的業(yè)務(wù)部門，各部門沒有專門的檔案資料收集、報送人員，各種文書檔案原始資料往往是半年甚至一年才隨著階段或年終報表一并匯集到檔案部門，這就使得文書檔案不能及時收集、建檔，不僅降低了文書檔案建檔的時效性，而且會造成大量文書檔案原始資料損毀、丟失，文書檔案的完整性和真實(shí)性也大打折扣。

3.文書檔案管理的經(jīng)費(fèi)不足，條件欠佳。在很多事業(yè)單位，財務(wù)預(yù)算中沒有專門為文書檔案管理列支，文書檔案管理的經(jīng)費(fèi)缺少制度保障，或者經(jīng)費(fèi)少，或者經(jīng)費(fèi)不能及時足額到位。這就造成文書檔案管理中的設(shè)備、耗材無法滿足實(shí)際需要，檔案整理、維護(hù)難以為繼。同時，一些事業(yè)單位的文書檔案存儲條件簡陋，致使大批文書檔案存在介質(zhì)損壞、內(nèi)容缺失、數(shù)據(jù)失真的危險。

4.文書檔案管理人員素質(zhì)不高。很多事業(yè)單位缺少受過文書檔案管理專業(yè)教育的文書檔案管理人員，一些現(xiàn)職文書檔案管理人員或是兼職、或是被認(rèn)為不適于其他工作的富余人員，更有的事業(yè)單位認(rèn)為文書檔案管理崗位無關(guān)緊要，人員配置隨意性突出，不考慮是否符合文書檔案管理的專業(yè)要求。這直接導(dǎo)致了文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低下，難以取得理想的文書檔案管理效果。

5.文書檔案的管理手段落后。由于重視不夠、經(jīng)費(fèi)不足、管理人員素質(zhì)不高，在社會已經(jīng)進(jìn)入信息化的時代，一些事業(yè)單位的文書檔案管理依然處于原始的手工狀態(tài)。有的單位雖然給文書檔案管理配備了計算機(jī)、掃描儀等先進(jìn)硬件設(shè)備，但相關(guān)的應(yīng)用軟件不配套。人工編制目錄、手工抄寫說明、手動查詢資料等現(xiàn)象在許多事業(yè)單位的文書檔案管理和應(yīng)用中還是屢見不鮮。

二、文書檔案規(guī)范化管理的概念和原則

事業(yè)單位的文書檔案一般包括各年度工作要點(diǎn)、工作總結(jié)、人員任免文件、人員工資文件、人員和單位獎懲文件、行政會議記錄、業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表等記錄單位各項事業(yè)發(fā)展進(jìn)程的文字、聲像資料和實(shí)物，對這些文書檔案的規(guī)范管理，就要按照《檔案法》、《機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理條例》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》等檔案管理法規(guī)，結(jié)合本單位文書檔案管理的實(shí)際情況，制定和完善文書檔案管理制度，配備具有一定專業(yè)素養(yǎng)的管理人員，創(chuàng)造符合檔案存儲、利用需要的管理條件，采取富有創(chuàng)新性和實(shí)用性的管理手段，切實(shí)發(fā)揮文書檔案資源在各項事業(yè)發(fā)展中的信息服務(wù)作用。從管理學(xué)的角度看，文書檔案規(guī)范化管理應(yīng)符合以下的原則：一是實(shí)用性。無論是管理思想還是管理措施，都應(yīng)符合客觀需要，具有廣泛的實(shí)用價值。二是安全性。力求檔案資料不受損，保證文書檔案信息的真實(shí)完整；嚴(yán)防檔案的被盜和失密，維護(hù)文書檔案的政治安全。三是超前性。文書檔案管理不僅要符合檔案管理的一般性規(guī)范，還要順應(yīng)社會政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化的發(fā)展趨勢，用超前的意識指導(dǎo)文書檔案管理。四是創(chuàng)新性。學(xué)習(xí)和吸收先進(jìn)的管理思想，掌握先進(jìn)的管理和應(yīng)用技術(shù)，在文書檔案管理思想和管理手段上大膽創(chuàng)新，開創(chuàng)文書檔案管理的新局面。

