如何做好人事檔案收集工作

王雅男

摘 要：近年來，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，對于人事檔案管理工作越來越重視。人事檔案管理工作質(zhì)量的高低直接影響一個企業(yè)發(fā)展速度的快慢，因此相關(guān)人員應(yīng)該要重視人事檔案材料的收集與鑒別工作。但是就現(xiàn)實而言，許多企業(yè)對人事檔案材料收集與鑒別工作重視度不足，再加上它對人力、物力的需求較大，短期管理效果不明顯，使得人事檔案材料收集與鑒定工作應(yīng)用范圍受到限制。在此狀況下，本文首先對人事檔案材料收集與鑒別工作的作用進行介紹，接著分析材料收集與鑒別過程中存在的問題，最后結(jié)合這些問題提出有針對性的建議，從而提升人事檔案材料的管理水平，保證材料的真實性和完善性，為企業(yè)今后的人事管理工作奠定良好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：人事檔案收集；措施

引言

做好人事檔案收集工作，不僅能夠為事業(yè)單位人才隊伍建設(shè)提供支撐材料，還能在服務(wù)地方經(jīng)濟發(fā)展上起到人員篩選作用。作為向社會提供公益性專業(yè)技術(shù)服務(wù)的組織，事業(yè)單位因人員崗位類型不同，使得在人事檔案收集工作中存在著苦樂不均的現(xiàn)象。具體而言，行政人員的崗位工作相對穩(wěn)定，所以在每年的檔案信息收集中也較為程式化。但對于專業(yè)技術(shù)人員而言，由于其直接面向社會專業(yè)技術(shù)服務(wù)，以及其工作和科研成果往往會參與社會評選，所以這就為人事檔案收集工作帶來了信息不對稱的影響。在這一影響因素作用下，對于技術(shù)人員的人事檔案收集工作時常陷入被動之中。最終，難以為單位、部門發(fā)展提供充分完整的支撐材料。

1人事檔案材料收集與鑒別的作用

第一，能夠確保人事檔案材料的完整性與真實性。人事檔案材料內(nèi)容復(fù)雜，需要管理人員對其進行核實，通過人事檔案材料收集與鑒別，剔除錯誤信息，補充和更新最新內(nèi)容，實現(xiàn)人事檔案材料的動態(tài)化管理，以滿足當(dāng)代企業(yè)人事檔案管理需求，為企業(yè)人才選拔與任用提供更為準(zhǔn)確的信息資料。第二，能夠更好為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。人事檔案材料收集與鑒別工作中，管理人員根據(jù)專業(yè)知識來對相關(guān)信息進行篩選，減少人事檔案材料管理中的不規(guī)范操作，幫助企業(yè)人事部門開展人事考核工作，以發(fā)揮出人事檔案材料管理的作用，提高企業(yè)的人才運用水平，更好為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

2事業(yè)單位人事檔案收集工作面臨的挑戰(zhàn)

2.1專業(yè)技術(shù)人員對檔案收集不重視

隨著事業(yè)單位分類改革序幕的拉開，不少專業(yè)技術(shù)人員與市場對接，直接參與到了企業(yè)技術(shù)服務(wù)之中來。同時，不少專業(yè)技術(shù)人員也以私人身份獲取了各類國家認證的職業(yè)資格證書。但部分專業(yè)技術(shù)人員因各種各樣的原因，不愿將上述真實情況匯總到每年所需提交的人事信息表中，從而就導(dǎo)致了人事檔案信息收集存在著缺失。以上從兩個方面所做的問題分析表明，制約事業(yè)單位人事檔案收集工作的原因需要從客觀和主觀等兩個層面來探尋。而在應(yīng)對挑戰(zhàn)時，則需要著力從破解主觀影響因素入手。

2.2不具備良好的檔案管理意識

目前我國的人才管理都是有專門的部門，配備專門的人員來負責(zé)。就我們個人而言，我們一生不太可能接觸到自己的檔案材料，而且就我國而言，我們對于檔案重要性的宣傳力度遠遠不夠。所以，我們有一大部分人沒有意識到檔案材料對于自己今后生活的重要性。這樣就造成了在我們的學(xué)習(xí)和工作中，對于自己的檔案缺少應(yīng)有的關(guān)注，重視程度低，沒有對檔案進行及時的保護和存放，從而導(dǎo)致我們對于自己的個人實際情況不了解，不能夠?qū)ψ约旱膶嶋H情況進行準(zhǔn)確的判斷。正是因為越來越多的人因為這種意識，所以對于自己的工作生活造成了不好的影響，這樣不僅耽誤了自己，也耽誤了別人。

