外協(xié)管理全流程風(fēng)險(xiǎn)控制研究

邢柳

摘要：本文介紹了科研院所外協(xié)的基本概念，梳理出外協(xié)工作的外協(xié)申請(qǐng)立項(xiàng)、外協(xié)供方選擇、外協(xié)合同簽訂、項(xiàng)目實(shí)施與驗(yàn)收五個(gè)主要階段，分析了各階段的主要工作內(nèi)容和主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并結(jié)合工作體會(huì)提出了解決措施和建議。

Abstract： This paper introduces the basic concepts of research institutes' outsourcing， and sorts out the five major stages of outsourcing application， outsourcing supplier selection， outsourcing contract signing， project implementation and acceptance， and analyzes the main work contents and main risk points of each stage， and proposes solutions and suggestions in combination with the work experience.

關(guān)鍵詞：外協(xié)；流程；風(fēng)險(xiǎn)；措施

Key words： outsourcing；process；risk；measure

中圖分類號(hào)：F532.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2018）30-0077-03

0 引言

外部協(xié)作（簡(jiǎn)稱外協(xié)）是指在本單位承擔(dān)的各級(jí)、各類研制任務(wù)中，由于本單位自身的技術(shù)能力、加工設(shè)備和研制周期等條件的制約，需要將項(xiàng)目的部分研制內(nèi)容委托給本單位以外的具有相應(yīng)能力的單位完成的一種形式。隨著我國(guó)武器裝備改革的不斷深入，伴隨著軍民融合的深入推進(jìn)以及市場(chǎng)化的多元競(jìng)爭(zhēng)，科研院所完全依靠自身能力滿足項(xiàng)目研發(fā)的要求已十分困難，需要開展外協(xié)來(lái)幫助自身完成相關(guān)任務(wù)，外協(xié)在科研生產(chǎn)中將會(huì)扮演越來(lái)越重要的角色。

外協(xié)管理是對(duì)本單位的外協(xié)項(xiàng)目進(jìn)行規(guī)劃、實(shí)施及監(jiān)督的全過(guò)程管理，是實(shí)現(xiàn)規(guī)劃目標(biāo)、提升經(jīng)濟(jì)利益的重要保障。但外協(xié)管理中涉及的流程和環(huán)節(jié)眾多，每個(gè)階段都存在著風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)對(duì)外協(xié)任務(wù)的完成質(zhì)量產(chǎn)生影響。為有效降低外協(xié)過(guò)程全流程的風(fēng)險(xiǎn)，本文就其風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行了分析及探討。

1 外協(xié)主要工作內(nèi)容梳理及風(fēng)險(xiǎn)分析

在科研院所的外協(xié)業(yè)務(wù)中，外協(xié)管理的流程主要包含外協(xié)立項(xiàng)申請(qǐng)、外協(xié)供方選擇、外協(xié)合同簽訂、外協(xié)項(xiàng)目實(shí)施以及外協(xié)項(xiàng)目應(yīng)用評(píng)價(jià)五個(gè)階段。這五個(gè)階段是一個(gè)順序過(guò)程，串聯(lián)起整個(gè)外協(xié)的全部流程，如圖1所示。

在每個(gè)階段，都有不同的工作重點(diǎn)內(nèi)容，均存在不同的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，而每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)都將對(duì)整個(gè)外協(xié)項(xiàng)目的順利開展帶來(lái)隱患。

2 各階段風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施

2.1 外協(xié)立項(xiàng)申請(qǐng)階段的風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對(duì)措施

在立項(xiàng)階段單位結(jié)合自身業(yè)務(wù)能力，明確外協(xié)項(xiàng)目立項(xiàng)的必要性和外協(xié)項(xiàng)目范圍。對(duì)于單位因各種因素和能力無(wú)法完成的，或者單位需要投入過(guò)高的人力物力和材料才能完成的，導(dǎo)致成本過(guò)高的項(xiàng)目，可以考慮通過(guò)外協(xié)來(lái)完成相應(yīng)的工作達(dá)到降低成本的目的。在確定外協(xié)范圍的同時(shí)，業(yè)務(wù)部門也應(yīng)與財(cái)務(wù)部門配合，對(duì)外協(xié)項(xiàng)目的預(yù)算予以明確。在外協(xié)申請(qǐng)立項(xiàng)階段，單位應(yīng)編制項(xiàng)目技術(shù)方案，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分析、論證，對(duì)項(xiàng)目的內(nèi)容、目標(biāo)、要求和主要技術(shù)指標(biāo)等近闡述，為確保監(jiān)督有效，應(yīng)由外協(xié)項(xiàng)目需求部門、項(xiàng)目管理部門、質(zhì)量管理部門、財(cái)務(wù)管理部門逐級(jí)進(jìn)行審批。為降低風(fēng)險(xiǎn)，單位還可根據(jù)項(xiàng)目情況就外協(xié)項(xiàng)目進(jìn)行公示，接受公開的監(jiān)督。立項(xiàng)方案通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門需要組織編制立項(xiàng)報(bào)告。立項(xiàng)報(bào)告就外協(xié)項(xiàng)目的依據(jù)、目的、意義、內(nèi)容進(jìn)行明確，同時(shí)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的預(yù)期成果、計(jì)劃安排、項(xiàng)目分工、調(diào)研情況及供方情況、預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)分析及應(yīng)對(duì)措施等進(jìn)行闡述，對(duì)項(xiàng)目營(yíng)利能力進(jìn)行分析說(shuō)明。單位應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目金額，重要程度等組織立項(xiàng)評(píng)審，評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后無(wú)特殊情況，一般不予調(diào)整，確實(shí)需要進(jìn)行范圍、預(yù)算等關(guān)鍵內(nèi)容調(diào)整的，應(yīng)可作為新外協(xié)項(xiàng)目重新立項(xiàng)，從而可有效避免因外協(xié)項(xiàng)目范圍確定不合理導(dǎo)致的企業(yè)損失。

