企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)在印刷企業(yè)管理中的應(yīng)用（二）

艾峰

新的ERP系統(tǒng)經(jīng)過半年的上線運(yùn)行，高教社（天津）印務(wù)有限公司實(shí)現(xiàn)了從業(yè)務(wù)、采購、生產(chǎn)、成本、庫存、物流、財(cái)務(wù)、人力資源等環(huán)節(jié)的規(guī)范管理和內(nèi)部數(shù)據(jù)共享，降低了管理成本，為公司的信息化精確管理奠定了基礎(chǔ)。

直接效益的提升

1. 原輔材料庫存明顯降低。公司使用ERP系統(tǒng)后，能夠?qū)崟r(shí)動(dòng)態(tài)地反映原輔材料庫存情況，庫管員根據(jù)進(jìn)貨時(shí)間執(zhí)行“先進(jìn)先出”的庫存管理原則，加強(qiáng)原輔材料采購的計(jì)劃管理，在保證公司生產(chǎn)順利運(yùn)行的前提下，盡量降低原輔材料的庫存消耗和積壓，提高了庫存周轉(zhuǎn)率，從而減少了公司原輔材料的資金占用。2013年，原輔材料庫存總量比上年同期下降了10%。

2. 印刷為裝訂產(chǎn)量的提高提供了充分的時(shí)間保證，減少了延期交書的現(xiàn)象。以前由于印刷不能有效地控制生產(chǎn)過程，對于印刷各工序出現(xiàn)的問題不能盡早發(fā)現(xiàn)和防范；生產(chǎn)管理缺乏前瞻性和有效的預(yù)警機(jī)制，無法控制由于人工失誤、生產(chǎn)數(shù)據(jù)精度、計(jì)劃不合理等因素對生產(chǎn)運(yùn)行造成的影響。因此，原本計(jì)劃安排給裝訂的活件不得不因?yàn)橛∷⒌⒄`了周期而隨之減量?，F(xiàn)在，快速可視的印刷精細(xì)化排產(chǎn)及生產(chǎn)全程跟蹤，有效的生產(chǎn)預(yù)警和實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保了裝訂生產(chǎn)計(jì)劃的平穩(wěn)實(shí)現(xiàn)，成品書的準(zhǔn)交率也比前期提高了5個(gè)百分點(diǎn)。

3. 部門職責(zé)明確化，相互推諉的現(xiàn)象逐漸減少。由于ERP系統(tǒng)不僅要求部門各司其職，而且要求部門相互配合，因此ERP系統(tǒng)的實(shí)施改善了部門的溝通，消除了管理的“死角”。過去生產(chǎn)部和車間對生產(chǎn)工期共同負(fù)責(zé)，現(xiàn)在生產(chǎn)工期則由生產(chǎn)部調(diào)度管理員負(fù)責(zé)，車間主任只是負(fù)責(zé)生產(chǎn)工期的協(xié)調(diào)、保障工作，按照公司年初制定的車間生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)，想辦法實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)效率的最大化。雖然職責(zé)有所側(cè)重，但是目標(biāo)卻是一致的。

4. 管理的力度和深度得到加強(qiáng)，壓縮了“管理層次”，實(shí)現(xiàn)了“扁平化”管理。過去印刷生產(chǎn)實(shí)行兩級(jí)調(diào)度管理，工期常常打折扣，車間生產(chǎn)主管即使能夠按照工期完成任務(wù)，也不愿明確的承諾保證；現(xiàn)在印刷生產(chǎn)實(shí)行“一站式”調(diào)度管理，取消了車間生產(chǎn)主管的崗位，減少了生產(chǎn)管理的環(huán)節(jié)?！耙徽臼健鄙a(chǎn)調(diào)度管理員所處的位置，使得他在處理具體生產(chǎn)事務(wù)時(shí)站得較高、視野寬廣、信息快捷、責(zé)任明確，做好工作那自然是水到渠成的事了。

5. 車間機(jī)臺(tái)實(shí)行全員自主報(bào)工制度。自動(dòng)計(jì)件工資管理模塊的應(yīng)用，使繁鎖、易出錯(cuò)的計(jì)件工資計(jì)算，通過ERP系統(tǒng)快速高效地完成，節(jié)省了時(shí)間和精力，降低了成本。同時(shí)，各部門、各崗位的職責(zé)更加清晰，徹底解決了原有的扯皮、推諉的現(xiàn)象，公司還裁減了車間統(tǒng)計(jì)員的崗位。

6. 實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)計(jì)價(jià)單的自動(dòng)生成，加快了資金回籠。計(jì)價(jià)在印刷企業(yè)的業(yè)務(wù)管理中是一項(xiàng)既重要又繁瑣、還要專心細(xì)致的工作。高教社是公司最大的客戶，要求計(jì)價(jià)單送審的時(shí)間非常短。高教社印務(wù)部《印裝工價(jià)計(jì)價(jià)單流轉(zhuǎn)規(guī)范》第二條規(guī)定：“印制員開出印單5個(gè)工作日內(nèi)，完成印裝供應(yīng)商提供的計(jì)價(jià)單初審，轉(zhuǎn)送計(jì)價(jià)單至工價(jià)核算員審核，計(jì)算日期的起始點(diǎn)以印單日期為準(zhǔn)”；“印制員確保當(dāng)月15日前，要求入庫品種的計(jì)價(jià)單在12日前轉(zhuǎn)交工價(jià)核算員進(jìn)行審核”。從以上規(guī)定中可以看出，高教社印務(wù)部突出了一個(gè)“快”字。為了適應(yīng)出版社的工作節(jié)奏，應(yīng)用ERP系統(tǒng)，可使信息一次錄入多次使用，減輕了計(jì)價(jià)人員的重復(fù)勞動(dòng)，大大加快了資金回籠。

