新時期基層醫(yī)院檔案管理的思考

陳玲 董國彩

摘 要 醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財富。在日常檔案工作中，要加強(qiáng)各部門的歸檔意識，檔案管理人員要做到精心編制歸卷目錄，增強(qiáng)檔案規(guī)范意識以及責(zé)任意識。當(dāng)前，在信息化建設(shè)和醫(yī)療技術(shù)快速發(fā)展的影響下，醫(yī)院檔案管理工作被賦予了新的內(nèi)涵，因此，醫(yī)院檔案工作應(yīng)適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的要求，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，更好地為新時期醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院 檔案管理 問題與對策

中圖分類號：R197.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

0前言

醫(yī)院在從事各種活動及工作中所形成的存在保存價值的文件、圖表及聲像等多種形式的載體文件資料就是醫(yī)院檔案，醫(yī)院檔案是管理人員和醫(yī)務(wù)工作者的勞動、智慧結(jié)晶，是醫(yī)院極為寶貴的無形資產(chǎn)。增強(qiáng)對醫(yī)院檔案的管理力度，有助于維護(hù)醫(yī)院的歷史，確保醫(yī)院可持續(xù)、健康發(fā)展。

1醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

（1）檔案管理投入不足，水平不高。檔案不會產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)施規(guī)范化管理就要有相對的投入，目前醫(yī)院多存在投入不足的情況，基于有效資金的利用，只能投入在可產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益的項(xiàng)目方面，因此造成短時間內(nèi)醫(yī)院的資金難以應(yīng)用在檔案管理方面，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)、規(guī)范、科學(xué)化。伴隨著計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，醫(yī)院的檔案管理手段得到了提升，但有些醫(yī)院的現(xiàn)代化管理水平相對較低，檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)備條件較簡陋、條件差，造成檔案資料的老化、霉化，導(dǎo)致信息的有效利用受到影響。

（2）輕視檔案管理工作，沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，未能認(rèn)識其存在的價值，缺乏有效管理機(jī)制，定制醫(yī)院的管理規(guī)劃時未能充分考慮檔案設(shè)備管理、投入、配置等，造成檔案管理水平無法適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展。

（3）檔案管理工作效率低下。檔案管理職能部門或兼職管理檔案的人員積極性不高，對醫(yī)院檔案管理工作的知識及制度不能正確認(rèn)識，檔案管理者自身的綜合素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，沒能及時補(bǔ)充、掌握新知識，采用傳統(tǒng)的管理方法，造成檔案管理工作開展效率低下。

（4）電子檔案管理缺失。沒有定制一套系統(tǒng)的電子檔案管理規(guī)范，一些音視頻、文書格式的電子檔案管理不符合要求；缺乏電子檔案的認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，隨意更改辦公系統(tǒng)上的文件資料，影響了電子檔案信息的真實(shí)性；沒能做好電子檔案光盤、軟盤的保護(hù)工作，造成存儲文件損壞，丟失電子檔案信息。

2新時期醫(yī)院檔案管理的改革措施

2.1創(chuàng)新觀念，采用現(xiàn)代化管理理念

科學(xué)的檔案管理理念對于現(xiàn)代醫(yī)院的檔案信息利用意義重大，現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作開展面臨著信息技術(shù)應(yīng)用、電子檔案形式、新型檔案載體保管方式等多方面挑戰(zhàn)，要求檔案管理工作者要充分完善個人綜合素質(zhì)，不斷進(jìn)行創(chuàng)新，以全新的觀念迎接挑戰(zhàn)，突破傳統(tǒng)封閉思想束縛，從手工型向現(xiàn)代化管理形勢轉(zhuǎn)變。對阻礙檔案管理工作開展的舊制度進(jìn)行完善改革，促進(jìn)檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用，全面提升工作效率、效益。

