信息社會視角下辦公室文書檔案管理工作的改革探討

莫艷

摘 要：在當(dāng)今社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展日新月異的時代中，社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展催生了大量的信息，信息的產(chǎn)生又極大的促進(jìn)了社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。辦公室文書檔案管理工作不僅能為整個企業(yè)在辦公中提供極大的便利，還能有力的保障整個企業(yè)的信息不受侵害。因此，在信息社會視角下對辦公室文書檔案管理工作的改革進(jìn)行探索和討論是具有非常重大的現(xiàn)實(shí)價值的事情。本篇文章，首先對兩點(diǎn)現(xiàn)存于辦公室文書檔案管理工作中的缺陷作了簡要的分析，其后作了四個方面進(jìn)行辦公室文書檔案管理工作的改革舉措的嘗試性探索和研究，以期實(shí)現(xiàn)助力企業(yè)的良性、健康發(fā)展的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：信息社會視角；辦公室文書檔案管理工作；改革

引言

辦公室文書檔案管理工作在企業(yè)中占據(jù)著十分重要的位置，企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)自身的信息化建設(shè)，就應(yīng)該從實(shí)現(xiàn)辦公室文書檔案管理工作的信息化方面入手，從革新管理方法、踐行有力保障、完善檢索系統(tǒng)、強(qiáng)化人員培訓(xùn)這四個方面來有力提升辦公室文書檔案管理工作中有關(guān)工作人員的專業(yè)水準(zhǔn)，進(jìn)而達(dá)到有力提升整體工作實(shí)效的目的，最終助力于企業(yè)信息化建設(shè)。

一、辦公室文書檔案管理工作中現(xiàn)存的缺陷

（一）辦公室文書檔案管理工作跟不上信息社會發(fā)展的步伐

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)和時代發(fā)展的日新月異，對辦公室文書檔案的管理工作提出了更高的要求，這使得企業(yè)文書檔案管理工作承受了前所未有的壓力，但其并沒有緊跟時代的發(fā)展步伐，變得更加快捷而便利?？梢悦黠@的看出，這并不能歸咎于信息社會的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，究其根本原因，在現(xiàn)如今經(jīng)濟(jì)高度表發(fā)展的信息化社會中，辦公室文書檔案管理并沒有借助先進(jìn)的信息技術(shù)來為其服務(wù)，總而言之，辦公室文書檔案管理工作跟不上信息社會發(fā)展的步伐。

（二）辦公室文書檔案管理的工作人員無匹配的專業(yè)知識技能

在信息化渠道暢達(dá)的現(xiàn)代社會中，企業(yè)在用人方面，尤其是對關(guān)系著企業(yè)對內(nèi)營運(yùn)以及對外合作重要依據(jù)的辦公會文書檔案管理工作的用人方面，要求人員是一個不僅應(yīng)具備強(qiáng)大的專業(yè)技能，還應(yīng)具備與工作有關(guān)的其他技能的專業(yè)性強(qiáng)的綜合性人才。但是現(xiàn)有的辦公室文書檔案管理工作中的主要負(fù)責(zé)人認(rèn)為該工作體系已然完善的具備，已無人才創(chuàng)新的需要，這一種極其片面的觀點(diǎn)以及消極的工作情緒，已然阻礙了辦公室文書檔案管理工作前進(jìn)的步伐，進(jìn)而對該工作工作的實(shí)效產(chǎn)生了極大的負(fù)面影響[1]。

二、進(jìn)行辦公室文書檔案管理工作的改革舉措

（一）革新管理方法

改革和創(chuàng)新辦公室文案管理工作的管理方式，可以在最大的限度范圍內(nèi)提升該工作的辦公實(shí)效，這是中國企業(yè)的辦公室文書檔案管理走向規(guī)范化的必由之路。對企業(yè)的辦公室文案管理工作的管理方法進(jìn)行改革和創(chuàng)新就是為了解決在管理工作中經(jīng)常發(fā)生的不明確登記記錄的狀況。具體可采用下述兩個方法來施行。第一，應(yīng)該將檔案管理工作的責(zé)任落實(shí)到人在以后的辦公室文書檔案管理工作中，也就是說當(dāng)辦公室中的工作人員在接收到一份文書之后，應(yīng)該準(zhǔn)確的理解文書的內(nèi)容并進(jìn)行責(zé)任的明確。第二，應(yīng)進(jìn)行該工作分工體系的完善，具體的進(jìn)行分工，并明確的落實(shí)到個人身上，這可以有效的降低工作中錯誤的發(fā)生概率[2]。

