服務(wù)中心檔案管理的規(guī)范化措施分析

陳存金

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）8-201-02

摘要 檔案管理是單位管理中一項非常重要的工作，其為單位的各項決策提供了一定的依據(jù)和參考，備受管理者的關(guān)注與重視。在社會主義經(jīng)濟飛速發(fā)展的新時代背景下，經(jīng)濟貿(mào)易服務(wù)中心的檔案管理面臨了更高的要求與挑戰(zhàn)。因此，服務(wù)中心必須結(jié)合檔案管理規(guī)范化的要求，積極深索有效的措施，推動檔案信息化建設(shè)，提升檔案管理人員的素質(zhì)和檔案信息服務(wù)水平，從而有效提升經(jīng)濟貿(mào)易服務(wù)中心檔案管理工作的高效性。本文旨在探討檔案管理工作的意義，并探索規(guī)范化的措施。

關(guān)鍵詞 經(jīng)濟貿(mào)易 服務(wù)中心 檔案管理 規(guī)范化 措施

檔案管理是經(jīng)濟貿(mào)易服務(wù)中心綜合管理工作中的一項基礎(chǔ)性工作。伴隨著社會的進步和經(jīng)濟的發(fā)展，檔案管理的規(guī)范化給服務(wù)中心的檔案管理工作提出了更新的要求。比如：提升檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)推動檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展……然而，當前的檔案管理中依然存在一些不足與缺陷，事業(yè)單位必須順應(yīng)時代發(fā)展的需要，積極采取探索有效措施，致力于各種類型資料檔案的豐富，管理規(guī)章制度的完善，提升檔案管理人員的素質(zhì)，重視檔案管理的監(jiān)督工作，從而有效提子隆濟貿(mào)易服務(wù)中心檔案管理工作的水平。

一、檔案管理概述

（一）涵義

“檔案”一詞最早出現(xiàn)在我國的商代時期，稱“冊”；漢魏時期改稱“文書”、“案卷”，清朝之后逐漸稱為“檔案”?，F(xiàn)今社會將檔案作為一種重要的信息資源、知日只資源、歷史資源、文化資源及記憶資源，檔案資源被成為整個國家與社會信息系統(tǒng)的一個基石，在信息體系中占有基礎(chǔ)支撐地位。

檔案就是指各項工作中所形成的具有保存價值的各種形式與載體的歷史記錄，檔案管理工作自古有之。傳統(tǒng)的檔案管理工作建立在文字、圖標與聲像等資料基礎(chǔ)之上，需要大量的人力與物力付出。伴隨著信息化時代的發(fā)展，檔案管理工作受到較大沖擊，并在新形勢下逐漸向無紙化、自動化與信息化方向發(fā)展。伴隨著檔案管理工作效率的提高、管理方式的科學(xué)化與規(guī)范化趨勢，檔案管理工作整體呈現(xiàn)朝氣蓬勃的氣象。

（二）特點

1.基礎(chǔ)性與無可替代性：檔案管理在整個單位的綜合管理工作中具有非常重要的基礎(chǔ)性，其涉及了管理工：作的多個方面，并影響了單位日常管理工作的進程。與其他資源相比，檔案是特定歷史時期形成的對事物發(fā)生記錄的最原始資料，具有原始性和真實性。同時，大部分的檔案資料都只有一份，無可替代且一旦丟失就難以恢復(fù)或?qū)ふ?。因此，檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實意義，檔案管理的規(guī)范化也隨之備受關(guān)注與重視。

2.由封閉性轉(zhuǎn)為開放性：當前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案資源與管理方式已經(jīng)從館藏信息量拓展到檔案信息獲取與提供等能力領(lǐng)域。檔案管理工作的規(guī)范化也要求在已有檔案信息資源的基礎(chǔ)上不斷開發(fā)與利用，并合理通過網(wǎng)絡(luò)共享其他檔案和網(wǎng)絡(luò)信息資源。

3.由單一性轉(zhuǎn)為多樣性：傳統(tǒng)的檔案管理主要紙質(zhì)檔案收藏為主，而當前的檔案管理工作逐漸向著多種載體形式并存的方向發(fā)展，比如：多媒體、電子文件、光盤、聲像載體等，甚至是數(shù)字化檔案管理的建立。

