論新形勢(shì)下鐵路企業(yè)檔案信息化建設(shè)

李曉維

摘 要：作為鐵路企業(yè)，鐵路檔案是保留鐵路建設(shè)中的文字、圖表、聲像等歷史真跡，是鐵路規(guī)劃、維修、監(jiān)督、保養(yǎng)、改建的重要依據(jù)。特別是我國(guó)全面進(jìn)入新時(shí)代的今天，鐵路檔案的使用率將會(huì)逐漸增多，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需求。因此，鐵路檔案管理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，按照新時(shí)代發(fā)展的需要，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案全面信息化管理，這樣便于檔案的收集、保存與使用，為企業(yè)的發(fā)展提供更多的理論依據(jù)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

關(guān)鍵詞：鐵路檔案；信息化建設(shè)

鐵路檔案作為我國(guó)鐵路企業(yè)發(fā)展的歷史憑證，有著自身的特點(diǎn)和作用。唯有將鐵路檔案妥善地保存與管理，才能為鐵路工程未來(lái)的發(fā)展和我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)提供參考和借鑒。但是隨著鐵路工程的不斷發(fā)展，鐵路檔案也日益增多，傳統(tǒng)的鐵路檔案工作已經(jīng)難以滿足新時(shí)代的需求。在此，筆者就鐵路檔案信息化建設(shè)作一簡(jiǎn)單分析，以期與廣大同仁探討交流。

一、鐵路檔案信息化管理的現(xiàn)狀分析

鐵路檔案管理要適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展和需要，要在加強(qiáng)信息化管理上不斷提升為社會(huì)服務(wù)的能力。近年來(lái)，陜西城際鐵路加強(qiáng)并大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，但是在現(xiàn)實(shí)工作中，要以電子文件的形式逐步取代紙質(zhì)文件需要逐步推進(jìn)和過(guò)度，需要新的理念，需要思維轉(zhuǎn)變，需要能力提升。特別是隨著科技和網(wǎng)絡(luò)、wifi的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等出現(xiàn)之后，我們的檔案管理工作出現(xiàn)了新的變化，這樣一些文件往往都是以機(jī)讀文件形態(tài)存在，需要管理人員提供電腦空間，分門別類，規(guī)范信息的存儲(chǔ)路徑和存儲(chǔ)空間，并備份重要的數(shù)據(jù)，使檔案的系統(tǒng)性、真實(shí)性和價(jià)值性充分體現(xiàn)出來(lái)，以更好地為單位提供幫助。但在現(xiàn)實(shí)中，由于檔案管理人員的文化水平，性格等殘次不齊，個(gè)別企業(yè)還是以紙質(zhì)檔案管理為主，缺少檔案信息電子化意識(shí)，更談不上大數(shù)據(jù)和云計(jì)算，勢(shì)必增加了信息化管理的難度。

二、鐵路檔案信息化建設(shè)對(duì)策分析

近幾年，隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，鐵路檔案管理的信息化大幅度提升，但是如何讓信息化管理更科學(xué)、合理，使其發(fā)揮更大的效用呢？這就需要我們思考管理方式和對(duì)其有效性進(jìn)行探討。

1.徹底轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)重視程度。鐵路建設(shè)部門和管理人員需要轉(zhuǎn)變觀念，重視鐵路檔案的管理工作，積極履行職責(zé)，實(shí)現(xiàn)鐵路檔案的信息化建設(shè)管理。鐵路檔案管理部門可以利用一切平臺(tái)和機(jī)會(huì)，宣傳檔案管理的重要性及相關(guān)的法律政策，培養(yǎng)管理人員的“四個(gè)意識(shí)”，增強(qiáng)他們對(duì)于工作的重視程度。為了提高工作效率，工作人員要不斷學(xué)習(xí)新的模式和新的理念，不能因循守舊，停滯不前，要及時(shí)了解檔案管理的最新進(jìn)展與需求，積極改進(jìn)完善，爭(zhēng)取最大程度地建立完善的鐵路檔案信息化建設(shè)管理體系?，F(xiàn)在在我們鐵路企業(yè)，以前很注重紙質(zhì)檔案的收集、整理，在檔案管理方面注意完善資料的接收、整理與管理體系?，F(xiàn)在企業(yè)更加注重查找和檢索體系的完善，不僅讓領(lǐng)導(dǎo)清楚企業(yè)內(nèi)檔案的管理和利用情況，更能讓鐵路工程的建設(shè)、安排更加合理。