（二）踐行有力保障

為整個企業(yè)在辦公中提供極大的便利和極大的保障整個企業(yè)的信息不受侵害都是做好辦公室文書檔案管理工作所發(fā)揮的實(shí)效?；诖?，完善辦公室文書檔案管理工作的保障機(jī)制就顯得尤為重要。企業(yè)可通過可靠性強(qiáng)的國際上最為先進(jìn)的和應(yīng)用范圍最廣的安全系統(tǒng)的引進(jìn)，來極大的提升辦公室文書檔案的安全性指標(biāo)，這也在某種程度上也是中國當(dāng)代眾多企業(yè)具有革新意識的集中體現(xiàn)，有助于帶動和促進(jìn)整個企業(yè)內(nèi)部工作人員整體工作實(shí)效的提升。

（三）完善檢索系統(tǒng)

第一，辦公室文書檔案保存的完整性以及安全性指標(biāo)的極大確認(rèn)與保證；

第二，辦公室文書檔案管理檢索系統(tǒng)文書查找以及歸檔整理的便捷性指標(biāo)，都是進(jìn)行辦公室文書檔案管理檢索系統(tǒng)完善所要依據(jù)和遵照的兩個最為基本的要求。除此之外，還應(yīng)該定期的進(jìn)行已無任何使用方面價值以及極大占有辦公室有限空間資源的失去效力或已經(jīng)過期的文檔的清理工作。此種文檔的定期清理不僅僅是因?yàn)槠湟廊贿^期或是沒有實(shí)際的效力，在很大程度上還是由于其極易和其他有效力的文檔混淆，進(jìn)而給文檔的查找使用以及歸檔工作帶來很大阻礙，嚴(yán)重降低整個企業(yè)內(nèi)部工作人員整體工作實(shí)效的緣由[3]。

（四）強(qiáng)化人員培訓(xùn)

在當(dāng)今這個社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展日新月異的時代，社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展催生了大量信息，信息的產(chǎn)生又極大的促進(jìn)了社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。作為企業(yè)信息化工作中占據(jù)著重要位置的辦公室文書檔案管理工作，也不可能不加快自身的信息化步伐，來為實(shí)現(xiàn)整個企業(yè)的信息化建設(shè)工作而服務(wù)。為了使企業(yè)的辦公室文書檔案管理工作更好的貫徹當(dāng)下信息化的發(fā)展潮流，助力企業(yè)的整體可持續(xù)發(fā)展，不落后與信息社會發(fā)展的時代潮流，這對辦公室文書檔案管理工作的主要負(fù)責(zé)人以及與之相關(guān)的辦公室工作人員提出了應(yīng)該具備專業(yè)性極強(qiáng)的與辦公室文書檔案管理工作相匹配的知識技能[4]。因此，通過開展多樣化的培訓(xùn)是辦公室文書檔案管理有關(guān)工作人員提升和強(qiáng)化自身專業(yè)水平和知識技能以與實(shí)際工作相匹配的重要途徑，具體應(yīng)該做到取其長以補(bǔ)其短，進(jìn)而起到完善和充實(shí)自身本領(lǐng)的促進(jìn)作用，從而使自身的工作達(dá)到當(dāng)前信息社會時代發(fā)展中所提出的新要求，跟上時代發(fā)展的腳步，進(jìn)而極大的提升自身工作的質(zhì)量，最終助力企業(yè)的良性、健康發(fā)展。

三、結(jié)束語

辦公室文書檔案管理工作在企業(yè)的信息化建設(shè)中占據(jù)著極其重要的位置，其能為整個企業(yè)在辦公中提供極大的便利和極大的保障整個企業(yè)的信息不受侵害，這都是做好辦公室文書檔案管理工作所發(fā)揮的實(shí)效。本篇文章，首先對辦公室文書檔案管理工作跟不上信息社會發(fā)展的步伐、辦公室文書檔案管理的工作人員無匹配的專業(yè)知識技能這兩點(diǎn)現(xiàn)存于辦公室文書檔案管理工作中的缺陷作了簡要的分析，其后從革新管理方法、踐行有力保障、完善檢索系統(tǒng)、強(qiáng)化人員培訓(xùn)這四個方面作了進(jìn)行辦公室文書檔案管理工作的改革舉措的嘗試性探索和研究，以期實(shí)現(xiàn)最終助力于實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化建設(shè)的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

[1]陳玉宇.信息社會視角下辦公室文書檔案管理工作的改革探討[J].低碳世界，2016（31）：275-276.

[2]陳玉宇.信息社會視角下辦公室文書檔案管理工作的改革探討[J].低碳世界，2016（31）：275-276.

[3]張玉梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（2）：108-108.

[4]聶菊梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].城建檔案，2016（3）：57-58.

（作者單位：青海省有色地質(zhì)礦產(chǎn)勘查局地質(zhì)礦產(chǎn)勘查院）