（三）重要意義

一直以來，檔案資源都被賦予了豐富而又深刻的社會意義。檔案是對一段歷史真實面貌的記錄，是對一個人內(nèi)心世界的見證，也是衡量事情正確與否的重要標準。作為一個單位和部門工作的重要組成部分，檔案管理工作也是衡量員工工作能力與素質(zhì)的標尺?？茖W(xué)、合理地規(guī)范單位檔案管理工作，是實現(xiàn)檔案管理功能的必要條件。比如：一個單位的檔案能夠為管理者提供以往和現(xiàn)在的工作業(yè)績與成果等歷史資料，將準確的第一手資料提供給決策者，提供單位的人員資料、財務(wù)狀況等多方面信息提供給相關(guān)工作者，奠定單位發(fā)展堅實的基礎(chǔ)。在新時代背景下，服務(wù)中心應(yīng)充分發(fā)揮檔案管理工作的職能，加強檔案管理工作的規(guī)范化。相關(guān)工作人員應(yīng)不斷更新觀念，以提升工作責(zé)任感、擔(dān)當感，從而真實、全面、科學(xué)地反應(yīng)單位整體發(fā)展狀況，以促進服務(wù)中心的可寸雜賣發(fā)展。

而作為現(xiàn)代檔案信息化時代的一種管理概念，規(guī)范化是作為一種理念與意識存在的，是種認真的態(tài)度和精益求精的文化。而檔案管理的規(guī)范化，就是要將這種理念與意識貫穿于檔案管理的實踐之中，讓它成為工作與生活的部分，也成為檔案管理者‘的自然習(xí)慣。伴隨著社會主義經(jīng)濟的深化發(fā)展和信息時代的到來，檔案管理的規(guī)范化更加顯得重要，其自接關(guān)系了事業(yè)單位管理水平的提升。而檔案的合理仟放與利用，能夠更加充分地發(fā)揮檔案管理工作的價值，推動經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步。

二、檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題分析

檔案管理工作具有嚴謹性與系統(tǒng)性，一個單位的檔案管理工作對單位人員組織結(jié)構(gòu)的正常運行發(fā)揮了保障作用。然而，當前很多的單位或個人都忽視了檔案管理工作的重要性，缺乏對檔案管理的足夠認識。尤其是一些檔案管理工作人員自身責(zé)任感與職業(yè)道德感的缺失，沒有足夠的檔案管理理論知識，卻持有“當一天和尚撞一天鐘”的心態(tài)，所以檔案管理工作從單位基層到高層普遍表現(xiàn)懶散、失責(zé)、失位。因此，當前經(jīng)濟貿(mào)易服務(wù)中心的檔案管理工作應(yīng)加強規(guī)范性，培養(yǎng)相關(guān)工；作人員的思想覺悟，提子淇業(yè)務(wù)能力與水平。

（一）檔案管理工作的發(fā)展比較落后，制度不健全

雖然我國經(jīng)濟水平和人們的生活質(zhì)量都有定的提升，檔案管理也逐漸得到關(guān)注與重視，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)計工作也在建設(shè)和完善之中。但不可否認的是：我國檔案管理工作的起步與發(fā)展都顯得滯后，不符合日新月異的社會發(fā)展，也不符合國家創(chuàng)新體系的要求。

另外，一些單位的檔案管理普遍存在檔號與案卷標題不規(guī)范的現(xiàn)象，甚至缺少案卷內(nèi)目錄，還有一些組卷出現(xiàn)嚴重混亂的現(xiàn)象。檔案的收集、保管、借閱、保護與保密等制度都不健全或者流于形式，影響了檔案的真實性與價值。

（二）檔案管理工作人員的技術(shù)與能力有待于提升

我國當前的檔案管理工作中，復(fù)合型人才的儲備極少。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)飛速發(fā)展的現(xiàn)在，很多檔案管理人員對信息化操作技術(shù)不甚了解，制約了檔案管理工作的發(fā)展。因此，新載體的出現(xiàn)與應(yīng)用，迫使相關(guān)工作人員必須要學(xué)習(xí)新的操作技術(shù)和專業(yè)知日只，從而保證檔案管理工作的順利開展。

