企業(yè)人事檔案信息化管理探究

程曉麗

摘 要：在企業(yè)中，人事檔案管理是非常重要的一項內(nèi)容。人事檔案是一個員工工作經(jīng)歷、工作態(tài)度以及工作能力的直接體現(xiàn)，一個企業(yè)的人事檔案管理工作的質(zhì)量，直接關(guān)系著企業(yè)員工的發(fā)展以及企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展，隨著我國社會的進步和科技的發(fā)展，人事檔案管理工作也呈現(xiàn)出了新的變化，其中最主要的就是信息化對其的影響。所以在新的形勢下，人事檔案管理工作也必須要進行信息化建設(shè)，本文就針對新形勢下人事檔案管理工作的信息化建設(shè)問題和相關(guān)對策進行分析。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化管理

引言

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，云技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)等一系列信息技術(shù)的產(chǎn)生改變了人們的生產(chǎn)方式和生活方式，相應(yīng)的企業(yè)中的管理模式也因其變得更加科學(xué)化、規(guī)范化，如何運用先進的技術(shù)手段進行檔案信息化管理是人們應(yīng)該研究的問題，同時也給人事檔案管理帶來了新的發(fā)展機遇。

1企業(yè)人事檔案信息化管理的意義

首先，使人事檔案信息更具時效性。傳統(tǒng)的人事檔案管理主要是實體管理，人事檔案信息的收集、整理、保管等是人工進行的。引入信息化方法進行人事檔案管理，是將檔案信息錄入到計算機中，能夠極大地提高檔案管理工作的效率。其次，有助于企業(yè)人事制度的改革。企業(yè)可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)人才的選拔，也可以使用信息技術(shù)以及計算機等了解員工的真實表現(xiàn)，依據(jù)企業(yè)人事管理系統(tǒng)的信息實時更新，對企業(yè)新員工進行有效的監(jiān)督管理。最后，能夠提高人事檔案管理的安全性。企業(yè)在日常監(jiān)督工作中，可以將人事檔案信息作為依據(jù)，開展員工考核以及調(diào)配等，但是拆卸、裝訂紙質(zhì)人事檔案會給檔案造成嚴重的損壞或丟失。企業(yè)人事檔案信息化管理后，工作人員可以直接在企業(yè)信息化數(shù)據(jù)庫中找到數(shù)據(jù)信息，提高人事檔案管理的利用率，能夠減少紙質(zhì)檔案的磨損。

2人事檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題

2.1人事檔案信息化管理制度不健全

現(xiàn)在的單位人事檔案管理工作中，大部分仍然采取的傳統(tǒng)的管理制度，并沒有根據(jù)現(xiàn)代科技的發(fā)展進行創(chuàng)新，這就使得現(xiàn)在企業(yè)的人事檔案管理制度并無法滿足現(xiàn)在社會對于人事檔案管理工作的要求，而且也限制了現(xiàn)代企業(yè)的人事檔案管理信息化建設(shè)，人事檔案管理制度并不健全，管理工作的效率低，在檔案管理工作中存在很多漏洞，容易產(chǎn)生人事檔案信息泄露的問題，給企業(yè)和員工帶來重大的損失。

2.2檔案管理人員素質(zhì)不高

由于人事檔案管理工作在企業(yè)中并不受到重視，所以檔案管理人員的素質(zhì)也相對比較低，很多企業(yè)在招收人事檔案管理人員時，并沒有聘請專業(yè)的檔案管理人才，還是由內(nèi)部普通員工進行兼職，這就使得單位檔案管理工作效率低下。尤其是在現(xiàn)在的人事檔案信息化管理建設(shè)中，檔案的信息化管理對人才素質(zhì)的要求比較高，但是現(xiàn)在企業(yè)的人事檔案管理人員普遍年紀比較大，管理理念也比較陳舊，對于現(xiàn)代的信息化管理的理論并不熟悉，也并沒有掌握專門的信息化管理技術(shù)，這就使得現(xiàn)代人事檔案管理工作難以順利進行。

2.3信息化基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備不完善

人事檔案信息化建設(shè)，相比原始的管理方式，要在人力、物力、財力各個方面都提升很多。從筆者了解到的情況以及調(diào)研工作中所反饋的情況發(fā)現(xiàn)，部分單位人事檔案信息化管理條件相對較差。缺乏信息化管理需要的基礎(chǔ)設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)備作為技術(shù)支撐，制約了人事檔案管理的信息化建設(shè)。

2.4檔案管理方式落后

在現(xiàn)代經(jīng)濟和科技飛速發(fā)展的時期，信息化已經(jīng)成為了社會的主要技術(shù)趨勢，但是目前很多單位的人事檔案管理工作仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理上，即使是利用了信息化的技術(shù)，也只是進行了檔案的目錄制作，并沒有進行專業(yè)的信息化管理，也沒有建立電子檔案，企業(yè)內(nèi)部的檔案管理相關(guān)制度并沒有建立，這些都使得檔案管理手段和方式比較落后，在檔案的信息化管理工作中，容易出現(xiàn)管理問題，而且檔案的利用效率也比較低。

