干部檔案信息系統(tǒng)設計

郭倩嵐

隨著科學技術的高速發(fā)展，信息系統(tǒng)迅速融入各類管理，為實現(xiàn)干部檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)造了有利的條件。

干部檔案信息系統(tǒng)開發(fā)背景

早在2005年11月，中組部召開了第四次全國干部檔案工作會議，時任中組部部長賀國強同志會前對干部檔案工作作出重要批示，強調(diào)“大力加強制度化、規(guī)范化、信息化建設”，吹響了干部檔案工作信息化建設的號角。

2006年，中組部印發(fā)《全國組織系統(tǒng)信息化工作規(guī)劃》，規(guī)劃提出建立干部數(shù)字檔案信息庫，并在組織部門內(nèi)部局域網(wǎng)上提供干部檔案查閱服務。經(jīng)過四年的探索與研究，2010年，中組部決定從基礎數(shù)據(jù)制作和實際應用的需求出發(fā)，研發(fā)中管干部人事檔案管理信息系統(tǒng)。

幾年來，隨著全國干部檔案專項審核工作的有序推進，中央對干部人事檔案管理信息系統(tǒng)越來越重視，多次在會議及文件中提到在“清淤”的同時要做好“防污”工作，積極推進干部檔案信息系統(tǒng)建設。

由此可見，隨著檔案工作從后臺走向前臺，檔案發(fā)揮的基礎作用越來越重要，信息化建設的趨勢日益明顯。

干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)需求分析

2017年，國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局和國家標準化管理委員會批準發(fā)布了由中央組織部會同有關單位制定的《干部人事檔案數(shù)字化技術規(guī)范》(GB/T33870-2017)。標準中明確了干部人事檔案管理信息系統(tǒng)和所承載的數(shù)字檔案的圖像標準、基本環(huán)節(jié)、安全保密要求等，為干部人事檔案管理信息系統(tǒng)建設的設計提供了政策的指導和標準化的要求。

經(jīng)過可行性分析，建立干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)，就是要以海量數(shù)據(jù)庫為支撐，借助現(xiàn)代化信息技術，實現(xiàn)干部檔案日常業(yè)務和數(shù)字化檔案現(xiàn)代化管理，并建立干部人事檔案信息庫，確保信息真實準確，為干部選拔任用提供有力的信息支撐，最終實現(xiàn)干部檔案職能從保管服務型到主動服務型的轉變。

基于上述目標，干部檔案信息系統(tǒng)建設應滿足實際需要，準確定位。

1.嚴格的安全保密性

系統(tǒng)內(nèi)要采用脫機加密和傳輸加密等技術手段，建立與紙質檔案原貌對應的數(shù)字檔案，有效遏制干部檔案造假。要通過技術手段，嚴格用戶使用權限，使用監(jiān)聽訪問技術，做好數(shù)據(jù)備份和使用日志，防止干部檔案信息泄密，有效保障信息安全。

2.人性化的查詢利用功能

在充分考慮用戶方法和使用習慣的基礎上，真正做到“操作簡單、流程清晰”。實現(xiàn)用戶通過登陸界面，根據(jù)不同權限，經(jīng)過不同等級的授權，可以使用快捷的搜索引擎快速定位到需要查看的人員。

3.完善的檔案管理功能

管理信息系統(tǒng)應具有干部實體檔案日常業(yè)務管理和數(shù)字檔案采集功能模塊，簡化日常管理辦事流程，同步實現(xiàn)紙質檔案和數(shù)字檔案的標準化、規(guī)范化管理，建立設計合理、功能完善的干部檔案信息管理平臺。

干部檔案信息系統(tǒng)設計

1.總體架構設計

在統(tǒng)一技術標準和制度的前提下，建立資源整合、信息共享的干部人事檔案管理信息系統(tǒng)，主要包括管理子系統(tǒng)、查詢子系統(tǒng)、安全控制子系統(tǒng)和硬件平臺。系統(tǒng)支持星型局域網(wǎng)，數(shù)據(jù)采集、日常業(yè)務管理等功能采用C/S（客戶機/服務器）模式，干部檔案通過WEB方式，即采用B/S（瀏覽器/服務器）模式實現(xiàn)網(wǎng)上查閱，構建安全靈活的干部檔案信息系統(tǒng)。

