《檔案工作基本術(shù)語》的解讀及相關(guān)問題探討

張曉 王英瑋

國家檔案局于2000年12月6日發(fā)布了《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T1-2000）（以下簡(jiǎn)稱T1），代替了《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T1-1992），并于2001年1月1日起實(shí)施。該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)規(guī)范我國檔案工作、文書工作及相關(guān)領(lǐng)域的檔案術(shù)語，促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化發(fā)展，推動(dòng)檔案學(xué)術(shù)和業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)交流等，均具有重要的價(jià)值和意義。新版T1的內(nèi)容較之舊版T1，不僅增加了術(shù)語的數(shù)量而且對(duì)術(shù)語的規(guī)范解釋也更為科學(xué)。但時(shí)隔18年后，我國乃至世界的檔案工作都有了新的發(fā)展和進(jìn)步，某些術(shù)語的解釋亟待完善和充實(shí)、某些新的術(shù)語尚需增加。本文主要在對(duì)T1內(nèi)容進(jìn)行解讀的基礎(chǔ)上，談?wù)剬?duì)其中的一些問題的看法，供標(biāo)準(zhǔn)修訂部分參考。

一、T1的內(nèi)容構(gòu)成及主要特點(diǎn)

（一）內(nèi)容構(gòu)成

1992版的《檔案工作基本術(shù)語》共收錄了檔案工作基本術(shù)語63個(gè)，其中一般術(shù)語14個(gè)，檔案業(yè)務(wù)工作術(shù)語49個(gè)；第一層級(jí)術(shù)語51個(gè)，第二層級(jí)術(shù)語12個(gè)。2000版的《檔案工作基本術(shù)語》共收錄了檔案工作基本術(shù)語134個(gè)，其中一般術(shù)語31個(gè)，檔案業(yè)務(wù)工作術(shù)語103個(gè)；第一層級(jí)術(shù)語112個(gè)，第二層級(jí)術(shù)語22個(gè)。

T1共分9章，即范圍、一般概念、檔案收藏、檔案鑒定、檔案整理、檔案檢索、檔案利用、檔案的保管與保護(hù)、檔案統(tǒng)計(jì)。

（二）主要特點(diǎn)

同1992版的《檔案工作基本術(shù)語》相比，2000版的《檔案工作基本術(shù)語》標(biāo)準(zhǔn)主要呈現(xiàn)出如下幾個(gè)特點(diǎn)：

第一，涵蓋面廣。新增檔案工作基本術(shù)語71個(gè)，有效填補(bǔ)了舊版術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)的空白點(diǎn)，使檔案工作者獲得了更多的術(shù)語語言。例如，在第2章中新增了反映檔案種類的術(shù)語，包括“公共檔案”“私人檔案”“文書檔案”“科學(xué)技術(shù)檔案”“專業(yè)檔案”“音像檔案”；新增了反映文件種類和版本（稿本）的術(shù)語，包括“文件”“電子文件”“原件”“復(fù)制件”“文稿”“文本”“正本”“副本”“手稿”“文種”；新增了反映文檔管理機(jī)構(gòu)的術(shù)語，包括“目錄中心”“文件中心”。在第3章中增加了“寄存”“捐贈(zèng)”“散存檔案”“散失檔案”。在第5章中增加了“整理”“來源原則”。在第6章中增加了“條目”“檔案信息分類”“受控標(biāo)引”“自由標(biāo)引”“關(guān)鍵詞”“主題詞”“檔案主題詞表”“案卷文件目錄”“分類目錄”“主題目錄”“專題目錄”“文號(hào)索引”“人名索引”“地名索引”。在第7章中增加了“利用”“開放”“密級(jí)”“降密”“解密”“大事記”“組織沿革”“基礎(chǔ)數(shù)字匯集”“專題概要”“檔案出版物”等。在第8章中增加了“全宗卷”“檔案館建筑”“檔案裝具”“密集架”“載體”“介質(zhì)”“耐久性”“退變”“加固”“修裱”“適宜性原則”“相似性原則”“可逆性原則”“加濕”“去濕”“脫酸”“去污”“熏蒸”“防災(zāi)規(guī)程”“復(fù)制”“檔案縮微品”等。在第9章中增加了“統(tǒng)計(jì)”“統(tǒng)計(jì)分析”“全宗單”。

