試析企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及其發(fā)展趨勢

彭千惠

摘要：在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)形勢下，各項事業(yè)都迎來了新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)的規(guī)模也越做越大，企業(yè)檔案成為企業(yè)發(fā)展必不可少的資源，做好企業(yè)的檔案管理也變成了當(dāng)前重要工作之一。本文通過對相關(guān)資料的調(diào)查與分析，嘗試分析當(dāng)前企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，以及未來企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；管理現(xiàn)狀；解決對策；發(fā)展趨勢

在我國急速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)形勢下，企業(yè)規(guī)模越做越大，不少企業(yè)都明白，做好企業(yè)檔案管理是企業(yè)發(fā)展中必不可少的一環(huán)。企業(yè)檔案是企業(yè)信息資源的重要部分，對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營與市場營銷策略有著重要的參考作用。我國企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中，愈來愈重視對企業(yè)檔案的管理。

一、我國企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案信息的開發(fā)與利用未引起足夠重視

盡管我國當(dāng)前絕大多數(shù)企業(yè)均意識到企業(yè)檔案的重要性，但如何有針對性地對企業(yè)檔案進(jìn)行管理、開發(fā)與利用卻不是所有企業(yè)都能做到的。不少企業(yè)的檔案管理工作僅是簡單地將企業(yè)檔案搜集后集中放置，很少做后續(xù)的管理與開發(fā)利用，基本搜集后的企業(yè)檔案就這么被束之高閣。企業(yè)檔案根本無法為企業(yè)的經(jīng)營決策作參考，僅是為企業(yè)作裝飾之用。

（二）檔案質(zhì)量較差

現(xiàn)階段的企業(yè)檔案管理，不少企業(yè)的檔案內(nèi)容質(zhì)量不高，缺乏利用價值，檔案管理工作趨于形式化。從企業(yè)員工檔案來看，企業(yè)搜集員工檔案材料基本集中在學(xué)歷、政治面貌、工作資歷等方面，對員工的思想狀態(tài)、個人品格等方面卻置之不理。檔案材料的內(nèi)容過于空泛，檔案敘述方式多是套話或大白話，讓檔案的利用率無法提高。

（三）檔案管理人員素質(zhì)低下

檔案管理工作對工作人員的要求較高，需要完備的檔案管理知識，才能高效地做好檔案管理工作。但我國當(dāng)前形勢是，檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，甚至素質(zhì)底下。一些中小型企業(yè)，出于保護(hù)商業(yè)機(jī)密或節(jié)約資金的考慮，會聘請親屬或?qū)W歷較低的勞動者來做檔案管理工作。企業(yè)檔案在缺乏管理知識的管理者手中，也就無法發(fā)揮其作用。如前文的員工檔案問題，也從側(cè)面體現(xiàn)出檔案管理人員的素質(zhì)低下，若管理人員有較高的管理知識，則不會犯此類錯誤。

（四）檔案管理工作缺乏相應(yīng)的章程依據(jù)

目前很多企業(yè)在檔案管理中，出現(xiàn)的很多問題，多是缺乏指導(dǎo)性章程導(dǎo)致的。大多數(shù)企業(yè)僅有檔案管理責(zé)任制，對檔案管理人員的管理責(zé)任做了標(biāo)明，但檔案管理過程的規(guī)范化卻不加以明確，甚至無檔案管理制度。這也進(jìn)一步導(dǎo)致檔案管理工作的不規(guī)范亂象，在沒有明確管理制度的情況下，通常也無檔案交接等制度，不少企業(yè)經(jīng)常發(fā)生人走檔丟的情況。

（五）檔案管理效率低

檔案管理的效率低下不僅反映在搜集管理的效率不高上，還反映在檢索利用的效率低上。我國目前對檔案資料的檢索有兩種途徑，一是人工檢索，二是計算機(jī)只能檢索。當(dāng)前絕大多數(shù)企業(yè)仍在用人工檢索的途徑，這導(dǎo)致檔案的利用大大降低，甚至不少年代久遠(yuǎn)的檔案得不到利用。

二、企業(yè)檔案管理的解決對策

（一）全面提高檔案管理人員的素質(zhì)

企業(yè)檔案管理人員是檔案與員工、企業(yè)之間的樞紐，是企業(yè)檔案是否得到有效利用的關(guān)鍵。因此企業(yè)在招聘檔案管理人員時，需對應(yīng)聘人員的專業(yè)知識水平嚴(yán)加考核，任人唯賢，絕不能任人唯親。

