H公司銷售與收款內(nèi)部控制存在的問(wèn)題及對(duì)策

韓靜雯

摘 要 銷售與收款是提高企業(yè)盈利能力的重要環(huán)節(jié)，建立相互制約的銷售與收款內(nèi)部控制對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有深遠(yuǎn)意義。本文通過(guò)分析H公司（一家主要從事果蔬產(chǎn)品的研制、生產(chǎn)和銷售的企業(yè)）銷售內(nèi)部控制，發(fā)現(xiàn)其存在的問(wèn)題，并提出加強(qiáng)銷售與收款內(nèi)部控制的建議。

關(guān)鍵詞 銷售 收款 內(nèi)部控制

一、H公司銷售與收款內(nèi)部控制流程

（一）編制銷售計(jì)劃

銷售部門根據(jù)市場(chǎng)變化、客戶分布、競(jìng)爭(zhēng)壓力等信息編制銷售計(jì)劃，經(jīng)總經(jīng)理審批后上報(bào)集團(tuán)公司，集團(tuán)公司審批后下達(dá)H公司銷售部門執(zhí)行。

（二）客戶信用管理

設(shè)立信用管理崗位負(fù)責(zé)調(diào)查目標(biāo)客戶的資信情況，與資信良好的目標(biāo)客戶進(jìn)行談判，制定賒銷額度，對(duì)于經(jīng)常合作的客戶需根據(jù)歷史付款情況制定賒銷額度，其中，超過(guò)賒銷額度的銷售需要總經(jīng)理的特殊批準(zhǔn)；同時(shí)為了降低壞賬損失，信用管理人員還應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)日常賒銷進(jìn)行管理。

（三）簽訂合同

與目標(biāo)客戶洽談后，由銷售部門擬定銷售合同，經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)部、銷售經(jīng)理和總經(jīng)理審批后正式簽訂銷售合同。

（四）編制銷售訂單

根據(jù)銷售合同中列明的客戶訂貨需求在系統(tǒng)中錄入銷售訂單，再由銷售經(jīng)理對(duì)銷售訂單進(jìn)行審批。銷售訂單作為進(jìn)入銷售管理系統(tǒng)的第一張單據(jù)，可以驗(yàn)證客戶的真實(shí)性、產(chǎn)品種類、價(jià)格、數(shù)量等信息，是銷售與收款的關(guān)鍵內(nèi)部控制環(huán)節(jié)。

（五）安排發(fā)貨

倉(cāng)庫(kù)保管人員根據(jù)批準(zhǔn)后的出庫(kù)單發(fā)貨，并將裝運(yùn)通知與銷售訂單核對(duì)后，生成銷售出庫(kù)單。倉(cāng)庫(kù)保管、發(fā)貨裝運(yùn)應(yīng)由不同人員負(fù)責(zé)。

（六）向客戶開(kāi)具發(fā)票

財(cái)務(wù)部門應(yīng)該對(duì)所有控制權(quán)轉(zhuǎn)移的貨物開(kāi)具增值稅專用發(fā)票，并在銷售系統(tǒng)中生成確認(rèn)收入和結(jié)轉(zhuǎn)成本的憑證，銷售系統(tǒng)應(yīng)能查找到銷售發(fā)票、裝運(yùn)憑證以保證完整地記錄了銷售全過(guò)程。

（七）收款

企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理銷售收款業(yè)務(wù)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)將銷售收入及時(shí)入賬，銷售人員應(yīng)當(dāng)避免接觸銷售現(xiàn)款。對(duì)于信用期內(nèi)及時(shí)收回的款項(xiàng)應(yīng)立即對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行清賬，對(duì)于確實(shí)無(wú)法收回的壞賬，應(yīng)獲取充分證據(jù)，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理審批后注銷。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)定期與往來(lái)客戶通過(guò)函證等方式核對(duì)，如有不符應(yīng)及時(shí)查明原因。

二、銷售與收款內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

（一）銷售計(jì)劃審批不嚴(yán)格

H公司銷售部門在編制銷售計(jì)劃時(shí)，并未結(jié)合當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)變化、客戶分布和競(jìng)爭(zhēng)壓力等情況，而僅僅根據(jù)去年的銷售額乘以固定的增長(zhǎng)率，集團(tuán)公司也并未對(duì)此計(jì)劃提出調(diào)整意見(jiàn)，這很可能造成銷售計(jì)劃編制不合理，從而增加銷售人員的壓力。

（二）客戶信用管理失效

H公司并沒(méi)有按照內(nèi)部控制設(shè)立信用管理崗位，只是由銷售人員簡(jiǎn)單地統(tǒng)計(jì)客戶信息，根本沒(méi)有在銷售前對(duì)客戶進(jìn)行嚴(yán)格的資信調(diào)查。銷售人員為了達(dá)到業(yè)績(jī)要求，放寬了信用審批，很可能導(dǎo)致H公司產(chǎn)生資金的流動(dòng)性風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而影響持續(xù)經(jīng)營(yíng)能力。