三、事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理措施

事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理是事業(yè)單位檔案管理提質(zhì)增效的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的重要保障。只有采取針對性強(qiáng)、實(shí)用性高的管理措施，才能達(dá)到預(yù)期的管理成效。

1.提高對文書檔案規(guī)范化管理重要性的認(rèn)識。從某種意義上講，提高對文書檔案規(guī)范化管理重要性的認(rèn)識是實(shí)現(xiàn)文書檔案規(guī)范化管理的前提和保障。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確文書檔案的規(guī)范化管理在單位發(fā)展進(jìn)程中的特殊價值，在經(jīng)費(fèi)保障、制度執(zhí)行、人員配置、辦公條件改善等方面支持文書檔案的規(guī)范化管理，創(chuàng)造一個文書檔案規(guī)范化管理的良好環(huán)境。文書檔案管理工作者也要對自己肩負(fù)的歷史責(zé)任有清醒的認(rèn)識，摒棄傳統(tǒng)的工作理念和工作態(tài)度，將落實(shí)文書檔案規(guī)范化管理與單位的改革與發(fā)展及自身業(yè)務(wù)素質(zhì)提高緊密聯(lián)系起來，努力使自己的文書檔案管理水平符合規(guī)范化管理的各項要求。

2.建立規(guī)范的文書檔案收集、存檔制度。一套科學(xué)、合理的文書檔案管理制度對于實(shí)現(xiàn)文書檔案管理規(guī)范化意義非凡。因此，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)在單位領(lǐng)導(dǎo)的主持下，會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門，協(xié)商建立符合本單位客觀實(shí)際的文書檔案收集、存檔制度，從歸檔的范圍、歸檔的時間、歸檔的手續(xù)、邏輯歸檔、物理歸檔、存檔的條件、存檔的形態(tài)等方面做出明確的規(guī)定，彌補(bǔ)原有相關(guān)制度的漏洞。相關(guān)各業(yè)務(wù)部門應(yīng)配備專門文書檔案收集、匯總?cè)藛T，確保文書檔案的及時歸檔，防止遺漏和缺失。檔案管理部門應(yīng)設(shè)置完備的文書檔案收集、移送程序，制定科學(xué)的文書檔案分類存檔目錄，為文書檔案的價值挖掘和價值發(fā)揮創(chuàng)造有利條件。

3.強(qiáng)化對文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。面對文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力不符合規(guī)范化管理要求的現(xiàn)實(shí)，應(yīng)采取多種途徑，強(qiáng)化對文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。首先在單位內(nèi)部建立定期業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)制度，有組織、有計劃地學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念、管理方法和管理技術(shù)。其次，選派有發(fā)展?jié)摿Φ娜藛T到高等學(xué)校檔案管理專業(yè)進(jìn)修，系統(tǒng)掌握文書檔案規(guī)范化管理知識，提升相關(guān)業(yè)務(wù)能力。第三，開展不同單位檔案管理部門的文書檔案規(guī)范化管理經(jīng)驗(yàn)交流，取長補(bǔ)短，共同提高。第四，完善檔案管理人員的業(yè)務(wù)考核，以考核促學(xué)習(xí)，以考核促進(jìn)步。

4.創(chuàng)新文書檔案管理的方式和手段。在現(xiàn)代信息技術(shù)日新月異的大背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足社會發(fā)展的要求。事業(yè)單位文書檔案管理必須緊跟時代的步伐，在管理方式和管理手段上積極運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)和數(shù)字檔案管理技術(shù)。通過文書檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化、完善檔案全文數(shù)據(jù)庫、設(shè)置檔案電子目錄、建立單位官方網(wǎng)站、開通檔案遠(yuǎn)程查詢系統(tǒng)等技術(shù)措施，提高文書檔案信息整理、開發(fā)、推介、利用的系統(tǒng)性，營造出以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為載體的寬口徑、多角度、跨時空文書檔案管理新格局。在減輕檔案管理人員工作強(qiáng)度和工作壓力的同時，確保文書檔案歸檔、存儲、查詢和利用的便捷高效。

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