關(guān)于高校智慧校園業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造的研究

陸 棟

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關(guān)于高校智慧校園業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造的研究

陸 棟

（無(wú)錫南洋職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 無(wú)錫 214000）

隨著智慧校園研究工作的深入開展，傳統(tǒng)管理模式的不足逐漸暴露出來(lái)，這對(duì)推動(dòng)高校智慧校園業(yè)務(wù)流程上的完善與優(yōu)化提供了巨大的幫助。本文分析了高校中的人力資源管理和校園資產(chǎn)管理兩方面的業(yè)務(wù)流程，提出一些具體的優(yōu)化再造方法，希望有助于后期研究工作的進(jìn)一步展開。

高校智慧校園；業(yè)務(wù)流程；優(yōu)化再造

0 引言

過(guò)去的業(yè)務(wù)流程在高校管理中雖已取得了較好的應(yīng)用效果，但隨著高校學(xué)生的大量擴(kuò)招，傳統(tǒng)模式已無(wú)法滿足日漸增長(zhǎng)的高校管理需求。為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，各大高校在科學(xué)技術(shù)的推動(dòng)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)深入應(yīng)用下，從教學(xué)模式、受教育者的管理方式等方面開始了更高層次的創(chuàng)新與調(diào)整，針對(duì)性地優(yōu)化智慧校園內(nèi)的業(yè)務(wù)流程，這對(duì)高校更好的適應(yīng)未來(lái)的發(fā)展具有著重要的意義[1]。

1 概況

1.1 業(yè)務(wù)流程

20世紀(jì)末，業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化再造方面被美國(guó)邁克爾·哈默與錢皮教授再次釋讀，他們通過(guò)企業(yè)中應(yīng)用的業(yè)務(wù)流程再次深入思考和設(shè)計(jì)，推動(dòng)其中的資金成本、服務(wù)功能、質(zhì)量效果、發(fā)展速度等出現(xiàn)較明顯的改善，將不同的輸入信息資源轉(zhuǎn)化成對(duì)顧客具有一定價(jià)值的輸出活動(dòng)，這對(duì)現(xiàn)代企業(yè)面臨的顧客為上、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)、發(fā)展變化環(huán)境有著更好的適應(yīng)能力[2]。目前，業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的進(jìn)程演變依次為流程的改進(jìn)、再造、管理、治理四項(xiàng)。如表1所示。

表1 業(yè)務(wù)流程管理優(yōu)化的變遷

Tab.1 Changes of business process management optimization

1.2 高校業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

傳統(tǒng)的高校業(yè)務(wù)流程中，內(nèi)部管理模式的實(shí)際辦公效率大大限制了整個(gè)高校的服務(wù)質(zhì)量，這就對(duì)高校業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化再造也提出了必然的要求。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推廣下，院校內(nèi)的業(yè)務(wù)活動(dòng)已經(jīng)開始廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)。但需要注意的。校園業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化再造，必須堅(jiān)持現(xiàn)代管理理念、應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和強(qiáng)化市場(chǎng)管理機(jī)制，立足于智慧校園的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化再造業(yè)務(wù)流程體現(xiàn)出較強(qiáng)的組織性和目的性，同時(shí)注重高校流程設(shè)計(jì)最初的目的[3]，實(shí)現(xiàn)各大高校內(nèi)財(cái)務(wù)成本、服務(wù)質(zhì)量、行政成本的高標(biāo)準(zhǔn)，從而推動(dòng)高校業(yè)務(wù)流程成功 變革。

各大高校推行業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，應(yīng)以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理的持續(xù)穩(wěn)定、高效率工作為根本宗旨，規(guī)避高校管理者的權(quán)責(zé)不明、執(zhí)行力差、互相推諉等工作性問(wèn)題。在高校運(yùn)行過(guò)程中，管理者應(yīng)堅(jiān)持良好的業(yè)務(wù)流程管理理念。高校校園業(yè)務(wù)流程管理區(qū)別于一般的企業(yè)管理，它的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化涉及到不同的節(jié)點(diǎn)，只有通過(guò)整合業(yè)務(wù)流程，建立全新的設(shè)計(jì)方案，保障管理工作的順暢運(yùn)行和工作效率的穩(wěn)定提升，才能真正體現(xiàn)出高校服務(wù)功能的高質(zhì)量，滿足現(xiàn)代高校綜合競(jìng)爭(zhēng)力的提升和管理模式的優(yōu)化要求。