第二，術(shù)語概念的命名（指稱）更規(guī)范。如將原標(biāo)準(zhǔn)中的“專門檔案館”修訂為“專業(yè)檔案館”，“收藏”修訂為“館藏”，“全宗內(nèi)檔案分類”修訂為“檔案實(shí)體分類”，“檔案編目與檢索”修訂為“檔案檢索”，“證明”修訂為“檔案證明”，“展覽”修訂為“檔案展覽”等。

第三，術(shù)語編排更科學(xué)。體現(xiàn)了先總后分，先一般后個(gè)別，先整體后局部的邏輯順序。

二、T1的術(shù)語概念及術(shù)語解釋探討

T1將檔案工作基本術(shù)語劃分為“一般概念”和“業(yè)務(wù)概念”兩個(gè)部類。下面分別對(duì)這兩個(gè)部類的術(shù)語及術(shù)語解釋的含義及存在的問題進(jìn)行分析。

（一）檔案工作一般術(shù)語概念

T1對(duì)“檔案”術(shù)語的概念解釋是：“國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄?！蓖抻喦跋啾?，這一術(shù)語解釋將原定義中的屬概念“歷史文獻(xiàn)”修訂為“歷史記錄”。學(xué)界對(duì)“文獻(xiàn)”概念的術(shù)語解釋是“以文字、圖像、公式、聲頻、視頻、代碼等手段將信息、知識(shí)記錄或描述在一定物質(zhì)載體上，并能起到存貯和傳播信息情報(bào)和知識(shí)作用的一切載體”。[1]GB/T3792.1-2009《文獻(xiàn)著錄第1部分：總則》對(duì)“文獻(xiàn)”的術(shù)語定義是：“記錄知識(shí)的一切載體。”該定義表明：文獻(xiàn)的核心內(nèi)容是“知識(shí)”，“載體”僅是“知識(shí)”賴以存在的外殼。GB/T3792.1-2009中“文獻(xiàn)”術(shù)語概念所強(qiáng)調(diào)的是記錄內(nèi)容的知識(shí)屬性。歷史文獻(xiàn)是文獻(xiàn)的一種，是根據(jù)文獻(xiàn)的時(shí)間屬性劃分的結(jié)果；與之相對(duì)應(yīng)的是現(xiàn)實(shí)文獻(xiàn)。檔案術(shù)語概念所強(qiáng)調(diào)的檔案事物屬性除了“知識(shí)性”外，更加注重強(qiáng)調(diào)其形成過程和承載內(nèi)容的“原生性”或“原始性”。人們?cè)谑褂谩拔墨I(xiàn)”術(shù)語概念時(shí)，往往注重的是其內(nèi)容的知識(shí)屬性，而非其形成過程的原始性或原生性。在價(jià)值層面，人們使用“文獻(xiàn)”術(shù)語概念時(shí)注重的是其歷史意義、研究價(jià)值和參考價(jià)值（情報(bào)價(jià)值），而非“憑證價(jià)值”或“業(yè)務(wù)與法律證據(jù)價(jià)值”。檔案是人類活動(dòng)的直接歷史記錄（故稱“原始記錄”），它是由各種國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)或思維活動(dòng)中直接形成的文件、記錄構(gòu)成的具有連續(xù)性的證據(jù)體系（通稱可稱為“檔案有機(jī)體”），能夠?yàn)槿祟惢顒?dòng)提供回溯性的、相對(duì)完整的、真實(shí)可信的證據(jù)證明材料，所以它所強(qiáng)調(diào)的基本價(jià)值既包括憑證（證據(jù)）價(jià)值又包括參考價(jià)值（信息、情報(bào)價(jià)值）。因此，如果從術(shù)語定義表達(dá)的精確性角度來分析，采用“歷史記錄”較之“歷史文獻(xiàn)”，更能表述清楚“檔案”術(shù)語概念的本質(zhì)含義。那么為什么不采用“原始記錄”概念來定義“檔案”術(shù)語呢？主要原因包括：第一是考慮到法律遵從的需要。我國檔案法中對(duì)“檔案”的法律解釋所采用的屬概念就是“歷史記錄”；第二是避免邏輯上的矛盾。因?yàn)樵凇皺n案”術(shù)語定義已經(jīng)明確了“直接形成的”的種差，所以再一次強(qiáng)調(diào)“原始”就顯得多余了。

