大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)

杜曉宇

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展以及現(xiàn)代信息的迅速發(fā)展，我國已經(jīng)逐步進入到信息化時代。我國各大企業(yè)隨著發(fā)展規(guī)模的不斷壯大，產(chǎn)生了更多的檔案數(shù)據(jù)信息，從而對企業(yè)的檔案管理工作加大了難度，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求，因此各大企業(yè)逐步開始進行檔案信息化建設(shè)，從而為以后企業(yè)的健康發(fā)展提供有力的信息保障。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；企業(yè)檔案；檔案信息化建設(shè)

本文通過對大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的問題進行分析，從而提出幾點建議促進企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的順利進行，為企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展保駕護航。

一、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的問題

1.企業(yè)的檔案信息化建設(shè)沒有一個合理完善的整體規(guī)劃

雖然我國很多企業(yè)都開始進行檔案信息化建設(shè)，但是由于一些企業(yè)盲目的追求現(xiàn)代化建設(shè)，從而忽略了信息化的重要性，在檔案信息化管理工作中，沒有根據(jù)企業(yè)的實際發(fā)展情況來制定合理的信息化體系，從而阻礙了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。在進行檔案信息化建設(shè)工作中，因為沒有一個完善的整體規(guī)劃，所以很多信息化建設(shè)前的準備工作都沒有做到位，在之后的工作中也無法保證其他環(huán)節(jié)的正常運轉(zhuǎn)，所以也就無法對檔案信息化的整個過程進行監(jiān)督，從而使得企業(yè)的檔案信息化形同虛設(shè)，沒有發(fā)揮到真正的作用。所以這種情況在一定程度上會影響企業(yè)的工作效率。

2.企業(yè)的檔案信息化建設(shè)沒有一個統(tǒng)一的標準

隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)也逐漸發(fā)展壯大，大多數(shù)企業(yè)針對檔案信息管理工作都開始進行檔案信息化的建設(shè)，但是檔案信息化建設(shè)還處于剛剛起步發(fā)展的階段，很多地方不夠完善，不能發(fā)揮應(yīng)有的作用，其原因之一就是各企業(yè)之間以及企業(yè)內(nèi)部各部門之間沒有一個統(tǒng)一的標準。每個企業(yè)都在建設(shè)檔案信息化，但是如果企業(yè)在檔案信息化建設(shè)前沒有進行商討，沒有形成一個統(tǒng)一的標準，那么每個企業(yè)的檔案信息化都有自己的數(shù)據(jù)處理軟件，有自己的格式、管理方法等，那么企業(yè)之間進行信息交流就會出現(xiàn)障礙，達不到資源共享的目的，從而影響企業(yè)之間的合作。同時企業(yè)內(nèi)部各部門的檔案信息化標準沒有統(tǒng)一，每個部門的檔案管理都相對獨立，部門之間沒有進行交流與溝通，那么就不能使企業(yè)自身的檔案信息形成一個結(jié)合體，企業(yè)的檔案信息化系統(tǒng)也就無法發(fā)揮它的作用，企業(yè)內(nèi)部各部門由于檔案數(shù)據(jù)沒有實現(xiàn)共同，部門與部門之間的信息交流缺乏，就會導致企業(yè)正常運營工作出現(xiàn)問題，從而影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。

3.企業(yè)的檔案信息化建設(shè)缺乏信息安全性

企業(yè)的各種檔案信息中有很多都是企業(yè)的機密信息，是不能泄露的，但是由于企業(yè)的部分檔案管理者缺乏信息安全觀念，在檔案信息管理的過程中沒有做好防護工作，所以使得企業(yè)的信息遭到泄露，這就會對企業(yè)的正常工作造成影響，同時會給企業(yè)帶來不必要的損失。

二、大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案信息化建設(shè)的應(yīng)對措施

1.建立一個合理完善的企業(yè)檔案信息系統(tǒng)

企業(yè)在進行檔案信息化建設(shè)的過程中，首先應(yīng)該按照自身企業(yè)的實際運營情況來對檔案信息化管理工作進行改革，不斷完善檔案信息化管理工作的各個環(huán)節(jié)，制定明確的管理標準和監(jiān)督制度。其次企業(yè)應(yīng)該利用現(xiàn)在的高科技術(shù)，對企業(yè)的檔案信息數(shù)據(jù)庫進行優(yōu)化，不斷開發(fā)先進軟件來進行檔案數(shù)據(jù)管理。最后企業(yè)的檔案信息化建設(shè)應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的需求來建立信息資源庫以及檔案的信息管理體系，提高相關(guān)軟件及程序的管理性能，增強檔案數(shù)據(jù)的搜查、查找的功能，為企業(yè)檔案信息化建設(shè)提供有利的技術(shù)保障。

2.為企業(yè)的檔案信息化建設(shè)制定統(tǒng)一的標準

在檔案信息化建設(shè)的過程中，企業(yè)與企業(yè)之間，企業(yè)內(nèi)部部門與部門之間，應(yīng)該就檔案信息數(shù)據(jù)的整合、分類、管理、鑒別等環(huán)節(jié)制定一個統(tǒng)一的標準，把握好檔案信息管理工作的每一個細節(jié)和方式。例如應(yīng)該用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)處理軟件以及格式，用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理方法，那么企業(yè)與企業(yè)之間、部門與部門之間就可以做到真正的資源共享，互通有無。另外還要對檔案信息的搜集和管理工作進行統(tǒng)一管理，做好信息選擇和整理工作。

3.增強信息安全觀念，做好信息管理工作

在企業(yè)的檔案信息化建設(shè)的過程中一定要對檔案信息的安全性做好防護措施，企業(yè)應(yīng)該對檔案資料和數(shù)據(jù)信息的訪問權(quán)力進行設(shè)置，沒有經(jīng)過允許的人員是不能進行信息共享和運用的，另外還需要增加各種網(wǎng)絡(luò)維護和管理系統(tǒng)、殺毒軟件等，確保企業(yè)檔案信息的安全性，避免為不法分子盜用而危害到企業(yè)的利益。另外企業(yè)內(nèi)部機密信息和企業(yè)外部信息應(yīng)該分開管理，避免出現(xiàn)信息的混用及泄露情況。其次還需要提高檔案管理工作人員職業(yè)素質(zhì)，提高他們的安全觀念，在工作中做好信息安全防護工作，避免因工作的原因而導致企業(yè)重要信息的泄露。企業(yè)可以對檔案管理人員進行檔案管理方面的知識技能培訓，提高他們的管理技能。加強對管理人員工作的監(jiān)督，讓他們認識到工作的重要性，可以通過對他們制定一些激勵制度，賞罰分明，不斷提高他們的工作積極性，促進企業(yè)檔案信息管理工作的順利進行。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著社會經(jīng)濟和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各企業(yè)開始進行檔案信息化建設(shè)，但是由于還處于起步發(fā)展階段，各方面都還不夠完善，所以會出現(xiàn)很多問題，因此企業(yè)需要根據(jù)企業(yè)實際運營發(fā)展情況以來完善企業(yè)檔案信息管理體系，統(tǒng)一檔案信息管理標準，不斷提高企業(yè)檔案管理人員的安全意識和綜合素質(zhì)，促進企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的順利進行，同時提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

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