2.2 外協(xié)供方選擇階段的風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對(duì)措施

為避免選取風(fēng)險(xiǎn)，采取公開招標(biāo)方式選擇供方，會(huì)在在公平公正性和充分競(jìng)爭(zhēng)方面具有優(yōu)勢(shì)，對(duì)于外協(xié)質(zhì)量和成本控制也十分有利。采用招標(biāo)方式選取供方時(shí)，應(yīng)在招標(biāo)文件中對(duì)技術(shù)指標(biāo)、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)、公開澄清問(wèn)題等進(jìn)行明確。邀請(qǐng)招標(biāo)應(yīng)向三家以上的潛在外協(xié)單位發(fā)放邀請(qǐng)函，明確外協(xié)項(xiàng)目各項(xiàng)具體的要求。同時(shí)從技術(shù)、質(zhì)量、價(jià)格、履約能力等方面設(shè)定評(píng)價(jià)指標(biāo)及權(quán)重，作為評(píng)分依據(jù)。為規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，招標(biāo)過(guò)程應(yīng)委托第三方招標(biāo)代理公司進(jìn)行，對(duì)于中標(biāo)的供方，應(yīng)發(fā)布中標(biāo)公告進(jìn)行公示，公示期滿由需求方向中標(biāo)單位簽發(fā)中標(biāo)通知書。公示期間若有異議，中標(biāo)通知書應(yīng)暫緩發(fā)出，并由監(jiān)察處會(huì)同有關(guān)部門對(duì)異議問(wèn)題進(jìn)行調(diào)查處理。

單一來(lái)源方式選擇供方單位，企業(yè)的話語(yǔ)權(quán)和主導(dǎo)權(quán)會(huì)降低，因此，一般不建議通過(guò)單一來(lái)源方式。但作為軍工科研院所，研制生產(chǎn)的產(chǎn)品涉及到國(guó)家戰(zhàn)略安全或涉及保密要求必須采取此種方式選擇供方時(shí)，應(yīng)注意從單位的合格供方名錄中選擇，若不在合格供方名錄中，應(yīng)對(duì)先對(duì)供方進(jìn)行審核評(píng)估，審核時(shí)單位外協(xié)業(yè)務(wù)主管部門、質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門、紀(jì)檢部門等應(yīng)參與其中。在審核供方是否具備合格供方資質(zhì)時(shí)，應(yīng)注意對(duì)供方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)范圍、經(jīng)營(yíng)狀況、履約能力、武器裝備質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書/質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書或技術(shù)隊(duì)伍、設(shè)施設(shè)備等質(zhì)量基礎(chǔ)能力進(jìn)行重點(diǎn)審核。按照上述方式選擇外協(xié)供方，達(dá)到合理確定外協(xié)價(jià)格、降低外協(xié)成本的目的，大大降低因供方選擇不當(dāng)導(dǎo)致的損失，同時(shí)，紀(jì)檢部門的參與可避免外協(xié)項(xiàng)目存在商業(yè)賄賂等舞弊行為，保護(hù)單位相關(guān)參與人員。