T1對(duì)“檔案價(jià)值”術(shù)語概念的定義是：“檔案對(duì)國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人的有用性?！毙抻喦暗男g(shù)語定義是“檔案對(duì)社會(huì)的有用性?！眱烧呦啾龋碌亩x更加明確了檔案發(fā)揮積極作用的對(duì)象。人類之所以要保存和利用檔案，是因?yàn)闄n案不僅可以為其活動(dòng)提供有效的證據(jù)證明，而且檔案的內(nèi)容中還記錄了人類在從事實(shí)踐活動(dòng)和思維活動(dòng)中所獲得的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、信息、數(shù)據(jù)和知識(shí)，這些內(nèi)容可以為人類社會(huì)的存續(xù)和發(fā)展提供廣泛的、可資借鑒、參考、研究的信息或文化資源。人類可以利用檔案獲得行政、法律、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)研究、科學(xué)研究、歷史研究、知識(shí)管理、經(jīng)驗(yàn)繼承、權(quán)利維護(hù)、國家治理、社會(huì)發(fā)展、文化傳承、智慧啟迪等各種有用性、有益性的資源。檔案的有用性所體現(xiàn)的是檔案的功能性價(jià)值；有益性所體現(xiàn)的是檔案被利用后所產(chǎn)生的效果價(jià)值。

建議今后修訂時(shí)將“檔案價(jià)值”的術(shù)語定義為：檔案對(duì)國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人的有用性和有益性。

T1對(duì)“檔案工作”術(shù)語概念的定義是：“管理檔案和檔案事業(yè)的活動(dòng)?！痹跈n案學(xué)界，通常將“檔案工作”概念作廣義和狹義解釋。廣義的檔案工作“包括檔案管理工作、檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學(xué)研究工作、檔案宣傳工作、檔案國際合作與交流工作等。”[2]狹義的檔案工作“是指用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。”[3]

建議今后修訂時(shí)將“檔案工作”術(shù)語定義為：檔案管理、檔案行政、檔案教育、檔案科學(xué)研究、檔案宣傳、檔案交流與合作等管理活動(dòng)的統(tǒng)稱。

T1對(duì)“檔案管理”術(shù)語概念的定義是：“檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等活動(dòng)?！睓n案管理所指的各項(xiàng)管理活動(dòng)實(shí)際上都屬于檔案人員或檔案機(jī)構(gòu)所從事的檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)。目前的術(shù)語定義僅描述了活動(dòng)的類型，而未涉及這些管理活動(dòng)的規(guī)律性、本質(zhì)性的思想內(nèi)容。為此，該術(shù)語概念的含義是：檔案機(jī)構(gòu)或人員依據(jù)檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)開展的各項(xiàng)檔案治理和服務(wù)活動(dòng)。

T1對(duì)“檔案學(xué)”術(shù)語概念的定義是：“研究檔案的形成規(guī)律、性質(zhì)、特點(diǎn)以及檔案工作方法與發(fā)展規(guī)律的科學(xué)?！睓n案學(xué)的使命是研究和揭示各種檔案現(xiàn)象的本質(zhì)和規(guī)律，確立科學(xué)的管理理論思想體系。其中檔案現(xiàn)象包括“檔案”“檔案管理”“檔案事業(yè)”“檔案學(xué)自身”等。檔案學(xué)是一門綜合性的學(xué)科?；谶@些認(rèn)識(shí)，檔案學(xué)的術(shù)語定義應(yīng)為：研究各種檔案現(xiàn)象的本質(zhì)和規(guī)律，為檔案事業(yè)發(fā)展提供整體概念和方法的理論知識(shí)體系。

