探討新形勢(shì)下如何做好技能培訓(xùn)檔案管理工作

徐新建

摘 要：伴隨我國(guó)技能培訓(xùn)檔案管理加快現(xiàn)代化發(fā)展步伐，在新形勢(shì)下技能培訓(xùn)檔案管理工作更復(fù)雜。只有保證每一項(xiàng)工作、每一個(gè)流程都更加規(guī)范化操作，才能夠?qū)崿F(xiàn)技能培訓(xùn)檔案工作目標(biāo)，使得檔案管理體系起到有效的作用。文章分析了在新形勢(shì)下檔案規(guī)范化管理遇到的問題，并且闡述了在新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化的策略，希望促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理；規(guī)范化；對(duì)策

目前中國(guó)處在新時(shí)代背景下，現(xiàn)代化信息技術(shù)普遍運(yùn)用于社會(huì)的生產(chǎn)和生活中。特別在檔案管理工作方面，逐步在健全信息化管理體系?，F(xiàn)代化信息技術(shù)給檔案管理工作帶來發(fā)展新機(jī)遇同時(shí)，仍然遇到了大量的問題。如何在新形勢(shì)下，加強(qiáng)檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化，這是值得我們研究的重大目標(biāo)。

1技能培訓(xùn)檔案管理工作的意義及作用

科學(xué)合理的技能培訓(xùn)檔案管理，不但可以對(duì)職能部門或企業(yè)的業(yè)績(jī)進(jìn)行考評(píng)，還可以對(duì)職能單位或企業(yè)的管理水平給予衡量。由于檔案中所記錄的內(nèi)容包括著發(fā)展過程的優(yōu)秀成果，因此，檔案可以為職能單位或企業(yè)的發(fā)展提供有參考價(jià)值的資料，方便做出科學(xué)合理的分析，技能培訓(xùn)檔案是制定發(fā)展方向最好的參考資料。隨著我國(guó)的全面發(fā)展與進(jìn)步，技能培訓(xùn)檔案管理工作不僅在觀念上需要改變，在管理的方式上同樣需要改變，利用新的理念與方式進(jìn)行相關(guān)的檔案管理工作。因?yàn)槁毮軉挝换蚱髽I(yè)的資源取向、模式、戰(zhàn)略，以及未來的發(fā)展都受檔案管理工作的影響，所以檔案管理工作為職能單位或企業(yè)取得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)有著重要的意義。

技能培訓(xùn)檔案管理工作主要有兩項(xiàng)重要的作用：其一，作為考察依據(jù)的作用。作為歷史的鑒證與其它的文獻(xiàn)是不一樣的，檔案具有法律的效應(yīng)。由于檔案所具有的自身特點(diǎn)及自然的形成方式，使檔案的記錄更具客觀性，成為更容易令人信服的證據(jù)，因此，檔案作為真實(shí)憑證而存在。例如：職能單位或者企業(yè)的重要文件存檔、手稿、印信等；其二，作為參考的作用。由于檔案屬于最可靠的參考材料，沒有被篡改過，很多都涉及親筆簽名或是手稿，有些還包含著照片或是錄音帶等，因此是反映歷史最為客觀的材料，是最有利的實(shí)事憑據(jù)。同時(shí)，檔案的參考性和內(nèi)容非常廣泛與豐富，相關(guān)職能單位或者企業(yè)等都有自己的檔案管理工作制度，所以，當(dāng)所涉及的問題需要參考檔案的時(shí)候，只要查找相關(guān)的檔案記錄就能找到答案。由此我們可以知道檔案管理工作的重要性。作為檔案管理工作的工作者，要定期接受和保管好檔案，在樹立法制觀念的同時(shí)做好檔案的保密工作，并熱愛檔案管理工作。

2在新形勢(shì)下技能培訓(xùn)檔案管理工作規(guī)范化的策略

2.1重視技能培訓(xùn)檔案管理工作的規(guī)范化

對(duì)于檔案管理者而言，他們應(yīng)及時(shí)更新理念，充分地認(rèn)識(shí)到技能培訓(xùn)檔案管理工作的重要性以及必要性。首先檔案管理者要明白技能培訓(xùn)檔案規(guī)范化管理的作用以及意義，在檔案管理工作中，合理的分配規(guī)范化檔案管理的人力、設(shè)備以及財(cái)力等資源。具體的來說，作為檔案管理者，不僅要重視檔案管理工作的規(guī)范化，還要求在檔案管理工作方面，加大投入力度。例如說，設(shè)立維修部門，招收具備專業(yè)化計(jì)算機(jī)知識(shí)和技能的人員，定期對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備展開檢修，對(duì)軟件實(shí)時(shí)更新、對(duì)病毒進(jìn)行查殺，以此保證檔案管理工作更加規(guī)范化和信息化。