2.3 外協(xié)合同簽訂階段的風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對(duì)措施

簽訂外協(xié)合同前需針對(duì)合同各項(xiàng)條款進(jìn)行談判。為在談判中占據(jù)主動(dòng)，應(yīng)提前整理出對(duì)方的資料，加強(qiáng)對(duì)談判方的了解。合同談判分為技術(shù)和商務(wù)兩方面，參與合同談判人員應(yīng)對(duì)國(guó)家的法律法規(guī)，行業(yè)規(guī)章制度，合同涉及產(chǎn)品或服務(wù)的市場(chǎng)價(jià)格等均應(yīng)了熟于心。在洽談技術(shù)協(xié)議時(shí)應(yīng)對(duì)技術(shù)要求、成果交付、時(shí)間結(jié)點(diǎn)、驗(yàn)收方式的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行明確。商務(wù)協(xié)議應(yīng)注意與技術(shù)協(xié)議進(jìn)行匹配，同時(shí)關(guān)注合同價(jià)格、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、進(jìn)度和可行性、合同變更解除條款合理性等方面。涉及保密事項(xiàng)的，還應(yīng)明確保密條款。作為監(jiān)督事項(xiàng)，還應(yīng)在合同中明確乙方是否接受甲方對(duì)外協(xié)經(jīng)費(fèi)支出情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，是否允許二次外協(xié)的情況等。合同簽訂審批流程中應(yīng)由單位外協(xié)主管部門、審計(jì)部門、財(cái)務(wù)管理部門、法律管理部門、保密主管部門、紀(jì)檢部門等參與其中。對(duì)外協(xié)供方的主體資格、授權(quán)情況、合同內(nèi)容是否存在重大疏漏、是否有潛在的合同糾紛可能等進(jìn)行再次審查，從而避免企業(yè)合法權(quán)益受到侵害。

2.4 外協(xié)項(xiàng)目實(shí)施階段

對(duì)于外協(xié)項(xiàng)目，應(yīng)按項(xiàng)目管理模式進(jìn)行監(jiān)督管理。與外協(xié)方進(jìn)行有效溝通，督促外協(xié)項(xiàng)目按照所簽署的合同或協(xié)議開展工作。甲方應(yīng)開展項(xiàng)目中期驗(yàn)收、終期成果驗(yàn)收等各階段驗(yàn)收。驗(yàn)收應(yīng)編制驗(yàn)收大綱，對(duì)外協(xié)方交付的成果進(jìn)行全面檢查，專職的檢驗(yàn)人員按照驗(yàn)收大綱，對(duì)合同技術(shù)指標(biāo)、功能性能、規(guī)格尺寸、外觀和缺陷等內(nèi)容逐項(xiàng)檢查，對(duì)其是否符合同要求的技術(shù)指標(biāo)出具審查意見(jiàn)，做好原始記錄并存檔。如需進(jìn)行調(diào)整應(yīng)明確調(diào)整內(nèi)容，以便在最終成果驗(yàn)收時(shí)對(duì)前期調(diào)整內(nèi)容一并進(jìn)行審查，確保項(xiàng)目達(dá)到合同要求。在專家審查的基礎(chǔ)上，甲方業(yè)務(wù)管理部門、質(zhì)量部門應(yīng)定期對(duì)外協(xié)項(xiàng)目履約情況、工作狀態(tài)、項(xiàng)目交付質(zhì)量進(jìn)行跟蹤，對(duì)出現(xiàn)的偏差進(jìn)行分析，及時(shí)修正差異。如果發(fā)生違反合同約定事項(xiàng)，法律部門應(yīng)根據(jù)具體條款追究外協(xié)方的違約責(zé)任。以上措施可有效避免因外協(xié)項(xiàng)目管理管理不到位、服務(wù)質(zhì)量差，導(dǎo)致無(wú)法實(shí)現(xiàn)外協(xié)項(xiàng)目的目標(biāo)，致使企業(yè)利益受損失。

2.5 外協(xié)項(xiàng)目應(yīng)用評(píng)價(jià)階段

為確保外協(xié)項(xiàng)目成果達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，成本控制符合要求。甲方應(yīng)對(duì)項(xiàng)目制定評(píng)價(jià)指標(biāo)。評(píng)價(jià)可分為管理評(píng)價(jià)和經(jīng)濟(jì)評(píng)價(jià)兩方面。管理評(píng)價(jià)主要是對(duì)外協(xié)項(xiàng)目的計(jì)劃執(zhí)行情況，合同履約情況，項(xiàng)目成果是否通過(guò)驗(yàn)收等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)。經(jīng)濟(jì)評(píng)估主要就項(xiàng)目成本與預(yù)算執(zhí)行力的匹配，項(xiàng)目投入產(chǎn)出比是否合理，項(xiàng)目后續(xù)應(yīng)用前景等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)。通過(guò)評(píng)價(jià)可以體現(xiàn)外協(xié)項(xiàng)目的實(shí)施效果、經(jīng)費(fèi)的利用率，對(duì)外協(xié)項(xiàng)目管理流程不斷完善，持續(xù)改進(jìn)，提高外協(xié)質(zhì)量和效果十分有益。

3 結(jié)語(yǔ)

采用科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾矸椒ê屯暾?xì)化的工作流程，在各個(gè)階段對(duì)外協(xié)項(xiàng)目全流程實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管控，確保外協(xié)項(xiàng)目在價(jià)格、質(zhì)量、時(shí)間節(jié)點(diǎn)上滿足合同要求。在保證任務(wù)完成和自身的信譽(yù)不受影響的前提下，也帶來(lái)了經(jīng)濟(jì)效益。

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