（三）檔案的檢索效率較低，經(jīng)費投入不足

當前的檔案檢索方式主要分為手工和計算機兩種，而傳統(tǒng)手工檢索的方式仍占主要地位。很多檔案管理部門重點關(guān)注手工檢索途徑，甚至編制了很多檢索工具。但檢索工具卻出現(xiàn)“多而不精”的情況，影響了檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。另外，雖然計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用推動了管理手段的進步，但是檔案管理工作中應(yīng)用計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的單位還是很少，硬件、軟件、經(jīng)費投入不足，檔案管理不標準、不規(guī)范。

三、檔案管理工作規(guī)范化的應(yīng)用措施

（一）建立并健全法律，加強檔案管理的制度化

健全的法律與法規(guī)是國家、社會、單位乃至個人工作的強而有力的支撐，經(jīng)濟貿(mào)易服務(wù)中心的檔案管理工作亦是如此。其相關(guān)法律法規(guī)的建立與健全，能夠為檔案管理工作的規(guī)范化提供有力的基礎(chǔ)保證和必要前提，也是檔案管理實現(xiàn)制度化的先決條件?！吨腥A人民共和國檔案法》于1987年9月5日頒布通過，其為檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展提供了強有力的保障，并在日后的發(fā)展進程中發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。

伴隨著社會生產(chǎn)力的發(fā)展，經(jīng)濟的飛速發(fā)展，人口的激增和人們生活水平的逐漸提高，社會又材當案管理工作的要求也越來越高。而檔案種類和載體形式呈現(xiàn)的多樣化發(fā)展也推動了檔案管理工作的進步、升華與發(fā)展。因此，建立、健全相關(guān)的法律、法規(guī)體系，是實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的首要步驟。檔案管理應(yīng)逐步推進制度化，加強高利技的應(yīng)用，提月檔案管理工作者的業(yè)務(wù)矢時只與素質(zhì)、技能水平與憂患意識，堅定地執(zhí)行依法行政與工作。

（二）到寺科學(xué)發(fā)展觀，推進檔案管理工作的創(chuàng)新

信息時代的到來和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，給檔案管理z作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)，如何有效結(jié)合檔案管理和計算機技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化發(fā)展成為當前的熱點關(guān)注問題。因此，當前的檔案管理工作需要相關(guān)人員能夠依據(jù)工作自身的特點，結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)，不斷與時俱進更新觀念，提升自身的專業(yè)知識與能力，提高自身的崗位服務(wù)意識和管理水平。

比如：利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將最原始、最基本的檔案資料進行科學(xué)的收集、分類、甄別、整合、歸檔，降低人為因素造成的信息錯誤或丟失的幾率，提升工作效率；同時，實現(xiàn)區(qū)域聯(lián)網(wǎng)和國家聯(lián)網(wǎng)，進一步拓展檔案管理工作外延的規(guī)范化，全面推進檔案管理工作的規(guī)范與創(chuàng)新。

（三）提升檔案信息的規(guī)范性、高效性與保密性

科學(xué)、有效的檔案管理工作極大地指引了經(jīng)濟的發(fā)展，也有利于推動我國社會經(jīng)濟建設(shè)的高速發(fā)展。有用性是檔案管理工作的最大價值體現(xiàn)，做好檔案的開發(fā)與利用也是管理人員自身價值的重要體現(xiàn)。因此，檔案管理人員前期應(yīng)科學(xué)實現(xiàn)檔案的收集、整理、甄別與把關(guān)，后期則利學(xué)編纂檔案的編目與檢索。同時，結(jié)合單位行業(yè)的實際特點與需求，建立行之有效的檢索體系，以便于使用者查找檔案。此外，一些珍貴的、特別重要的檔案資料在必須妥善保管的同時，原件保存也應(yīng)周密、不予外借，從而保障檔案資料的完整性與安全性。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作的規(guī)范化是新時代、新形勢下的必然要求，并伴隨著社會事物管理的規(guī)范化而變得愈加重要起來。因此，經(jīng)濟貿(mào)易服務(wù)中心的檔案管理想要實現(xiàn)規(guī)范化，就必須提升檔案管理工作者的服務(wù)態(tài)度與行為，提高檔案的利用水平與質(zhì)量，才能有效避免消極因素的不利影響，真正實現(xiàn)檔案管理工作的法制化、科學(xué)化與信息化發(fā)展。

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