T1對(duì)“公共檔案”術(shù)語概念的定義是：“國家機(jī)構(gòu)或其他公共組織在公務(wù)活動(dòng)中形成的為社會(huì)所有的檔案?！痹撔g(shù)語定義強(qiáng)調(diào)了公共檔案的“公務(wù)活動(dòng)”來源屬性，以及“為社會(huì)所有”的所有權(quán)屬性。其實(shí)，有些公共檔案不一定來源于“公務(wù)活動(dòng)”，如一些私人組織（如私營企業(yè)）或個(gè)人形成的檔案也可以通過“捐贈(zèng)”“轉(zhuǎn)讓”等方式，成為“公共檔案”?！盀樯鐣?huì)所有的檔案”也是一種模糊的表達(dá)，因?yàn)椤吧鐣?huì)”本身就是一個(gè)綜合性概念。而“公共檔案”概念所應(yīng)體現(xiàn)的是歸國家所有、各類用戶均可依法利用的屬性。鑒于此，該術(shù)語的定義可修訂為：用戶可依法利用的屬于國家所有的檔案。

T1對(duì)“私人檔案”術(shù)語概念的定義是：“私人或私人組織在社會(huì)活動(dòng)中形成的為私人所有的檔案?！痹撔g(shù)語所應(yīng)體現(xiàn)的概念本質(zhì)是“檔案”的私人所有權(quán)。公民個(gè)人在非公務(wù)活動(dòng)中形成的有價(jià)值的歷史記錄，是構(gòu)成“私人檔案”的一個(gè)要件；另外，有些散存、流失在社會(huì)上的，由歷史上的國家機(jī)構(gòu)或社會(huì)組織形成的檔案，公民或非公組織如果是通過合法途徑獲得的，亦具有“私人檔案”的屬性。所以，該術(shù)語定義目前的表述尚不夠準(zhǔn)確，建議修訂為：在非公務(wù)活動(dòng)中形成的或通過合法途徑獲得的，為私人所有的檔案。

T1對(duì)“文書檔案”術(shù)語概念的定義是：“反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案?！蔽臅鴻n案是一個(gè)約定俗成的檔案門類術(shù)語概念。它通常是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、企業(yè)事業(yè)單位在從事黨團(tuán)管理、行政管理、經(jīng)營管理、組織文化建設(shè)等活動(dòng)中直接形成的歷史記錄，一個(gè)同“科技檔案”和“專門檔案”相區(qū)分檔案門類的概念。目前的術(shù)語定義中使用“反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)”來表達(dá)它與“科技檔案”“專門檔案”的種差，尚不夠準(zhǔn)確，可修訂為：記錄和反映黨團(tuán)管理、行政管理、經(jīng)營管理、組織文化建設(shè)等職能活動(dòng)的檔案門類，包括黨務(wù)檔案、行政管理檔案、經(jīng)營管理檔案等。

T1對(duì)“科學(xué)技術(shù)檔案”術(shù)語概念的定義是：“反映科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)、基本建設(shè)等活動(dòng)的檔案。”科技檔案是人類所從事的科技、生產(chǎn)等職能活動(dòng)的歷史記錄，是檔案家族的一大門類。目前的術(shù)語定義采用列舉法說明其形成的活動(dòng)領(lǐng)域特征，未免掛一漏萬；科技檔案不僅能“反映”科技生產(chǎn)活動(dòng)，而且更重要的是客觀地、連續(xù)地記錄了科技生產(chǎn)活動(dòng)。為此，建議修訂為：記錄和反映科技、生產(chǎn)等職能活動(dòng)的檔案門類，包括科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、天文檔案、水文檔案、氣象檔案、地震檔案等。