3加強人事檔案材料收集的措施

3.1建立人事檔案管理機制

建立干部人事檔案收集歸檔溝通、聯(lián)系機制，切實提高材料收集歸檔效率。由于干部人事檔案收集歸檔工作涉及各個不同的干部人事管理部門，需要干部人事檔案管理部門和干部人事管理部門的協(xié)調(diào)合作才能完成。因此，檔案管理部門和人事管理部門之間的溝通、聯(lián)系就顯得尤為重要，但就目前來講干部人事檔案材料的收集歸檔工作開展情況來講，卻相差甚遠。為此，就干部人事檔案管理部門和人事管理部門必須通力合作，建立嚴密的干部人事檔案材料收集歸檔溝通、聯(lián)系機制。干部人事管理部門即干部人事檔案材料形成部門，應(yīng)及時按照干部人事檔案管理權(quán)限將形成的檔案材料移交到檔案管理部門，在材料形成1個月內(nèi)將材料及時移交，防止檔案材料的遺失；干部人事檔案管理部門則應(yīng)定期、不定期對干部人事管理部門形成的檔案材料進行催要，符合歸檔要求的檔案材料必須及時歸入本人檔案，1年內(nèi)將材料歸入檔案，2年內(nèi)打孔，裝訂入冊。

3.2加強對人事檔案宣傳工作的力度

我國之前對于檔案管理的宣傳力度一直不夠，所以我們必須要加強對檔案管理的宣傳力度，我們可以通過主要媒體帶動其他媒體的方式來對檔案進行宣傳，在主要媒體中大力宣傳檔案管理的重要性，可以拍一些關(guān)于重視檔案管理的宣傳片，請名人過來當(dāng)代言，發(fā)揮名人效應(yīng)。其次政府真正重視其檔案管理的重要性，發(fā)揮一帶一片政策，積極宣傳檔案管理的重要性。

3.3要提升對人事檔案材料收集與鑒別工作的認識

要想提高人事檔案材料收集與鑒別工作質(zhì)量，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員就要提高對該項工作的重視度，具體內(nèi)容如下：第一，要轉(zhuǎn)變對人事檔案材料收集與鑒別工作的認識。人事檔案材料收集與鑒別能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)人員明確干部人員的選拔，可以為企業(yè)挑選更多優(yōu)秀人才。重視該項工作，領(lǐng)導(dǎo)人員就要給予它更多的支持，提升人事檔案材料收集與鑒別人員的地位，成立專門的管理部門，激發(fā)工作人員的積極性，確保每項人事檔案材料信息的真實性，使其更好為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。第二，要加大對人事檔案材料收集與鑒別工作的資金投入。人事檔案材料收集與鑒別工作量非常大，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)加大對該項工作的投資，給予更多資金支持，為其建立現(xiàn)代化信息搜集與鑒別系統(tǒng)，減輕檔案材料管理人員壓力，科學(xué)糾正、更新人事檔案材料信息，以達到企業(yè)人事檔案管理目標(biāo)。

3.4調(diào)適對部門負責(zé)人年終績效考核的內(nèi)容

專業(yè)技術(shù)人員所在科室的負責(zé)人，不僅承擔(dān)著日常部門管理職責(zé)，還需要承擔(dān)對部門成員新增人事信息的把關(guān)職責(zé)。畢竟部門負責(zé)人從專業(yè)視角更能對新增人事信息的真?zhèn)芜M行評價。為了促使部門負責(zé)人切實履行職責(zé)，在對其所進行的年終考核中，應(yīng)通過調(diào)整考核內(nèi)容，來突出輔助人事檔案收集工作的重要性。最后強調(diào)，對人事檔案管理工作績效的評價，應(yīng)結(jié)合檔案管理目標(biāo)來展開。在新常態(tài)下，組織人事部門應(yīng)在黨委的領(lǐng)導(dǎo)下完備評價指標(biāo)，完備的重點應(yīng)放在對人事檔案管理功能的實現(xiàn)程度上。由此，這里需要建立組織人事部門、其他業(yè)務(wù)部門、黨委等三方參與下的評價模式，并增大其他業(yè)務(wù)部門在評價中的權(quán)重。

結(jié)語

綜上所述，企業(yè)在對認識檔案材料進行籌集與鑒別時，應(yīng)從實際狀況出發(fā)，制定出比較完善的方案，提高所收集材料信息的真實性與有效性，增強鑒別能力，這樣才能為今后企業(yè)檔案管理工作奠定良好基礎(chǔ)。首先相關(guān)人員應(yīng)提升對認識檔案材料收集與鑒別工作的認識，積極做好認識檔案材料信息收集與更新工作，及時發(fā)現(xiàn)檔案材料中的問題并彌補，從而確保人事檔案材料的完整性。其次要加強對人事檔案材料收集與鑒別工作的監(jiān)督，減少檔案管理中的失誤，提升檔案管理質(zhì)量，為企業(yè)今后的發(fā)展提供良好幫助。最后要提升企業(yè)人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，采取有效手段對檔案材料進行收集與鑒別，使其更好為企業(yè)管理服務(wù)。

參考文獻

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（作者單位：大慶中藍石化有限公司）