檔案管理工作現(xiàn)狀及其發(fā)展前景分析

劉亞軍

摘要：當(dāng)前，國內(nèi)檔案管理的環(huán)境未能達(dá)到預(yù)期的效果，依然存在著諸多亟需解決的問題。本文結(jié)合了國內(nèi)當(dāng)下檔案管理情況及其成長愿景所涉及的問題加以分析，并結(jié)合這些問題提出具體的應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；工作現(xiàn)狀；發(fā)展前景

一、檔案管理工作的價(jià)值分析

無論對于哪一個(gè)單位或組織而言，其檔案管理工作是否穩(wěn)步運(yùn)行，將直接影響到人力資源管制事務(wù)的發(fā)展?fàn)顩r。有鑒于此，通過對檔案管理工作相關(guān)事宜的完善和健全，不僅可以優(yōu)化檔案資料所涉及的相關(guān)工作，同時(shí)亦能夠給未來階段單位或組織的成長給予大力的支持。

二、國內(nèi)檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）欠缺足夠的具備現(xiàn)代檔案管理技能的專業(yè)人員

首先，因單位或組織內(nèi)部出現(xiàn)部門重組的各類因素，極易導(dǎo)致檔案管理技術(shù)工作者的工作發(fā)生變化。同時(shí)，相當(dāng)一部分剛剛擔(dān)任此項(xiàng)工作的人員均未能接受過系統(tǒng)的檔案理論學(xué)習(xí)，其對于自身所從事的這項(xiàng)工作的認(rèn)知水平僅僅停留在將對應(yīng)文件放入檔案架上，因此可以說，其不具備基礎(chǔ)對于檔案管理工作的足夠認(rèn)知，更遑論對于檔案學(xué)、管理學(xué)的熟知了，由于對檔案資料的一系列流程認(rèn)知較為欠缺，因而造成其在從事檔案管理工作中無法達(dá)到預(yù)期的水準(zhǔn)。其次，受檔案管理信息化革新所帶來的影響，檔案管理工作者應(yīng)該具備足夠的信息技術(shù)應(yīng)用水平，如能夠熟練操控各類軟件，這也成為一部分檔案管理工作者，尤其是多年從事檔案管理工作人員的短板所在。

（二）未能形成系統(tǒng)化的檔案管理體系

結(jié)合相關(guān)研究數(shù)據(jù)的內(nèi)容來看，現(xiàn)階段國內(nèi)諸多企事業(yè)單位均未能打造出具備較高水平的專業(yè)化檔案管理團(tuán)隊(duì)，同時(shí)，也未能進(jìn)行相關(guān)工作的檢驗(yàn)與管制，尤為突出的是，較少有單位會創(chuàng)設(shè)完備的檔案管理體系，即便是創(chuàng)設(shè)了檔案管理體系的單位，多數(shù)也僅僅是停留在表面，未能在實(shí)際的檔案管理工作中真正予以落實(shí)。這樣一來，所造成的結(jié)果便是造成檔案管理體系徒有其表，進(jìn)而直接影響到單位檔案管理工作的整體進(jìn)程。

（三）欠缺檔案信息資源保護(hù)理念

當(dāng)前，人類已經(jīng)步入了信息技術(shù)時(shí)代，在這一背景之下，諸多單位檔案管理部門相繼加速了本單位檔案管理工作的信息化進(jìn)程，不過需要同時(shí)看到的是，部分單位檔案管理工作者對電子化檔案管理手段過于倚重，而同時(shí)卻未能形成與之匹配的檔案信息資源保護(hù)理念，由此便使得檔案信息資源泄密的情況時(shí)有發(fā)生。

三、檔案管理工作的發(fā)展前景

（一）信息技術(shù)的應(yīng)用程度進(jìn)一步加深

在人類科技水平一日千里的當(dāng)下，信息技術(shù)的應(yīng)用也越來越深地融入到檔案管理工作之中，公眾已經(jīng)不像以往那般翻閱檔案，而是可以通過登錄計(jì)算機(jī)或智能手機(jī)實(shí)現(xiàn)對其所亟需的檔案信息資源的查找和利用?；诖朔N情形，作為檔案管理工作者而言，其必須具備同其任職崗位相匹配的技術(shù)水平，如此方才能夠切實(shí)推動檔案管理工作的進(jìn)步。

