醫(yī)院文件檔案一體化管理的探究

李紅

[摘要]文件檔案是行政管理事務(wù)活動中所產(chǎn)生的記錄，由通用文書轉(zhuǎn)化而來，因此醫(yī)院文件檔案就是醫(yī)院日常運(yùn)行與管理過程中所產(chǎn)生的記錄文件。醫(yī)院文件檔案管理能夠加速醫(yī)院信息化程度并解決當(dāng)下存在的問題，而落實(shí)醫(yī)院文件檔案一體化管理的具體策略主要有提高對辦公自動化的重視程度、建立健全完整的管理體系以及實(shí)現(xiàn)對管理制度的規(guī)范化落實(shí)。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院文件檔案；一體化管理

[中圖分類號]R197.3；G351.1 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]ISSN.2095-6681.2018.05.31.02

醫(yī)院的文件檔案是非常重要的信息載體，記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，也是當(dāng)前衛(wèi)生信息現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，而對于醫(yī)院文件檔案的一體化建設(shè)則是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)的核心環(huán)節(jié)之一。當(dāng)前大量的醫(yī)院仍然采用傳統(tǒng)意義上的手書方式記錄文件檔案，而當(dāng)實(shí)行了統(tǒng)一的文件檔案一體化管理之后，醫(yī)院在文件檔案管理方面的效率將大大提高。通過網(wǎng)絡(luò)化、信息化的管理系統(tǒng)，將公文的處理與檔案的管理結(jié)合在一起，能夠使文件檔案的管理工作形成有序的整體，使醫(yī)院檔案部門能夠充分利用處理文書過程中生成的數(shù)據(jù)信息，進(jìn)而減少重復(fù)工作。

1醫(yī)院文件檔案管理的重要性

1.1加快信息化進(jìn)度

通過現(xiàn)代化的檔案管理措施，能夠加快醫(yī)院文件檔案管理一體化建設(shè)的速度。自21世紀(jì)以來，信息技術(shù)取得了突飛猛進(jìn)地發(fā)展，社會很多行業(yè)都開始應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行企業(yè)管理，并借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速改進(jìn)企業(yè)發(fā)展的模式，保證企業(yè)一直處在市場的有利位置。對于醫(yī)院而言，引入大量具有現(xiàn)代化水平的設(shè)備，并借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息共享。醫(yī)院需要順應(yīng)目前的發(fā)展趨勢，主動抓住機(jī)遇，才能提升文件檔案管理的整體水平。

1.2解決存在的問題

現(xiàn)代化的醫(yī)院文件檔案管理是解決醫(yī)院存在問題并提升醫(yī)院管理水平的重要策略。我國醫(yī)院雖然數(shù)量眾多，但不同的醫(yī)院發(fā)展水平及醫(yī)療水平都存在明顯差距，特別是經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，醫(yī)院的管理水平普遍明顯低于經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)…。很多落后鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)的醫(yī)院沒有建立起良好的檔案管理體系，管理水平落后并缺乏現(xiàn)代化的管理意識，很多醫(yī)療設(shè)備比較老舊，而在檔案管理方面，也多采用手書方式。為解決這些存在的問題，需要采用具有科學(xué)性和高效性的一體化管理體系，切實(shí)提高醫(yī)院檔案管理的效率。

2醫(yī)院文件檔案管理存在的問題

2.1缺乏辦公自動化基礎(chǔ)

文件檔案的一體化管理體系的建設(shè)，需要以辦公自動化為基礎(chǔ)。在醫(yī)療領(lǐng)域開始廣泛利用現(xiàn)代信息技術(shù)的背景下，醫(yī)院的信息化建設(shè)水平日漸提高，并得到了較多的重視，大量專業(yè)的信息管理系統(tǒng)開始投入運(yùn)行，在實(shí)踐當(dāng)中也取得了較為理想的成效。但醫(yī)院在文件檔案管理方面通常忽視辦公自動化系統(tǒng)的基礎(chǔ)需求，一方面，醫(yī)院需要花費(fèi)較多成本建設(shè)專業(yè)的信息化系統(tǒng)；另一方面，醫(yī)院的檔案管理工作仍然止步于傳統(tǒng)模式。

2.2職能部門設(shè)置不合理

文件管理和檔案管理是醫(yī)院的兩個職能部門，長期以來都堅(jiān)持各自為政的管理理念，在這樣的體制下，主管文書工作的文職人員總會為了自身工作的方便，不按規(guī)定進(jìn)行文件處理和管理工作。如此一來，檔案部門很少了解醫(yī)院的文書工作實(shí)質(zhì)內(nèi)容，很難做到標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)督并同步文件管理和檔案管理工作。當(dāng)缺乏統(tǒng)一的管理體系后，容易出現(xiàn)收文、歸檔不全的問題，難以確保檔案質(zhì)量，給檔案管理工作帶來了諸多不便。

2.3標(biāo)準(zhǔn)制度缺乏統(tǒng)一性

醫(yī)院不同職能部門的職責(zé)不同，工作性質(zhì)不同，因此形成的文件格式不同意，在文件的歸檔類別上也有所區(qū)別。由于在文件管理上缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在處理文件信息時很難被檔案管理部門直接采用，而是需要按照檔案管理部門的規(guī)范，重新編排整理，在很大程度上浪費(fèi)了人力物力。最關(guān)鍵的是，缺乏具有可操作性的詳細(xì)保管期限表，使得醫(yī)院的行政部門人員無法有效利用保管期限表。另外，辦公自動化管理是對醫(yī)院管理理念的革新，涉及眾多部門和環(huán)節(jié)，難以統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