2.加強(qiáng)鐵路檔案信息庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。要完成鐵路檔案的信息化建設(shè)管理，就必須實(shí)行檔案信息數(shù)字化建設(shè)。首先，要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)儲(chǔ)存模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募鏅n。電子文檔解決了紙張占地大、記得少、尋找起來(lái)繁瑣、工作效率低的缺點(diǎn)，更為省時(shí)和方便。其次，要建立鐵路檔案的信息庫(kù)，滿足信息資源方面的需求，及時(shí)制定出解決實(shí)際問(wèn)題的措施，通過(guò)及時(shí)補(bǔ)充、更新、維護(hù)數(shù)據(jù)信息庫(kù)，完善資料的接收整理體系。其次，在現(xiàn)代科技條件下，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)，在實(shí)行安全維護(hù)的條件下實(shí)現(xiàn)信息資源共享，建立項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)。這樣獲取信息的渠道逐漸擴(kuò)大，有利于自身的改進(jìn)完善，也能讓社會(huì)加深對(duì)鐵路建設(shè)的進(jìn)一步了解，提升信賴度和滿意度，對(duì)于廉潔高效，提升優(yōu)質(zhì)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)建設(shè)目標(biāo)具有重要意義。

3.健全規(guī)章制度，完善鐵路檔案管理機(jī)制。在運(yùn)行鐵路檔案信息化建設(shè)與管理的同時(shí)，要注重安全的管理機(jī)制，健全并且嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，提高鐵路數(shù)字化的可靠性與安全性。比如檔案室開(kāi)展經(jīng)常性的“行風(fēng)行紀(jì)”教育，要求全體執(zhí)法人員嚴(yán)格執(zhí)行“十項(xiàng)禁令”，杜絕執(zhí)法人員違紀(jì)行為的發(fā)生，一個(gè)優(yōu)良的管理體系、嚴(yán)格的法規(guī)與執(zhí)法是不可或缺的。鐵路檔案的管理部門可以按照《檔案文件整理規(guī)則》等一些規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)鐵路檔案管理機(jī)制的優(yōu)化。對(duì)于檔案資料的接收、編目、保管、電子文檔的錄入、檢測(cè)、保存、維護(hù)、利用等方面都要進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定。對(duì)于已經(jīng)存儲(chǔ)好的電子文檔要重視安全管理機(jī)制，保證其完整性和真實(shí)有效性。同時(shí)，要建立一定的獎(jiǎng)懲制度，規(guī)范執(zhí)法行為，提升執(zhí)法形象，讓檔案管理人員能夠樹(shù)立起責(zé)任意識(shí)和大局意識(shí)。另外，不斷摸索新的管理模式，對(duì)于實(shí)現(xiàn)鐵路檔案信息化建設(shè)以及管理體系的進(jìn)一步提升都有著重要作用。

4.不斷提升管理人員的綜合素質(zhì)。我們鐵路企業(yè)一直以“內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)、外樹(shù)形象”為根本，積極開(kāi)展培訓(xùn)教育，全面提升職工素質(zhì)，熟練掌握法律法規(guī)業(yè)務(wù)知識(shí)，努力建設(shè)成為民服務(wù)的優(yōu)秀部門，因?yàn)楣芾砣藛T的素質(zhì)直接影響到一個(gè)部門的優(yōu)劣。為實(shí)現(xiàn)鐵路檔案的數(shù)字化建設(shè)，管理人員要在舊有的知識(shí)上，還要掌握信息科技技術(shù)，熟練使用現(xiàn)代通訊設(shè)備對(duì)資料檔案庫(kù)進(jìn)行及時(shí)修整和維護(hù)。因此，管理部門要重視對(duì)管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，通過(guò)培訓(xùn)工作，讓管理人員掌握專業(yè)技能和業(yè)務(wù)知識(shí)，培養(yǎng)他們對(duì)于檔案管理事業(yè)的熱愛(ài)。加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技能的培訓(xùn)與考核，包括信息掃描錄入，網(wǎng)絡(luò)資源共享等，進(jìn)一步提升管理人員的專業(yè)化素質(zhì)和信息化水平。同時(shí)，通過(guò)賞罰分明制度，調(diào)動(dòng)管理人員的積極性，培養(yǎng)責(zé)任感以及嚴(yán)謹(jǐn)性，為鐵路檔案信息化建設(shè)管理提供后備力量。另外，鐵路檔案管理還要注意與其他兄弟單位進(jìn)行資源共享。因此，我們要不斷提高現(xiàn)代化管理與使用的能力，能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)化檔案、網(wǎng)絡(luò)化管理，在與兄弟單位交流、互建中實(shí)現(xiàn)資源信息共享、共同提高，共同為鐵路建設(shè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

總之，鐵路事業(yè)與人們的生活出行已經(jīng)密不可分，社會(huì)對(duì)鐵路企業(yè)的檔案管理也提出了新的要求和新的任務(wù)，鐵路檔案的信息化建設(shè)管理已迫在眉睫，也是發(fā)展的必然趨勢(shì)。為此，作為鐵路企業(yè)檔案管理人員，要提高自身素質(zhì)，及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，在實(shí)踐中不斷發(fā)展和完善，以制度化、規(guī)范化進(jìn)行操作和管理。

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（作者單位：陜西城際鐵路有限公司）