（二）檔案信息資源電子化處理

信息技術(shù)的應(yīng)用極大地便利了社會公眾日常生活與工作，有效地提升了社會公眾的工作和學(xué)習(xí)效率，并且起到了解放了勞動力的效果，同時(shí)還一并控制了成本，對于檔案管理工作者而言，其在計(jì)算機(jī)的幫助下，便能夠高效地完成手頭的工作，因此，面對著檔案信息資源電子化處理工作趨勢的到來，檔案管理工作者必須積極轉(zhuǎn)變自身的工作理念，努力提升自身的信息技術(shù)應(yīng)用能力。

（三）檔案文件一體化發(fā)展趨勢

從文件形成過程的角度來看，其通常經(jīng)歷下述幾個(gè)步驟：（1）制作，（2）使用，（3）短暫保存，（4）永遠(yuǎn)保存。從域外發(fā)達(dá)國家檔案管理的操作經(jīng)驗(yàn)來看，其已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案與文件的一體化處理操作，由此帶來的便是人力成本與物力成本的縮減，這是值得國內(nèi)檔案管理部門借鑒的寶貴經(jīng)驗(yàn)。

四、提升檔案管理工作效率的應(yīng)對策略

結(jié)合前文，筆者現(xiàn)就如何提升檔案管理工作效率給出如下應(yīng)對策略：

（一）打造綜合化檔案信息資源管理平臺

通過該平臺的打造，使得各類檔案信息資源能夠被及時(shí)地輸入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫之中，同時(shí)，能夠按照實(shí)際情況對相關(guān)的檔案信息資源及時(shí)地進(jìn)行更正與更新。還有就是，借助該平臺的使用，能夠使檔案信息資源在開發(fā)以及利用過程中得到更為高效的使用。

（二）注重資源優(yōu)化配置

檔案管理部門應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的分級管理，如此便能夠使對檔案信息資源的管理趨于結(jié)構(gòu)化，從而在查找以及使用相關(guān)信時(shí)息，能夠高效、便捷的完成，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了查找效率的顯著提升。

（三）擴(kuò)充服務(wù)內(nèi)容

現(xiàn)在檔案管理呈現(xiàn)出諸多全新的模式，在這一過程之中，檔案的現(xiàn)代化管理亦實(shí)現(xiàn)了同步創(chuàng)新。舉例而言，當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)的發(fā)達(dá)使得全球連成了一體，在接入萬維網(wǎng)之后，每一個(gè)人只要足不出戶，便能夠了解和掌握全球的動態(tài)，有鑒于此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢掌握世界最新發(fā)生的事件，將這些事件運(yùn)用計(jì)算機(jī)后臺處理、分析后列入檔案，如此便在本單位日后遇到類似情況時(shí)加以借鑒。還有就是，各大企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建自身的門戶網(wǎng)站，網(wǎng)站的設(shè)計(jì)不能一味地模仿，要融入本單位的特色，并定期將檔案管理工作信息放置在網(wǎng)站之上，以供查閱，如此便能夠提升社會公眾對于檔案管理工作的關(guān)注，有利于檔案管理工作實(shí)現(xiàn)穩(wěn)步發(fā)展。

五、結(jié)束語

現(xiàn)代檔案管理工作的主要特征便是全面性、現(xiàn)代性與技術(shù)性的，無論是在任何一個(gè)單位里面，領(lǐng)導(dǎo)與高層都需要加強(qiáng)對其的認(rèn)知，如此便可以提升單位檔案管理后期的穩(wěn)定發(fā)展與給單位帶來的價(jià)值。還有就是，對檔案管理部門給予充分的人力、物力和財(cái)力的幫助，促進(jìn)單位檔案管理工作水平的整體提升，將確保檔案管理工作發(fā)揮出其應(yīng)有的功能?？紤]到當(dāng)前社會中，人事革新體系持續(xù)變化，無論是內(nèi)部、互相還是之外的員工都出現(xiàn)了流動的現(xiàn)象，有鑒于此，必須加強(qiáng)對于檔案管理工作事宜的重視程度。

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