2.2創(chuàng)新檔案管理途徑

為適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院對檔案信息管理發(fā)展的要求，在傳承醫(yī)院檔案管理科學(xué)方法的同時，還應(yīng)積極采用國內(nèi)外先進(jìn)的管理方式，應(yīng)用現(xiàn)代化信息管理技術(shù)。主要創(chuàng)新途徑有：（1）創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作模式。檔案材料里面記錄的內(nèi)容密切關(guān)系到檔案的利用效果，因此醫(yī)院需要組建專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，聘用專業(yè)人員對檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的科學(xué)化管理，確保檔案資料的完整性；另外還應(yīng)在確保檔案管理工作正常有效開展基礎(chǔ)上推進(jìn)信息化管理，采用條碼取代編號，提升檔案管理工作實(shí)施效率及工作質(zhì)量。（2）創(chuàng)新檔案管理工作方式。①引進(jìn)ISO9000質(zhì)量管理體系。檔案室是醫(yī)院的一個重要組成部門，也應(yīng)該參與質(zhì)量管理體系建設(shè)當(dāng)中，編制出科學(xué)合理的質(zhì)量體系文件及融合標(biāo)準(zhǔn)，定期接受內(nèi)審及外審，促使檔案管理工作的開展更加科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。②完善管理制度。伴隨信息時代的快速發(fā)展，需要改革并完善醫(yī)院的檔案管理制度，定制并完善管理檔案的實(shí)施制度；明確檔案管理工作人員的崗位職責(zé)；定制醫(yī)院檔案管理實(shí)施辦法；完善檔案管理的收集、整理、保管、利用、保密、銷毀、補(bǔ)充修改、鑒定等多項(xiàng)制度，將其納入工作日程，促進(jìn)醫(yī)院檔案制度化、規(guī)范化管理的發(fā)展。③實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。利用紙質(zhì)檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)信息化管理；應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)技術(shù)，統(tǒng)一管理檔案信息，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代技術(shù)、檔案管理手段的同步發(fā)展；構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)和服務(wù)平臺；積極構(gòu)建各類多媒體數(shù)據(jù)庫，發(fā)展檔案資源共享，提升現(xiàn)代化管理水平。

2.3創(chuàng)新服務(wù)方式

對醫(yī)院檔案管理服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的價值作用，促使其轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)社會經(jīng)濟(jì)效益。醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)型，積極拓寬服務(wù)范圍、領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)服務(wù)方式的創(chuàng)新化管理，發(fā)揮檔案信息的資源作用。（1）拓寬服務(wù)范圍。充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，以多途徑、多渠道方式對醫(yī)院檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)，構(gòu)建醫(yī)院檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)施網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)。依據(jù)社會需求發(fā)展形勢，擺脫業(yè)務(wù)觀點(diǎn)，利用檔案資源，從多層次、多角度為患者、社會公眾和醫(yī)務(wù)人員服務(wù)。（2）提高檔案利用價值。檔案管理工作在向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型期間，傳統(tǒng)檔案和現(xiàn)代檔案服務(wù)間是“相輔相依”的服務(wù)方式，它們之間存在著密切的互補(bǔ)性，所以醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)依據(jù)發(fā)展趨勢，對傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式進(jìn)行優(yōu)化，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理服務(wù)方式的創(chuàng)新發(fā)展。

2.4注重特定時期的醫(yī)院檔案管理

特定時期形成的醫(yī)院檔案，能夠反映醫(yī)院的改革發(fā)展轉(zhuǎn)折點(diǎn)、閃光點(diǎn)等，對這些檔案進(jìn)行針對性的收集、整理、保管，有助于醫(yī)院歷史順延，改革醫(yī)院體制，調(diào)動醫(yī)院員工的向心力等。

3結(jié)語

檔案管理工作是醫(yī)院各項(xiàng)工作開展的基礎(chǔ)前提和連接紐帶，醫(yī)院發(fā)展建設(shè)過程中應(yīng)充分認(rèn)識檔案管理工作開展的重要性及作用?，F(xiàn)代醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)對檔案管理的內(nèi)涵充分、準(zhǔn)確地認(rèn)識，積極應(yīng)用新技術(shù)、新方法，大膽嘗試、積極創(chuàng)新，確保醫(yī)院的檔案管理工作得以全面、有效開展，實(shí)現(xiàn)更高的經(jīng)濟(jì)、社會效益。

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