公路物資供應(yīng)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制探析

閆麗琴

[摘 要]公路施工過程中涉及的物資數(shù)量大、種類多、價(jià)格變化頻繁，導(dǎo)致公路會(huì)計(jì)工作往往出現(xiàn)冗長、繁瑣等等問題。為了加強(qiáng)對(duì)企業(yè)資金使用風(fēng)險(xiǎn)的控制，為了維護(hù)企業(yè)公共資源和企業(yè)財(cái)產(chǎn)，必須規(guī)范好公路物資供應(yīng)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制工作流程。

[關(guān)鍵詞]公路物資；供應(yīng)；會(huì)計(jì)工作；探討分析

[DOI] 10.13939/j.cnki.zgsc.2018.26

通過實(shí)行公路物資供應(yīng)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制工作，可以大大減少采購人在采購過程中通過購入低價(jià)格、低質(zhì)量、不達(dá)標(biāo)等產(chǎn)品來以次充好，以假充真進(jìn)而謀取私利的情況。確保企業(yè)在采購過程中按需采購、不鋪張浪費(fèi)、不奢侈跟風(fēng)，節(jié)約采購資金，節(jié)約工程成本支出，規(guī)范物資采購工作，降低企業(yè)生產(chǎn)成本，提高企業(yè)競爭力。

1 公路物資供應(yīng)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的目標(biāo)

資金的安全性和有效性是所有企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)控制工作的主要目標(biāo)，企業(yè)控制人實(shí)行會(huì)計(jì)控制工作另外一個(gè)目標(biāo)便是確保經(jīng)營信息和財(cái)務(wù)信息真實(shí)可靠，不虛假，切實(shí)可行，有根有據(jù)。公司的經(jīng)營過程中所涉及到的款項(xiàng)不可能每一項(xiàng)都通過企業(yè)控制人經(jīng)手處理，一旦將財(cái)務(wù)工作交與他人主導(dǎo)，便有可能出現(xiàn)假公濟(jì)私，權(quán)錢交易等傷害企業(yè)利益的行為。這時(shí)候，內(nèi)部會(huì)計(jì)控制工作就是保證公司經(jīng)營活動(dòng)真實(shí)可靠的最要保障手段。

2 內(nèi)部會(huì)計(jì)控制主要內(nèi)容

2.1 審批授權(quán)執(zhí)行控制

為了避免采購過程中發(fā)生錢權(quán)交易，各部門串通一氣謀取私利的現(xiàn)象，采購過程的內(nèi)部控制工作應(yīng)該交付不同的主管部門來進(jìn)行，確保每一個(gè)主管部門相互獨(dú)立，不能夠有經(jīng)濟(jì)上、感情上的往來，確保部門與部門之間相互制約，共同合作，避免不同部門串通一氣進(jìn)行“牟利”行為。

審批授權(quán)控制的主要工作為：第一，明確不同部門的歸口責(zé)任人，具有的權(quán)利和義務(wù)范圍，規(guī)定部門審批責(zé)任人在審批工作中的審批方式、流程、權(quán)限、責(zé)任、義務(wù)等。第二，明確規(guī)定經(jīng)辦業(yè)務(wù)人員的工作范圍、采購工作要求、采購質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格范圍等因素。第三，假如采購過程中涉及技術(shù)含量較高，或者較為陌生的材料采購，應(yīng)該組織專家團(tuán)或施工技術(shù)人員來進(jìn)行商榷和討論，得出一個(gè)滿意的結(jié)果后方可以進(jìn)行投票審批。第四，規(guī)范和確定物資采購過程中所涉及的一切流程，比如申請(qǐng)流程、審批流程、復(fù)核流程、支付流程、支付確認(rèn)流程等等。第五，加強(qiáng)物資供應(yīng)內(nèi)部控制后續(xù)管理工作，譬如手續(xù)計(jì)劃、單據(jù)驗(yàn)收、管理材料入庫憑證、采購發(fā)票管理、數(shù)據(jù)復(fù)查核對(duì)等等。

2.2 采購流程與付款工作控制

普通的物資采購內(nèi)部控制工作一般分為六個(gè)重點(diǎn)，項(xiàng)目申請(qǐng)、采購計(jì)劃擬定、合同核查與簽訂、貨物驗(yàn)收、物資入庫、貨款支付。但隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，支付手段的多元化，貨物的單價(jià)已經(jīng)不僅僅局限于明碼標(biāo)價(jià)、明碼支付這一種簡單的方式。在采購業(yè)務(wù)中，業(yè)務(wù)員可以通過市場手段、經(jīng)濟(jì)手段等等方式來使采購流程利益最大化，通過市場調(diào)研和實(shí)際情況實(shí)際操作的方式可以對(duì)招投標(biāo)計(jì)劃進(jìn)行質(zhì)量價(jià)格控制。

