基于信息化條件下城建檔案管理創(chuàng)新策略研究

梁霄

摘要：隨著我國經(jīng)濟的高速發(fā)展，信息化成為各行各業(yè)發(fā)展所追求的目標。而檔案對于國家的發(fā)展，對企業(yè)的發(fā)展更是具有極為重要意義的，它是對過去歷史的銘記，是反思過去的重要依據(jù)。而我們提高城建檔案的信息化，能夠極大的提高檔案管理的效率，充分發(fā)揮檔案的歷史價值。所以說，我們應該加大計算機網(wǎng)絡技術(shù)在檔案管理中的應用。該文主要從目前信息化城建管理的存在的問題、城建檔案管理實現(xiàn)信息化的必要性和基于信息化條件下城建檔案管理創(chuàng)新措施，這三方面進行了詳細的闡述。

關(guān)鍵詞：計算機網(wǎng)絡技術(shù)；檔案管理；作用

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5039（2018）17-0291-02

現(xiàn)如今，計算機網(wǎng)絡技術(shù)和人們生活聯(lián)系的越來越緊密，在生活、生產(chǎn)各方面是相當普遍的。科學技術(shù)的進步，為檔案的管理也帶來了質(zhì)的改變。然而，實現(xiàn)現(xiàn)代化城建檔案管理，能夠幫助我們改變知識的儲存方式，從而節(jié)省空間。在減輕工作人員工作量的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)檔案資源利用效率的最大化。那么，在檔案管理中，如何高效的利用計算機網(wǎng)絡技術(shù)，提高信息的使用效率，達到資源的共享，還有很長一段路要走。在新的時代背景下，我們要根據(jù)時代的要求，不斷提升自己的專業(yè)素養(yǎng)，同時根據(jù)時代的要求，加強檔案管理的標準化和信息化。

1 目前信息化城建管理的存在的問題

1）管理技術(shù)力量的落后

信息化條件下城建檔案管理，不僅僅是計算機投入使用，而是在于如何利用計算機網(wǎng)絡技術(shù)建立一套管理應用的標準，幫助檔案管理提供更加高效、便捷的方式。而就目前來說，我們的檔案信息化管理缺乏必要的專業(yè)人才，大部分從業(yè)人員具備的專業(yè)素質(zhì)比較低，特別是在利用網(wǎng)絡信息技術(shù)上。畢竟，日常的工作的開展和系統(tǒng)的優(yōu)化升級，還是需要這些專業(yè)人才，根據(jù)實際的需求不斷做出調(diào)整的，不然，再先進的設備也不能在實際的使用中發(fā)揮出作用。而管理技術(shù)力量的落后，是檔案管理上前進的動力不足，難以形成長久的發(fā)展，難以實現(xiàn)檔案中經(jīng)濟效益的轉(zhuǎn)換。

2）檔案管理的信息化程度不高

信息化的管理方式，是利用計算機網(wǎng)絡技術(shù)，實現(xiàn)對城建檔案管理的高效、便捷的管理，提高城建檔案的使用效率。而就目前來說，很多檔案管理仍舊停留在傳統(tǒng)的手工管理，計算機僅僅成為一個簡單的輔助工具。要么是成為擺設，完全流于形式，要么就是簡單的進行檢索，而忽視了計算機網(wǎng)絡技術(shù)在系統(tǒng)管理，檔案資源整合上的作用。沒有建立信息化管理模式的城建檔案管理，其管理上的優(yōu)勢就難以體現(xiàn)，而隨之而來檔案管理的效率必然是低下的，未能將檔案對當今發(fā)展的指導、借鑒意義發(fā)揮出來，進一步阻礙了檔案管理的現(xiàn)代化進程。

2 城建檔案管理實現(xiàn)信息化的必要性

1）時代發(fā)展的需要

隨著時代的發(fā)展，人們越來越重視檔案的作用，而對檔案的保存也不單單停留在文字方面的，而是包括了音頻、圖像、動畫等等。所以說無論是從檔案的容量，還是檔案的形式來說，都為檔案管理工作提出了不小的挑戰(zhàn)。而信息化條件下城建檔案管理，能夠在一定程度上滿足節(jié)奏快、容量大等問題。檔案信息處理的廣度和深度，要求我們在檔案管理中引入計算機網(wǎng)絡技術(shù)，從而彌補傳統(tǒng)檔案管理中的不足。所以說，檔案管理部門，應該根據(jù)時代的需求不斷地提升檔案管理的質(zhì)量，真正做到檔案收集、管理的高質(zhì)量，為大眾提供更加簡潔的服務。

2）提高城建檔案管理的效率

信息化條件下城建檔案管理，能夠極大的提高檔案管理的效率。首先為檔案的收集和整理提供了便捷。各部門可以將檔案形成電子版發(fā)送到檔案室，錄入到系統(tǒng)中，定期對資料進行歸檔，僅僅是對文件夾的整理，比較的簡單、高效。特別是在借閱資料之后的整理，采用計算機網(wǎng)絡技術(shù)，大多數(shù)的檔案資料利用電子版進行借閱，省去了節(jié)約之后的檔案的歸檔整理的工作，在一定程度上減輕了工作壓力。其次，城建檔案的信息化，能夠在一定程度上為檔案之間建立相應的關(guān)聯(lián)，提高檔案的使用價值。傳統(tǒng)的檔案管理中，我們在查找相應的檔案資料比較短麻煩，并且容易出現(xiàn)漏掉資料的現(xiàn)象。而利用計算機網(wǎng)網(wǎng)絡技術(shù)，透過關(guān)鍵詞的搜索，能夠最大程度調(diào)閱相關(guān)資料，提高城建檔案的使用效率。