2 高校業(yè)務(wù)流程中的不足

2.1 業(yè)務(wù)流程權(quán)責(zé)不明

高校管理中的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程是依照崗位職能來(lái)具體劃分的，各大高校的管理組織將學(xué)籍管理、課程管理向下劃分，其中參與的管理者和執(zhí)行者以多點(diǎn)式接觸方式來(lái)推行工作[4]。業(yè)務(wù)流程推行的具體指令內(nèi)容較多，工作人員必須以指令性要求為準(zhǔn)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程的不明確，直接體現(xiàn)出高校管理的權(quán)責(zé)不明，面臨問(wèn)題就扯皮推諉。

2.2 大量非增值活動(dòng)流程的存在

以職能性來(lái)劃分業(yè)務(wù)流程存在一定的科學(xué)合理性，實(shí)踐管理工作在調(diào)整過(guò)程中，必然導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程的重復(fù)冗雜，出現(xiàn)一些無(wú)意義的活動(dòng)。依據(jù)業(yè)務(wù)流程概念，這類非增值性流程活動(dòng)在管理業(yè)務(wù)方面產(chǎn)生的效果微乎其微[5]。另一方面，業(yè)務(wù)流程的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)冗雜，逐級(jí)上報(bào)工作進(jìn)展，大大延遲了業(yè)務(wù)的開展速率，使整個(gè)管理業(yè)務(wù)的效率受到很大程度的限制（如圖1）。

2.3 信息化戰(zhàn)略不完善

各大高校在長(zhǎng)時(shí)間建設(shè)發(fā)展中，信息系統(tǒng)應(yīng)用范圍擴(kuò)大、使用量增大，工作質(zhì)量并未產(chǎn)生顯著性效果，其中存在的建設(shè)體系不健全、規(guī)劃設(shè)計(jì)不完善以及各部門中的管理職能過(guò)分看重、服務(wù)功能作用較小，使流程化在院校中的思想意識(shí)和應(yīng)用程度大大受限[6]。

圖1 教師崗位管理業(yè)務(wù)流程再造圖

2.4 頂層設(shè)計(jì)不統(tǒng)一

據(jù)統(tǒng)計(jì)，各大高校部門中仍多沿用傳統(tǒng)理念，建設(shè)過(guò)程中的思想意識(shí)存在很大的落后性，業(yè)務(wù)工作者將主要工作范圍限定在本部門內(nèi)的管理、服務(wù)方面，忽視了很多人性化需求。同時(shí)，各個(gè)部門之間的業(yè)務(wù)流程是相互獨(dú)立的，信息系統(tǒng)在收集、儲(chǔ)存數(shù)據(jù)資源后并未建立系統(tǒng)內(nèi)部的信息數(shù)據(jù)資源共享機(jī)制[7]，導(dǎo)致具體的職能作用和信息資源的斷層，降低了業(yè)務(wù)執(zhí)行能力和信息資源利用的實(shí)際效果。

2.5 預(yù)測(cè)性能力不足

各大高校中的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)已經(jīng)廣泛上線，在業(yè)務(wù)管理的便捷性方面的作用顯著，但是相應(yīng)的處理邏輯卻不能與時(shí)俱進(jìn)，仍然停留在原有的固定模式上，各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)只能依靠傳統(tǒng)處理流程，期間造成的較大數(shù)量的審批、簽署協(xié)議工序，業(yè)務(wù)管理的內(nèi)在價(jià)值也就受到很大影響[8]。

2.6 業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)不規(guī)范

現(xiàn)階段，高校管理者的工作模式實(shí)行機(jī)械化操作，整個(gè)業(yè)務(wù)執(zhí)行未及時(shí)采取深層次反思，表現(xiàn)在管理上就是對(duì)業(yè)務(wù)流程與實(shí)踐模型的分析過(guò)程不完善，期間所需具備的業(yè)務(wù)溝通、業(yè)務(wù)管理方面都存在很大的局限性，廣大師生難以享受到的優(yōu)質(zhì)的 服務(wù)。

