科研院所檔案管理多元性探究

汪艷華

摘要：介紹了科研院所陳舊檔案管理體系導(dǎo)致資料不完整、不規(guī)范，嚴(yán)重影響文件傳達(dá)、服務(wù)大眾和單位運(yùn)營的及時(shí)有效合理性。針對新形勢下如何改革、改善科研院所檔案管理模式，建立合理且有特色的管理體系，做到記錄表格化、文件手冊化、程序常態(tài)化的要求，對當(dāng)前科研檔案管理特點(diǎn)和遇到的問題進(jìn)行技術(shù)分析，結(jié)合當(dāng)前時(shí)代特色，采用創(chuàng)新思維，加強(qiáng)管理監(jiān)督，解決文件管理帶來的問題。

Abstract： This paper introduces that the outdated archives management system of scientific research institutes leads to incomplete and irregular data， which seriously affects the timely and effective rationality of document communication， public service and unit operation. According to the new situation， how to reform and improve the archives management mode of scientific research institutes， to establish a reasonable and characteristic management system， so as to record the form， document manual， procedure normalization requirements， this article on the current research and management characteristics and problems encountered in technical analysis， combined with the current characteristics of the times， uses innovative thinking， strengthenes management supervision， and resolves problems with file management.

關(guān)鍵詞：檔案管理；及時(shí)有效；規(guī)范化；創(chuàng)新思維

Key words： archives management；timely and effective；standardization；creative thought

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2018）30-0024-02

0 引言

隨著科技的快速發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，我國對科研的實(shí)施和推廣力度日益加強(qiáng)，而重大科研項(xiàng)目的積極開展離不開眾多高校及科研院所的鼎力支持，因此，為加強(qiáng)企業(yè)間交流、增強(qiáng)科研院所戰(zhàn)略合作、提升自身科研水平同時(shí)，各類型的文件及檔案將頻繁被使用，齊全的檔案管理體制將使得企業(yè)自身優(yōu)越性得到提升，從而抓住機(jī)會，迎接挑戰(zhàn)。

檔案規(guī)范化管理對科研項(xiàng)目順利開展起到關(guān)鍵性作用，摒棄陳舊的亂堆亂放查閱繁瑣不便、手工記錄速度慢、無借閱及歸還記錄檔案丟失等管理制度，采用新型的管理體系使得檔案管理制度化、集中化、信息化、常態(tài)化才能保障檔案在存放和查閱過程中具有安全、持久、高效等優(yōu)勢，提高科研院所的團(tuán)隊(duì)運(yùn)營效率，增強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新，為我國的檔案管理提供參考，為科技發(fā)展做出貢獻(xiàn)[1]。

1 檔案管理制度化

目前科研院所檔案管理中存在人員管理意識欠缺、設(shè)備陳舊老化、軟件更新不存在更新?lián)Q代等缺點(diǎn)，這就需要對相關(guān)設(shè)備硬件及軟件進(jìn)行更換，讓電子檔案管理的優(yōu)勢得到發(fā)揮，讓管理人員的職能發(fā)揮作用[2～3]。建立一套完善的規(guī)章制度，做到工作職責(zé)明確、業(yè)務(wù)銜接順暢、技術(shù)規(guī)范清晰。

①建立檔案管理責(zé)任制。編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，做好咨詢服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，同時(shí)編制檔案應(yīng)用狀況影響和檔案信息。并且隨時(shí)做好向檔案管理部門填報(bào)機(jī)關(guān)單位檔案工作統(tǒng)計(jì)及其他調(diào)查統(tǒng)計(jì)表，方便上級部門快速了解該單位，提升監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作效率。

②建立檔案保管制度。檔案管理人員須至少4人以上，并定期檢查、清點(diǎn)庫藏檔案和資料，發(fā)現(xiàn)檔案霉?fàn)€、褪變、破損或帳物不符時(shí)，必須及時(shí)追查、處理和修復(fù)。同時(shí)檔案保存，檔案和資料，也必須使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。此外，檔案管理人員工作變動時(shí)，必須將所保管的檔案和資料清點(diǎn)移交，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。

③檔案使用和保密制度。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀(jì)律，明確保密職責(zé)，維護(hù)檔案的安全的完整。保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按科研院所管理體系嚴(yán)格執(zhí)行，其中保密檔案及文件材料要妥善保管，絕密檔案要單獨(dú)保管。

2 檔案管理集中化

從運(yùn)行情況看，分散的數(shù)據(jù)管理易造成：檔案管理粗放、占用資源較多、存放地點(diǎn)分散，檔案人員素質(zhì)參差不齊[3]。從集中化的管理角度分析，科研院所應(yīng)做到：

①加強(qiáng)檔案儲存管理方式，集中各學(xué)院與部門檔案資料設(shè)立單獨(dú)檔案儲存室，并對現(xiàn)有檔案按年限、按種類歸檔，由專門檔案管理員負(fù)責(zé)管理確定檔案實(shí)效性并適時(shí)更新或銷毀，并對人員定期進(jìn)行考核、考評。

