公文檔案信息化建設(shè)研究

李晶

[摘 要]檔案信息化是科學(xué)管理檔案的一種方式，也是拓寬檔案為社會(huì)提供公共服務(wù)的一種手段。本來從公文檔案信息化建設(shè)的特點(diǎn)、建設(shè)現(xiàn)狀入手進(jìn)行闡述，并就如何做好公文檔案信息化建設(shè)提出了幾點(diǎn)建議，旨在推動(dòng)公文檔案信息化建設(shè)。

[關(guān)鍵詞]公文檔案；信息化；建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.12.082

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）12-0-02

1 公文檔案信息化概述

公文檔案信息化是指在國家檔案行政部門的管理和規(guī)劃下，將公文檔案的信息進(jìn)行電子化處理，并對(duì)檔案信息進(jìn)行相應(yīng)的分類管理，從而為社會(huì)提供服務(wù)，以此來實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化。公文檔案信息化，從一定程度上意味著檔案信息化的成功轉(zhuǎn)型，將傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案信息用電子化的形式呈現(xiàn)出來，可以說是非常成功的一種轉(zhuǎn)型，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可以提高檔案信息的利用率，也可以為廣大用戶提供最優(yōu)質(zhì)的檔案信息化服務(wù)。

2 公文檔案信息化的內(nèi)容

從國內(nèi)對(duì)公文檔案信息化的研究現(xiàn)狀而言，檔案學(xué)界的很多人對(duì)于公文檔案信息化的主要內(nèi)容從認(rèn)識(shí)上沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，所以目前學(xué)界還無準(zhǔn)確定論。但是就筆者來看，公文檔案信息化的內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面。

（1）電子公文文件管理。隨著科技的發(fā)展，電子文檔逐漸成為企業(yè)公文運(yùn)用中不可或缺的一部分。電腦的普及使公文逐漸實(shí)現(xiàn)電子化，所以電子版公文也逐漸普及，從原有紙質(zhì)的公文到現(xiàn)在電子版的公文，實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。電子版的公文相較于紙質(zhì)版的公文而言，具有節(jié)能環(huán)保、易于保存等特點(diǎn)。

（2）公文檔案信息數(shù)字化。紙質(zhì)公文檔案收藏起來比較費(fèi)勁，占用的空間較大，如果遇到自然災(zāi)害，檔案就很容易被損壞，但是如果將公文檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，就可以拷貝很多份，從而就不會(huì)出現(xiàn)信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，公文檔案信息數(shù)字化，可以節(jié)省大量的人力資源，不用花費(fèi)時(shí)間和精力去整理檔案，從而可以提高企業(yè)的資源利用率。

（3）公文檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)服務(wù)是一個(gè)公開化的平臺(tái)。公文檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)可以分為兩類，一類是比較開放性的公文，可以放到網(wǎng)上供大家閱讀，另一類是私密性的公文，公文管理人員可以在系統(tǒng)中設(shè)置查看權(quán)限，需要輸入驗(yàn)證碼或者登錄自己的賬號(hào)才能獲取資源，從而既能保證公文被需要的人使用，也能保護(hù)個(gè)人隱私不受侵犯。

（4）公文數(shù)字檔案館建設(shè)。公文數(shù)字檔案館建設(shè)，可以說是檔案信息化建設(shè)里面比較高端的服務(wù)，將傳統(tǒng)的檔案服務(wù)項(xiàng)目與現(xiàn)代科技結(jié)合起來。只有擁有大量的公文，才可以建立公文數(shù)字檔案館。公文管理人員可以將公文進(jìn)行細(xì)致分類，并利用信息技術(shù)形成一個(gè)公共的數(shù)字檔案館，但目前大多數(shù)企業(yè)還沒有建設(shè)公文數(shù)字檔案館的條件。

3 公文檔案信息化的特點(diǎn)

（1）公文檔案原始性不變。雖然將公文檔案由紙質(zhì)版變?yōu)殡娮影妫枪臋n案的內(nèi)容沒有發(fā)生原始性的改變。公文檔案信息化，不應(yīng)該拘泥于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版文件，將其作為電子版的檔案，使得公文從這種形式中解放出來，為員工閱讀公文檔案提供了更為便捷的方式，所以它的原始性保持不變。

（2）公文檔案信息化覆蓋全面。公文檔案信息化覆蓋，建立在網(wǎng)絡(luò)法制健全的基礎(chǔ)上，可以保證公文檔案的安全性，所以公文檔案也就慢慢實(shí)現(xiàn)了公文檔案信息化的全面覆蓋。

（3）公文檔案信息化具有時(shí)效性的特點(diǎn)。公文都是對(duì)重大事件的一些批示，所以具有時(shí)效性的特點(diǎn)，在查閱時(shí)可以及時(shí)獲取有效信息，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益最大化。對(duì)于公文，企業(yè)員工應(yīng)該及時(shí)處理好自己部門的公文，盡可能保證不會(huì)影響其他部門做出相應(yīng)的決策。

（4）公文檔案信息化具有特殊性。具體來說，公文檔案信息化的特殊性主要體現(xiàn)在公文的特殊性上，即公文具有時(shí)效性的特點(diǎn)，這個(gè)在前面已經(jīng)論述。公文檔案信息化的特殊性還體現(xiàn)在公文是以數(shù)字化的形式進(jìn)行呈現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)安全雖然越來越有效，但如果企業(yè)網(wǎng)絡(luò)一旦出現(xiàn)漏洞，那么這些公文就會(huì)面臨巨大的危險(xiǎn)，這就要求企業(yè)要及時(shí)修復(fù)網(wǎng)絡(luò)漏洞，來保證企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的安全。