3 基于信息化條件下城建檔案管理創(chuàng)新措施

1）樹立先進的檔案管理理念

管理理念的確認對指導實踐工作具有重要的指導意義。對檔案管理的現(xiàn)代化來說，具備先進、良好的檔案管理理念，還是很有必要的。檔案本身來說，不僅僅是對過去一種文字記載憑證，更是面向未來反思的重要依據(jù)，我們要充分發(fā)揮其自身的經(jīng)濟價值。而這就對檔案管理的系統(tǒng)性提出了更高的要求。所以說，要想發(fā)揮檔案的情報價值，需要我們梳理現(xiàn)在的檔案管理理念，能夠利用計算機網(wǎng)絡技術(shù)，幫助檔案建立一個系統(tǒng)的、全面的脈絡，能夠面對過去，反思過去，把握現(xiàn)在，贏得未來。信息化條件下城建檔案管理，需要檔案管理的從業(yè)人員能夠形成先進的管理理念，樹立終身學習的管理理念，從而為實現(xiàn)檔案管理的信息化奠定堅實的思想基礎(chǔ)。

2）加大計算網(wǎng)絡等硬件設備的投入

傳統(tǒng)的檔案管理更多的是一種文字、書面材料的保存，而實現(xiàn)檔案管理的信息化，需要加大專業(yè)設備的投入，從多種方式和角度去保存檔案，發(fā)揮檔案的作用。比方說，計算機，檔案系統(tǒng)的開發(fā)，網(wǎng)絡的溝通等等，這些都是需要一定的標準、要求的。所以說，檔案管理部門應該利用現(xiàn)代化的計算機網(wǎng)絡技術(shù)武裝自己，加大基礎(chǔ)設施的投入，給各部門配置專業(yè)的軟硬件設備，部門之間設備質(zhì)量的統(tǒng)一標準，從而保證各部門之間檔案共享信息的零誤差，最終實現(xiàn)檔案管理的信息化。

3）提高從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)

現(xiàn)代化的管理技術(shù)，最終還是要落實到人的具體實踐中來的，所以說要想實現(xiàn)城建檔案管理的信息化，需要不斷提升從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)。首先對于從業(yè)人員來說，要具備基本的計算機網(wǎng)絡技術(shù)，能夠進行一些簡單的技術(shù)操作，保證整個系統(tǒng)的高速運行。其次，還應該具備一定的創(chuàng)新理念和必要的安全管理理念，以實現(xiàn)檔案管理的科學性，在實際工作中不斷完善檔案管理系統(tǒng)。與此同時，不斷學習、更新文件管理程序的先進的知識，根據(jù)實際的需求，不斷地更新檔案管理系統(tǒng)，以便能夠為大家提供更加便捷、高效的檔案信息，真正發(fā)揮檔案信息化條件下城建檔案管理在城市發(fā)展建設中的作用。

4）建立健全檔案管理系統(tǒng)

信息化條件下城建檔案管理能夠在一定程度上降低人為管理帶來的風險，但是并不是等于計算機網(wǎng)絡管理就是完全能取代傳統(tǒng)的檔案管理。在此期間，我們應該根據(jù)計信息化條件下城建檔案管理的特點，編制相應的檔案管理的制度確保計算機網(wǎng)絡能夠技術(shù)能夠在檔案管理中發(fā)揮作用。管理制度的建設，能夠為檔案管理的運行建立相應的標準，確保大家的工作在統(tǒng)一的標準下正常的運行。同時依據(jù)技術(shù)上存在的漏洞，制定相應的解決措施，將現(xiàn)實管理中的問題降到最低。在進行檔案管理內(nèi)容的時候，應該確保檔案之間的橫向聯(lián)系以及縱向聯(lián)系，逐步整合檔案文件的管理工作。利用計算機網(wǎng)絡技術(shù)，實現(xiàn)對檔案的綜合管理。

4 總結(jié)

計算機網(wǎng)絡技術(shù)的迅猛發(fā)展，為檔案管理帶來新的變革，讓檔案管理更加的系統(tǒng)、便捷，其作用是不言而喻的。而我們?nèi)绾卫眠@樣一個契機，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式是相當重要的。我們需要對檔案管理進行有重點，有針對性的改進，切實做好信息化條件下城建檔案管理，將檔案網(wǎng)絡信息化的優(yōu)勢發(fā)揮到極致，從而為社會大眾提供更加便捷的服務。當然了，計算機網(wǎng)絡技術(shù)和檔案管理的結(jié)合，還是需要根據(jù)檔案的性質(zhì)以及特點，對當前的管理方式進行有針對性的調(diào)整，利用計算機網(wǎng)絡技術(shù)，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，從而實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化。

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