會(huì)計(jì)檔案管理面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

宿潔

摘要：在當(dāng)下科技浪潮沖擊之下，現(xiàn)代企業(yè)利用信息手段開(kāi)展會(huì)計(jì)核算已經(jīng)是必然之選。會(huì)計(jì)電算化首先為企業(yè)節(jié)約了人力成本，提高工作效率和工作質(zhì)量，其次應(yīng)用電算化大大提高了數(shù)據(jù)核算的準(zhǔn)確性，避免單純的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，第三，信息化的引進(jìn)使得數(shù)據(jù)分析更加全面和廣闊，管理層可以站在大數(shù)據(jù)之上俯瞰企業(yè)運(yùn)營(yíng)。正因?yàn)樨?cái)務(wù)信息化依然來(lái)臨，所以對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理提出了更高要求，不但要有健全的管理制度，還要有高素質(zhì)的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)，更要有掌握現(xiàn)代科技、運(yùn)用信息化設(shè)備的專業(yè)管理人員。下面我們就結(jié)合實(shí)際，談?wù)勗诂F(xiàn)代科學(xué)引領(lǐng)的新形勢(shì)下會(huì)計(jì)檔案管理工作面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；管理；制度；素質(zhì)

一、會(huì)計(jì)檔案的重要性

（一）指引戰(zhàn)略規(guī)劃

政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及各類社會(huì)組織在日常運(yùn)營(yíng)中都會(huì)直接或間接利用會(huì)計(jì)檔案提供的原始資料數(shù)據(jù)，編制財(cái)務(wù)預(yù)算，預(yù)測(cè)五年、十年甚至更長(zhǎng)遠(yuǎn)的企業(yè)發(fā)展，制定長(zhǎng)期戰(zhàn)略規(guī)劃。作為領(lǐng)導(dǎo)層來(lái)說(shuō)，站在財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上可以更有效的避免企業(yè)策略失誤，以獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。

（二）經(jīng)營(yíng)運(yùn)行的有力保障

會(huì)計(jì)檔案將企業(yè)日常業(yè)務(wù)完整記錄下來(lái)，并且保存時(shí)間長(zhǎng)久，這對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是一筆寶貴的財(cái)富，無(wú)論是合規(guī)合法還是違法亂紀(jì)都會(huì)在會(huì)計(jì)檔案中一目了然，這有利于我們及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、總結(jié)問(wèn)題、解決問(wèn)題，從而保護(hù)股東的利益，保障企業(yè)的正常經(jīng)營(yíng)，更是確保我們國(guó)家經(jīng)濟(jì)的長(zhǎng)治久安。

二、會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）管理制度不完善

會(huì)計(jì)工作是企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，掌管企業(yè)運(yùn)行的命脈，會(huì)計(jì)制度的完善工作也一直是重中之重，但作為其中的會(huì)計(jì)檔案制度，卻常常被人們忽視。在引進(jìn)信息技術(shù)的當(dāng)下，我們今后會(huì)面對(duì)更復(fù)雜和更多樣的困難，那么就必須要完善會(huì)計(jì)檔案管理制度，管理制度的不完善會(huì)造成檔案缺失和職責(zé)不明，不利于工作的正常開(kāi)展。

（二）重視程度欠缺

很多會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)電子檔案資料的管理缺乏足夠的重視，過(guò)分信任電腦和硬盤的安全性，而不考慮備份數(shù)據(jù)，忽視了存儲(chǔ)在磁盤等介質(zhì)上的資料很容易丟失，并且一旦丟失，無(wú)從查找；或者他們只是單純做好記錄卻不分文別類，不考慮今后的查找便利性，沒(méi)有及時(shí)歸類處理的檔案資料，等于是一片汪洋大海，如果日后進(jìn)行數(shù)據(jù)的查詢那就是大海撈針。