3企業(yè)人事檔案信息化管理的策略

3.1完善人事檔案信息化管理制度

健全的人事檔案管理制度，能夠為企業(yè)的人事檔案管理工作提供有效的制度保障，所以企業(yè)必須要完善人事檔案管理相關(guān)制度，對人事檔案管理工作進行規(guī)范化和科學(xué)化的要求，對于檔案信息的真實性、檔案管理工作的規(guī)范性以及檔案保存方式等進行統(tǒng)一的要求，防止檔案在管理和使用中出現(xiàn)問題，影響檔案的利用效率。企業(yè)也要根據(jù)實際的人事檔案管理工作進行制度完善，要保障人事檔案管理工作有章可循，在工作中確保其規(guī)范性和制度化，保證企業(yè)的人事檔案管理工作順利進行。

3.2強化網(wǎng)絡(luò)信息化平臺建設(shè)

完善干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理系統(tǒng)，依據(jù)管理權(quán)限建立層次化的干部人事檔案局域網(wǎng)，通過局域網(wǎng)實現(xiàn)連接，保證干部檔案獲得網(wǎng)絡(luò)化的管理，提高干部人事檔案管理的效果。人事管理工作需要依靠人事信息資料，人事信息資料的信息量是比較大的，變化比較頻繁，信息發(fā)布交流面比較大，所以必須要建立完善的人事信息庫。信息中心需要將人事信息庫與人事檔案管理相結(jié)合，統(tǒng)一基礎(chǔ)信息、衍生信息、靜態(tài)以及動態(tài)信息。

3.3提高檔案管理人才的素質(zhì)

人事檔案管理人才的素質(zhì)，對于人事檔案管理工作的質(zhì)量有直接的影響，人才是人事檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，所以企業(yè)要注意培養(yǎng)一批具有信息化管理能力的高素質(zhì)檔案管理人才，為企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)工作提供人才，促進企業(yè)的人事檔案管理工作信息化建設(shè)。企業(yè)也可以對外聘請專業(yè)的信息管理人才，也可以對企業(yè)原有的人事檔案管理人員進行信息化和技術(shù)化的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的技術(shù)水平，提高其人事檔案管理的專業(yè)水平和素質(zhì)，在企業(yè)內(nèi)部提升技術(shù)人才的地位，啟用技術(shù)人才參與人事檔案管理工作。企業(yè)要加大對人事檔案管理人員的壓力，要讓他們不斷學(xué)習(xí)和進步，在實踐中總結(jié)經(jīng)驗逐漸成為具備信息化管理能力的高素質(zhì)人才。

3.4開展安全性的人事檔案管理

企業(yè)人事檔案是企業(yè)發(fā)展中各種人事資源的集中體現(xiàn)，信息化管理時需要使用計算機技術(shù)進行，數(shù)據(jù)信息通過網(wǎng)絡(luò)進行傳播。網(wǎng)絡(luò)具有一定的開放性，因此有著比較嚴重的安全隱患。如果企業(yè)人事檔案信息泄露，企業(yè)發(fā)展就會受到影響。信息化時代背景下，信息泄露已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展中極為重要的威脅，因此在企業(yè)人事檔案信息化管理過程中還需要做好安全管理工作，有效防范人事檔案管理中出現(xiàn)的安全漏洞。積極應(yīng)用多樣化的計算機安全防護技術(shù)，如數(shù)據(jù)加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、檢測攻擊以及恢復(fù)數(shù)據(jù)等技術(shù)，使企業(yè)人事檔案信息得到有效的保管。不同級別的企業(yè)人事檔案信息還需要針對性的管理，對于秘密的人事檔案要做好保密處理。

3.5為人事檔案信息化建設(shè)提供充足的資金

為了檔案管理的信息化建設(shè)順應(yīng)時代發(fā)展的需求，需要加大人事檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，從最基本的基礎(chǔ)設(shè)施入手，增加資金的投入，為人事檔案管理的信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)保障，合理配置相關(guān)的管理資源，確保人事檔案管理信息化建設(shè)工作順利進行。為實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的目的，需要相關(guān)管理人員在掌握專業(yè)知識技術(shù)的同時還要熟練掌握應(yīng)用相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息知識和技術(shù)。

結(jié)語

綜上所述，人事檔案的信息化建設(shè)是時代發(fā)展的必然結(jié)果，提高人事檔案管理的信息化技術(shù)，增強相應(yīng)管理人員的技術(shù)水平和管理能力，加強人事檔案信息化管理的安全保障體系，使之更加適應(yīng)時代發(fā)展的需求。使人事檔案管理信息化建設(shè)向全球化靠攏，提高安全保障已經(jīng)成為現(xiàn)代化人事檔案管理發(fā)展的走向指南。

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（作者單位：大慶中藍石化有限公司）