T1對(duì)“專業(yè)檔案”術(shù)語概念的定義是：“反映專門領(lǐng)域活動(dòng)的檔案。”建議將該術(shù)語名稱改為“專門檔案”，使之可以同上述兩個(gè)術(shù)語概念相協(xié)調(diào)。從一定意義上說，科技檔案和專門檔案都是人類在從事專業(yè)性活動(dòng)中形成的檔案門類?！翱萍紮n案”與“專門檔案”的主要區(qū)別是前者帶有突出的“科學(xué)技術(shù)”屬性，而“專門檔案”則不強(qiáng)調(diào)這一屬性。對(duì)該術(shù)語概念的定義，可采用：專門檔案是指記錄和反映專業(yè)性職能活動(dòng)的檔案門類，包括人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、公證檔案、司法檔案、訴訟檔案、民政檔案、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案等。

T1對(duì)“文件”術(shù)語概念的定義是：“國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄?！睆囊话阋饬x上分析，文件是在個(gè)人或機(jī)構(gòu)（自然人或法人）活動(dòng)過程中創(chuàng)建或接收的、具有一定內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)的、已被固定在某種媒介上的數(shù)據(jù)或信息，它可以用來作為人類記憶的延伸或證明責(zé)任。也就是說，文件的形成不一定同“法定職責(zé)”或處理與法定職責(zé)相關(guān)的“事務(wù)”相關(guān)，有的文件就是人們?cè)跐M足其自身活動(dòng)的需要中形成的（創(chuàng)建或接收的）。所以，文件概念強(qiáng)調(diào)的首先應(yīng)是“內(nèi)容”（具有一定背景和結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)或信息），其次應(yīng)該強(qiáng)調(diào)的是其“固定性”（固定在某種媒介上），再次應(yīng)該強(qiáng)調(diào)的是其記憶延伸功能和證據(jù)功能。當(dāng)內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)被綁定在一起時(shí)，數(shù)據(jù)或信息就成為文件，同時(shí)提供意義和功能。為此，建議將該術(shù)語定義為：在個(gè)人或組織活動(dòng)中創(chuàng)建或接收的具有一定內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)的固化數(shù)據(jù)或信息。

T1對(duì)“電子文件”術(shù)語概念的定義是：“以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募??！痹贒A/T58-2014《電子檔案管理基本術(shù)語》中，對(duì)“電子文件”術(shù)語概念的定義是“國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景組成。”在理解該術(shù)語時(shí)，需要注意它是“文件”術(shù)語概念的“種概念”，所以沒有必要重復(fù)在“文件”術(shù)語定義中已經(jīng)明確的概念思想，而應(yīng)注意找出“電子文件”術(shù)語概念與其他文件術(shù)語概念之間的差異和主要不同點(diǎn)。就此而言，T1的定義顯然優(yōu)于T58。但令人遺憾的是，在T1中并沒有繼續(xù)對(duì)“電子檔案”術(shù)語概念加以定義。

T1對(duì)“檔案室”術(shù)語概念的定義是：“國家機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位或其他社會(huì)組織內(nèi)部設(shè)置的集中管理本單位檔案的專門機(jī)構(gòu)?！痹撔g(shù)語定義目前存在的問題是：并沒有考慮到“聯(lián)合檔案室”也是檔案室的一種存在形式，所以在術(shù)語定義中使用了“本單位”的種差表述。另外，對(duì)什么“單位”可以設(shè)立檔案室的描述也顯得多余和繁瑣。檔案室的管理對(duì)象也不一定僅限于保存檔案，還應(yīng)保存相關(guān)的信息記錄材料。建議修訂為：專門負(fù)責(zé)接收和管理各單位檔案及相關(guān)信息記錄的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)。