3 公路物資供應(yīng)內(nèi)部會(huì)計(jì)工作關(guān)鍵控制點(diǎn)

內(nèi)部會(huì)計(jì)控制工作范圍面非常廣，涉及到公司日常經(jīng)營活動(dòng)的方方面面。所以，內(nèi)部會(huì)計(jì)控制工作應(yīng)該找出控制的關(guān)鍵點(diǎn)，通過緊抓關(guān)鍵點(diǎn)，來確保內(nèi)部會(huì)計(jì)控制工作順利進(jìn)行。

3.1 需求工作匯總修改編訂控制點(diǎn)

公路施工過程中需要的物資，由相關(guān)施工人員進(jìn)行初步統(tǒng)計(jì)后匯總到供應(yīng)部門中，供應(yīng)部門通過自己的采購經(jīng)驗(yàn)，擬定出初步的需求計(jì)劃。在采購申請(qǐng)過程中，要明確采購申請(qǐng)工作的流程方式和制度，督促申請(qǐng)人員按流程、按步驟、按規(guī)范來申請(qǐng)。其次，明確每一項(xiàng)采購需求的歸口責(zé)任人，通過需求責(zé)任歸口的方式來加強(qiáng)相關(guān)人員的責(zé)任與義務(wù)的控制。在提出申請(qǐng)后，供應(yīng)部門應(yīng)該對(duì)于超出預(yù)算部分的，或者采購涉及到不常用物資的，應(yīng)該報(bào)備具有計(jì)劃權(quán)利的部門進(jìn)行核查。

3.2 計(jì)劃審批控制點(diǎn)

為了確保采購計(jì)劃能夠科學(xué)、有序、規(guī)范地進(jìn)行，必須設(shè)立規(guī)范、明確的審批制度。在審批過程中，明確審批人的責(zé)任與義務(wù)和權(quán)利，審批的項(xiàng)目必須科學(xué)、合理、準(zhǔn)確方可以通過審批。審批工作必須建立在實(shí)地調(diào)查之后，方可得出結(jié)論。

3.3 采購價(jià)格控制點(diǎn)

如今的物資采購具有多元性支付的市場支付方式，采購的支付已經(jīng)不僅僅限于貨物的明碼標(biāo)價(jià)。相關(guān)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制人員應(yīng)該在確保貨物質(zhì)量過關(guān)，技術(shù)參數(shù)達(dá)標(biāo)的情況下，與物資供應(yīng)商協(xié)商和談判。通過各種有效的市場手段和合作意識(shí)觀來盡量爭取更低單價(jià)的貨物供應(yīng)。

物資供應(yīng)部門的工作應(yīng)該建立在采購計(jì)劃授權(quán)書之上，對(duì)于不在采購授權(quán)范圍內(nèi)的物資，不進(jìn)行談判。對(duì)于在與供應(yīng)商磋商過程中，涉及到更為優(yōu)惠的環(huán)節(jié)，但不在采購授權(quán)范圍內(nèi)的，應(yīng)該向計(jì)劃部門再次提出申請(qǐng)。采購部門在采購授權(quán)書的基礎(chǔ)上，與供應(yīng)商商榷出一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)價(jià)格，對(duì)于超出標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)價(jià)格之外的部分，應(yīng)該以書面的形式向計(jì)劃部門提出申請(qǐng)。

財(cái)務(wù)部門應(yīng)該在供應(yīng)部門與供應(yīng)商擬定標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格后，積極進(jìn)行市場調(diào)查，根據(jù)市場價(jià)格風(fēng)向指標(biāo)來適當(dāng)調(diào)整物資采購的價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)，以督促采購業(yè)務(wù)員尋找市場上性價(jià)比更高的、質(zhì)量更好的貨源。

3.4 合同質(zhì)量控制點(diǎn)

合同的簽訂必須在初步擬定合同文件后，通過計(jì)劃部門審批，經(jīng)供應(yīng)部門過目，相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可以與供應(yīng)商進(jìn)行談判。合同的擬定必須在具有專業(yè)法律知識(shí)的專業(yè)人才的指導(dǎo)下進(jìn)行，合同內(nèi)容必須明確具體，不可以出現(xiàn)歧義，或者表達(dá)不清等等問題。對(duì)于合同中出現(xiàn)的不合理的條款，法律指導(dǎo)人應(yīng)該及時(shí)指出并報(bào)告有關(guān)部門。

