檔案管理要點(diǎn)淺析

荀景貴

檔案作為一種重要的社會(huì)資源，對(duì)于促進(jìn)和保證生產(chǎn)生活有著巨大的作用，并因此受到社會(huì)各界的重視。面對(duì)新的形勢(shì)和任務(wù)，作為檔案管理人員必須認(rèn)識(shí)到肩上的責(zé)任和承擔(dān)的義務(wù)。本文試對(duì)檔案管理要點(diǎn)進(jìn)行分析，希望對(duì)同行發(fā)揮一定的借鑒作用。

近年來，科學(xué)技術(shù)取得飛速發(fā)展，社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入到信息時(shí)代。這給檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。作為一種重要的社會(huì)信息資源，檔案資源在管理上，也應(yīng)該更好地利用信息技術(shù)來抓好管理，重點(diǎn)應(yīng)做好以下內(nèi)容。

1 管理思想要做到標(biāo)準(zhǔn)化

1.1 什么是檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，其實(shí)質(zhì)上就是要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，就要建立起符合當(dāng)代檔案管理要求的信息網(wǎng)絡(luò)，應(yīng)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案，實(shí)現(xiàn)高效準(zhǔn)確進(jìn)行檔案管理。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，必須打牢每一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)，最大限度地避免出內(nèi)容上的混亂，系統(tǒng)上的不協(xié)調(diào)、設(shè)備方面的不配套。這對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案局管理的現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化來說，都是非常重要的先決條件和基礎(chǔ)之一。只有真正落實(shí)了檔案管理方面的標(biāo)準(zhǔn)化措施，才能真正發(fā)揮檔案服務(wù)于社會(huì)各界的作用，使服務(wù)質(zhì)量滿足各方要求，達(dá)到減少資源投入，實(shí)現(xiàn)效益最佳化和最大化的目的。

1.2 檔案管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化要求的工作要點(diǎn)。要使檔案管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化要求，應(yīng)該主要做好以下工作。一是做好以專業(yè)為分類依據(jù)的分類存檔，進(jìn)而按照科學(xué)化分類辦法和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)做好分類存檔，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化：二是結(jié)合自身工作實(shí)際，并結(jié)合檔案管理實(shí)際特點(diǎn)，按照便于使用現(xiàn)代化設(shè)備操作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔：三是根據(jù)文字及音像材料形式的不同，以形式、時(shí)間等要素，進(jìn)行分析，并按相關(guān)規(guī)定確定的保管期限做好立卷歸檔工作。

2 要努力達(dá)到信息資源數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的管理效果

2.1 信息資源數(shù)字化檔案管理的重要意義。信息時(shí)代，檔案信息資源的最終目標(biāo)是數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。它不但是新的時(shí)期檔案管理工作在發(fā)展上的必然方向和趨勢(shì)，也對(duì)未來的檔案管理工作產(chǎn)生著深遠(yuǎn)的影響。因此，作為檔案管理單位，可以將檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ)，并提供與之配套的網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)，還可以提供其他類型的遠(yuǎn)程式信息查詢，以實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)化共享速度和質(zhì)量。

2.2 信息資源數(shù)字化檔案管理有效措施。這方面，可以采取以下措施：檔案管理部門首先按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)備要求，建立起符合高效和保密基本要求的局域網(wǎng)系統(tǒng)，其他相關(guān)部門依據(jù)檔案不同內(nèi)容與形式對(duì)檔案進(jìn)行分類后做好數(shù)字化處理，在此基礎(chǔ)上，形成電子檔案的信息資源，并對(duì)其進(jìn)行建檔和儲(chǔ)存：隨后，由檔案部門統(tǒng)一規(guī)劃所有的資源，最終完成數(shù)字化檔案的核心工程系統(tǒng)的全部建設(shè)任務(wù)。其優(yōu)點(diǎn)在于可有效節(jié)約人力和物力資源，提升用戶檢索效率，同時(shí)，也保護(hù)了檔案原貌，有效保護(hù)了檔案原件。

3 實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化具體要求

3.1 檔案管理服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化重要意義。長(zhǎng)期以來，檔案管理由于體制上的原因，一直基本處于封閉狀態(tài)。而且，從立卷方法和原則上看，多是吸收和沿襲其他發(fā)達(dá)國家在檔案管理方面的經(jīng)驗(yàn)，并進(jìn)一步結(jié)合了自身的特點(diǎn)?？傮w來看，盡管這套長(zhǎng)期沿用的方法可以實(shí)現(xiàn)有效地概括檔案文件的各方面的特點(diǎn)，可以有效保護(hù)檔案相關(guān)文件之間的密切聯(lián)系，在便于查找和利用方面具有明顯性優(yōu)勢(shì)，但與現(xiàn)代社會(huì)對(duì)信息量要求大和速度快的要求相比，難以滿足實(shí)際需要。而且，現(xiàn)代化檢索技術(shù)是在不斷完善的，這種傳統(tǒng)和固有的方法及要求，明顯較為繁雜，應(yīng)采更先進(jìn)更現(xiàn)代化的方法對(duì)其進(jìn)行取代。這種方法，主要就是要用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)更加快捷地完成此項(xiàng)工作。

此外，由于檔案種類不同，如文書檔案和人事檔案，其管理部門是不同的，造成檔案部門難以在文件成檔初始階段將其轉(zhuǎn)化，難以實(shí)現(xiàn)及時(shí)的開發(fā)利用。從現(xiàn)代檔案管理的整個(gè)體系的要求來說，要求的是，文件形成初期就應(yīng)使用計(jì)算實(shí)現(xiàn)有機(jī)性聯(lián)系，并按其處理方法將檔案分成若干個(gè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)處理，并按統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行處理，再通過子系統(tǒng)當(dāng)中的逐次分類技術(shù)，使其成為可在網(wǎng)上共享的檔案信息。因此，只有真正使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，才能使檔案利用的時(shí)效得以有效提高。

3.2 檔案管理工作實(shí)現(xiàn)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)采取的措施。主要應(yīng)做到以下幾點(diǎn)。一是檔案管理部門要同時(shí)加強(qiáng)信息資源的收集和共享，實(shí)現(xiàn)檔案資源多種形式的快速傳導(dǎo)，將工作重點(diǎn)實(shí)現(xiàn)自文件管理向整體信息的科學(xué)規(guī)范儲(chǔ)存和開發(fā)的漸進(jìn)式轉(zhuǎn)移：二是充分發(fā)揮已經(jīng)利用計(jì)算機(jī)加工形成后的各種文獻(xiàn)，建立便于快速查詢的檔案信息管理數(shù)據(jù)庫，以網(wǎng)絡(luò)為渠道，向有需求的用戶順暢傳輸，使檔案管理部門實(shí)現(xiàn)自管理型部門向服務(wù)型部門的轉(zhuǎn)變；三是立足于現(xiàn)有條件，做好檔案管理對(duì)象的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)管理工作方向轉(zhuǎn)變，即：變單一的文件管理和收集為多元化電子檔案收集。

4 結(jié)語

綜合以上所述，檔案管理工作是一項(xiàng)利國利民的工作。特別是新的歷史時(shí)期，檔案管理工作更是面臨著新壓力新挑戰(zhàn)與新機(jī)遇。因此，我們應(yīng)該根據(jù)檔案管理的實(shí)際，牢牢抓住其基本特點(diǎn)，并立足于長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，進(jìn)一步提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，使這項(xiàng)利國利民的事業(yè)做得更好，更好地發(fā)揮其作用。