T1對(duì)“檔案館”術(shù)語概念的定義是：“集中管理特定范圍檔案的專門機(jī)構(gòu)?！睓n案館的館藏，除了檔案外，還應(yīng)保存可以彌補(bǔ)檔案內(nèi)容不足和缺陷的相關(guān)資料和實(shí)物。各種類型的檔案館應(yīng)該是集中管理具有長久保存價(jià)值檔案資源的基地或中心，如果僅僅說明檔案是“集中管理特定范圍檔案的專門機(jī)構(gòu)”，那么很難將檔案館與其他檔案管理機(jī)構(gòu)，如檔案室、文件中心等區(qū)別開來。建議修訂為：檔案館是國家設(shè)立的專門負(fù)責(zé)集中管理特定范圍內(nèi)具有長久保存價(jià)值檔案及相關(guān)信息記錄的機(jī)構(gòu)。

T1中對(duì)“綜合檔案館”“專業(yè)檔案”“部門檔案”“企業(yè)檔案”“事業(yè)單位檔案館”的術(shù)語定義，應(yīng)作為第2層次的術(shù)語概念來定義，即作為“檔案館”術(shù)語概念的種概念來定義。目前的定義方式的簡(jiǎn)潔度尚需提高。

（二）檔案管理業(yè)務(wù)術(shù)語概念及相關(guān)問題探討

T1對(duì)“收集”術(shù)語概念的定義是：“檔案館、檔案室接收及征集檔案和其他有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)?！痹撔g(shù)語定義對(duì)收集活動(dòng)的主體使用了“檔案館、檔案室”不夠全面，即沒有將中間過渡性檔案管理機(jī)構(gòu)（如檔案信息中心、檔案管理中心、文件中心等）涵蓋其中。所以，如果能夠使用更為概括的表述，則會(huì)使該術(shù)語的定義更能反映實(shí)際工作情況。建議修訂為：收集是指檔案管理機(jī)構(gòu)接收及征集檔案和其他有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。

T1對(duì)“歸檔”術(shù)語概念的定義是：“辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室（館）保存的過程。”實(shí)際上，T1已對(duì)“文件”（2.12）術(shù)語概念進(jìn)行了定義，所以從邏輯上講，應(yīng)在“文件”定義的基礎(chǔ)上，定義“歸檔”術(shù)語概念。另外，歸檔不僅強(qiáng)調(diào)“過程”，也應(yīng)強(qiáng)調(diào)結(jié)果，它是一種使文件轉(zhuǎn)化為檔案的管控活動(dòng)。歸檔是使文件從“個(gè)體”運(yùn)動(dòng)狀態(tài)轉(zhuǎn)入“群體”（或有機(jī)體）運(yùn)動(dòng)狀態(tài)的關(guān)鍵性業(yè)務(wù)活動(dòng)，其中較為重要的活動(dòng)內(nèi)容就是使文件進(jìn)入檔案分類體系?？紤]到電子文件的歸檔可以實(shí)時(shí)進(jìn)行，所以歸檔的術(shù)語定義最好修訂為：文件形成者按制度要求將有持續(xù)利用價(jià)值的文件分類整理后交檔案機(jī)構(gòu)保存的活動(dòng)。

T1對(duì)“移交”術(shù)語概念的定義是：“檔案室（館）等按照國家規(guī)定把檔案交給接收方檔案館保存的過程?！痹撔g(shù)語定以將移交的主體界定為“檔案室（館）”容易造成一定的歧義。移交檔案的行為不只是檔案室（企業(yè)檔案館、事業(yè)單位檔案館、檔案管理中心、文件中心）向國家檔案館交送檔案的活動(dòng)，而且也存在于一些存在多層級(jí)機(jī)構(gòu)的單位內(nèi)部，如大型的企業(yè)集團(tuán)等。所以，該術(shù)語概念的定義應(yīng)改為：檔案形成機(jī)構(gòu)按規(guī)定向上一級(jí)檔案部門或國家檔案館送交屬于其管理范圍檔案及相關(guān)文獻(xiàn)的收集活動(dòng)。