2.2健全技能培訓(xùn)檔案管理體系

從客觀的視野來分析，在新形勢(shì)下開展檔案管理工作，要求在各方面采取有效的處理，不可以存在任何的隱患。從縱觀全局的角度分析，檔案管理工作經(jīng)常產(chǎn)生諸多的問題，少不了相關(guān)規(guī)章制度的影響。所以在檔案管理工作中，不僅要構(gòu)建完善的檔案管理體系，還應(yīng)當(dāng)針對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新和改革，從不同的方面處理好健全檔案管理制度的問題，彌補(bǔ)制度存在的一些不足之處，本質(zhì)上改善檔案管理工作的質(zhì)量。首先是細(xì)節(jié)方面的制度，有必要堅(jiān)持貫徹落實(shí)。所有檔案都應(yīng)當(dāng)健全細(xì)節(jié)管理工作，包含了編號(hào)處理工作、錄入處理工作、取出管理工作、轉(zhuǎn)移處理工作等。在進(jìn)行每一項(xiàng)工作的時(shí)候，都需求進(jìn)行具體的記錄，而且將相關(guān)的責(zé)任落實(shí)到負(fù)責(zé)人，讓檔案管理員清晰自己的職責(zé)，防止存在模糊問題。其次是整體方面的制度。只有對(duì)檔案管理制度進(jìn)行階段性更新和改革，對(duì)制度內(nèi)容結(jié)構(gòu)加大優(yōu)化和彌補(bǔ)力度，才可以確保檔案管理工作的規(guī)范化開展，實(shí)現(xiàn)有據(jù)可依的目的，最后創(chuàng)造出很高的社會(huì)價(jià)值。

2.3優(yōu)化技能培訓(xùn)檔案管理的方法和技術(shù)

在新形勢(shì)下技能培訓(xùn)檔案管理工作加快了發(fā)展的步伐，過去的檔案管理技術(shù)和方法，已經(jīng)難以符合規(guī)范化檔案管理的要求，特別遇到差異性明顯、類型多樣化、形狀不統(tǒng)一的紙制檔案資料，要想實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，具有一定的難度，過去落后的人工管理方法，不僅要投入了大量的精力和時(shí)間，而且有可能效果卻不佳。鑒于此，通過將先進(jìn)的新興電子技術(shù)和信息化技術(shù)，有效運(yùn)用到檔案管理工作中，使得計(jì)算機(jī)操作檔案管理工作，更具便捷性和高效性。但值得我們注意，在檔案管理工作過程中，使用先進(jìn)的科技，即便獲得較大的機(jī)遇，同樣會(huì)面臨極大挑戰(zhàn)。首先要加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)的實(shí)效性，在檔案管理員努力下，了解新形勢(shì)下檔案管理工作具體的要求和存在的問題，將管理和技術(shù)有效地結(jié)合，研發(fā)出符合本單位實(shí)際需求的信息化和現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，從而使現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中起到有效的作用。與此同時(shí)，將現(xiàn)代化技術(shù)融入到檔案管理工作時(shí)，要十分重視安全防范工作，保證檔案具有規(guī)范性和保密性，避免檔案由于技術(shù)工具使用不合理，而發(fā)生檔案泄漏或者丟失的現(xiàn)象。所以還需要強(qiáng)化加密系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)于電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行定期性檢查，對(duì)電子檔案具有的登陸功能加以完善，保證電子檔案更具安全性。除此之外，在提升單子檔案信息化水平的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)擯棄過去人工管理方法，可以給各份資料創(chuàng)建一個(gè)電子檔案，例如針對(duì)全部人工記錄資料，通過用掃描儀，將資料掃入到計(jì)算機(jī)里面，進(jìn)而生成電子檔案，并且保證日后錄入檔案都是以電子檔案為主，通過相關(guān)檔案管理軟件，把全部檔案資料根據(jù)類型和時(shí)間實(shí)施歸檔好，還應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建專業(yè)的電子檔案目錄，便于日后查找和翻閱，提高檔案查找的效率，節(jié)約人力的時(shí)間的投入，進(jìn)一步提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

2.4培養(yǎng)技能培訓(xùn)檔案管理者的素質(zhì)

在新形勢(shì)下，要求檔案管理工作更加規(guī)范化。由于檔案管理工作的內(nèi)容比較多，信息量比較大，管理具有復(fù)雜性和難度，對(duì)檔案管理工作人員要求比較高，作為一名檔案管理者，一定要具備良好的綜合素質(zhì)。但是據(jù)了解，目前檔案管理工作人員的素質(zhì)良莠不齊，有些檔案管理員并沒有達(dá)到相關(guān)崗位的要求，特別是不擅長(zhǎng)運(yùn)用信息化技術(shù)。所以說，有必要培養(yǎng)檔案管理者的整體素質(zhì)，準(zhǔn)確了解同行業(yè)工作的動(dòng)態(tài)，結(jié)合檔案管理者的具體情況，從而制定出培訓(xùn)計(jì)劃，并且針對(duì)性加強(qiáng)培訓(xùn)教育，幫助他們豐富檔案管理知識(shí)，提高他們運(yùn)用信息化技術(shù)的水平，并且規(guī)范檔案管理員的行為，增強(qiáng)他們的責(zé)任心，從而提高檔案管理工作的效率，保證多項(xiàng)檔案管理工作更加規(guī)范化進(jìn)行。

3結(jié)束語

在新形勢(shì)下，技能培訓(xùn)檔案管理工作獲得了一定的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)受到諸多因素的影響，也存在極大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式，已經(jīng)不能適應(yīng)信息化和現(xiàn)代化管理的要求，要求檔案管理工作更加規(guī)范化。這就要檔案單位充分地意識(shí)到檔案管理工作的作用，本單位的工作實(shí)情，構(gòu)建完善的檔案管理體系，通過先進(jìn)的管理方法和技術(shù)，提升檔案管理的信息化水平，并且做好人才培養(yǎng)工作，從而推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化。

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（作者單位：曹縣人力資源和社會(huì)保障局就業(yè)技能培訓(xùn)中心）