試分析如何提升公路科技檔案管理水平

馬玲玲

[摘 要]隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，檔案管理已經(jīng)成為各行各業(yè)關(guān)注的焦點。對于公路行業(yè)來說，提高檔案管理水平更是重中之重。據(jù)不完全統(tǒng)計，目前我國公路行業(yè)的科技檔案管理出現(xiàn)滯后現(xiàn)象，嚴(yán)重制約了我國公路管理工作的有序發(fā)展。本文針對我國公路檔案系統(tǒng)存在的問題進(jìn)行分析，并提出了科學(xué)合理的檔案管理模式，希望能為提高我國公路的檔案管理水平奠定基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞]公路系統(tǒng)；檔案管理；水平

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.12.073

[中圖分類號]G271；U412.366 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）12-0-02

1 公路系統(tǒng)檔案管理存在的問題

1.1 不重視檔案管理工作

據(jù)不完全調(diào)查，自2005年我國開始逐漸擴大公路系統(tǒng)檔案管理工作的范圍，雖然取得了很多成績，但是我國公路系統(tǒng)的檔案管理工作仍然存在很多多問題，最突出的就是不重視檔案管理工作，主要表現(xiàn)在以下3個方面。一是很多部門在取得較好的成績后便安于現(xiàn)狀，忽視檔案管理工作，從而嚴(yán)重限制了系統(tǒng)內(nèi)檔案管理工作的發(fā)展。二是當(dāng)部門無法完成和實現(xiàn)長期發(fā)展目標(biāo)，短時間內(nèi)不能取得令人滿意的成績，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者將視線從檔案管理工作轉(zhuǎn)移到其他事情上，大幅降低了檔案管理的人力、物力和財力投入，從而使公路系統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)入了瓶頸期。三是作為工程技術(shù)部門，同樣忽略對檔案的管理和留存，甚至缺少檔案管理崗位，即使有該職位，也多為兼職人員或者外行在做工程技術(shù)檔案的管理工作，導(dǎo)致工作質(zhì)量和業(yè)務(wù)水平均有所降低。

1.2 公路科技檔案管理手段滯后

隨著社會的快速發(fā)展，公路建設(shè)施工和公路養(yǎng)護(hù)管理單位都要求建立信息化的檔案管理系統(tǒng)，但是從多方面考證，本應(yīng)建立起來的科技檔案管理模式?jīng)]有建立起來或者不完善。與其他工程建設(shè)相比，公路工程的規(guī)模較大，涉及的工種較多，施工范圍較為分散，由于沒有具體的內(nèi)業(yè)管理規(guī)定，科技檔案往往得不到規(guī)范的建立和管理，更沒有與互聯(lián)網(wǎng)相融合。另外，由于公路系統(tǒng)建設(shè)網(wǎng)點較為分散，科技檔案資料均出自現(xiàn)場，倘若沒有移動通信、存儲設(shè)備，就不能第一時間將施工過程、竣工資料等相關(guān)信息從施工現(xiàn)場傳輸?shù)綑n案管理部門。最后由于科技檔案的系統(tǒng)性不強，在進(jìn)行檔案整理和編制的過程中，檔案管理工作人員需要投入大量的時間，從而不可避免地會出現(xiàn)檔案資料缺失問題。

1.3 檔案管理人員的專業(yè)水平低

由于缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，檔案管理人員的專業(yè)水平千差萬別。除此之外，檔案管理人員也沒有通過參加一些相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)來提高自身的業(yè)務(wù)水平，不能很好地勝任相關(guān)工作，從而無法提升檔案管理的效率。

1.4 檔案管理信息化手段落后

目前，社會各行各業(yè)都在努力加強信息化管理，但公路系統(tǒng)的檔案信息管理水平卻不容樂觀，因此檔案信息的利用率比較低下。一些高速公路企業(yè)的檔案管理部門甚至缺少必要的硬件設(shè)施，嚴(yán)重阻礙了公路系統(tǒng)檔案管理的信息化進(jìn)程。雖然一些高速公路企業(yè)建立了信息化系統(tǒng)，但是采用的設(shè)備和技術(shù)很多都是已經(jīng)淘汰的，從而不利于開展檔案管理工作。

2 公路系統(tǒng)檔案管理的解決措施

2.1 提升檔案管理工作人員的認(rèn)知能力

為了進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，首先需要提高檔案管理工作人員的認(rèn)知能力。部門負(fù)責(zé)人要向管理人員貫徹規(guī)范化的檔案管理模式，加大檔案管理控制力度，科學(xué)合理地開展檔案管理工作，防止出現(xiàn)檔案丟失的情況。在此前提下，主要領(lǐng)導(dǎo)要做好領(lǐng)頭羊，充分調(diào)動檔案管理人員的積極能動性，讓檔案管理人員熱愛工作，以飽滿的熱情投入檔案管理工作中。

2.2 建立信息化電子檔案管理系統(tǒng)

新時代，公路工程需要加快建立完善的信息化電子檔案管理系統(tǒng)。相關(guān)公路工程單位應(yīng)該建立檔案網(wǎng)絡(luò)歸檔系統(tǒng)，設(shè)置自動編制功能，與施工現(xiàn)場的管理人員建立信息聯(lián)絡(luò)方式。例如，在施工現(xiàn)場管理人員熟練掌握檔案管理模式的前提下，現(xiàn)場管理人員可以利用智能手機登錄檔案管理網(wǎng)絡(luò)歸檔系統(tǒng)，及時將現(xiàn)場生成的檔案資料（甲方及監(jiān)理方現(xiàn)場口頭指示、變更前后原始資料等，為變更索賠提供有力的證據(jù)）傳輸?shù)焦饭こ虣n案管理部門，從而不僅能夠保證資料的原始性和真實性，還能將現(xiàn)場的資料自動整理為電子檔案，提高了科技檔案的歸檔效率。此外，一些已經(jīng)歸檔的檔案材料，經(jīng)過電子化處理后，可以將檔案儲存到管理數(shù)據(jù)庫中，并及時做好備份。所有的電子檔案都需要經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)管理，并且按照分密級進(jìn)行存檔。