4 公文檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

4.1 公文檔案信息化建設(shè)取得的成果

近年來，我國的檔案信息化發(fā)揮了至關(guān)重要的作用，在一些企業(yè)中也得到了應(yīng)用。公文作為檔案信息化中的一個(gè)模塊，也受益頗多。

（1）公文電子文件管理快速發(fā)展。公文電子文件管理快速發(fā)展，將員工從繁重的公文整理中解脫出來，不再是傳統(tǒng)“吃力不討好”的操作方式。調(diào)查研究表明，公文電子文件管理，不管是小公司還是大企業(yè)，都積極去實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化，從而推進(jìn)了文檔一體化進(jìn)程。

（2）公文檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)建設(shè)逐漸完善。調(diào)查顯示，公文檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)建設(shè)逐漸完善，一方面公文檔案建設(shè)有區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，使特有的人群能閱讀公文檔案，保證了公文檔案的隱私性和安全性。另一方面，公文檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)有公共網(wǎng)，方便廣大公眾的閱讀取用，但是公文檔案的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)建設(shè)還存在缺陷，有很多用戶不能及時(shí)獲取相關(guān)信息，所以公文檔案信息化建設(shè)還需要主動(dòng)解決網(wǎng)絡(luò)服務(wù)中存在的問題。

（3）公文檔案信息化制度建設(shè)逐漸完善。在一個(gè)企業(yè)中，制度是保證企業(yè)有效運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，所以公文檔案信息化制度建設(shè)也是必不可少的。我國頒布了很多關(guān)于信息化制度建設(shè)的條例，也出臺(tái)了相關(guān)比較嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，所以能夠有效避免檔案信息化走更多彎路。

4.2 公文檔案信息化建設(shè)存在的問題

（1）公文檔案信息化觀念薄弱。雖然很多企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到公文檔案信息化建設(shè)的重要性，但是只停留在表面，而沒有進(jìn)行有效管理。另外，公文檔案信息化也取決于企業(yè)經(jīng)營規(guī)模的大小，有些小企業(yè)為了節(jié)約公司的運(yùn)營成本，將檔案信息化這一至關(guān)重要的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)進(jìn)行精簡(jiǎn)，導(dǎo)致檔案管理工作不能順利開展。還有就是公文檔案信息化過程中，沒有破除一些比較傳統(tǒng)的觀念，導(dǎo)致公文檔案信息化觀念沒有深入人心。

（2）公文檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡。公文檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡，主要體現(xiàn)在企業(yè)與企業(yè)之間的規(guī)模大小、實(shí)力等的不同，從而造成公文檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡。實(shí)力較強(qiáng)的公司公文檔案信息化建設(shè)做得比較完善，但是相對(duì)于規(guī)模較小的企業(yè)來說，公文檔案信息化建設(shè)存在很多漏洞，所以從橫向比較來說，企業(yè)公文檔案信息化建設(shè)存在不平衡的問題。

（3）公文檔案信息化的基礎(chǔ)條件差。從大的方面來講，雖然我國的信息化建設(shè)發(fā)展迅速，但是將重點(diǎn)放在公文檔案信息化建設(shè)上的時(shí)間較晚，從而會(huì)影響公文檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。另外，一些企業(yè)的管理層在公司建設(shè)中由于資金、人力、物力短缺，導(dǎo)致公文檔案建設(shè)緩慢。

（4）公文檔案信息存在安全隱患。公文檔案信息在錄入的時(shí)候涉及保密信息和大量的個(gè)人信息，但由于影響網(wǎng)絡(luò)安全的因素很多，也缺少專業(yè)人員來修復(fù)網(wǎng)絡(luò)漏洞，從而使公文檔案信息存在很多安全隱患。

5 公文檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

（1）健全公文檔案信息化建設(shè)的法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)。從國家層面而言，要健全公文檔案，我國需要從法律層面約束一些不法分子的犯罪行為，為公文檔案信息化建設(shè)提供法律保障。

（2）樹立正確的公文檔案信息化觀念。企業(yè)管理人員只有樹立正確的企業(yè)檔案信息化觀念，才能更好地為公文檔案信息化建設(shè)服務(wù)。作為管理層，應(yīng)該認(rèn)識(shí)到公文檔案信息化建設(shè)的重要性，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，并投身于公文檔案信息化建設(shè)的浪潮中。同時(shí)，針對(duì)檔案信息化建設(shè)，企業(yè)要加大宣傳力度，帶領(lǐng)員工加入公文檔案信息化建設(shè)。

（3）培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才。企業(yè)重點(diǎn)培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，定期對(duì)員工進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使他們能夠熟練運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行分揀、歸類、整理。另外，企業(yè)還要培養(yǎng)熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才，確保能夠及時(shí)修復(fù)檔案管理系統(tǒng)的漏洞。

6 結(jié) 語

在網(wǎng)絡(luò)逐漸普及的今天，企業(yè)要緊跟時(shí)代的腳步，做好公文檔案信息建設(shè)工作。檔案是一個(gè)公司歷史的見證，也是對(duì)于公司資源的整合，只有加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，才能推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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