3 優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的方法

3.1 流程增值分析表法ASME

所謂ASME標(biāo)準(zhǔn)，即美國(guó)機(jī)械工程師協(xié)會(huì)標(biāo)準(zhǔn)，業(yè)務(wù)流程中具有較明確的不增值過(guò)程，確定出其具體存在環(huán)節(jié)和實(shí)際應(yīng)推行的優(yōu)化方法。如表2，高校為廣大師生提供的基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)服務(wù)和人力資源、財(cái)政資源、物質(zhì)資源等基礎(chǔ)性成本之上提供的服務(wù)性是否充分發(fā)揮，在表格中做出分類統(tǒng)計(jì)，其中存在的不合理、不增值情況可以進(jìn)行逐一明確[9]。

表2 流程增值分析表

Tab.2 Process value added analysis table

3.2 標(biāo)桿瞄準(zhǔn)法

該方法主要用于高校內(nèi)重要業(yè)務(wù)的整理，將同類高校內(nèi)具有一定優(yōu)勢(shì)的部門與一流高校之間實(shí)行積極地對(duì)比分析，有利于院校內(nèi)部分工作內(nèi)容的調(diào)整和優(yōu)化，具體思路如圖2。

圖2 標(biāo)桿標(biāo)準(zhǔn)法思路

3.3 DMAIC模型法

DMAIC模型基于許多公司的6sigma經(jīng)驗(yàn)總結(jié)發(fā)展后提出的，是進(jìn)一步優(yōu)化再造業(yè)務(wù)管理的結(jié)果，更加適應(yīng)于現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程需求[10]。它主要包含五項(xiàng)因素，依次為界定、量測(cè)、分析、改進(jìn)、控制。具體來(lái)說(shuō)，界定業(yè)務(wù)需求，提升用戶的滿意度；量測(cè)數(shù)據(jù)，以此為基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)、校準(zhǔn)，增強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和可靠性；綜合分析數(shù)據(jù)資源，及時(shí)掌握各類問(wèn)題出現(xiàn)的關(guān)鍵性影響因素；以問(wèn)題關(guān)節(jié)點(diǎn)為基礎(chǔ)積極改進(jìn)，更好地把控其中關(guān)鍵性因素的偏差范圍。

3.4 ESIA分析法

業(yè)務(wù)流程的非增值過(guò)程必須最大程度的把控，調(diào)整其中的核心過(guò)程，ESIA法則的提出更加適用于這一目標(biāo)性原則，具體如表3。

表3 ESIA方法功能表

Tab.3 ESIA method function table

3.5 ECRS分析法

ECRS分析法是業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造方法中較簡(jiǎn)單、明快的一種，目前的適用范圍較廣、使用人數(shù)較多，主要的分析點(diǎn)如表4。

表4 ECRS分析法關(guān)鍵內(nèi)容

Tab.4 Key elements of ECRS analysis

總之，各類方法的施行，積極掌握業(yè)務(wù)流程繁雜且不存在、服務(wù)價(jià)值較小時(shí)其中的具體內(nèi)容和關(guān)鍵步驟，利用更加簡(jiǎn)便、易操作、更適合的方法，降低投入的財(cái)政、人力、物質(zhì)等成本，增強(qiáng)服務(wù)性的綜合質(zhì)量[11]。

4 優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的細(xì)則與步驟

流程優(yōu)化以動(dòng)態(tài)式的業(yè)務(wù)運(yùn)行為基礎(chǔ)逐漸確立、調(diào)整，以更好地適應(yīng)多樣化、變化式的業(yè)務(wù)管理需求，大致的優(yōu)化流程導(dǎo)向如圖3。

流程導(dǎo)向的深入確立，是掌握流程優(yōu)化的內(nèi)在價(jià)值和目標(biāo)方向的重要基礎(chǔ)，進(jìn)而確定整體性的流程戰(zhàn)略，制定出更具優(yōu)勢(shì)的優(yōu)化措施，在具體實(shí)行時(shí)必須遵循一定原則，具體實(shí)行步驟可參考表5。

圖3 業(yè)務(wù)流程優(yōu)化導(dǎo)向

表5 業(yè)務(wù)流程優(yōu)化主要步驟

Tab.5 Main steps of business process optimization

（1）堅(jiān)持以高校內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)和師生等服務(wù)者為主體，強(qiáng)化設(shè)計(jì)方案和推行流程，重視滿足師生的實(shí)際需求；