（三）人員素質(zhì)有待提升

在當(dāng)下，現(xiàn)代信息技術(shù)蔓延到各行各業(yè)，我們會(huì)計(jì)檔案管理人員就面臨著更大的挑戰(zhàn)，我們必須從自身做起，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)能力，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理論，豐富自己的閱歷，讓自己不被時(shí)代淘汰。制約會(huì)計(jì)檔案管理工作順利開(kāi)展的原因有很多，畢竟在當(dāng)下社會(huì)既有良好的會(huì)計(jì)技能，又能力卓越的人才相對(duì)匱乏，而且很多檔案管理者對(duì)信息下的檔案管理缺乏認(rèn)識(shí)，缺少經(jīng)驗(yàn)，如何挖掘出出色的人才，培養(yǎng)出合格的會(huì)計(jì)檔案管理人員，這是我們面臨的巨大挑戰(zhàn)。

三、應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理存在問(wèn)題的舉措

（一）會(huì)計(jì)檔案保管規(guī)范化

必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮裝訂會(huì)計(jì)憑證并封粘裝訂線，封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全，財(cái)務(wù)主管、會(huì)計(jì)、裝訂人都要簽字或蓋章。按照1-12月份的順序?qū)⒀b訂完畢的會(huì)計(jì)憑證放入會(huì)計(jì)檔案盒中，編制會(huì)計(jì)檔案電子和紙質(zhì)臺(tái)賬，對(duì)于有借閱的情況也必須得到相關(guān)主管審批同意方可借閱。

（二）健全會(huì)計(jì)檔案管理體制

作為單位的會(huì)計(jì)檔案管理人員要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，保管單位的會(huì)計(jì)檔案。單位的規(guī)章制度要明確會(huì)計(jì)檔案的保管部門，做到職責(zé)明確，利于今后分工合作。規(guī)范整理會(huì)計(jì)檔案文件是財(cái)務(wù)部門的職責(zé)所在，每月底結(jié)賬之后財(cái)務(wù)部門會(huì)將本月紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)向檔案管理部門移交，由檔案管理人員妥善保管。

（三）優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案保管條件

由于會(huì)計(jì)檔案的重要性和長(zhǎng)久性，因此要配置專用箱柜，并且面對(duì)可能會(huì)出現(xiàn)的盜竊、火災(zāi)、霉變等都要做好防范。如果有檔案管理人員辭職或離任，那么由其負(fù)責(zé)的會(huì)計(jì)檔案資料一定要做好交接，絕不可以出現(xiàn)人員調(diào)整，而后檔案遺失的現(xiàn)象。作為部門主管一定要定時(shí)核查檔案記錄，一旦發(fā)現(xiàn)有未移交的情況出現(xiàn)，應(yīng)立即辦理移交手續(xù)，及時(shí)查漏補(bǔ)缺。

（四）加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員培訓(xùn)

會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)憑證的第一經(jīng)手人，也是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)檔案整理情況的質(zhì)量高低很大程度上取決于會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理制度的踐行力度和重視程度。因此，在會(huì)計(jì)人員的技能培訓(xùn)中，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及技能操作作為基礎(chǔ)培訓(xùn)內(nèi)容，使得會(huì)計(jì)人員熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，從源頭上規(guī)范會(huì)計(jì)檔案工作，讓會(huì)計(jì)人員樹(shù)立起重視會(huì)計(jì)檔案整理，認(rèn)真參與到會(huì)計(jì)檔案管理這項(xiàng)工作中來(lái)。

對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，保管好檔案只是第一步，更重要的時(shí)候用好檔案，發(fā)揮這筆寶貴資源的潛能。在信息化的當(dāng)下，我們周邊的事物都在爭(zhēng)分奪秒創(chuàng)新革新，作為會(huì)計(jì)檔案管理人員絕不可以原地踏步，我們迎接這個(gè)時(shí)代給與我們的挑戰(zhàn)，更要抓住難得的機(jī)遇，我們要讓蘊(yùn)藏著巨大潛力的會(huì)計(jì)檔案發(fā)揮自己的光和熱，為財(cái)務(wù)事業(yè)添磚加瓦，為企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃指引道路，為單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展保駕護(hù)航。