②加強(qiáng)檔案管理人員間工作協(xié)作、經(jīng)驗(yàn)交流、業(yè)務(wù)考察和培訓(xùn)等活動，提升專業(yè)人員的業(yè)務(wù)水平，擴(kuò)充檔案管理人員的視野。同時(shí)檔案管理人員要真正以實(shí)際行動處罰，不斷學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)知識，提升自己綜合素質(zhì)，從而進(jìn)一步檔案集中化管理水平。

③加強(qiáng)檔案的內(nèi)部控制管理，積極做好每項(xiàng)工作，并在集中化、規(guī)范化基礎(chǔ)上，協(xié)調(diào)其他人員積極完善檔案的全方位管理。

3 檔案管理信息化

傳統(tǒng)的檔案管理方式由于認(rèn)為輸入與管理檔案信息，并無其他設(shè)備輔助管理十分復(fù)雜而且速度較慢，而機(jī)械化的認(rèn)為管理難免會出現(xiàn)一些錯(cuò)誤， 導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理方式的可靠性不能得到保障[4-5]。從信息化的管理角度分析，科研院所應(yīng)做到：

①將“信息”、“資源共享”、“儲存與檢索”等信息學(xué)理論與名詞引入檔案學(xué)，將檔案信息資源管理融為一體，提高檔案借閱查看率，增進(jìn)體制內(nèi)部人員知識水平。

②將檔案信息公開化。做到科研信息資源共享、人員技術(shù)能力可見的社會化程度，解決科研院所“孤軍奮戰(zhàn)”、“互不關(guān)聯(lián)”的傳統(tǒng)體制，解放被禁錮的科研思維，不僅能夠其他使用者全面、準(zhǔn)確、快速、方便地提供信息價(jià)值，也便于科研院所密切注視社會實(shí)踐的新發(fā)展、新動向，提高知名度。

③建立文件查詢管理體系。檔案管理者在了解自身需求基礎(chǔ)、發(fā)展趨勢的前提下，系統(tǒng)性地編制檔案目錄、索引、指南、種類等檢索體系材料，有效地幫助檔案管理部門快速檢索檔案資料狀況，引導(dǎo)檔案使用部門順利便捷查找檔案。

④建立無紙化辦公系統(tǒng)。以檢驗(yàn)檢測報(bào)告為例，其出具過程中涉及多人員簽字程序，若相關(guān)人員因公外出則導(dǎo)致報(bào)告出具拖延；報(bào)告完成后，在郵寄給相關(guān)企業(yè)過程中亦有可能造成丟失、損壞等現(xiàn)象；企業(yè)在保存報(bào)告時(shí)，同樣存在丟失、損壞、周轉(zhuǎn)不及時(shí)等因素，對企業(yè)及單位本身都會造成影響。為適應(yīng)新形勢下節(jié)能環(huán)保和物聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢，無紙化辦公因具有易學(xué)易用性、高度的網(wǎng)絡(luò)安全性、高度的靈活性等特性，可做到：加快信息傳遞、規(guī)范包公管理流程、提高辦事效率。此外，合理的無紙化辦公系統(tǒng)可為單位政務(wù)信息發(fā)布、公文流轉(zhuǎn)、溝通交流、知識管理、日常事務(wù)、個(gè)人事務(wù)、公共信息、系統(tǒng)維護(hù)等八大部分提供有力的保障，并能夠協(xié)同辦公系統(tǒng)與人力資源管理、項(xiàng)目管理、資產(chǎn)管理、客戶關(guān)系管理、檔案管理、車輛管理等系統(tǒng)共同構(gòu)成和暢協(xié)同辦公平臺、數(shù)據(jù)共享，從而徹底消除了企業(yè)內(nèi)部的信息膨脹和信息孤島。

4 檔案管理常態(tài)化

檔案管理工作比較瑣碎、細(xì)致，要求檔案管理人員腦勤、口勤、手勤，同時(shí)也要求檔案使用人員積極配合管理者積極主動地做好檔案工作[6]，在檔案使用中需做到：

①在源頭上掐斷檔案涂改造假的可能。檔案在提交管理時(shí)必須由當(dāng)事人簽字，確保原件真實(shí)性，同時(shí)管檔科室還需建立相應(yīng)的臺賬，杜絕蒙混過關(guān)的現(xiàn)象，確保單位檔案的公信度。

②注明檔案保管及借出種類。由檔案管理人員填寫《檔案使用歸還登記表》，并由負(fù)責(zé)人簽字，必要時(shí)加蓋公章。檔案工作人員對所歸材料逐一仔細(xì)核對，不符合借出時(shí)的原始條件，堅(jiān)決拒收，并向上級匯報(bào)。

③做好日常管理的考勤及班次交接，要求檔案管理人員積極動手、相互協(xié)助、積極交流，按照“一事一記、一年一審”要求，日常獎懲情況和履責(zé)評議年終考核情況逐一記錄在冊，著實(shí)做好對各類檔案的日常管理。

5 總結(jié)

綜上所述，科研院所的檔案管理工作對于單位自身意義重大，檔案管理人員的作用也更需加強(qiáng)。通過建立檔信息制度化、集中化、信息化、常態(tài)化等多元素相結(jié)合才能對自身情況做充分的了解，才能及時(shí)有效的發(fā)揮各種檔案的重要作用，更有助于提高工作效率、提升知名度，才能抓住合作機(jī)遇，積極推動科技進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

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