2.4具體應(yīng)用系統(tǒng)不兼容

辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)缺乏兼容性，兩者各自為政，使得電子文件的歸檔工作遇到很大困難口]。就目前的情況來看，應(yīng)用辦公自動化管理的醫(yī)院大多采用專業(yè)軟件設(shè)計(jì)公司所編制的系統(tǒng)，但檔案管理部門則主要應(yīng)用適用于檔案管理部門的軟件系統(tǒng)，因兩個部門所使用的軟件系統(tǒng)完全不一樣，因此產(chǎn)生的數(shù)據(jù)也很難在另一個軟件系統(tǒng)下進(jìn)行轉(zhuǎn)換，應(yīng)用系統(tǒng)的不兼容問題，導(dǎo)致了文件檔案管理的一體化事實(shí)上難以施行。

3醫(yī)院文件檔案的一體化管理策略

3.1提高對辦公自動化的重視程度

建立現(xiàn)代化的醫(yī)院管理體系，必須依靠現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，而實(shí)現(xiàn)對檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)和改進(jìn)，則需要醫(yī)院管理部門加強(qiáng)對文件檔案實(shí)現(xiàn)一體化管理重要性的認(rèn)識，重視實(shí)現(xiàn)醫(yī)院辦公自動化建設(shè)工作。在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的帶動下，醫(yī)院各成員均應(yīng)參與到辦公自動化體系建設(shè)的工作中，加強(qiáng)對辦公自動化的認(rèn)識，使全員理解實(shí)現(xiàn)辦公自動化是提高醫(yī)院決策水平以及工作效率和調(diào)控能力的重要基礎(chǔ)。為加強(qiáng)醫(yī)院工作人員對于實(shí)現(xiàn)文件檔案一體化管理的認(rèn)識程度，醫(yī)院可以組織工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，邀請?jiān)擃I(lǐng)域的著名講師入院開展講座，也可以帶領(lǐng)工作人員進(jìn)入已經(jīng)實(shí)現(xiàn)文件檔案一體化管理并取得顯著成效的醫(yī)院進(jìn)行參觀和交流。辦公自動化系統(tǒng)覆蓋了醫(yī)院管理的各業(yè)務(wù)流程，通過輪流培訓(xùn)的方式轉(zhuǎn)變其觀念，從而明確辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的目的及意義。

3.2建立健全完整的管理機(jī)制體系

應(yīng)在文書檔案工作人員的觀念中植入文件檔案一體化管理理念，使兩者整合為一個完整健全的系統(tǒng)，才能夠?qū)崿F(xiàn)對文件檔案的高效管理，這也符合時代要求。文件檔案工作人員需要對一體化管理體系的建設(shè)產(chǎn)生充分認(rèn)識，打破傳統(tǒng)意義上狹隘、局限的觀念，樹立局部與整體結(jié)合的一體化思想，轉(zhuǎn)變對文件檔案管理分離的情形。醫(yī)院辦公室是文件檔案管理的主觀部門，應(yīng)協(xié)調(diào)統(tǒng)一制度，制定各流程、各職能人員的工作規(guī)范，對文件檔案的統(tǒng)一化管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排和科學(xué)規(guī)劃，將文件前后端有效連接起來，全過程統(tǒng)一高效管理文件檔案工作，提高不同科室的管理效率，從根本上避免資源浪費(fèi)的情況出現(xiàn)。將原本分散化管理的工作整合到一起，實(shí)現(xiàn)集中管理，滿足醫(yī)院對電子文件信息實(shí)行統(tǒng)一管理和高效利用的需求與要求。

3.3實(shí)現(xiàn)對管理制度的規(guī)范化落實(shí)

對辦公流程的再創(chuàng)造，是對文件檔案管理制度的徹底變革，并非在原來的基礎(chǔ)上稍加修改和補(bǔ)充。按照醫(yī)院自身對于信息化建設(shè)的要求，需要對各部門的職責(zé)予以明確，并規(guī)范處理電子文件的各個過程，同時制定適當(dāng)?shù)莫剳痛胧┮詫?shí)現(xiàn)對相關(guān)制度的貫徹落實(shí)。對電子文件的修改和整理更方便，其可塑性較高，因此在記錄過程中提升了便利性，但也正因如此，電子文件的真實(shí)性和原始性就變得難以確保。醫(yī)院可以采用專業(yè)的電子文件安全保護(hù)措施，制定相應(yīng)規(guī)范，有效避免電子文件被隨意修改或刪除，拒絕非法訪問，從而保證電子文件的安全性和保密性。另外，為保證文件檔案一體化管理的正常使用，應(yīng)采用嚴(yán)格的監(jiān)控措施，并避免數(shù)據(jù)丟失或非法使用的情況出現(xiàn)。為有效規(guī)范對文件檔案的管理工作，需要集中精力制定具有統(tǒng)一性的管理標(biāo)準(zhǔn)，在設(shè)計(jì)一體化管理軟件時，需要設(shè)計(jì)具體方案并對各細(xì)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一管理，省略不必要的操作過程。

4討論

實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院文件檔案的一體化管理，有助于提升醫(yī)院的檔案管理水平，促進(jìn)醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展，為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)作和管理提供必要保障和基礎(chǔ)。本次研究針對目前醫(yī)院檔案管理存在的問題提出針對性的解決策略，通過文件檔案的一體化管理實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院檔案的高效管理，從而達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，也為今后其它醫(yī)院的一體化管理體系建設(shè)提供重要參考。

本文編輯：吳宏艷