間接效益的提升

直接效益是公司信息化建設(shè)追求的重要目標(biāo)，但是，也不能忽視給公司帶來的另外一種間接效益或者叫隱性效益，它不像直接效益表現(xiàn)得那么直白和量化，但它會(huì)給公司帶來間接的、潛移默化的影響。

1. 建立了有效的生產(chǎn)經(jīng)營管理體系。雖然在實(shí)施ERP系統(tǒng)的過程中遇到了一些阻力，員工的思想觀念和工作習(xí)慣難以改變，表現(xiàn)為管理人員對老系統(tǒng)的眷戀與不舍，對新系統(tǒng)的不適與排斥；操作人員對全員報(bào)工的不愿接受和無所適從。但在公司決策層的重視和全體員工的共同努力下，經(jīng)過短暫的陣痛，迎來了全新的變革。公司改變了過去相對粗放的管理制度制約生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的效率和效能的現(xiàn)狀，改變了缺乏信息集成手段、難以保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性和完整性的現(xiàn)狀，改變了決策層缺少及時(shí)、準(zhǔn)確和全面的信息支持的現(xiàn)狀。

2. 提高了決策的準(zhǔn)確性和指導(dǎo)性。ERP系統(tǒng)匯集著公司產(chǎn)、供、銷等各個(gè)環(huán)節(jié)的大量數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)分析模塊進(jìn)行各種分析，如業(yè)務(wù)員承攬產(chǎn)量產(chǎn)值匯總查詢及各種圖表分析等。數(shù)據(jù)分析得出的結(jié)論可以幫助公司進(jìn)行市場預(yù)測、優(yōu)化經(jīng)營管理流程、提高管理水平，從而更有效地調(diào)配公司資源來提高生產(chǎn)效率、降低成本。

3. 為公司培養(yǎng)了復(fù)合型人才。隨著ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，復(fù)合型管理人才的作用顯得更加重要。公司充分利用研發(fā)的過程，加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，發(fā)掘現(xiàn)有員工的潛能，實(shí)現(xiàn)觀念的轉(zhuǎn)變，彌補(bǔ)計(jì)算機(jī)知識(shí)的不足，造就了一批既懂業(yè)務(wù)又會(huì)經(jīng)營管理，還會(huì)計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才，同時(shí)增加了公司中、高層管理人員的儲(chǔ)備。

4. 能持續(xù)改進(jìn)公司的生產(chǎn)管理流程。事實(shí)上，ERP系統(tǒng)的實(shí)施通常伴隨著公司生產(chǎn)管理流程的重組。就拿公司的物流工作來說，因?yàn)槲飿I(yè)管理部以前管理著兩輛運(yùn)輸車輛，所以物流管理工作就一直由他們負(fù)責(zé)。后來車輛報(bào)廢，公司將物流工作社會(huì)化，物業(yè)管理部繼續(xù)負(fù)責(zé)物流管理工作就失去了作用。在研發(fā)過程梳理管理流程時(shí)，將物流管理工作改由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)。通過對物流公司的招標(biāo)管理，內(nèi)控印裝車間，外聯(lián)出版社，保證了書刊的及時(shí)準(zhǔn)確入庫，收到了比以前更好的效果。既縮短了物流工作的管理流程，又減少了人員、增加了效益。

公司從2008年開始使用德國 CTcP計(jì)算機(jī)直接制版技術(shù)，發(fā)展到2013年已占制版總量35%，致使原有的軟片拼版出現(xiàn)人員過剩的現(xiàn)象。隨著制版數(shù)字化發(fā)展的加快，公司計(jì)劃用2～3年時(shí)間，使數(shù)字制版達(dá)到90%。針對數(shù)字化制版和人員過剩的現(xiàn)狀，公司積極主動(dòng)推行拼曬版一體化和改白夜班為早中班的舉措，采用適合ERP系統(tǒng)運(yùn)行的生產(chǎn)流程，使ERP系統(tǒng)與日常的生產(chǎn)緊密融合、持續(xù)改進(jìn)，ERP系統(tǒng)就可以發(fā)揮作用，公司就可以進(jìn)入良性發(fā)展的軌道。

5. 加強(qiáng)了公司與客戶的往來賬管理。高教印務(wù)公司財(cái)務(wù)管理實(shí)行母子公司的雙重管理，公司財(cái)務(wù)雖然與高等教育出版社的NC財(cái)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)管理，但同時(shí)也利用公司ERP系統(tǒng)，通過賬款結(jié)算整合公司的資金管理，保證賬款結(jié)算與資金變動(dòng)的完全一致，保證公司與客戶往來財(cái)務(wù)記錄的完整性、準(zhǔn)確性，加強(qiáng)了應(yīng)收款的管理，使公司的財(cái)務(wù)信用受到了客戶的好評(píng)。

綜上所述，高教印務(wù)公司的ERP系統(tǒng)，通過規(guī)范流程改變了公司管理中的許多積弊，提升了公司的核心競爭力，為公司進(jìn)行全面的信息管理提供了一個(gè)平臺(tái)。經(jīng)過一段時(shí)間的運(yùn)行，情況良好，為公司的管理帶來了新模式，并取得了一定的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。筆者清醒地認(rèn)識(shí)到，ERP系統(tǒng)在高教印務(wù)公司的成功應(yīng)用，僅僅是公司信息化建設(shè)的一個(gè)良好開端，今后要從管理上注重ERP系統(tǒng)的日常運(yùn)行與維護(hù)，使之不斷持續(xù)地改進(jìn)與完善。