2.3 加大資源投入

公路工程科技檔案管理是一個系統(tǒng)性工程，項目管理涉及公路工程的建設(shè)模式、檔案管理制度的制定等多個方面，因此需要加大資源投入，提升自身檔案管理的責(zé)任感，將檔案事業(yè)納入重要議程，經(jīng)常對檔案管理工作中遇到的問題進(jìn)行深入的分析和積極的探討。第一，公路行業(yè)要切實加大電子檔案管理的投入資金，購置必要的軟硬件，將檔案管理事業(yè)所需要的資金納入年度預(yù)算中。第二，建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案館。館內(nèi)需要配備必要的設(shè)備，如消防器材、空調(diào)等，同時配齊現(xiàn)代化辦公設(shè)施，包括掃描儀、打印機、電腦等。

2.4 加快科技檔案管理的信息化進(jìn)程

首先，加大科技檔案信息化建設(shè)的投入力度，重視對科技檔案管理人員的計算機知識與技能的培訓(xùn)，為快速推進(jìn)公路科技檔案管理信息化創(chuàng)造良好的條件。其次，運用現(xiàn)代化的管理手段建立公路工程科技專項檔案信息化管理系統(tǒng)和科技檔案信息庫，將科技檔案資料歸入信息化管理的范疇，將后續(xù)維修記錄和現(xiàn)場施工記錄，盡可能直接錄入計算機中。再次，利用數(shù)字技術(shù)對公路工程科技檔案資料進(jìn)行加工，提高科技檔案資料的電子存儲能力和網(wǎng)格查詢檢索能力，為全面實現(xiàn)科技檔案管理電子化、信息化、數(shù)字化奠定基礎(chǔ)。最后，充分利用現(xiàn)代化的管理模式，建立健全公路工程檔案資料數(shù)據(jù)庫，不斷提高科技檔案資料的開發(fā)利用效率和水平。

2.5 檔案利用價值與憑證有效結(jié)合

檔案部門在進(jìn)行科技?xì)w檔時，應(yīng)該將檔案的利用價值與憑證進(jìn)行有效結(jié)合，從而科學(xué)合理地進(jìn)行檔案歸檔。首先，在符合歸檔要求的前提下，還要保證原有的要求。其次，在實際操作過程中，盡量降低復(fù)制文件的閾值，在沒有收集到完整的原始檔案的情況下，應(yīng)當(dāng)用一份字跡清晰的檔案進(jìn)行取代。最后，原始的歸檔和收集具有較高的參考價值，收集完整后在將其更換，使其能夠直接反映科學(xué)研究、生產(chǎn)活動的過程和結(jié)果。

2.6 加強多元化檔案人才隊伍建設(shè)

當(dāng)前，社會還沒有充分重視檔案管理的相關(guān)工作，在這種狀態(tài)下，很多工作人員的專業(yè)并不是檔案管理，一些是后天學(xué)習(xí)，另外一些是兼職人員等，因此必需加強對檔案干部及相關(guān)管理人員的在職培訓(xùn)，運用各種方式大力普及檔案業(yè)務(wù)知識與技能，在不斷更新的檔案法規(guī)的影響下深入學(xué)習(xí)新的規(guī)章制度。在公路工程單位，要想把檔案工作做到盡善盡美，檔案管理工作人員不僅要具有專業(yè)的檔案管理能力，還要有科學(xué)工程或工程技術(shù)相關(guān)專業(yè)的背景，如路面設(shè)計、橋梁建設(shè)等。除此之外，還應(yīng)該給予檔案管理部門工作人員適當(dāng)?shù)膲毫?，使其將壓力轉(zhuǎn)化成動力，在實踐學(xué)習(xí)的過程中不斷提升自我。同時，公路行業(yè)要利用激勵機制，對于成績突出的檔案管理工作人員進(jìn)行獎勵，充分調(diào)動他們的積極性。最后，做好公路工程檔案管理工作的前提就是堅持以人為本，既要抓隊伍建設(shè)，也要抓辦公設(shè)施建設(shè)，打造出一批高水平、高素質(zhì)、高能力的檔案管理團(tuán)隊，不斷強化檔案管理人員的保密意識、經(jīng)濟意識、信息意識和現(xiàn)代意識，從而提高公路工程檔案管理工作人員的職業(yè)技能和職業(yè)操守。

3 結(jié) 語

隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，公路建設(shè)事業(yè)也取得了快速進(jìn)步，因此對檔案管理人員提出了更高的要求。本文針對我國公路檔案管理存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了相關(guān)的解決辦法。為進(jìn)一步提高檔案管理人員的管理水平和專業(yè)素養(yǎng)，公路行業(yè)仍需加大對公路工程檔案管理人員的培訓(xùn)，重視工作人員的專業(yè)技能和職業(yè)道德，將檔案管理工作放在首要位置，確保每個檔案管理人員都能勝任當(dāng)前的檔案管理工作，促進(jìn)公路建設(shè)事業(yè)健康發(fā)展。

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