合同簽訂后，采購部門必須嚴(yán)格按照合同中的流程和步驟執(zhí)行，采購過程中不可以擅自通過關(guān)系改動(dòng)價(jià)格、標(biāo)高或者標(biāo)低單價(jià)等等。如果采購過程中有對(duì)合同條款有不明確的地方，相關(guān)人員應(yīng)該積極與合同管理部門磋商，確保合同執(zhí)行的規(guī)范性。

3.5 驗(yàn)收入庫質(zhì)量控制點(diǎn)

物資在采購?fù)瓿珊?，相關(guān)驗(yàn)收入庫人員應(yīng)該根據(jù)采購合同上指定的條款、質(zhì)量要求、數(shù)目控制等條例，對(duì)采購后貨物的質(zhì)量、型號(hào)、數(shù)量等進(jìn)行檢查和驗(yàn)收。在驗(yàn)收檢查通過后，方可入庫。

倉儲(chǔ)部門應(yīng)該按照自己的規(guī)章制度來保存驗(yàn)收單據(jù)、貨物清單、貨物合同等等，倉儲(chǔ)制度中采用歸口責(zé)任制的方式來督促相關(guān)責(zé)任人的工作態(tài)度。一旦發(fā)生質(zhì)量、數(shù)量問題，應(yīng)該嚴(yán)格追查問題的根源，督促相關(guān)責(zé)任人改正。

3.6 貨款支付核算控制點(diǎn)

貨款的支付和核算工作是非常有必要的，一來可以防止相關(guān)人員在工作過程中出現(xiàn)錯(cuò)漏，二來可以對(duì)貨物采購工作進(jìn)行二次監(jiān)察。

貨物采購資金支付必須在采購人提供完整的采購計(jì)劃書、相關(guān)責(zé)任人簽字的采購合同、采購合同履行情況表、驗(yàn)收表、相關(guān)責(zé)任人已簽字的入庫單、合同票據(jù)等證明的情況下方可以支付相關(guān)貨款。對(duì)于可以留單的票據(jù)要及時(shí)保管，對(duì)于無法留單的票據(jù)應(yīng)該采用電子文檔的方式進(jìn)行拍照保存。加強(qiáng)預(yù)付款和應(yīng)付款的管理工作，對(duì)于符合標(biāo)準(zhǔn)的款項(xiàng)，應(yīng)該在最短的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行支付，對(duì)于未符合標(biāo)準(zhǔn)的款項(xiàng)，如果遇到緊急情況，并且具有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的明確指示，可以提前通過預(yù)支申請(qǐng)。

3.7 倉儲(chǔ)控制點(diǎn)

倉儲(chǔ)的存貨控制工作也是物資采購環(huán)節(jié)的一個(gè)重要質(zhì)量控制點(diǎn)，倉庫不僅要建立明確的規(guī)范的貨物實(shí)物明細(xì)賬，還要建立科學(xué)、高效、良好的貨物保管儲(chǔ)存制度。對(duì)于貴重的貨物，或者需要在特殊條件下儲(chǔ)存的貨物，應(yīng)該采用單獨(dú)的保管儲(chǔ)存方式。對(duì)于易燃易爆物品，倉庫應(yīng)該分割出獨(dú)立的存放區(qū)，并且設(shè)立足夠的消防設(shè)備，配備足夠的安全巡邏人員。

倉庫應(yīng)該建立健全、科學(xué)、透明的清點(diǎn)盤查制度，實(shí)行按周盤點(diǎn)，或者按月盤點(diǎn)的方式來進(jìn)行倉儲(chǔ)情況摸底盤查。對(duì)于長期未用的貨品應(yīng)該主動(dòng)提上使用日程，對(duì)于貨物短缺，或者已經(jīng)用完的物品，應(yīng)該及時(shí)向采購部門進(jìn)行采購需求報(bào)備。對(duì)于在盤點(diǎn)過程中出現(xiàn)盤盈或者盤虧問題應(yīng)該進(jìn)行深入調(diào)查，找出問題的根源，并督促相關(guān)責(zé)任人改正問題。

對(duì)于貨物的出倉和入倉都需要建立明確的審批報(bào)備制度，對(duì)于需要出倉使用的貨物，使用人應(yīng)該提供領(lǐng)用原材料的相關(guān)資料、簽名、檔案等，并建立領(lǐng)料人責(zé)任歸口的責(zé)任方式。

4 結(jié)論

會(huì)計(jì)部門想要進(jìn)一步參與和規(guī)范企業(yè)經(jīng)營工作，就必須從核算型工作向管理型工作方向轉(zhuǎn)變。通過在一定程度上合并管理部門和會(huì)計(jì)部門，能夠進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)控制工作的質(zhì)量和效力。

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