T1對(duì)“征集”術(shù)語概念的定義是：“檔案館按照國家規(guī)定征收散存檔案、散失檔案和其他有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)?！备鶕?jù)我國法律，該定義中使用了“征收”一詞，其含義應(yīng)是：國家基于公共利益需要，以行政權(quán)取得集體、個(gè)人財(cái)產(chǎn)所有權(quán)并給予適當(dāng)補(bǔ)償?shù)男姓袨?，征收時(shí)需要依照法律規(guī)定的權(quán)限和程序?！罢魇铡钡木唧w含義是依法進(jìn)行“收購”和“征購”的行為。而征集的實(shí)質(zhì)應(yīng)是將散存、散失的檔案收集進(jìn)館的行為。其行為方式包括：接受捐贈(zèng)、寄存，收購，代為保管，征購，接受移交及其他合法方式?？梢?，“征收”不足以涵蓋這些行為方式。所以，該術(shù)語定以應(yīng)修訂為：國家檔案館通過收購、代管、征購、接受移交及其他合法方式將散存、散失的檔案和相關(guān)文獻(xiàn)收集進(jìn)館的行為。

T1對(duì)“鑒定”術(shù)語概念的定義是：“判定檔案真?zhèn)魏蛢r(jià)值的過程?！痹跈n案管理理論中，對(duì)檔案真?zhèn)蔚谋鎰e活動(dòng)稱為“鑒辨”，對(duì)檔案保存價(jià)值的分析判定活動(dòng)則稱為“鑒定”。所以，從術(shù)語命名的精確性角度考察，該標(biāo)準(zhǔn)最好能夠分別對(duì)“檔案鑒辨”“檔案鑒定”進(jìn)行術(shù)語定義?！斑^程”一詞所強(qiáng)調(diào)的是事物發(fā)展所經(jīng)過的程序或階段，所以在對(duì)“鑒定”術(shù)語定義時(shí)采用“活動(dòng)”一詞更為貼切。為此，建議將“鑒定”的術(shù)語定義為：依據(jù)科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)分析和預(yù)測(cè)檔案的價(jià)值大小并確定其保管時(shí)限的活動(dòng)。

T1對(duì)“保管期限表”術(shù)語概念的定義是：“規(guī)定檔案保管期限的文件?！边@一術(shù)語定義過于簡(jiǎn)短，屬于一種功能型的定義。檔案保管期限表是各立檔單位依據(jù)國家檔案法規(guī)，結(jié)合本單位的實(shí)際需要，編制的一種規(guī)范和指導(dǎo)本單位檔案價(jià)值鑒定活動(dòng)的依據(jù)性文件。凡是國家規(guī)定保存的檔案及其保存時(shí)限，各立檔單位必須嚴(yán)格遵從，不得擅自處置。為此，該術(shù)語的定義可修訂為：立檔單位依據(jù)國家法律法規(guī)及本單位的實(shí)際需要編制的規(guī)范檔案留存時(shí)限的依據(jù)性文件。

T1對(duì)“整理”術(shù)語概念的定義是：“按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過程。”檔案整理所依據(jù)的原則包括：來源原則、原始順序原則（如檔案所記錄和反映的人類活動(dòng)的職能、項(xiàng)目、事件、對(duì)象）等。其基本活動(dòng)內(nèi)容包括：分類、組合、排列和編目等。其中“編號(hào)”是指編制檔案號(hào)，即賦予檔案以檔案管理標(biāo)識(shí)語言的活動(dòng)，通常屬于“編目”工作的一項(xiàng)具體內(nèi)容?！皺n案實(shí)體”是指一定的載體或媒介同原生信息的復(fù)合體，其存在形式包括：紙質(zhì)檔案、膠質(zhì)檔案、光磁介質(zhì)檔案等。檔案整理的目的就是要解決檔案文件的無序性與有序性管理要求之間的矛盾。為此，建議將其修訂為：按檔案管理原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行分類、組合、排列和編目的有序化活動(dòng)。