（三）合同簽訂不規(guī)范

H公司的內(nèi)部控制雖然規(guī)定了簽訂合同需要一系列的審批程序，但在實(shí)際執(zhí)行中，銷售部門并沒(méi)有擬定銷售合同，而是將相關(guān)信息告知財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)部門草擬銷售合同，再由財(cái)務(wù)經(jīng)理、銷售經(jīng)理和總經(jīng)理審批，并沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)分離。合同的不規(guī)范很可能導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)糾紛，影響H公司的銷售額，進(jìn)而對(duì)生產(chǎn)等其他部門產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

（四）應(yīng)收賬款回款困難

在應(yīng)收賬款形成初期，很多是由銷售經(jīng)理根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)和個(gè)人感情確定賒銷額度，也沒(méi)有人對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析，導(dǎo)致長(zhǎng)期掛賬；銷售人員的業(yè)績(jī)只與銷售情況相關(guān)，而與應(yīng)收賬款的回款無(wú)關(guān)，這很可能導(dǎo)致銷售人員為了自己的業(yè)績(jī)，不考慮客戶實(shí)際支付能力，這都會(huì)加大企業(yè)發(fā)生壞賬的可能性。

三、加強(qiáng)銷售與收款內(nèi)部控制的建議

（一）完善銷售計(jì)劃

H公司在編制銷售計(jì)劃時(shí)，不僅要考慮有當(dāng)前的市場(chǎng)需求，還要分析上年度銷售計(jì)劃的完成情況。通過(guò)對(duì)比，詳細(xì)分析超額完成或未能完成銷售額的差異的原因，并提供詳細(xì)的書面分析報(bào)告，以防止銷售人員不認(rèn)真制定銷售計(jì)劃，提高銷售計(jì)劃的準(zhǔn)確性。

總經(jīng)理應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審批銷售計(jì)劃，將審核重點(diǎn)放在編制依據(jù)上，而非數(shù)據(jù)結(jié)果上。這樣，在銷售計(jì)劃實(shí)施的過(guò)程中，如果需要根據(jù)實(shí)際市場(chǎng)環(huán)境和銷售情況修改銷售計(jì)劃，編制依據(jù)能為此提供有力的證據(jù)支持。

（二）強(qiáng)化客戶信用管理

H公司應(yīng)該按要求設(shè)置信用管理崗位，負(fù)責(zé)建立客戶信用檔案，準(zhǔn)確評(píng)估客戶信用等級(jí)，根據(jù)信用等級(jí)確定賒銷額度，銷售經(jīng)理審核后由總經(jīng)理負(fù)責(zé)最后的審批，財(cái)務(wù)部需負(fù)責(zé)監(jiān)督信用管理的全過(guò)程。

（三）加強(qiáng)銷售合同管理

在簽訂銷售合同時(shí)，銷售部門要規(guī)范合同內(nèi)容，而不是由財(cái)務(wù)部擬定銷售合同，必要時(shí)建立法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的擬定和審核。針對(duì)付款條款，銷售部門應(yīng)當(dāng)事先與財(cái)務(wù)部門溝通，財(cái)務(wù)部門要監(jiān)督合同的付款規(guī)定，最后由總經(jīng)理對(duì)合同進(jìn)行審核。合同應(yīng)當(dāng)交由檔案部門妥善保管。

（四）改進(jìn)收款流程

完善的信用管理有助于規(guī)范應(yīng)收賬款及時(shí)收回，也可以防止銷售經(jīng)理依據(jù)個(gè)人感情決定賒銷額度。通過(guò)管理，可以提高應(yīng)收賬款的回收率，同時(shí)要求財(cái)務(wù)部門每月對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析，并及時(shí)就分析情況與管理層溝通。此外，H公司還應(yīng)加強(qiáng)信用政策管理，保證收回應(yīng)收賬款，減少不必要的壞賬損失。

四、結(jié)語(yǔ)

加強(qiáng)銷售與收款內(nèi)部控制，可以有效地降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)銷售穩(wěn)定、持續(xù)增長(zhǎng)。因此，設(shè)計(jì)并執(zhí)行有效的內(nèi)部控制對(duì)于企業(yè)十分重要，尤其是內(nèi)部控制薄弱的中小企業(yè)。本文以H公司為例，旨在建議和H公司類似的企業(yè)重視銷售與收款內(nèi)部控制，這樣才能在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，并獲得切實(shí)的利潤(rùn)。

（作者單位為天津科技大學(xué)）

參考文獻(xiàn)

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