新形勢下大學(xué)檔案管理工作的變化分析

王瑞

摘 要：隨著社會的不斷進(jìn)步，大學(xué)管理工作日漸嚴(yán)格，大學(xué)檔案管理是最容易被忽略的問題，應(yīng)當(dāng)引起工作人員的重視，為了使大學(xué)檔案管理能夠適應(yīng)時代的發(fā)展，就需要加強(qiáng)信息化建設(shè)。本文全面分析了大學(xué)檔案管理工作的特征、改革及其重要性。

關(guān)鍵詞：檔案管理；管理重要性；工作改革

一、檔案管理工作的特征

在我國，檔案工作是一項具有國家規(guī)模的事業(yè)。檔案工作的目的就是要在統(tǒng)一管理國家檔案的原則下建立國家檔案制度，科學(xué)地管理這些檔案，以便于國家機(jī)關(guān)工作和科學(xué)研究工作的利用。管理檔案是一項專門職業(yè)，與其他職業(yè)的特殊要求不同，檔案管理職業(yè)的特點是由檔案工作的性質(zhì)和任務(wù)所決定的。主要包括以下幾個方面。

1.工作內(nèi)容的專業(yè)性

管理檔案工作有自身的規(guī)律還有專門的原則、理論和方法，并且包含許多的職業(yè)技術(shù)規(guī)范。檔案工作要依據(jù)科學(xué)的理論原則，采取科學(xué)的技術(shù)方法，對檔案做好整理，要對檔案采取安全保護(hù)措施，不能向外泄露。管理檔案的每個環(huán)節(jié)都要遵守檔案的客觀規(guī)律，運用科學(xué)的方法和原則。

2.對人類歷史的傳承性

檔案是一種歷史文化遺產(chǎn)，是對人類各種活動的記錄，是人類文明和文化的基礎(chǔ)。世界不能沒有檔案，否則會沒有記憶、沒有文化，這樣的世界是不完整的。

3.產(chǎn)生效益的間接性

管理檔案工作雖然不能直接創(chuàng)造物質(zhì)財富，但是可以通過向社會傳達(dá)檔案信息，以間接的形式來推動生產(chǎn)力的發(fā)展和社會進(jìn)步。

二、新形勢下檔案管理工作對大學(xué)檔案管理的重要性

大學(xué)檔案是對不同時期工作的真實記錄，又是學(xué)校未來發(fā)展決定性因素之一。新形勢下，檔案管理環(huán)節(jié)、技術(shù)、理論都在發(fā)生變革，大學(xué)檔案管理也必須跟上時代的腳步。每個大學(xué)在不同時期的關(guān)鍵信息都是由檔案記錄的，檔案見證了學(xué)校的發(fā)展，檔案館也是一個學(xué)校的重要組成部分。

高校檔案管理工作的內(nèi)容復(fù)雜、工作量大。傳統(tǒng)高校檔案幾乎都是紙質(zhì)文件，在查詢的時候需要按目錄查詢，收藏起來也比較困難，這樣既浪費時間也浪費人力。信息化檔案管理由此而生，其利用已有信息技術(shù)構(gòu)建一個檔案管理系統(tǒng)，讓學(xué)校管理人員能更好地查詢學(xué)校的財務(wù)、教學(xué)、出版等相關(guān)內(nèi)容，省時省力。新形勢下的檔案管理工作十分重要，不同于以往的傳統(tǒng)模式，用電子方式記錄大學(xué)檔案，方便觀看、查閱。隨著大學(xué)檔案的逐年增多，出現(xiàn)了新形式的管理模式，檔案資源雖然呈遞增趨勢，并且有些資源中還存在大量的結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，但在新形勢的管理模式下，這些問題都會迎刃而解。

三、新形勢下大學(xué)檔案管理工作的改革

學(xué)校檔案是學(xué)校光榮歷史的記載，可以增加全體師生的自豪感和榮譽(yù)感。每一位教師的工作經(jīng)驗、工作總結(jié)都匯聚在檔案里。不論任何時候，人的管理都是管理的核心，當(dāng)檔案被賦予了歷史價值時，就顯得彌足珍貴。

隨著教育的深入改革，對學(xué)校管理水平的要求越來越高。管理工作的改革不是一天兩天就可以結(jié)束的，管理要走出新路子、邁向科學(xué)化，還要形成自己的風(fēng)格。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)滿足不了大眾的需求，在新形勢下，大學(xué)都應(yīng)該讓檔案管理信息化。因為計算機(jī)的記憶容量是人腦的幾百倍甚至幾千倍，應(yīng)用起來更準(zhǔn)確，效率也更高。

計算機(jī)管理的特色就是范圍廣，信息更及時、準(zhǔn)確。以往人們查詢檔案必須找到專門管理檔案的人，而現(xiàn)在有了計算機(jī)，人們可以隨時查到自己所需要的資料，并且查詢的范圍也更廣了。對于電子檔案的管理，國家也有相應(yīng)的規(guī)范。學(xué)校要與國家保持一致，制訂合理的大學(xué)檔案管理的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，提高學(xué)校的管理水平及服務(wù)水平。對于大學(xué)內(nèi)需要高度保密的文件檔案，管理工作者一定要做好標(biāo)識，嚴(yán)防泄密。而對于需要廣大師生了解的知識文化要放開，以開放的心態(tài)傳播優(yōu)秀文化。電子檔案雖沒有紙質(zhì)檔案難管理，但對管理工作者還是有一定要求和標(biāo)準(zhǔn)的。檔案管理工作者要時刻牢記自己的責(zé)任與職責(zé)。

四、結(jié)語

學(xué)校管理工作是由多方面組成的，大學(xué)檔案管理就是其中不可或缺的一部分，檔案管理工作者要加強(qiáng)檔案管理工作的及時性、準(zhǔn)確性，提高大學(xué)檔案管理水平，推動大學(xué)各個工作的開展?？傊?，在信息高速發(fā)展的今天，大學(xué)檔案管理工作的改革迫在眉睫。所以，高校要制訂合理的策略推進(jìn)改革，提高檔案安全性，以期更好地服務(wù)校內(nèi)廣大師生。

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（責(zé)任編輯：莊 源 王 瑜）