基于辦公自動化環(huán)境的電子文書檔案管理研究

蘇青麗

[摘 要]文書檔案管理是單位行政辦公和企業(yè)經(jīng)營活動中的重要環(huán)節(jié)，是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理事務(wù)的重要輔助工具。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，文書檔案管理工作也正面臨著全方位的變革，從管理理念、管理方式到管理手段，都在不斷發(fā)生變化。在辦公自動化的環(huán)境下，自動化的辦公方式可以進(jìn)一步提高文書檔案管理的工作效率，促進(jìn)文檔一體化。本文對辦公室電子文書檔案管理的特點進(jìn)行了總結(jié)，并對在辦公自動化的環(huán)境下如何做好電子文書檔案管理工作進(jìn)行探討，希望能為提高電子文書檔案管理水平提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]辦公自動化；文書；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.12.077

[中圖分類號]G276 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）12-0-02

1 文書檔案管理的概念

文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。文書檔案通常是反映黨務(wù)、行政管理等活動的檔案，包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等，由辦理完成的、具有保存價值的文件轉(zhuǎn)化而來，記錄著某一社會群體所從事的各項管理活動。隨著社會的不斷發(fā)展，也有人把文書檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對而言的各類檔案的統(tǒng)稱，還包括諸如外交、訴訟、會計、藝術(shù)和教學(xué)等專門檔案和私人檔案。文書檔案作為辦公的重要組成部分，起著處理日常工作和溝通協(xié)調(diào)的作用，因此文書檔案管理水平的高低將直接關(guān)系單位、企業(yè)管理的管理水平，因此慎重地對待文書檔案管理是很有必要的，只有不斷提高辦公文書檔案管理水平，才能為單位、企業(yè)打下良好的事業(yè)基礎(chǔ)。

2 電子文書檔案管理的優(yōu)勢

隨著科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，自動化辦公逐漸普及，在電子計算機(jī)應(yīng)用的基礎(chǔ)上，運用現(xiàn)代化的辦公技術(shù)極大地提高了工作效率，推動了辦公自動化快速發(fā)展。自動化環(huán)境下的電子文書檔案管理的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 提高工作效率

由于計算機(jī)具有強(qiáng)大的信息處理能力，近年來得到了廣泛應(yīng)用，電子文書檔案管理區(qū)別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理，能夠有效提高工作效率。針對檔案查找，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)量多、分類廣、查找困難，但電子文書管理通過應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)能夠快速、高效地找到所需內(nèi)容。針對數(shù)據(jù)的輸入和輸出，電子文書檔案管理提供了更加便利的通道，解決了數(shù)據(jù)的一次性輸入、多次利用的問題，使檔案檢索、整理更加快捷、高效，在改善工作人員工作方式的同時，也提高了工作效率。

2.2 有利于電子文檔保存

在自動化辦公的過程中，電子文件是記錄信息、傳達(dá)信息和保存信息的重要載體。與傳統(tǒng)化紙質(zhì)文檔占用空間大、不易保存相比，電子文書檔案管理主要運用磁帶和光盤，有利于保存電子文檔。隨著科技的進(jìn)一步發(fā)展，電子檔案可采用云存儲方式進(jìn)行保存，既可以存儲在磁盤、光盤等介質(zhì)中，也可以存儲在云端的網(wǎng)絡(luò)空間，不占用辦公空間，使工作人員可根據(jù)所需隨時查找相關(guān)文檔資料，也可以利用硬盤或云端進(jìn)行數(shù)據(jù)備份等。

2.3 有效提高文檔一體化管理水平

檔案是文件的精髓，文件又是文檔形成的基礎(chǔ)要素，然而彼此之間又有所區(qū)別，文件和檔案是同一事物在不同價值階段的不同形態(tài)，二者具有同源性和階段性。文檔一體化是從文書管理和檔案管理的角度出發(fā)，實現(xiàn)從文件生成、整理到檔案歸檔的全方面管理，以此來確保文件數(shù)據(jù)的及時性、準(zhǔn)確性、完整性和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一性，主要包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化和文檔規(guī)范一體化。以往的文檔辦公過程中，工作人員依靠手工抄錄，且在收集整理文檔時，要分類明確，費時費力，效率低，易出錯。電子文書檔案管理能有效改變這一現(xiàn)狀，將這些原本依靠手工操作的紀(jì)錄、整理通過計算機(jī)完成，轉(zhuǎn)移了工作人員的工作重心，減輕了工作負(fù)擔(dān)，從而能夠有效提高文檔一體化的管理水平。

2.4 便于文檔共享

在原始的手工文檔管理中，企業(yè)的大量信息被閑置在文件柜中，導(dǎo)致信息得不到共享，造成資金和資源浪費。電子文書檔案管理通過集合計算機(jī)技術(shù)能夠形成一個高效的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息和載體分離利用，也可與其他信息系統(tǒng)建立連接，提供橫向和縱向的信息記錄，保證文檔管理工作不受空間限制從而便于文檔共享。同時，工作人員之間可以根據(jù)所需進(jìn)行文檔資源共享，具有較高的查全率和查準(zhǔn)率，便于借助網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺及時了解其他檔案工作部門概況、工作重點以及檔案管理信息動態(tài)，從而能夠有效提高管理文檔資料的效率。

3 電子文書檔案管理存在的問題

隨著辦公自動化在文書檔案管理領(lǐng)域的普及，極大地提高了辦公效率，減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，同時也出現(xiàn)了一些問題，具體有以下幾個方面。