（二）充分調(diào)動檔案管理人員的積極性

檔案管理工作是一項繁瑣的工作，不少檔案管理人員在工作過程中會產(chǎn)生負(fù)面的工作情緒，進(jìn)而影響檔案的利用率。因而企業(yè)要充分調(diào)動檔案管理人員的積極性，為此，可以做的事情有以下幾項。一是全面規(guī)范推廣檔案管理人員的聘任制度，完善檔案管理人員的考核制度，采取優(yōu)勝劣汰的方式，調(diào)動檔案管理人員的工作積極性；二是加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的宣傳工作，增強(qiáng)員工對檔案管理的意識，全員投入對檔案的整理歸檔上，減輕檔案管理人員的工作量；三是適當(dāng)對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案管理的效率

（三）建立健全檔案管理制度與安全責(zé)任制

建立檔案管理的獨(dú)立部門，明確相關(guān)管理人員的責(zé)任，規(guī)范檔案的搜集使用流程等。此外，還需建立完善的檔案管理制度，加強(qiáng)監(jiān)管。其中，最為重要的是檔案管理人員的保密監(jiān)管。要經(jīng)常對檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)與教育，適當(dāng)簽訂安全保密協(xié)議等。對文件數(shù)字化過程中涉及的相關(guān)人員，也要適當(dāng)簽訂保密協(xié)議，必要時，對相關(guān)硬盤等進(jìn)行銷毀。企業(yè)要嚴(yán)格落實(shí)檔案管理安全責(zé)任制，定期檢查，減少風(fēng)險隱患。

三、檔案管理的發(fā)展趨勢

（一）檔案管理方式的創(chuàng)新與精簡

無論是什么企業(yè)，創(chuàng)新與精簡都是企業(yè)的必然發(fā)展趨勢，檔案管理亦然。檔案管理的工作方法必須創(chuàng)新，才能跟上企業(yè)的發(fā)展。檔案管理要不斷擴(kuò)大外延，深化內(nèi)涵，將過去單一的檔案搜集變?yōu)闄n案的歸納、整理、統(tǒng)計、分析等為一體的檔案信息中心。

辦公自動化后，檔案管理也應(yīng)相應(yīng)進(jìn)行調(diào)整，采取數(shù)字化的方式進(jìn)行檔案管理。為此，對檔案管理方式的創(chuàng)新迫在眉睫。同時，檔案管理的方式也需不斷精簡，提高檔案管理的效率，才能跟得上企業(yè)發(fā)展的速度。

企業(yè)檔案作為企業(yè)管理的其中一部分，必須適應(yīng)新時代與企業(yè)的高度發(fā)展需要。要樹立新的觀念、體制、管理制度，為此創(chuàng)新檔案管理方式顯得十分必要且迫在眉睫。

企業(yè)檔案管理工作和其他工作不同，不只是局限在某一領(lǐng)域或某一部門間的工作，而是跨部門協(xié)作才能取得成效的一項工作。因此有效的組織管理方式是必須的。

（二）檔案管理需高效

在市場經(jīng)濟(jì)為主導(dǎo)的當(dāng)今，企業(yè)要想盈利就必須高效運(yùn)轉(zhuǎn)，而檔案管理也必須跟上高效運(yùn)轉(zhuǎn)的步伐。企業(yè)檔案管理人員需要提高辦事效率，企業(yè)要充分發(fā)揮管理人員的聰明才智，讓檔案資源發(fā)揮其應(yīng)有的作用，使其成為企業(yè)技術(shù)革新的重要參考源。

（三）檔案管理要從實(shí)際出發(fā)

無論是檔案的本質(zhì)載體，亦或是檔案管理體制的設(shè)立，都需要從企業(yè)實(shí)際出發(fā)。如不少重要檔案分散在各個部門，使得檔案的利用率大大降低。因此，需對癥下藥，明確檔案管理的工作對象和責(zé)任，建立健全檔案管理制度，用制度規(guī)范檔案管理工作。

四、總結(jié)

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，企業(yè)的檔案管理工作也愈來愈重要。檔案管理工作成為企業(yè)發(fā)展過程中不可回避的重點(diǎn)，檔案資料也成為企業(yè)發(fā)展過程中不可或缺的資源。因而，企業(yè)在進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動的同時，也要加強(qiáng)檔案管理工作，采取各種有效措施全面落實(shí)檔案管理工作。分析檔案管理的重點(diǎn)與難點(diǎn)，并對癥下藥，才能有效提高企業(yè)檔案的利用率。