（2）把控業(yè)務(wù)流程中的不增值活動(dòng)，充分體現(xiàn)服務(wù)性能的高效率、低成本、準(zhǔn)確性和容易度；

（3）借助使用度高的圖形性語(yǔ)言，直接表達(dá)目標(biāo)宗旨，使業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)更易理解，有利于被教育者廣泛達(dá)成共識(shí)，從而減少了一定的了解時(shí)間和培訓(xùn)投入；

（4）以更細(xì)、更好的原則要求，對(duì)交叉性審核任務(wù)和子過(guò)程間的聯(lián)系能夠更好地把控其中的邏輯性；

（5）廣泛應(yīng)用網(wǎng)上電子簽名，除檔案管理，都應(yīng)更進(jìn)一步確定審核過(guò)程中的實(shí)際需求和一定的必要因素，使業(yè)務(wù)流程更具便捷性，加強(qiáng)優(yōu)化；

（6）打破高校內(nèi)各個(gè)部門的障礙，將流程優(yōu)化過(guò)程中的設(shè)計(jì)和制定不局限于某一部門；

（7）業(yè)務(wù)部門之間的聯(lián)系需要進(jìn)一步強(qiáng)化，實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)內(nèi)所有數(shù)據(jù)資源的共享服務(wù)，簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程中涉及的用戶數(shù)據(jù)的填報(bào)數(shù)量。

5 高校智慧校園業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

5.1 研究結(jié)果

5.1.1 人力資源管理方面

省時(shí)省力、快速高效是人力資源管理的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造的根本性目標(biāo)。為了穩(wěn)步增強(qiáng)高校內(nèi)人力資源管理能力、逐步走向集約化發(fā)展模式，采用業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化方法，使各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和單元流轉(zhuǎn)時(shí)間有所減少、業(yè)務(wù)流程中的應(yīng)用鏈條和節(jié)點(diǎn)逐步簡(jiǎn)化、業(yè)務(wù)流程縮減。

5.1.2 資產(chǎn)管理方面

現(xiàn)階段，高校的資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化多立足于ERP，使本校的教育教學(xué)、科學(xué)研究、行政管理等綜合能力顯著增強(qiáng)。

5.2 案例分析

就當(dāng)前來(lái)看，業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造已經(jīng)在部分高校廣泛應(yīng)用，在校內(nèi)管理業(yè)務(wù)流程的確立和調(diào)整優(yōu)化已經(jīng)逐步開展，業(yè)務(wù)部門堅(jiān)持“先梳理、后優(yōu)化”理念，推動(dòng)整項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的順利開展，使優(yōu)化中的部分流程充分體現(xiàn)積極影響。以校園中實(shí)行的“一卡通補(bǔ)辦業(yè)務(wù)”案例為基礎(chǔ)，通過(guò)分析對(duì)比流程優(yōu)化的前后特點(diǎn)，可以發(fā)現(xiàn)各個(gè)節(jié)點(diǎn)的統(tǒng)一優(yōu)化能夠在服務(wù)便捷方面逐步增強(qiáng)，使實(shí)現(xiàn)流程優(yōu)化效益最大化。ESIA方法、BPMN2.0標(biāo)準(zhǔn)是本次案例中采用的處理方法，在優(yōu)化前學(xué)生校園卡的補(bǔ)辦業(yè)務(wù)具體流程繁復(fù)，增加了部門工作的冗雜[12]。

5.2.1 清除非增值活動(dòng)

院校學(xué)生經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)文件下載、前臺(tái)服務(wù)大廳領(lǐng)取表格、內(nèi)容填寫、簽字審核等一系列的線下操作，價(jià)值增值類服務(wù)在其中并未體現(xiàn)出必要性。拒絕繁雜的程序繁雜是學(xué)生的直觀需求，高校信息化系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)讓學(xué)生可以在線上完成一次性的填寫工程，減少程序的繁雜程度。

5.2.2 簡(jiǎn)化程序環(huán)節(jié)