圖1 干部人事檔案管理信息系統(tǒng)整體框架

2.系統(tǒng)功能設計

（1）管理子系統(tǒng)

實現(xiàn)對檔案材料收集、保管、轉遞、查閱及統(tǒng)計等日常工作的現(xiàn)代化管理和材料的標準化信息采集，充分滿足干部檔案工作的實際需求。

●信息采集：是系統(tǒng)采集數(shù)字檔案的基本入口，通過錄入基本信息表和目錄信息表，采集干部基本內(nèi)容項和干部檔案目錄信息；通過接口掃描儀，實現(xiàn)數(shù)字檔案圖像文件的基本操作功能，經(jīng)系統(tǒng)審查檔案文件目錄、圖像文件是否正確清晰，最后將掃描圖像文件上傳保存至系統(tǒng)服務器路徑。在數(shù)據(jù)采集過程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作。

●日常業(yè)務：針對干部檔案日常業(yè)務，包括基本信息登記、檔案查閱、檔案借閱、檔案接收、檔案入庫、檔案審核、檔案轉遞、材料接收、材料轉出、審核驗收、數(shù)據(jù)導入、任免審批、數(shù)據(jù)打包及檔案標簽表單打印等干部檔案日常管理功能模塊，將各個工作環(huán)節(jié)整合，提高工作效率，實現(xiàn)規(guī)范化管理。

●查詢統(tǒng)計：支持按照姓名、拼音、機構信息等簡單查詢和姓名、年齡、職務、出生年月及參加工作時間等多項目綜合查詢，實現(xiàn)檔案材料接收、轉遞檔案、查借閱檔案、數(shù)字檔案及庫存等業(yè)務統(tǒng)計，支持機構、花名冊打印。

●系統(tǒng)維護：實現(xiàn)組織機構部門多級維護和人員在各個機構部門之間調(diào)整等多重機構管理。建立高級用戶管理，可建立或刪除用戶，設置用戶功能權限。支持表格編輯，實現(xiàn)日志管理、系統(tǒng)備份、系統(tǒng)還原。

（2）查詢子系統(tǒng)

建立瀏覽界面友好、可視區(qū)域最大化、具有良好操作性的快捷搜索引擎。設置領導、審批人員、業(yè)務處領導及業(yè)務處人員四種查閱角色，嚴格權限控制，實行網(wǎng)上審批，提供多種查檔方式，實現(xiàn)在網(wǎng)上對干部人事數(shù)字檔案的查閱功能。閱檔結束后，可記錄本單位所管理的檔案被查閱信息，并自動完成權限回收，計入日志，以便于日后查詢。

圖2 干部檔案閱檔流程

（3）安全控制子系統(tǒng)

針對信息泄漏丟失、數(shù)據(jù)完整性遭破壞、非授權訪問及拒絕服務攻擊等安全保密隱患，實現(xiàn)干部檔案管理信息系統(tǒng)本身的安全控制。

系統(tǒng)級安全控制，主要體現(xiàn)在系統(tǒng)登錄界面，根據(jù)實際工作需求，為用戶標識付給不同的密級，實現(xiàn)沒有權限的人不能獲取對應的服務。

資源訪問安全控制，系統(tǒng)采用角色、用戶的方式控制用戶對系統(tǒng)內(nèi)索引目錄、電子文件的訪問，實現(xiàn)對索引目錄、電子文件的訪問控制。

系統(tǒng)操作安全控制，保證不同角色用戶只能操作權限范圍內(nèi)的系統(tǒng)功能，同時提供數(shù)據(jù)打包、數(shù)據(jù)回收站、數(shù)據(jù)備份與恢復等功能，也保證了數(shù)據(jù)安全。

同時，在系統(tǒng)中建立安全審計功能，定期對安全審計日志進行審計，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)安全隱患及非法操作，形成審計報告，實現(xiàn)系統(tǒng)安全控制審計。

（4）硬件平臺設計

根據(jù)系統(tǒng)各平臺應用部署方式和整體性能要求，硬件平臺包括數(shù)據(jù)庫內(nèi)容管理服務器、應用服務器、文件服務器、磁盤陣列、掃描儀和其他影供采集工具。

總之，干部人事檔案工作依托設計合理、功能完善的信息管理系統(tǒng)，能夠切實有效地提高干部人事檔案管理工作的管理和水平，是今后干部檔案工作發(fā)展的趨勢。