T1對(duì)“來源原則”術(shù)語概念的定義是：“把同一機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人形成的檔案作為一個(gè)整體加以管理的原則。”來源原則是檔案整理和管理活動(dòng)所應(yīng)堅(jiān)持的根本性準(zhǔn)則。在檔案管理實(shí)踐中，按來源原則整理檔案可以有效地體現(xiàn)檔案的“原始記錄”本質(zhì)，有效地維護(hù)檔案文件之間的有機(jī)的、歷史的聯(lián)系。學(xué)界對(duì)“來源”的理解主要包括：組織來源，職能活動(dòng)來源、業(yè)務(wù)活動(dòng)來源。在檔案管理實(shí)踐中，人們將對(duì)來源的理解作了概念化升華，強(qiáng)調(diào)同一來源的檔案不能分散，不同來源的檔案不能混雜。按來源原則整理檔案，不僅要保持“巴洛克式建筑的外貌”而且還要保持其內(nèi)部結(jié)構(gòu)的原始順序；不能根據(jù)現(xiàn)實(shí)的某種“舒適性”需要，就打破檔案文件之間的有機(jī)秩序，按所謂的“事由”“主題”思路進(jìn)行檔案整理。建議將該術(shù)語的定義表述為：按照檔案的組織來源或業(yè)務(wù)職能來源對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理和維護(hù)的原則。

T1對(duì)“檔案實(shí)體分類”術(shù)語概念的定義是：“根據(jù)檔案的來源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行的分類?！庇捎谀壳暗男g(shù)語標(biāo)準(zhǔn)中缺少一個(gè)“檔案分類”的第一層級(jí)的術(shù)語定義，所以人們?cè)谑褂迷摌?biāo)準(zhǔn)時(shí)很容易將“檔案實(shí)體分類”和檔案分類等同看待。為此，建議增加“檔案分類”術(shù)語。檔案分類包括檔案概念分類、檔案實(shí)體分類和檔案信息分類或檔案內(nèi)容分類兩個(gè)種概念。檔案分類是指根據(jù)檔案學(xué)研究、檔案實(shí)體管理、檔案內(nèi)容管理的需要，以檔案的客觀屬性和特征為劃分標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)一定的邏輯規(guī)則和方案，對(duì)檔案及其內(nèi)容信息進(jìn)行辨識(shí)、區(qū)分和關(guān)聯(lián)，使之形成相應(yīng)類別體系的管理活動(dòng)。檔案概念分類是為了滿足科學(xué)認(rèn)識(shí)檔案現(xiàn)象的需要，將具有某些共性特征的檔案歸集為一類加以研究的邏輯分類活動(dòng)。檔案實(shí)體分類是指依據(jù)檔案實(shí)體的形成規(guī)律、特點(diǎn)和業(yè)務(wù)歷史聯(lián)系，辨識(shí)、區(qū)分和確定各個(gè)立檔單位全宗的邏輯體系結(jié)構(gòu)，制定分類方案，將各全宗內(nèi)的檔案劃分為各個(gè)類別，使全宗內(nèi)的檔案成為有機(jī)整體的活動(dòng)。檔案內(nèi)容分類是以檔案記述的內(nèi)容（數(shù)據(jù)、信息）為對(duì)象，以國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織從事的社會(huì)分工為基礎(chǔ)，以檔案記述的事物屬性關(guān)系為依據(jù)，結(jié)合檔案用戶的需求主題，進(jìn)行邏輯劃分，構(gòu)建檔案內(nèi)容信息邏輯分類體系的活動(dòng)。

主要參考文獻(xiàn)：

[1] 360百科，文獻(xiàn)：[2018- 3- 17]https：//baike.so. com/doc/2263337-2394520.html

[2]馮慧玲等，檔案學(xué)概論（第2版），北京：中國人民大學(xué)出版社，2006，69-70.

[3]同[2]，70.

[4] DA/T1-2000檔案工作基本術(shù)語，北京：國家檔案局，2000.

作者單位：1中國航空發(fā)動(dòng)機(jī)集團(tuán)有限公司2中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院