高校內(nèi)的一卡通服務(wù)中心在辦理校園卡時(shí)通常收取一定的工本費(fèi)，教職工在人工操作過(guò)程中需要填寫、記錄、整理信息資源并根據(jù)辦理章程中的時(shí)間范圍，同財(cái)政部門一起做好賬務(wù)核對(duì)工作。這種流程的人工操作十分繁復(fù)，容易出錯(cuò)。工本費(fèi)用與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)不一致是常有現(xiàn)象，出現(xiàn)問(wèn)題卻很難發(fā)現(xiàn)其中的癥結(jié)所在，難以進(jìn)行及時(shí)處理。通過(guò)信息系統(tǒng)的應(yīng)用，可以將辦理程序進(jìn)行線上操作，每一項(xiàng)工本費(fèi)用的增多都可以及時(shí)對(duì)接到財(cái)政系統(tǒng)，大大提升了辦理效率。

5.2.3 整合部門內(nèi)的權(quán)責(zé)和業(yè)務(wù)

根據(jù)每一位學(xué)生的在籍信息，院系主管部門對(duì)校園卡的補(bǔ)辦工作要嚴(yán)格審核、批準(zhǔn)。由于價(jià)值增值型服務(wù)在整個(gè)流程中未有明確的體現(xiàn)，同時(shí)受客觀因素影響，學(xué)生的業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中常常會(huì)有缺席問(wèn)題，教職工的實(shí)際執(zhí)行力就會(huì)受到一定程度上的限制。信息系統(tǒng)、共享數(shù)據(jù)中心的逐步建立與完善，可以將學(xué)生的信息數(shù)據(jù)共享對(duì)象以程序化方式限制為本校內(nèi)在籍生，將具體的一卡通辦理審核流程從兩步簡(jiǎn)化為一步。

5.2.4 自動(dòng)化業(yè)務(wù)流程

基于智慧校園信息技術(shù)的深入應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)協(xié)同平臺(tái)上一站式的線上服務(wù)能夠更好地體現(xiàn)自動(dòng)化流程優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)整體的服務(wù)質(zhì)量和工作效率。

6 結(jié)語(yǔ)

各大高校的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造，開始從理論歸于實(shí)際，應(yīng)用范圍逐漸變廣。智慧校園業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化再造可以在人事管理方面立足于業(yè)務(wù)關(guān)系來(lái)劃分權(quán)責(zé)，建立健全綜合管理流程，利用創(chuàng)新發(fā)展業(yè)務(wù)流程體系使其實(shí)踐應(yīng)用更具科學(xué)性。使各大高校的經(jīng)營(yíng)性資產(chǎn)、非經(jīng)營(yíng)性資產(chǎn)明確類別劃分，結(jié)合資產(chǎn)管理體系的建立、正向創(chuàng)新力的發(fā)揮，構(gòu)建資產(chǎn)管理流程體系，加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造的創(chuàng)新發(fā)展。智慧校園的業(yè)務(wù)流程再造是流程內(nèi)各個(gè)環(huán)節(jié)的有效轉(zhuǎn)化，是對(duì)增強(qiáng)人員素養(yǎng)、改革行政組織制度、文化再造、調(diào)整流程結(jié)構(gòu)等方面的積極融合。文中對(duì)高校業(yè)務(wù)流程優(yōu)化過(guò)程中的不足和強(qiáng)化措施方面簡(jiǎn)要分析，希望在后期的實(shí)際應(yīng)用中得到改進(jìn)和完善。

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Research on Optimization and Reengineering of Intelligent Campus Business Process

LU Dong

(Wuxi Nanyang Vocational Technology College, Wuxi, Jiangsu 214000)

With further development of research work of smart campus, shortcomings of traditional management mode have been gradually exposed, which provides great help to business process improvement and optimization of intelligent campus. The article analyzes business process of human resource management and campus asset management in colleges and universities, puts forward some specific methods of optimization reengineering, to help further research work in later period.

Smart campus of universities; Business process; Optimization and reengineering

TP315

A

10.3969/j.issn.1003-6970.2018.08.044

陸棟(1984-)，男，實(shí)驗(yàn)師，本科，研究方向：信息化建設(shè)。

本文著錄格式：陸棟. 關(guān)于高校智慧校園業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造的研究[J]. 軟件，2018，39（8）：210-214