3.1 信息化水平低、設(shè)備落后

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的引入，使文書檔案的載體發(fā)生了很大的變化，由單一的紙質(zhì)發(fā)展為紙質(zhì)、電子等多種載體共存的局面。但是，不少單位的設(shè)備老舊，沒有引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備和先進(jìn)的檔案管理軟件，檔案檢索還采用手工操作，嚴(yán)重影響了工作效率，極大地降低了檔案的利用價值，導(dǎo)致文書檔案管理信息化水平仍然很低。

3.2 管理制度不健全

雖然各單位、企業(yè)都建立了相關(guān)的檔案管理制度，但是仍存在檔案管理制度不健全的情況。管理制度不健全具體表現(xiàn)在以下幾個方面：工作人員的隨意擺放檔案，導(dǎo)致文書檔案損壞和遺漏的現(xiàn)象頻繁發(fā)生；文書管理工作得不到重視和員工職責(zé)分工不明，導(dǎo)致文書檔案很難發(fā)揮其應(yīng)有的價值。

3.3 電子檔案存在安全性問題

與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不同，電子文書檔案具有便捷、高效等特點，但在辦公自動化的環(huán)境下，電子文書檔案不需要特定的筆跡，就可以對其進(jìn)行輸出、傳送，因此無法從筆跡上辨別其真實性，從而會出現(xiàn)安全性問題。同時，電子文件的內(nèi)容可以輕易改動，也是影響文檔安全性的重要因素。此外，隨著網(wǎng)絡(luò)科技的不斷發(fā)展，一些網(wǎng)絡(luò)黑客以盜取信息謀生，導(dǎo)致電子文檔的安全性降低。

3.4 管理人員的綜合素質(zhì)不高

由于文檔管理人員的思想觀念老舊、知識有限、操作水平低下，導(dǎo)致電子文書檔案經(jīng)常發(fā)生丟失、毀壞的情況，造成資金和資源浪費。文檔管理人員的綜合素質(zhì)水平，直接關(guān)系電子文書檔案的收集、整理和保存等一系列的過程，如果不提升管理人員的綜合素質(zhì)不利于后期檔案信息資源的查找、再利用。

4 做好電子文書檔案管理工作的措施

針對電子文書檔案管理存在的問題，檔案管理人員要做好辦公室自動環(huán)境下電子文書檔案的管理工作，需從以下4個方面入手。

4.1 增加投入

針對設(shè)備老舊和信息技術(shù)缺乏的現(xiàn)狀，各企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該增加文檔管理方面的資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的計算機(jī)設(shè)備，從而不斷提升文書檔案管理的效率。同時，各企事業(yè)單位也要適當(dāng)增加培訓(xùn)方面的投入，對檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，從而不斷提高他們的綜合素質(zhì)。

4.2 規(guī)范管理體制、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

各企事業(yè)單位要規(guī)范電子文檔管理制度，加強(qiáng)部門之間的聯(lián)系，使文檔在單位內(nèi)實現(xiàn)文檔一體化管理，確保文件從形成處理、歸檔管理到審查利用都能在相應(yīng)的管理體制下進(jìn)行。同時，各企事業(yè)單位要制定統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格執(zhí)行，統(tǒng)一電子文檔的業(yè)務(wù)操作流程，明確文件處理、表格樣式，歸檔流程和著錄。此外，各企事業(yè)單位要統(tǒng)一技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)，采用兼容性較強(qiáng)的軟件，明確相關(guān)參數(shù)要求和數(shù)據(jù)文本類型，考慮數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化等相關(guān)問題。

4.3 加強(qiáng)文件安全性管理

由于筆跡無法得到準(zhǔn)確辨認(rèn)，從而會產(chǎn)生文件安全性問題，各企事業(yè)單位應(yīng)建立文書檔案歸檔管理和安全利用的相關(guān)措施，建立身份認(rèn)證，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)ID設(shè)置，設(shè)定用戶角色，并賦予相關(guān)人員不同的管理權(quán)限和防寫限制。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子文檔安全問題逐漸凸顯出來，網(wǎng)絡(luò)黑客也應(yīng)運而生，各企事業(yè)單位應(yīng)設(shè)置外網(wǎng)隔離，以此保護(hù)單位內(nèi)辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全，也可以通過路由器設(shè)置內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)防火墻，進(jìn)行第二步有效網(wǎng)絡(luò)防御，并通過設(shè)置訪問權(quán)限有效防御外部風(fēng)險。

4.4 提高電子文檔管理人員綜合素質(zhì)

第一，各企事業(yè)單位在招聘檔案管理人員時，要重點招聘那些具有專業(yè)知識的人員，要能夠熟練進(jìn)行電子文檔的操作和管理。同時，各企事業(yè)單位可以聘請相關(guān)領(lǐng)域的專家開展講座，讓檔案管理人員對設(shè)備、技術(shù)有一個更深入的了解，能夠進(jìn)行熟練操作。

5 結(jié) 語

文書檔案的管理工作在企事業(yè)單位和各種社會組織活動中都起著極為重要的作用，因此在辦公自動化逐漸普及的背景下，各單位領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)重視文檔管理工作，并制定相應(yīng)的文檔管理規(guī)范、制度。同時，各單位檔案管理人員也應(yīng)抓住機(jī)遇，綜合分析辦公自動化環(huán)境下電子檔案管理工作的特點，積極迎合社會信息技術(shù)發(fā)展，提高自身技術(shù)水平，為實現(xiàn)電子文書檔案一體化管理奠定基礎(chǔ)。

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